书籍信息

全书名：《搞定1：无压工作的艺术》
英文名：《Getting Things Done》
作者名：[美]戴维·艾伦
译者名：张静

前言

我个人其实很喜欢看系列的书籍，一方面是因为知识体系的连贯性，一个系列的书籍作者一定会将某一方面的知识“吃干咂净”，之后整体展现在读者的面前；另一方面是作者风格的延续性，更便于阅读和理解整个系列书籍所介绍的内容。

搞定系列是世界知名时间管理大师、世界最具影响力的个人与组织效率思想家之一戴维·艾伦经典著作，一共分为三册。第一本：无压力工作的艺术，第二本：提升工作与生活效率的52项原则，第三本：平衡工作与生活的艺术。

戴维·艾伦将指导我们走出规划和执行工作中的泥沼，通向高效、轻松的彼岸。要想让事情井井有条，关键便是——从容、放松。整个系列由浅入深，带你学习GTD时间管理系统。

在《搞定Ⅰ》中介绍了GTD(Getting Things Done)时间管理方法。GTD看似简单易行，其背后却有深刻的洞见。

总原则：有效地处理内心的承诺。
原则一：养成收集待办事项的习惯。
原则二：确定下一步行动。
原则三：学会关注结果。

希望通过搞定系列，能够在实际生活中，让我们从真正意义上，搞定一切。

一、从容

生活中总是有无数的坎坷与挫折，阻挡着我们前进。如何面对这些障碍，我们需要有强大的社会资源和完善的社会技能，而面对这一切的一切，首先要做到的，就是从容。

全书都在为我们提供搞定工作和生活的一些方法，而书中的所有方法基于三个主要的目的：

第一，收集所有需要处理或者对你有用的事情，将它们置入一个条理分明可靠的系统当中；
第二，指导自己在获取任何输入信息前，就进行分析和决策，以确保随时拥有或重新协调下一步行动；
第三，管理协调所有相关内容，履行任何时间点，对自己和他人做出的承诺。

1.1 理想状态

职业生涯中，大概每个人都希望自己能够是那个看起来毫不费力就能够取得成就的人。而我们要想达到看起来毫不费力，就必须不断更新自己的时间管理、系统管理、认知管理等相关的知识认知系统。旧的模式和习惯已经让人力不从心，无论是我们所接受的标准教育、传统的时间管理模型，还是当今那些充斥市场、唾手可得的电子纸质管理辅助工具，都无法全面帮助我们应对这种新出现的要求。

因此，我们迫切需要挖掘一些新方法、新技术和新工作模式，以使我们永远立于不败之地。而这一挖掘的状态，便是我们苦苦寻找的，无限接近于理想的状态。

没有百分之百完美的人，而99.9%完美的人，正是在不断寻找完美的路上。那些不断寻找完美、不断完善自己过程，才是真正意义上的理想状态。

1.2 排除干扰，要事第一

当你拥有做出选择的自由，你就需要考虑哪些事情是需要优先解决的事情。当今社会的快速发展，我们不得不正视一个问题，几乎没有人能够基于优先程度，将所有的事务安排先后，例如，没有人敢在接到老板的电话或即时信息指令之后，不立即变更自己优先确定的工作日程。并且，即使我们运用了优先事务等级来处理事件，在实践中，这一良好的初衷也经常达不到预期效果。

造成这种结果，主要有以下三个方面的原因：

干扰因素分散了我们的注意力，无法集中足够的精神去关注更重要的问题；
在面对棘手的重要目标和项目时，抵触情绪会阻碍我们的实际行动；
不断逼近的时间节点和要求，会将我们原有的目标和进度也随之提升，精神上的不堪重负也会成为压死骆驼的稻草。

因此，每天的事务一定要做好优先级别的排列，在被打断时一定要记录当时节点及接下来步骤的重要提示词。

混乱永远不是真正的问题，关键在于需要多久才能发现其内在的相关性。

1.3 有效处理内心的承诺

我们会经常在一定的时间节点给自己的内心做出一些承诺，比如新年伊始的时候，想想这一年你给自己做过哪些承诺呢？

例如：去XX地点度假、学一门新的技能、完成XX项目、在XX领域做出一次投资……

怎么样，以上的这些是不是多多少少都有些熟悉？提到这些你设立过却大多都未完成的项目时，是不是焦虑感又会徒增一些？

当我们面对每天无穷尽的信息，当我们不断增加对自己的要求和期望，我们给自己的承诺无法兑现的状况，或许就会越来越多，而当此时出现了一件极为重要的事情。首先，你需要做的，就是清空过往的承诺。

