书籍信息
全书名：《搞定2：提高工作与生活效率的52项原则》
作者名：[美]戴维·艾伦
译者名：王勇
前言
除作家的身份之外，戴维·艾伦还兼具管理顾问和效率培训专家的头衔，他的GTD方法也在成百上千的人身上试验成功过，帮助他人在工作和生活中得到更高的效率和更多的乐趣。
虽然在《搞定II》中，有很多理论和原则曾出现在《搞定I》中，但在II里你将会看到一套成熟的、逻辑结构完整的理论体系。
作为工具指导书籍，《搞定》这个系列无疑是成功的，它也能够帮助我们大家搞定生活中的一些事务。
一、理清头绪，发挥自我创造力
1.1 方向大于努力
回想一下，你是否处于这样的场景之中：每一天的工作时间都十分饱和，下班拖着疲惫的身体回到家中，却发现一天的工作内容和成效，并没有达到老板满意的程度。于是你把这归结为自己今天还不够努力，希望明天能够再努力一些。可是这种日复一日的努力，究竟有作用吗？能抓住事物的根本原因吗？残酷的现实告诉我们，你的这些努力，或许完全用错了方向。
工作中，我们每天手头都有太多的工作，根本没有时间逐项去完成。因此最根本的方法就是提高效率，提高效率最有效的途径，就是摒弃陈腐观念，处理好未完成的事务，以及清除各种障碍。
提高效率的方法有太多种，例如使用番茄钟工作原理，合理利用碎片化时间等等。大家都能列举出很多方法，关键就在于有没有人是身体力行的实践它们。窍门摆在你的眼前，用与不用是自己的选择，所以这也是一条方向。
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你是否真的愿意改变自己的现状？是否真的愿意去思考现在存在的问题？如何去使用这些小的窍门方法，这就是一种努力。并不是说只有每天不停的让自己处于忙碌状态，才是真的努力。
1.2 记住未达成的部分
在《搞定I》中有提到过，压力的根源在于自己没有履行协议。而要缓解压力，只有通过解除协议、履行协议，或者重新商定协议。但如果我们忘记了，与自己达成的某些协议，就无法重新对这些协议做出协商。
大多数时候，我们列清单时是在极力融合，我们掌握工作流程所确定的五个阶段：收集、处理、组织整理、回顾和执行。我们总是以某种符合逻辑或富有意义的方式加以安排，之后匆忙的权衡轻重，决定完成最重要的工作。但这种匆忙决定的结果，往往并不能得到我们预期的收益。
真正的权衡轻重，应当在你的大脑里演练过整个过程，之后参考各种指标，例如：时间、精力、背景、轻重缓急等。清楚的审视自己所面临的种种选择之后，择优而决定。
1.3 真正的负责
职场新人或者初入新环境，很多时候都会出现一个现象，总会有人找你帮忙，让你做一些职责范围之外的事情。起初的时候，希望能够快速融入环境，所以绝大多数情况下，我们都会选择去帮这个忙。有些忙帮完，能够帮你赢得好的人缘和人心，但更多的是长时间积累下来，本职工作压力山大，帮忙的工作也没有达成，遭遇雪上加霜的危急。
当我们不了解自己目前工作的整体情况，就无法充分认识到，哪些工作是你应当承担，哪些工作是你不能承担的。如果我们，具备负责任的态度，去详细的了解自己承担的全部任务，那么正直的品性将迫使我们区别对待，甚至拒绝接受新的任务。
当我们对自己的能力有了更清楚的把握，才能够让它发挥极致。如果一个人能准确的评判自我，同时还能恰当的平衡自己的权利和欲望，那么这个人将是无比幸运的。
正如同，所有的控制和自由都是相对的。当你每天遭遇无数的电子邮件和语音邮件，或者意外干扰，你就必须面对自由与控制的选择问题。面对自由与控制，我们必须使用两种最基本的手段：专注与合作。
无论是在日常生活，还是工作中，专注都是你获得能量的关键，合作则是促进能量有效流动的润滑剂。
做好需要做的事情，属高雅之举，不去做不需要做的事情同样如此，人生的智慧在于去粗取精。
1.4 现在到底是什么？
我们想要到达未来的某一个目标，必须清楚自己现在所处的位置，这样才能够评估二者之间的差值，制定合适的方案，去实现目标。
因此确定自己的时空位置，可以为你的行动提供参考。这时候你才知道自己还要付出多少努力，需要朝着哪个方向前进，客观的评估自己当前的情况，有助于减少混乱，避免出现偏差。
