《小强升职记：时间管理故事书》邹小强

小强升职记：时间管理故事书（独家首发，升级版）
邹小强

前言

大多数人都不知道自己为什么而忙碌，更可怕的是，他们已经习惯了这种忙碌的状态。特别是刚参加工作不久的朋友，他们往往受到同事和领导的“优待”，整天忙碌于琐事之中，无暇做更长远的打算。盲目，是阻止他们快速成长的关键因素。这种盲目是如何产生的呢？以我自己的经验来看，至少有下面几个原因：

第一，在这个人生的关键时期，我们被迫完成角色的转变。第二，我们还来不及构建自己的职业规划和人生目标。第三，我们不具备平衡工作和生活的能力。第四，我们没有养成良好的习惯。

实践本书中的方法可以帮你构建时间管理的核心系统。1.种子——找到时间黑洞，找到职业价值观。2.树苗——学习四象限法则、衣柜整理法。3.枝叶——如何战胜拖延，如何要事优先，如何处理临时突发事件。4.开花——如何养成一个好习惯。5.结果——如何让想法落地。6.收获——如何建立高效办公区，逐步走向高效率、慢生活。做事靠系统，不是靠感觉！

如何阅读这本书

关于GTD方法GTD是英文Getting Things Done的缩写，是著名时间管理专家大卫·艾伦(David Allen)提出的一套开创性的时间管理系统。它能将繁重超负荷的各种任务变成无压高效的工作生活方式。GTD的主要原则在于通过记录的方式清空大脑，释放压力，从而集中精力在正在完成的事情。

本书是GTD方法本土化的成果（衣柜整理法是五个流程，如何让想法落地是六个高度），作者从2007年开始实践GTD方法并持续在博客(www.gtdlife.com)上发布专题文章，是国内该领域的先行者。本书以GTD方法为核心，融合了番茄工作法等的实践经验，用故事呈现了主人公小强学习时间管理的全过程。

一 你真的很忙吗？

王总到办公室之后的第一件事就是把项目经理老付叫来。老付的年龄比王总还要大一些，是王总非常钦佩的一个人：老付做事情非常高效，并且有思想、有目标、有计划；除此之外，他阅历丰富，见多识广，去过40多个国家。王总从来不和他隔着老板桌说话，这次也一样。王总走到他身边说：“来，老付，随便坐啊。我上次和你沟通过想请你担任研发总监，让小强接替你现在的位置，嗯……”王总停顿了一下继续说：“你觉得小强现在能胜任吗？”老付自然是领会了老板的意思，回答说：“说实话，我觉得小强现在还不够成熟。我担心他一旦担任新的职务会手忙脚乱。不过我会尽我所能让他尽快成长起来的，王总你就放心吧。”

“你知道这世界由哪两类人组成吗？”“是男人和女人？”“呵呵，错！是‘确实很忙的人’和‘假装很忙的人’。”

我发现你我都属于‘确实很忙’的人，但是‘确实很忙’的人还要分两种：一种是会自我管理的人，另一种人则不会。这两种人忙碌的内容和结果都截然不同：前一种人用20%的时间完成了后一种人用80%的时间才能完成的事情，因此前一种人忙着打发闲暇的时间，后一种人则忙着煮方便面和熬夜。”

老付和小强打的赌：看看你浪费了多少时间

1.先在一张纸上写下自己认为分别花费在“集中精力工作”“无意义浪费时间”“真正的休息”上的比例，比如：50%、30%、20%。2.在纸上写下自己对“集中精力工作”“无意义浪费时间”“真正的休息”的描述。a)集中精力工作：心无杂念；进入忘我状态；效率很高。b)无意义浪费时间：打开浏览器漫无目的地乱逛；各种纠结；在办公室侃大山；无法集中精力；烦躁不安。c)真正的休息：打个小盹；到楼下散步。

3.连续5个工作日，每隔一小时记录下自己究竟处于哪个状态，从早晨8点开始到晚上21点结束。4.周六上午统计在过去的70小时中，三种状态所占的时间比例（使用后面的时间统计表更方便）。

