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计划：规划和备忘
做计划的好处
两个基本功能
- 规划，是制定出实现目标的有效路径；
- 备忘，则可以帮助你执行时方向清晰、全情投入。
可以帮助大脑释放内存
人的大脑，就相当于电脑的内存，是用来运算、处理信息、指挥身体的，如果你用它来记忆存储太多信息，会降低它的工作效率。把计划可视化，本质是帮助你释放“内存”。也就是：
用你的头脑来制定计划，用可视化的计划表指挥你的行动。
工具推荐
极简项目管理表
项目管理表的两个关键点分别是拆分子任务和设定截止日期。
- 分拆子项目是为了让一个复杂的项目，变得清晰、可行，完成分拆后的工作包，能给你带来阶段性的目标感、成就感。相当于给任务增加了“进度条”。
- 设定截止日期可以帮助我们克服拖延。
注意事项：
- 项目管理表除了两个基本动作以外，罗列项目的相关人员并及时反馈也很重要。
- 在计划阶段，不宜把工作和时间节点拆得过细，时间颗粒度一般到计划周期的下两级就行了。
- 例如，长度是一年的计划，按月去安排；季度计划，按周去安排。
- 项目分拆应该尽量做到“不漏不重”。
- 不漏，也就是没有遗漏。简单的、直观的项目，你可能还不容易遗漏，但如果是大型的，或者复杂的项目，你在把项目分拆完之后，就得反过来问自己一个问题：“这些事都做完了，是不是代表工作就完成了？”
- 比如，我拿刚才年会的事情来说，你把项目拆分成了年会的选场地、排节目、买礼物等等大模块。结果，很容易就把邀请嘉宾这个很小的细节给落下了。
- 不重，就是说各个子项目，尽量是相互独立的。咱们还是拿年会准备为例，如果你这么分：表彰优秀员工和买礼物，就属于一个糟糕的分法，因为表彰优秀员工的奖品和年会抽奖的礼物，其实可以归为一类。
- 不漏，也就是没有遗漏。简单的、直观的项目，你可能还不容易遗漏，但如果是大型的，或者复杂的项目，你在把项目分拆完之后，就得反过来问自己一个问题：“这些事都做完了，是不是代表工作就完成了？”
- 如果你的项目需要别人配合完成，分拆的颗粒度可以跟着人走，要责任到人，而且是一个人。
日历表
我们在时间上的“感觉”是靠不住的。如果你没有一个有效的工具去约束住你的时间，你很可能并不会真的花时间，去做那些对你来说重要的事情。
首先，最重要的事先安排。
- 就好比你要往一个桶里装大石头、小石头和沙子。重要的事情先安排，就相当于先往桶里放大石头，再往缝隙里放入小石头和沙子。
- 如果你的生活和工作，充斥着琐事，那就相当于先往桶里放沙子和小石头，那么很可能，大石头就塞不进去了。
其次，好的日历计划，并不是填满你的每一个小时。恰恰相反，好的计划是有一定余地的，是有缓冲地带的。
- 我们的大脑，处理信息的能力是很有限的，而如果你的时间过于紧张，过于忙碌，你的前瞻性、认知能力等等就会出问题，人会变得短视，在遇到重要事情时，不能做出正确的决策。
- 关于如何给自己留余地，我的经验是， 留出20%的缓冲地带。
最后，还有日计划，日计划说起来很简单： 也就是你这一天的任务清单。
- 结合你的项目管理表和日历表，每天早上，在记事本里，写下这一天必须完成的事情。每天工作结束之后，把今天完成的工作在本子上划掉。
- 你会发现，完成和交付一项项工作，划去一个个任务，是很让人满足的事情。
行动：把时间变成产出
区分“任务”和“动作”
给你说两类你可能列在待办清单上的事，你感受一下。
- 第一类：
- 下班前给客户去个电话
- 马上给人事部发一封请假邮件
- 8点后去跑步20分钟
- 第二类：
- 完成仓库存储空间整理
- 设计出一份考勤制度