是的，我们必须利用我们的智慧去清空大脑，像一台电脑一样，C盘中腾出足够的容量才能够顺利运行程序，关闭掉无数的后台应用，处理重要事情才能够更加得心应手，提升效率。

1.4 别让大脑控制了你

我们的大脑，并不都是由聪明的成分组成，其中至少有一个部分，是相当愚蠢的。如果你的大脑足够聪明，就应该在看见一个事物的时候，快速匹配你所拥有的需要它的东西。而现实是，我们常常会因为忘记缴纳电费而被停电，因为忘记购买零食而在加班回家时饿肚子……

新的事物进入，程序开始运行，旧的没有执行完毕的程序被转入看不见的后台，程序拥堵的时候会自动停下，只有在清理程序之时才会再次开启。这种周而复始的无效循环，偏偏是由那部分相当愚蠢的部分来执行。因此，当你长时间不清理大脑，“习惯性”的处理模式，就会在不知不觉中操控着你。

横向管理工作流程的五个步骤：

收集引起我们注意的事物和信息；
清理每个项目的意义和相关措施；
组织整理结果，提出选项；
进行思考回顾；
选择行动。

别让大脑控制了你，动起来去掌控你的大脑吧。

二、开始之前

古人云：“事半功倍，方能成就大业”。在开始一件事情之前，充足的准备和周密的计划，都能够带领你达到事半功倍的效果。

磨刀不误砍柴工，好的开始是成功的一半，类似太多的经验之谈，足以让我们去重视，那些初始阶段的每一个步骤。

2.1 准备工作

通过行动让自己感觉良好，要比通过让自己感觉良好，来实现更好的行动容易得多。很多人认为，行动就是要马上开始正式的工作内容，而回想一下，是不是有很多时候，我们全神贯注的工作，很容易被寻找手边需要的小工具或者用具所打断？

当你需要做一个纸质计划，信号笔去了哪里？当你需要打印文档的时候，打印机缺纸？当你需要整理合同的时候，订书机不见了踪影？它们看似都无足轻重，而这些无足轻重的小角色，往往会打断你全神贯注的工作，干扰并打乱你的整个工作计划。

因此，我们需要抽出周末的空余时间，将我们在公司的办公区域和家里的办公区域，进行重新规划和准备。

在公司的办公区域，你需要将市场所有用到的文具以及资料，办公用品列出清单，将他们合理规划在办公桌的各个部位，储备的用品也应该集中存放在固定的位置。

家中一定要设有个人独立的办公区域，不要与他人分享，尽力将家中的办公区域还原成公司的办公区域，这样你两地的办公效率也将并驾齐驱。

2.2 管理清单

开始行动之前，最重要的事宜就是清单。磨刀不误砍柴工，一份好的清单就是一个超级省力的磨刀石。

管理清单主要分为创建、查阅及完成三个部分，无论是纸质的清单，还是电子的清单，清晰的组织结构和精简、方便且完整的体系，都是清单管理的核心。

如果你所负责的是非常繁杂的工作，那么你可能需要每周留出一个整理日；即使你所负责的事务具有一定条理性，那你也需要在每月留出一个整理日。

留出的整理日，就像我们给硬盘留出的一定空余空间一样，它所起到的是承上启下的作用。当一个大型的项目或者大型的系统运作一段时间，在每一个时间节点都要做一次归纳、整理、清空。

