用系统来工作》解读

系统思维,即用系统来工作的思维模式:把世界看成一个有序的过程组合,而不是大量景象、声音和事件的混合体

本文讲述了一种思维方式—系统思维,并将系统思维运用在工作、生活等方面。用系统来工作是一种达到更少工作、更多结果的简单机制。

细节上是如何安排的?

本书分为三个部分,第一部分主要讲述系统思维,第二部分主要讲述付诸行动,第三部分主要讲述但愿如此。系统思维是本书的重点,掌握系统思维后,要将系统思维运用在工作、生活中,并在系统运行过程中要掌握一些要点。

一、系统思维

阿尔伯特·爱因斯坦的“混乱中求简单。无序中求和谐。”可以说是我们工作、生活中希望达到的状态,毕竟大多数人的工作和生活混乱,苦不堪言。为了解决时间不够用、压力大、钱永远不够的混乱问题,我接触到了本书所讲的系统思维,系统思维很好地解决了这个问题。

认识系统思维

系统思维不同于大多数人固有的思维定式。

固有思维:将自己看作环境的组成部分,陷入纷繁事务中。
系统思维:把世界看成一个有序的过程组合,而不是大量景象、声音和事件的混合体。

固有思维强调是站在内部来看世界,所以容易受到其他事物的影响,不能做出理智的判断。但是,系统思维是站在外在并稍高的角度来审视世界,并将世界看成不同部分的有序组合。固有思维没有系统思维那样的系统观,因此我们对世界的认识是无形的,但系统思维却能让我们暂时固化世界,找到“可触摸”的规则,显得简单易行。

用系统来工作的三步曲

  1. 系统的拆分、剖析和修复
  2. 文件编制:战略目标,经营原则,工作程序
  3. 后续的系统维护。

根据史蒂芬·柯维书中所讲的影响圈概念,我们应该关注自己能够掌握的事,不要花过多精力在自己左右不了的事情上。不如把维持平衡上的时间和精力、转而投入到扩大影响圈上。

在理解了系统思维之后,可以将某项具体工作或生活看做一个主系统,然后运用上述的“用系统来工作的三步曲”,进行自我的系统管理。

二、付诸行动

记录系统是必须要做的

有些人活在梦里,有些人面对现实,还有些人将梦想变为现实。 ——道格拉斯·埃弗雷特

经营总则就是你的宪法,一套未来决策的指导方针。工作程序就是你的法律法规,是你的游戏规则。将指导性文件写下来,和想什么或说什么一样重要。

当然,写出指导性文件不是一天两天可以完成的,需要经历和时间,我们必须明白,生活永远没有快捷键——不会你一按,一切立刻变好。

既然选择了用系统思维来生活的方式,就要完成这种生活方式相应的任务,这些不是抽空去做或想做才做的事情。而是必须要做的。

三、但愿如此

立刻认真执行的好计划,比下周再执行的完美计划有效得多。 ——乔治·巴顿将军

只要计划的大方向没有错,就按照计划认真执行。因为在用系统来工作的世界里,98%的精确度就是完美,因为企图实现另外的2%,需要太多额外付出。

在制定工作程序时,运用“差不多法”,不需要为了完美花费额外的时间和精力。所以制定工作程序要详细又不能太详细。程序必须足够好,这样预期结果才能持续产生,才能让旁人执行,但仅此而已。

在任何情况下,疏漏就是忽略某事,没做某事。问题在于: 这是选择不去做应该做的事情。懒惰和拖延是选择,所以无为也是选择,无论我们做或不做,都是选择。

理解疏漏原理也会给你一个更好的立足点来应对自己的天然倾向。

平静的勇气是朴素的行动,是拖延的对立面。缺乏平静的勇气将直接导致疏漏。平静的勇气深藏在内心,使人无论想不想行动,都会振作起来去做。它以内心强大为基础,通过自律来实现。

失败可能有许多客观理由,但缺乏平静的勇气常常是导致失败的原因。

为了应对懒惰,有两种策略,第一种策略是在精神上超越它,把懒惰想象为一个实在的东西,在你身外,像只小鸟似的栖息在你的肩头。第二种策略是激将法。当我懒惰时,可以用“我怎么这时候成了胆小鬼?我怎么这么没种?”来激将自己。

黄金时间

黄金时间是脑力运转最高效、生产力最强的时间。你要抓住这个时间,对任你支配的最有效主系统——你自己,施加严格控制。 黄金时间有两种:一种关乎生理节律,是你每天精力最充沛的时间段,不妨称之为生理黄金时间;另一种关乎你对时间的利用,称为机械黄金时间。

  1. 生理黄金时间


对于整体人群而言,不管个体差异,普遍的精力高涨出现在一天当中的两个时段。第一个从上午8点开始,延续大约5小时,午后进入低潮(这是很多人有午睡习惯的原因)。下午5点左右,精力再次高涨,第二个高潮出现,通常持续几小时。晚上9点左右,思维灵敏度当天最后一次下降,直到上床睡觉的时候。这种普遍节律是人体生理的一部分,不管你是百灵鸟还是猫头鹰,你的个人正弦曲线的高峰和低谷都与普遍模式类似。

生理黄金时间可以用来做需要消耗大量意志力的事,需要专注得工作。例如制定计划,和员工的业务会议等。

在非黄金时间,可用于料理要求不高的事务,以及给生理、心理和社交电池充电。这些时间用来打瞌睡,听音乐,看书,听教育性光盘,清扫院子,健身,会朋友。

非黄金时间是对充分利用的黄金时间的奖励,两个时段同样令人满足。观察时间快速流逝,顺应生理节律的变化,规划好每一天的工作。

  1. 机械黄金时间

机械黄金时间是做创造性工作的时间,这段时间不应花在为赚钱而工作、或机械地制造产品或服务上。最终可以创造自由与财富,所以让你的机械黄金时间最大化是至关重要的。

职业与生意的不同在于人是否必须到岗。职业是需要本人到岗工作,才能获得收入。而生意本身就是一架创造利润的主机器——自足、独立的机体。正确利用机械黄金时间,让人从船上或屋顶上脱身——让一份职业变成一个生意,变成具有内在价值的独立赚钱机器。

  1. 利用生理和机械黄金时间掌舵

我将生理黄金时间谨慎地分配在对长期收益最重要的活动——机械黄金时间任务上,包括检查和提出改进,偶尔召开简短员工会议,提供他们所需的任何指导或信息,以及展望和规划。

即使不是生理黄金时间,如果你感觉还好,也可以专注于机械黄金时间任务——跟发展事业和改善生活相关的任务。

做每件事的时候,要注重实用细节,做好基本工作。保持简单,不走捷径。