- 协调好老板的开会时间
听出来了吗？第一类的任务，你应该很容易就能去做；而第二类的任务，似乎脑子会出现迷惑，感觉要想一下，也未必知道马上该做什么。
那是因为第一类的任务，叫做动作，你基本上看到待办清单，就知道应该怎么处理了。
但是第二类，其实就属于一个个大小不一的任务了，它们和一个个动作不一样，两者的“信息量”完全不同。一个任务，里面很有可能包含着几个甚至几十个动作。
把任务拆解成动作
我们需要把“任务”拆解为一个个的动作，才能做到心中有谱、胸有成竹。
- 如果你的大脑，接收到的信息，是这么复杂的任务，而不是一个个具体的动作，十有八九，就会开始“拖延了”。
- 大脑会想：这个事情反正一时半会干不了，不如先放放呗。
- 所以，对于复杂任务，你需要一个进一步的“预处理”过程。也就是把它们， 拆分成一个个动作。
记住，分拆动作，然后立刻行动，是解决“拖延症”的好办法。最终，预处理的结果应该是，你的当下，始终只能有一个动作。
四字诀：转、做、存、扔
每当你遇到一件事情，我建议你在10秒钟内就做一个判断：下一步我该做什么？所有的情况，都无外乎四个选项：
转，转给别人；做，马上去做；存，放入待办清单；扔，拒绝或者忽略掉它。
摆脱拖延的两条建议
- 当你担心自己做不好时，不妨“转念一想”，反正都是要面对的，不如找到一个积极的、能说服自己的理由，主动去做。
- 不要一个人在那里为难和纠结，跟你的上司、同事交流。他们的建议和鼓励，可能就会给你带来行动的动力。
敏捷工作法：让计划赶上变化
工作的时间浪费现象
- 做事完美主义，其实很多时候未必需要完美，或者不需要一次性做到完美。
- 做了超出职责范围的事，尤其是当下属面对上级、乙方面对甲方客户的时候，非常容易发生讨好对方的情况。于是不断让步，增加原本工作范围内没有，也没必要的工作量。这种让步，一旦走出了第一步，对方就习以为常了。
- 返工的情况最让人感到沮丧，好不容易把一件事，从头到尾完成了，结果却不符合对方的要求。可能是之前没有沟通好，也可能是对方的想法变了。这就意味着，你之前做的大部分工作，都白费了时间。
敏捷工作法
它不提倡“一步到位”，它提倡不断调整、适应，逐步去达到目标。
举个例子，好比有两家餐厅，传统的那家餐厅，一口气把客人点的10道菜全部做完，然后一起上。这样的问题是，客人得饿着肚子等半天，而且，万一太咸或者太辣，没有任何调整的余地。
而“敏捷”餐厅的做法，是先上一道菜，给客人垫垫肚子，然后问问客人的反馈，然后再几道菜、几道菜地上完。
具体说，敏捷工作法包括两个要点： “最小可交付”和“持续迭代”。 当你面对一项任务的时候，“最小可交付”，就是那第一道菜。通过反馈，再“持续迭代”，也就是不断地把后面的菜陆续炒出来。
管理合作者的时间
职场人的时间管理，有两个特点，一是开放透明，二是互相负责。
三个透明沟通习惯
做计划的时候，就把别人拉进来。
- 哪怕你是团队的领导，也有必要这么做。否则大家也会觉得，自己被排除在了决策范围之外，最终执行的，是你的个人意志，而不是团队的想法。
- 让大家集思广益，既可以让他们觉得这是“我们的计划”，又可以充分同步信息，避免盲点。看似在准备阶段多花了点时间，其实在执行阶段会省很多事。
“实时同步”
- 如果你是一个项目的负责人，或者是团队的领导，我甚至非常建议你每天上午花个十分钟时间，组织你的成员，站着开个会，把手头上的工作做一个同步。
- 之所以要让大家开站会，就是要避免坐着太舒服了，结果花过多的时间在开会上。
- 另外，你可以通过项目管理软件，或者干脆弄一块大白板，把每个组员的任务进展，通过这些工具，展现给所有人。
尽可能地“当面沟通”