因此，与其说你是去完成一个较大的项目，不如说我们就是在管理一系列的清单，将复杂的事情简单化，才是我们达到目标的最佳途径。

这样合理安排简单高效，能够大大减少处理事物时内心抵触情绪，甚至还会吸引你坐下来投入工作，同时加快你的工作节奏。

在目标明确的情况下，不要害怕跨出一大步，这就像我们在跳跃峡谷时，不能过于微小谨慎。

2.3 归拢材料

处理好清单之后，我们要做的就是归拢材料，而归拢材料的本质，就是将你关心的所有事情，通通收集起来，然后清空大脑，达到理想目标。

归拢材料就是一个汇总再清空的过程，归拢的同时，也是我们进一步明确目标及工作内容的步骤，我们只有在对未尽事宜做到心中有数的情况下，才会觉得释然。

因此，在确认了重点工作之后，该提炼的提炼，该舍弃的舍弃，你要明白就算能力再强的人，也读不完整个阁楼的藏书。

因为人们很容易抗拒和回避，自己明知需要纳入考虑的任何问题，所以我们这么做，只是为了不要让不怎么重要的事情，吞噬掉我们在家中时的精力。对于任意值得给予某种程度关注的事项，如果我们能够简单界定其清单界限，就算完成了收集任务。

2.4 清空工作栏

在完成归拢材料的步骤之后，我们要面临的便是清空工作栏，但这里需要注意的是，清空并不代表完成，我们要做的只是处理工作栏里的任务，而并非将所有的问题都解决，处理不等于完成，牢记这一点。

举个很简单的例子，我们在每天清晨处理邮箱的邮件时，很多邮件不需要打开，你便知道他们是广告内容，还有一部分邮件是出于彼此之间的客套而进行的礼貌性邮件往来，剩余的一部分邮件或许是公司的日常通知及假日问候，最后的几封才可能是关系到你工作内容及工作效率的重要邮件。

我们要完成的，便是处理那几份重要的工作邮件，而其余的邮件，我们甚至可以不打开、不浏览，便可以视为已处理。

如果遇到时间紧迫的阶段，我们甚至可以一边听取工作汇报，一边处理邮件等杂物，将一次做一件事的模式变成多任务、多线程处理的模式。

例如，我们可以在吃早餐的同时处理邮件；我们可以在参加周例会的同时，完成本周工作计划的安排；这样即使你有十几条任务待完成，也可以在短时间内快速分清主次，采用多线程处理的模式快速解决。

三、理性管控

工作是一个接一个的项目，生活其实也是如此。现在我们就来看看，怎样能够合理且快速解决这一个又一个的项目。

3.1 系统&清单

完整的系统布局，永远比单独作战的个体要强大的多。拥有完善的组织整理系统，我们才会有精力去放眼未来更宏观的问题，大脑在记忆或提取方面的持续压力，才能得以完全释放。

回想一下这样的场景，当你的移动硬盘存储了越来越多的内容，如果在最初的设置中没有妥善的构建存储系统，在后期的存储或者搜寻过程中，是不是会发现越来越困难？并且如果最初都是随意、随机存放，在后期的整理工作，是不是也变得越来越艰难？

所以在最初的过程中，我们必须对这些事物进行分门别类保存，无论是在视觉上、形式上、还是心理上。

我们必须建立一个系统，否则就会被别人的系统所奴役。而这些系统的组成，就是那些常常被我们忽略的—清单。

很多人都在使用清单，但绝大多数人都无法让清单发挥应有的效率，这并不是我们的选择出了问题，而是我们在设立清单的时候，并没有考虑清单的系统性。

当你把要完成的各种事务合理的整理成清单系统，事情就会变得非常简单，而你要做的只需要管理好清单，便可大功告成。

3.2 回顾阶段

记得小的时候，每当作业很多的时候，总是非常讨厌在做完之后再检查一遍的这个环节。或许是出于对完成作业时自己的自信，或许是内心里不想浪费玩耍的时间，忽视检查这个环节是很多学生都会犯的错误。诚然，这个不好的习惯被保留，直至我们成年。

不可否认的是，检查一遍之前所完成的工作，确实对于提高工作的准确性有着非常大的帮助。而检查的意义，也只有在临近deadline的时候才会快速攀升。

显然我们都知道，检查回顾对于结果的帮助有多么重要。回顾整个流程，能改善现有条件，使你始终保持最佳的行动状态，定期回顾你的系统，反思其中的内容，保持其实施效能，这才是实现系统清晰度和稳定性的前提。