我们现在遇到最多的就是‘网络时间黑洞’。早晨刚刚坐到办公室，水倒好、电脑打开，可以开始一天的工作了，不过别着急，先打开QQ和微信看看谁在，喔，一个在上海的老同学刚上线，不聊聊怎么行？对方发过来一篇文章的链接，是关于最新电影的评论，看完之后网页下面的“相关新闻”里有女主角最新的绯闻，看完之后立即在网上寻找这部电影的下载地址，在等待下载的过程中刷刷微博……结果等再次想到工作的时候已经到了午饭时间。

这些都是典型的例子，它们共同的特点是提供很多相互关联的信息吸引我们的注意力，使消耗的时间在不知不觉中膨胀。我们一开始是出于非常单纯并且单一的目的逛超市、看电视、找资料，而最终却花费了大量的时间，就像开始拉着一根绳子，最终却拉出一头大象。”

老付给小强布置的作业：记录自己一天的工作情况1.每隔一小时写出下一小时计划做的事情。2.一小时结束之后记录下结果。3.坚持一整天。

二 如何记录和分析时间日志？

据我的使用经验来看，记录时间日志有下面几个好处：◎提醒你珍惜时间；◎分析自己时间的投入与产出；◎找到你的最高效时间段。

‘分析自己时间的投入与产出’的内容我们以后再聊，在这里，我们先来聊聊‘找到你的最高效时间段’的话题吧。

老付工作四步法第一步：将所有的任务放入工作篮，不论是谁在什么时候交给我的任务，统统放进工作篮。第二步：将可以置之不理的任务清除掉；将必须在某天处理或者必须转交别人处理的任务拿出来；将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。第三步：将需要在特定日期处理的事情写进日程表；将需要别人处理的事情立即转交并且设置到期提醒；将需要现在处理的事情摆在办公桌上。第四步：在自己最高效的时段，做最重要的事情；其他的事情也做合理安排。

三 如何找到自己的价值观？

你虽然说不出来自己的价值观是什么，但是过去你的的确确是按照自己的价值观进行评估和取舍的，就如仓央嘉措的一句诗“你爱，或者不爱我/爱就在那里/不增不减”，所以你不要着急，我会和你一起提炼的。

我就和你分享一下我的职业价值观，它是价值观在工作中的具体体现。1.管理：工作的目的和价值在于获得对他人或某事物的管理支配权，能指挥和调遣一定范围内的人或事物。2.成就感：工作的目的和价值在于不断创新，不断取得成就，不断得到领导与同事的赞扬，或不断实现自己想要做的事。3.社会交际：工作的目的和价值在于能和各种人交往，建立比较广泛的社会联系和关系，甚至能和知名人物结识。

当我找到了自己的职业价值观之后，在处理工作中的事务时就得心应手多了，比如有这么两件事情同时向我扑来，我如何决定它们的优先级呢？一件事情是解决一个公司所有人都没有办法搞定的技术难题，另一件事情是主持一个新项目的管理工作。如果按照我现在的价值观来看，管理肯定是在第一位的，因此我会选择主持新的项目；如果放到10年前，那时候我的价值观和现在不一样，我会更加注重成就感，因此我会充满激情地投入到技术攻关中去。你从这个小例子中得到什么启示了吗？

二 绝招：衣柜整理法

“以前没有和你聊到这些是因为时机还不成熟。当你对以前咱们探讨的‘职业价值观’‘四象限’‘猴子法则’都有了深入的了解和体验之后，才能更快地掌握这个绝招。我不是在带着你绕远路，而是在带着你上台阶，明白吗？”

其实，整理衣柜的五个步骤对应着时间管理的五个流程：捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动，所以我把这种时间管理方法称为衣柜整理法（注：就是David Allen的GTD方法），这些流程是一个开放式循环。”老付边说边在纸上画给小强看。

我管这张纸叫作‘收集篮’，纸上写的内容叫‘杂事’，将这个过程称为‘捕捉’，收集篮是需要每天清空的。我这里为了说明原理，列举的都是最有代表性的事件，使用的是最朴素的工具。关于这些，我们一会儿再谈。”