在工作中，很多时候，我们会被领导批评，不懂得分清事物的轻重缓急。所以很多人总是希望得到一个标准答案，怎样分清工作的轻重缓急？而这个“怎样”，一定会取决于你目前从事着什么工作。
认清自己目前的工作和生活，是一项真正的挑战，但当你真的认清楚这一切，就会帮助你以极其积极的方式去改变。
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对于未来的慷慨，体现在把自己的全部奉献给现在。
1.5 一心二用的结果
从我们很小的时候就被长辈教育，做事不能一心二用，而这其中真正的原理是，因为我们的心智并没有过去与未来感，一旦需要容纳两件未完成的事情，心智系统就会自动向你发出焦虑和沮丧感。
着急开始新的项目，并不一定是积极的变化，或许他可能是你一个鲁莽行动，甚至没有完成的标志。但回顾一下各个层面没有完成的任务，并制定计划，逐一将其完成，却真的是积极变化的标志。
那些宣称只有最重要的事情，才会促使他们采取行动的人，只是到了迫在眉睫的时候才去解决问题。而实际上，忽视那些，虽然处于紧急时刻，但仍然必须采取行动的问题，才是消极之举。
随着我们年纪的增长和经历的变多，轻重缓急也会发生变化，能够决定轻重缓急，可以帮你更轻松的做出决定。
二、注重焦点
生活中，最容易被人们忽视的改变世界的强大力量，其实就是我们自身的观察事物的能力。想要让工作完成得更迅速、更有效、更成功，很多时候并不需要投入更多的精力，而是需要我们改变视角——注重焦点。
2.1 下一步行动
我们必须要清楚一点，人生的使命，就是勇往直前。
当我们遇到的事情变得棘手，难以处理的时候，很容易陷入情绪的恶性循环。而事实上，这正是我们重新评估自我、评估目前工作、加强关注的良机。
只有我们了解自己在做什么，并且采取有效的行动，才能够将艰难的时刻，转变为绝佳的机遇。因此，对抗压力的最强大武器，其实是如何将一种思维转化为另一种思维的能力。
当我们的注意力全部放在下一步行动之上，很快就不会在意自己的精疲力竭、深陷泥泞的情况。
为了明确当前任务并投身其中，我们应当：
- 清楚自己想要实现的目标或最后的结果；
- 做出决定并采取下一步行动，推动自己朝着那个目标方向前进。
当你无所畏惧时，斗牛不算什么；当你心惊胆战时，不去斗牛也不算什么。但是，如果你心惊胆战地去斗牛，那就有问题了。
2.2 不可能达到的足够努力
人们对于那些并不是真正需要的东西，永远也不会满足。
很多人都在刻苦努力，但努力程度却总是不够。因为努力工作并非他们真正需要的东西，他们需要的只是去工作，非常认真、非常投入的工作，无需牵挂其他。因为努力去做恰当的事情，其实并不辛苦，你注意到这一点了吗？
当我们已经掉入了一个深坑，那我们现在要做的就是停止继续挖掘，不让自己越陷越深。因为如果你不知道自己在做什么，那你也就不会知道何时该停止。所以在现实生活中，单纯的忙碌并不够，真正的问题在于，我们到底在忙些什么？
回想一下自己的办公桌，它上面布满了文件，各种技术贴，各种标记的时候，你的工作效率并不会因为他们的存在而提升，反而就是那些近在眼前的东西会占用很多你的精力。清理心理内存，汇集工具清单，才能对下一步行动做出更好的选择。
如果你真正可以选择需要去做的工作，那么选择根本不用去做的工作，也就简单的多。
2.3 明确目标的红利
我们生活的物质世界，有种非常有趣的悖论：愿景和目标越具体，我们释放出的创造力就会越强大；越是清楚自己做某件事的原因，我们探索做好这件事途径的自由度也就越大。简而言之，当你明白了做一件事的原因、目的和结果，过程中的一切困难，都好像被施了魔法一般迎刃而解。
我们的世界，需要越来越多的目标感、明确感和原因追溯。从历史的角度看，过去很多大型的办公室，并没有起到真正办公的作用，比如君王的宝座，坐在君王宝座上的人，需要时刻掌握各方动态，掌控大量的工作任务，迅速的交流和沟通，有效的追踪各项进度。
君王们的宝座需要满足如此多的功能，而古往今来，却因为传统的观念和“气派”的要求而忽略的实用性。因此，凡是最需要重新设计的一个种类，也是最会被淘汰的一个种类。
2.4 选择视角