所以除了去执行回顾本身这件事情，还必须要考虑，每隔多久进行一次回顾，能够保证整体系统的运转？

回顾清单，其本质是增加行动力。就好像当你处于办公室中，可以看一下自己的电话清单、电脑工作清单、以及办公室内的事务清单，这并不意味着你需要完成清单上的所有内容，仅仅需要结合当前的时间长度、自己的经历，选择一个合适的行动，将其执行。将合适的模块放入合适的时间段内，能够更加高效地完成这些清单上的事物。

就像维持生命和追求幸福，这两件事并非各自独立。

3.3 执行阶段

大多数人在做选择的时候，都会相信自己的本能反应、相信自己的直觉，在这些决策当中，有些是经过深思熟虑和过往经验的累积后判定，有些是犹如膝跳反射般的应激性决策。

作者在本书中提到一个制定行动计划的思路，与过往经典模式相反，提出从下至上的方式，要解决一天的活动决策，就需要从做底层入手。将执行任务做建筑式的拆分，如同幼儿喜爱的积木，需要搭建一座城堡，就必须搭建稳固底层的基石。

在决策之前，我们必须对自己的工作了如指掌，否则就不可能对决策感到胸有成竹。当结束一天的忙碌工作时，能够坦然面对未能处理的事情，这就需要我们对自己的责任、目标和价值观有一个清晰的认识。

所谓知己知彼，方能百战百胜，有多少人是将对手研究个精透，最终却输在了对自己的判断失误上。我们的大脑总会在潜移默化中给予我们很多自我认知偏差，并不断释放着让我们忽视这些偏差的信号。所以，要像分析对手一样，在对战前先分析自己，才能做到精准打击，完成目标。

3.4 控制阶段

如果说如何清理大脑、何时做出一定的选择是一个横向视角（即面向整个生活中所有的事物和行动），那么激发大脑的活力、对特定事物进行深入思考和大胆想象，就是它的另一个面——纵向视角。对于参与的项目和情形，或许你已经清理了相关的结果和先一步行动步骤，但有时我们却能够清晰的感觉到，创造性思考和详细的行动方案更有助于加深对它们的了解。

任何一个成功的项目，在进行到中途时，看起来都如同一场灾难。因此，我们在计划中需要更多的非正式计划来辅助任务达成。

这就好比一场足球比赛，可能比赛进行到90分钟的时候都是0：0，于是有的队员因为整场的奔跑而表现出疲惫，认为最后的几分钟基本也不会打破这平局的局面。此时另一队的球员准确捕捉到这一节点，改变防守为进攻策略，于是在最后的五分钟里连进两球，比赛结果就这么被改写。

这种由赛场状况随时产生的想法，就是我们日常中最不该错过的、具有潜在价值的想法和创意。我们可以随身携带纸张和即时性便签，或者改变调整当下的行动计划，将想法直接实现，这些都会在未来的时间中，帮助你进一步提升效率。

四、情感管控

说完了理性的管控，这一部分我们就一起来聊一聊，在情感方面，怎样管控自己。

对于情感的考量，更多体现在面试的过程中，理论上说面试是非常简单的检测步骤。对于岗位而言，很多时候我们只需要出一份考题，就能确认候选人是否适合这一岗位。

之所以要通过聊天、交谈的方式来体现，就是希望在这一过程中，充分发掘你的情感控制能力，能够控制自己情感的人，才是真正的人生赢家。

4.1 言行一致

当我们还处于孩提时代时，长辈们就教授我们做人要诚信为先，言行一致。实际生活中，在管理内部和外部承诺时能够言行一致，这也将会极大改善你所有的人际关系。

当你说了一个谎话，就需要编造另一个谎话去圆谎。这样一个滚一个，谎言越来越多，给自己挖的坑便越来越大。

在与人合作的过程中，在接受处理信息、组织管理等方面都做到言行一致，他人自然会给予你更多的信任。于此同时，你也会拥有一份属于内心坦然的自信，它将显著提高我们的心理健康及心理承受程度。

在组织中运营言行一致的方法，让每个人为自己的后续行为负责，由适当的人选跟进相关承诺，能够显著提高组织文化的创造性，同时也能够缓解组织的压力。

当我们发现并被指出问题时，一方面会感到十分焦虑，另一方面会感到如释重负。这两种截然相反的感觉，会同时存在于我们的内心世界。更多的收集自我信息，做到言行一致，让自己体验到积极的感觉，其实就已经开始消除那些消极因素了。