脑袋里只装哪一件事？“呵呵，这个问题问得好，脑袋里只装哪一件事呢？我认为应该是‘下一步行动’。”

这四项都是行动，但下一步行动只有一个：进行项目结构分析，明确单元之间的逻辑关系与工作关系。

通常造成你拖延、效率低下、行动力差的原因之一就是你在做的是杂事、任务或项目，而不是下一步行动。所以总感觉无从下手，其实最后一步才是真正制作项目进度计划，这是很多人进入的误区，一口吃不成个胖子啊！

行动、任务、项目的区别

“行动、任务、项目，都要从下一步行动开始执行，但决定下一步行动的方式不同，很多人都没有把这个剥离清楚，特别是职位从执行者到管理者过渡的时候，做事的方式并没有从做任务过渡到做项目，所以特别拧巴。

行动就是可以直接去做的事情，决定它的下一步行动其实是决定执行时机，不同的时机去做，就会产生完全不同的结果。

继续说任务，任务是由多个行动组成的，项目也一样，但是它和项目的区别是，任务下的行动基本由自己独立完成，而项目可能是由多个人共同完成，并且它们关注的重点也不一样，做一个任务关注的重点是事情本身，而做一个项目关注的重点是与人的沟通协调。这一点很重要！”老付强调了任务和项目的不同，希望引起小强的注意，也希望小强理解他的良苦用心。

“最后是项目，项目不但由多个行动组成，并且需要多人或者多部门协作，所以如果你是项目的负责人，那么你的重点就不是分解任务并执行，而是沟通和协调，让团队去做事，自己跟踪进度，把握全局。决定项目的下一步行动是建立框架。

举例，我有个朋友是一家加工制造业公司的质量管理主任，有一次领导交给他一个任务：生产质量要提高10%。这绝对是一个项目，不过他很专业，脑袋里立即出现一个框架：人（人员）、机（机器）、料（物料）、法（方法）、环（环境），然后邀请负责这些环节的部门领导开会讨论如何进一步提高质量。你看，这一下子就有下一步行动了。

◎每天下班。我每天下班的最后一件事情就是问自己四个问题，就像一个下班前的仪式，也是我工作和生活的平衡点，写下回答之后，就放下工作，成为老公、父亲、儿子。◎每周回顾。我建议你每周做一次回顾，可以根据自己的实际情况来安排时间，我自己的时间是每周日早晨6∶40。”

“其实很简单，具体如下：1.今天做了些什么？2.对哪些比较满意，哪些不满意？3.推进了哪些重要的事？4.明天的规划是什么？

David Allen提出的‘六个高度’

行动：选择最佳方案最后我想和你分享一下David Allen提出的‘六个高度’对我的工作带来了多大的帮助。David Allen提出我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的，具体如下：

1.原则（五万英尺）：你首先必须要找个时间好好地思考一下自己的价值观、原则和目标，这是你工作的灵魂所在。如果你以前没有思考过这些，建议你现在就开始思考。我可以和你分享一下我的原则：高效率，慢生活。

2.愿景（四万英尺）：这里面包含3～5年的工作目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面你需要问自己：

◎我想要什么？◎哪些人已经做到了？◎他们是如何做到的？◎那时候我的工作和生活会是怎样的？

这样一来我们就给自己描绘了一幅图画，当我不断地回顾这幅图的时候，我要完成这些目标的愿望也就愈加强烈。比如说我是这样回答那几个问题的：◎我的目标是能够拿到30万元的年薪，这样可以给我的家庭更好的生活；◎王总已经达到了这个目标；◎他具有广泛的人脉、很强的组织协调能力以及对未来趋势的判断；◎达到这个目标之后我会去欧洲度假，我会买一所大房子，我会为孩子提供更好的教育环境。我将一架飞机模型、一张大房子的照片、一幅孩子的照片摆在我的办公桌上，时刻提醒我工作的意义。