考虑一下十八个月之后工作的变化，你当前的工作重心，就有可能发生变化。将事情置于不同的情景中，可能会带来新的想法和解决途径，视角的变化可以把最为变幻无常的环境，转变成最有利的积极条件。太多太多对我们有利的因素，被我们视而不见，只是因为我们的态度和高度所限。
生命就是一系列充满灵感的愚蠢之举，难处在于如何找到他们，绝不要丧失机会，机会并不是每天都存在的。如果你认为自己确实没有那么好的自制力，最佳的办法就是捕捉自己状态最佳时的想法与体会，在感官不那么敏锐的时候，利用这些收获来提示、引导自己。
决定环境对我们影响的，是真实环境与我们的关系。将一艘轮船送进港口的同一阵风，可能也会把另一艘船吹离港湾。
所以当我们的大脑产生对我们有利的好点子时，一定要记下来。因为懒惰，太多时候，我们常常觉得没有必要采取行动，也不必利用他们，所以，那些好的想法产生时，总觉得有点理所当然，觉得自己不会忘记，需要的时候会记起来，可是几分钟后，当我们思考另一件积极而有用的事情时，却已经忘记了这第一件事情的存在。
养成随时捕捉灵感的习惯，你就可以把以前记录的结果，很好地呈现在自己面前。
三、约束
现实生活中，我们并不会感觉受缚于那些真正有效的限制因素，有效的制约，不仅不会占用空间，而且还会创造空间，有时候对我们的关系加以约束，可以把输出和表达提升到新的层次。
3.1 创造力源自稳定
我们的生活和工作会分布在许多不同的层面上，如果某一个层面受到影响，就会将我们的精力和注意力从其他层面吸引过来，直到这个层面的问题解决为止。如果各个层面处于平衡状态，那么不管我们做什么事情，创造力都会自然流畅，持续不断的得到发挥。
请努力完善自我，这样日常的生活就不会让你分心，也不会干扰到你的精力，你就可以充满热忱的投入所做的一切，之后可以拓展自己的活动范围，以正常而又自然的方式，将自己的热诚投入其他事情当中，将效率发挥到极致。
如果画家想在画布上表达自己的想法，颜料就是他的工具，那么整理好颜料和画笔是自然会完成的事情，如果你想去钓鱼，也确实很喜欢钓鱼，那么你就会将鱼儿和钓线整理得井井有条，擅长此道理的人总会将钓具准备妥当。
如果没有约束机制，那么人们很难充分发挥创造力。创造力与自由是同一枚硬币的两面，也是这个世界的最佳表现，想获得自由，就请努力做到井然有序，想做到井然有序，就请努力发挥你的创造力。
3.2 反应能力提升生存能力
无论何种事物，只要能增强你对周围环境的认识，缩短你的反应时间，平衡你的内部系统，就可以给你带来竞争优势，改善你的绩效。人之所以孤独，是因为他们建造围墙，而不是桥梁。如果让诸多犹豫不决的事情，在周围堆积成堡垒，那么人们跟外界的关系就会受到阻碍。当你被无数的文件，电子邮件，以及错位的信息任务等包围，在这种状况下再去探索新的板块，情况只会愈演愈烈。
在现实的生活和工作中，我们问题的关键绝对不是如何获得具有创造性的新思想，而是如何摆脱旧的思想，每个人的大脑都是一座摆满了旧家具的建筑，清理出一个角落，就可以将创造力填充进去。
如果在工作的开始，放任各种事情搁置不理，感觉或许比着手处理更让人不舒服。这种做法或许会拖延一时的工作进度，但却能够收到更健康，更富有成效的效果。
当你自身的环境，以及自身的精力、办事效率，都处于亚健康的状态，就应当果断放弃现有情况下，各种各样需要处理的信息。找出一条最重要的信息开始处理，直到这条信息处理完，再去理会下一条信息；或者处理完最重要的信息之后，休息一段时间，再着手处理次要的信息。这样的工作方法和工作模式，都会比让无数信息包围自己的效率更高、更快。
3.3 三个和尚原则
一个和尚提水喝，两个和尚抬水喝，三个和尚没水喝。自古这个故事就流传于耳，放在当今世界也是同样的道理，一个项目多人负责就等于无人负责。
如果行动的焦点不集中，那么为了取得进展而产生的不适，就会经常变得迟钝，对相关细节的感知也会变得麻木。所以至少一个人认为应当承担全部责任的时候，分担职责的做法才会奏效。
如果让你用一个词来描述人类为何不能，而且永远不可能发挥全部潜力，那么这个词就是——会议。