4.2 消极情绪的产生和消除

焦虑会内疚，并不是因为承担了太多工作而造成的，而是由于撕毁了同自己的约定而导致的。

工作中我们经常会产生不良情绪，而这些不良情绪真的是因为要做的事情太多了吗？要做的事情总是很多，这可能并不是真正的根源所在。

当我们在跟朋友约定了聚餐或者活动，约定的时间到达，而对方却不打招呼的失约，想必你一定会感到沮丧和失望。信任感的丧失，是人际关系中绝对负面的影响。

当我们将一些事物收集到工作栏中，就代表着你与自己签订了协议，潜意识中已经告诉自己应该以某种方式进行处理。消极情绪的产生，就是因为违反了这些协议所导致的直接后果。

例如我们答应了陪伴父母、孩子和家人，但却因为当天工作事务的繁杂食言，那么随之而来的，必然是无限的内疚和挫折感。

而想要消除这中因毁约而产生的消极情绪，也很简单：

不签订协议；
完成协议；
重新商定协议；

面对堆积已经的陈旧物品，近几年流行的“断舍离”，实际就是教我们如何去毁掉那些曾经的“协议”。降低我们在工作生活中并不重要的自我要求，集中精力提高关键点的自我要求，这才是真正能够从根本消除消极情绪的解决方案。

4.3 处理大脑的提示

当大脑中别无他物时，我们才能够真正活在当下、心如止水，将工作与娱乐合二为一。

你应该有过这样的体会，如果一天中大脑不断地给出提示任务，想到这些提示任务就会变得昏昏沉沉，总觉得忘记了什么事情似的。而你随手写下大脑中的每一个提示信息，将它们罗列成清单，依据轻重缓急和时间地点的远近分类后，你会发展即使清单上任务再多，你的大脑也会快速并清晰的给于你行动指令，这就是活在当下。

每次将精力集中于一件单独的事务上，没有一丝分心，这就是心如止水。

在收集大脑提示的过程中，积极地开动脑筋，仔细地思考事务。当我们进行系统性思考的时候，会耗费精力来改变原来的习惯，久而久之就会养成新的习惯，形成新的思维模式。这也是自我训练的一种方式，简单有效。

4.4 下一步行动

人的一生就是一个浩大的项目，其中由无数的小项目组成。在执行每一个项目前，都问一下自己“我在这儿干什么？下一步行动是什么？由谁执行？”。

在每一个项目前都做一个类似如此的提问，对于项目的顺利进行和完成，有着无比巨大的推动作用。

为了寻找下一步行动的具体方向，我们不得不回头看那些清空大脑时列出的清单，这个时候就可以检验，事情有没有始终如一、高效的向我们所设想的方向推进。

而现实生活中，很多时候，事物并没有向着我们所设想的方向进行，原因就在于，在起始设置时，我们并没有列出这些是我的下一步行动。

极具讽刺意味的是，这些下一步行动，往往只需要几秒的思考就可以做出，然而在当下的时刻，我们却并没有将它列入。一个微小的失误，造成后续大方向的偏移，蝴蝶效应，时时出现在我们的生活中。

因此，在行动中保持领先的秘诀，就在于尽早开始行动；而尽早开始行动的秘诀在于，将复杂的大任务分解成易操作的小任务，然后立即实行其中的第一项内容。

4.5 聪明反被聪明误

现实生活中，往往那些最聪明最敏感的人，所列出的清单之上，未解决和未决定的事其数量也是最多的。因为越是才智过人的人越敏感，也就越容易被自己的想象所感染。

越是爱想象的人，越容易给自己强烈的暗示。所以，那些人一定是最具有创造力、高度敏感、聪明绝顶的人。他们的感悟和创造力，可能在大脑中充分的展现，执行这类工作时，将遇到的噩梦一样可怕的场景，以及如果工作不能顺利完成，将会带来什么样的负面影响。正是这些所有的因素和场景，会使他们变得躁动不安，随即选择放弃。

毕竟谁不会拖延呢，只有那些感觉迟钝的笨人，才会一味的只知道接受，然后开始艰难的跋涉，完全不考虑事情搞砸后的后果，而其他人则倾向于尽量推迟所有的事情。

停止消极的想象吧，这样才能集中你的精力，将你的聪明才智发挥在最正确的一面，避免聪明反被聪明误。无论遇到的问题有多么严峻，只要你开始第一步行动，那么之后的方向将会逐渐清晰，也会消除那些手足无措的感觉。