3.目标（三万英尺）：目标是比愿景更细化的东西，通常在一年内就可以有一个阶段性的成果。

4.责任范围（两万英尺）：工作上的角色，如销售、管理、产品开发等；生活中的角色，如家庭、个人财务、精神层面等。兴趣爱好上的角色，如驴友、吉他手等，要把每一个角色扮演好，就需要执行一些任务，以拉近现实和期望的距离。比如在这个层面我会拿出我负责的项目和产品，看看它们在开发、销售、管理上是否还有提升的可能性，因为毕竟要把自己责任范围内的事情做得漂亮，才有可能升职或者有其他进一步的发展。

5.任务（一万英尺）：这包含了任务和项目，还记得它们的区别吗？虽然我们已经有了一个‘自上而下’的目标系统，但是我们仍然要将注意力放在眼前的一个个项目上。比如‘制定新产品的营销策略’等。

6.下一步行动（跑道）：这是最为细枝末节的事件，我们要将它们全部放进行动清单，然后一一消灭。谁更关注细节，谁就能获得更大的成功。刚开始我们都在同一个跑道里面绕圈，但是最终只有职业规划清晰的人，才会驾车进入快车道，直奔目标而去。”

“衣柜整理法”流程图该流程图基于David Allen创造的GTD®方法

二 如何做到要事第一？

“我们再做一个假设：你是老板，手下有一个员工，做重要的事总是超出你的预期，做得很漂亮，但也会无法完成一些琐碎的事情，你会怎么做？”老付早料到小强会这么问。“让他只做那些重要的事情！给他配助手或者升职。”小强略加思考之后，兴奋地说。

“可是他根本没有那么想！他只是每天搞定最重要的事而已，其他的东西自然就会来，这就是‘要事越做越少’的意思，花足够多的精力在真正的‘要事’上，‘琐事’的水龙头自然会关上。”

“琐事越做越多，要事越做越少，真有意思。”小强回味着老付的这句话。

三 如何应对临时突发事件？

“更厉害的是，笔记本一连上投影仪，正好显示的是李参刚才正在讲的那页PPT，我相信他们能处理得这么游刃有余，是因为主办方有一个预案系统：他们把每次遇到的意外都做到预案系统里，防止下次出现同样问题。你看，本来是一个后果严重的临时突发事件，就这样化解过去，这就是做事靠系统，不是靠感觉！”

第四章 如何养成一个好习惯？

Hi，小强：这周六如果没有其他事的话，和我一起去南京出趟短差好吗？不超过一个星期，请安排一下自己的计划。老付小强一到办公室就收到了这封邮件。“看看，这就是领导，永远和你用商量的口吻，永远没有商量的余地。”小强心里这样想，但是他还是非常希望能和老付一起出差，因为这意味着他又有机会可以和老付痛快地交流了。

一 用S.M.A.R.T法则厘清目标

“你知道为什么是‘最近’才有这种感觉吗？”老付问，小强茫然地摇摇头。“因为你渐渐掌控了生活中琐碎的杂事，所以自然而然就会站在更高的位置审视现在的人生了。过去我教给你了很多方法，时间日志、四象限法、猴子法则、衣柜整理法、番茄工作法、要事第一、做事靠系统，等等，这些其实都只有一个目的：管理好自己的行动，那接下来会怎么样呢？就会想：我为什么要做这些事？我还能做什么事？时间管理最关键的能力是自律，最重要的能量是热情，所以我支持你去做内心真正想做的事，即使你说要离开，我也强烈地支持你！”老付接着说。

四 用九宫格平衡人生

“不过，不要从一个极端走向另外一个极端哦，人生处在动态平衡的状态是最舒服的，最基本的就是工作和生活的平衡，你有没有记录过每天花在工作和生活上的时间比例是多少？”

“我认为人有五大需求，分别是心灵、健康、情感、心智、财务，这些需求的平衡满足，才是富足的人生，所以我以此制订我的年度目标：”老付分别在格子里填上“心灵/成功日记”“心灵/微梦想”“心灵/事业”“情感/人际关系”“情感/家庭”“心智/阅读，技能”“健康”“财务”。