这就好像一个再大的跨国公司，董事会有再多的董事组成，CEO永远只有一个。首席执行官的存在，就是要让他在合适的时候出席会议，发挥他在高层分析，明智的决策和确保恰当的执行等方面的作用。一个公司最大的战略问题，就是如何进行恰当的执行。
真正艰苦的挑战，在于将精力和物质资源集中起来，向着正确的方法前进，同时坚持不懈的完成那些确实需要做的工作。
对于绝大多数人而言，其实不需要严格的纪律，需要的是训练有素的方法。
3.4 资源有界，规划无界
假设我们拥有世界上全部的时间，金钱和精力，那我们还用去费心做管理吗？只要四处走走，让他们顺其自然就好，或者在需要的时候拿出来一用便可，只有在面对如何分配有限的资源这种问题，在做出艰难选择之际，我们才真正需要明确目标，提高效率。
至精至简且最具有创造力的,是那些愿景和现实之间差距最大的人，而能将效能最大化的，则是那些资源最为匮乏，但却最努力做到极致的人。
芸芸众生与出类拔萃之辈的基本区别就在于：后者将一切看作挑战，而前者则把一切要么看作祝福，要么看作诅咒。在不能随心所欲，必须通过培养能力和才华，并加以实现来补偿错过的一切的时候，人群中最优秀的成员的创造力才会处于最佳状态。
我们在时间充足、情绪稳定，能够刚好掌控局面的时候，并未感到足够的压力，也就没有足够清楚那时的自己应该去做什么事情，来防止未来不利局面的出现，这是让人类进化进一步放缓慢的重要原因之一。
如果一个人敢于冒险，敢于拿自己的生命去做赌注，那么就会出现神奇的变化和发展。
四、问题的根源
很多鸡汤中都提到过：放手去做、大胆去做，才是达到成功的必经之路。但问题就在于，要做的事情未必是显而易见的，我们的头脑如果不做出筛选，就没法找到问题的根源，没有源头就没法开始，连开始都没有，就更谈不上如何去行动。
因此，找出问题的根源，或者放松心态，跟随已经找出根源的人行动，懂得如何响应号召，积极地投入到工作中去，也是一种高超的技巧。
4.1 过度等于失控
打网球时，如果球拍握得过紧，大概率会影响击球的效果；收集沙子最好的方法是捧着，而非握紧手掌；在做事情的过程中，微观管理可能成为诱人的陷阱，细节问题值得注意，但条件是有价值存在。
对于有些人而言，任何事情都会安排得一塌糊涂，而对于另一些人而言，什么事情都会安排得井井有条，如果一切都尽在掌握之中，你会发现进展不一定会是最快的。
在实际的工作当中，我们会发现，有一些人非常痴迷于组织有序。这些人投入过量的时间和精力，去研究分析如何安排工作细节，虽然那些细节根本不值得为之付出那么大的努力。
我们花费了无数的时间来分析系统软件工具和技巧，目的就是要找到以最少的投入完成工作的最佳路径。因此我们的最终目的，是要努力促进事情进展，而不是单纯的各项工作组织有序，这样才会使我们花在研究路径上的时间，有用且有价值。
4.2 放松也是一种能力
当我们在工作中面临非常重要的会议，当我们在生活中面对非常重要的比赛，又或者是当我们需要做出人生中某一项重大的决定，紧张的心情往往常伴我们左右。然而越是在这种时候，越需要我们放松。放松，才是拯救我们做出正确抉择、正常发挥，甚至超常发挥的最佳帮手。
如果你想做到，在各个层面都能真正高效，那么请搞清楚造成压力的原因，然后加以处理。要自我放松，手头有事情时要能关注手头的事情，而不是反应过激或反应不足。这是一种超高的技能，也是你具备强大力量的必要条件。
多数人一直在思考自己生活和工作中的大量事物，却没有什么实际效果，反而分散人的精力，还带来不必要的压力。如果这不算一种奴役，至少也算是一种制约。我们的大脑像是一个勤勤恳恳工作的仆人，在不停的请求我们去行动，去采取措施，去完成那些必要的事情，可我们还没有搞清楚要做什么，这就会让大脑非常难受。
大脑真正聪明的地方在于，它能够识别生活和工作中协议和未完成的事务，判断完成这些工作所需的行动，同时完美协调所有可能。它可以创造出真正有心理自由需要的环境，可以让我们分得清什么时间，什么地点，选择什么样的行动，才能够去完成一件事情。
假如你确实注重自己的内心世界，关注问题以及应对策略，那么你就会积极的投身其中。随着自由度的提升，你自然也就会获得更高的效率。
4.3 目光长远