五、心法口诀

最后我们一起来看看，搞定工作的心法口诀，到底是什么样的。

5.1 精力的快车道

在许多“霸道总裁”型的小说中，男主的人设都是高智商伴随强健的体魄，这种人设并不是虚无缥缈的，而是实实在在有着逻辑理论支撑的。

一个人的头脑再聪明，例如乔布斯，如果没有一副强健的体魄，那他对人类、科技的贡献也是昙花一现的。当年毛泽东如果没有强健的体魄，如何能够撑过八年抗战，带领人们迎来新中国的好生活？

一个人的精力有限，如何将精力最大化，并且想方设法加长“进度条”，这都是修筑人生快车道的最有效途径。

如何在快车道内高速行驶，最重要的技巧就是：学会在脑海中对结果做出正面的预期，并以此影响实践。判明事务的目标，确定下一步行动，这才能够最大限度地提高工作效率。

因为结果和行动是紧密联系，相互影响的，只有当你对预期结果一清二楚时，才有可能找出恰当的行动，只有你该知道如何行动时，结果和现状才能连起来，所以，你必须同时从两个方面来入手解决问题。

因此，任何吸引你注意力的事物，都需要你对其给予关注：这件事对我意味着什么？为什么会出现在这里？我希望哪些成为现实?成功的结果会是什么？你说体验到任何一个不完善，都必定有一个完善作为参照。而一旦你决定要改变某个事物状态的时候，你就需要问自己:现在如何做才能促使它发生?下一步的行动是什么？

当我们问出这一系列的问题，或许就能发现，“搞定”并非关乎某种新技术或者新发明，它只是帮我们提炼出不够明确的工作原则，一旦有了清醒的认识，我们就可以有意识地利用这些原则去实现更好的结果。

5.2 提高自我认知

世界上的大部分伤害，都源于对自身目标的认识不足。人们承诺建造一座塔，但他们在打地基时付出的劳动，往往不足以搭起一间小屋。

将大量的信息、观点、主义结合在一起，并进行合理的统筹安排，是新世纪人才的一项重要能力，但这还远远没有成为职场人士的标准行为。

一套自然模式的思维方式，是我们确定工作的预期结果和具体行动的基本指导原则。当我们将这种原则变为生活中日常的行为准则，我们的效率也会随之得到显著的提高。养成一种习惯并不容易，但如果我们花一定的时间精力去培养一种好习惯，这种好习惯在后期带来的结果和收益，将是无穷无尽的。

5.3 GTD

GTD不仅是一种管理任务和项目的做法，强调结果型思维。在许多方面，它侧重于有意义的工作、有思想的生活，以及心理的健康，而非只是提供高效率的工作方法。

作者在文中阐述过一个理论：你的大脑是用来获得想法的，而不是用来保存想法的。思维的展开方式，决定了它擅长识别而非记忆。比如我们扫一眼清单，就能够马上回忆起全天的工作，而如果单凭借记忆，可能需要花费几倍的时间。

GTD为你确认需要重点关注的事情提供了方法，从而使你可以提前付诸有效行动，并为在适当时机进行适当思考，组织一套提醒方法。

5.4 GTD精进

GTD精进，指：学习并融合各种最佳方法，然后整理；这会促进累积更加动态的经验，而不只是内容的增加。

例如你学习网球，将反手正手挑球发球，逐一练习，但当你真正参加比赛之后，你就会将它们融合贯通。随着你的精进程度提高，注意力也会随之成熟，甚至能够整合成一个宏观的战略。精通的体现是：你能不假思索的运用优化整合的系统和方法。

精通的三个阶段：

采用最基本的工作流程管理；
执行一个较为高级、综合的全方位生活管理系统；
利用技能创造明确的空间来完成任务，并且使你的表现越来越得体。

后记

作者的搞定系列，能够给我们提供许多现实生活中实实在在帮助我们提升的技能，但不得不说的是，类似于技能的提高，国外的书籍也或多或少有一些繁杂的案例出现在原文。因此，若有阅读原书的需求，重点关注章节重点即可。