从小到大，长辈们总会教育我们，做事情目光要放长远，不要贪图眼前的蝇头小利。当你审视自己的工作视角越高，人做出的行动看起来也就越完美。从某种意义上来说，瞄准的目标距离越远，你就越能发现，通往更多目标的途径，在途中修正方向的时候，也就越轻松越简单。
目光是否长远，常常跟做事物的节奏相关，我们建立周期以及确立和维持节奏，是非常重要的事情。例如：工作中多久做一次总结，定期联系的人要多长时间去做联系，每次外出吃饭会去的餐馆，写论文的时间间隔等等。
当我们建造出让自己受益的规律性行为模式，就不用去思考如何营造背景的问题，只要在当前的背景下，收获自动到来的回报即可。
从我们的行为举止来看，生活的主要要求似乎就是舒适和奢华，实际上让我们感到幸福的，只不过就是某种我们非常感兴趣的东西。让我们产生兴趣的事情，通常都充满活力、至关重要，处于运动发展过程中，而且与其相关的形式和外在的表现都经常变化，我们感受到他们的能量，然后创造出相应的节奏来表达。
4.4 失败是成功之母
导弹和火箭在升空后，绝大部分时间都会偏离轨道，之所以能够达到人们预期的目的地，是因为它在飞行过程中一直不断的校正路线。等我们参加游戏的时候，我们会失败，也会成功，但只有当你参加了，并且接受了之前的失败，才有可能获得最终的胜利。
才华横溢的人成千上万，或许你是很有远见的一个，但是唯一重要的是，你是否还有后劲？当我们开始完成一项事物时，都应当以成功为目标，而不要以完美为目标。永远不要放弃自己犯错的权利，因为那样你将丧失学习新事物的能力，开始随波逐流。要敢于面对恐惧，允许自己表现出人性的弱点，这样可以让你成为一个幸福得多、高效得多的人。
就像在此刻，当我们结束了这本书的阅读，应该去选择一下自己该去关注什么，以及采取怎样的后续行动。发挥自己的才能，或许你真的会有很好的安排。
五、实际工作中流程性的安排
要做好事情，首先要确定什么叫“做好”，并明确怎样才是“做事情”。
5.1 工作流程的五个阶段
- 收集：不和稀泥，注意力的一切外部事物，并将其从大脑中的短期记忆里清空。
- 处理：处理收集到的所有项目，将需要采取行动的立刻执行，不需要采取行动的可以抛开，甚至放入备忘录中储存。
- 组织整理：将收集到的信息输入结果分成恰当的、可检索、可检查的类别；增加有利于工作的级次清单，建立你的工作系统。
- 回顾：安排在一定的时间段内，进行一定频率的回顾，保持完整与进展合拍。
- 执行：根据自己的情形、时间、精力、以及事务的重要性做出选择，建立自身的执行系统。
5.2 自然计划模式
自然计划模式，参照大脑自然计划的各项事务的模式建立。明确所有项目之后，要轻松自然地加以驾驭，每个项目都需要你在一个或多个层面进行更多的投入和关注。
- 目的/指导原则：明确自己为什么要去做这件事，应当遵循哪些关键标准。
- 使命/愿景/目标/成功的结果：各方面的利益如何平均，如何看待和感受成功。
- 头脑风暴：关于这件事情自己的想法还应当考虑些什么，向周围的朋友求助，全盘考虑，坦诚相见，多角度分析。
- 组织整理：分清项目的主次顺序，轻重缓急，撰写提纲。
- 下一步行动：明确以上的所有步骤之后，制定行动的具体时间和具体方式。
5.3 每周回顾指南
每周工作指南，这个流程如果发挥作用，将有助于提升管理指挥中心的思考能力和信心，若是能做到每隔七天运作一次，那么它将发挥最大的功力。
回顾指南包括：散落的纸片，整理笔记，清空大脑，回顾行动清单，回顾等待清单，回顾项目及更重大的结果清单，回顾以往的日程表，回顾将来也许发生的清单，发挥创造力和勇气。
后记
搞定的整体系列，更像是一套参照系列工具，整个系列都围绕着GTD(getting things done)来进行分析讲述，在管理、信息、沟通等方面，GTD是一种十分高效的方法，集结了三十年的经验，包括在全球范围内，已向数百万人提供咨询服务，私人指导培训和组织项目。
他在个人和组织效率领域被称为黄金标准，为众多寻求最大化效率和创造力，最小化压力的团队所使用。作者编写此套系列的初衷，旨在帮助人们从高压和不确定状态，提升到无压力高效的整体状态。
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