- 沟通，最强调的是“及时反馈”。
- 书面沟通，不可避免地会出现大量的误解和延时，而且传递信息的丰富程度也不如当面说。
更何况，等对方回应，然后你再回应，这种动作本身，就已经消耗了大量的时间。
管理上级的时间
常见问题
觉得老板总是”想一出是一出”。
仔细思考你会发现，上级都喜欢布置任务，对他们而言，布置任务，把属于下属的任务扔出去，他们就有时间处理自己的上级布置过来的任务了。而且，管理者往往还有一种微妙的心态，那就是：让下属忙起来，显得自己的部门很重要。
结果就是，一方面，老板对自己布置出去的任务没概念，又喜欢不断地给下属加任务。如果下属不主动反馈手头事情的进度，老板对下属的工作量会产生误判。
另一方面，如果上级布置了任务以后，下属没有主动去汇报，一旦轮到上级想起来了，开始盯细节、催进度，事后上级就会觉得，是这个下属执行力不行。
工作建议
- 主动固定下来和老板一对一沟通的时间，放到他的日历表里。
- 利用项目管理表，定期和他汇报你的项目、任务的进度。
学会授权
需要警惕两种”亲力亲为”的思维模式：
- 来自于自己
- 比如：“哎呀，这个事情教下属做太费劲了，还不如我自己做”。或者“他能力还没有达到那个水平，做不来的”。
- 要知道，人的成长是需要有具体的事情作为载体的。你的下属不是因为成长了才能完成某个任务，恰恰相反，他是因为完成了某个任务才成长了。
- 来自于你的下属
- 他可能会对你说：“老板，这件事情你决策一下吧。”或者是“老板，这个事我做不来，要不你做吧。”当你听到你下属需要你做事的时候，你必须时刻提醒自己：这件事的最终责任人，是你还是他？
- 如果这件事的责任人，属于你的下属，那么，你可以指导他、给出建议。但你必须坚定地告诉他，他才是这件事的最终负责人。
如何与忙碌相处
忙碌的人跟悠闲的人比起来，大概率更靠得住，行动力和能力都更强。
避免内卷化忙碌
什么是”内卷化”
“内卷化”原本是社会学家观察到的一个现象，它是指一个社会，长时期停留在一种简单的自我重复的状态。
- 这种状态的成因有很多，最典型的比如，由于劳动力资源极其廉价，任何科技的进步，都会在廉价劳动力面前，把优势损失殆尽。要想提高产量，就靠增加劳动力就行了。
- 因此，技术创新，就没有了生长的土壤。这个社会，像一颗成熟了的卷心菜，始终在原地卷自己，既不会再长高了，也不会再变大了，从此停滞不前。
生活中的内卷
很多人，就陷入在这种”内卷化”的状态里。工作非常忙，今天在赶昨天的进度，一个人在干两个人的活。忙到没有时间去学习，忙到没有时间去想怎么改进方法、提高效率，或者忙到连做个长期计划的时间都没有。
同时，又没有对时间的控制力，反正靠加班、堆时间，好像也能搞定手头的事。下了班以后，累得实在不想动了，刷刷手机、打打游戏，或者吃顿大餐。再不行就去血拼，似乎也能恢复些精力和体力。
一个个晚上或者一个个周末，也就这么过去了。身心的”忙碌”和个人的”成长”这两件事，是分开的，它们之间几乎没有关系。日复一日，如此循环，无论是自己的能力，还是工作状态，始终被锁死在这样自我重复的循环里。
形成自驱式忙碌
什么是”自驱式”
你可以把这种状态，想象成自行车。自行车有两种平衡状态，一种是不骑，停在那的时候。
另一种是快速动起来的时候。很显然，我这里说的工作和成长的平衡，不是让你躺在那里得到的平衡，而是高效工作和高速成长的平衡。
三个建议
- 有一个属于自己的目标
- 属于自己的目标是能够让你兴奋、发自内心想去完成的事。
- 让自己兴奋的目标有两个特点，一是挑战了舒适区。另一个呢，是开创了新领域，从来没有人去做，但你去做还成功了。
- 把定目标当做给未来的简历做准备。
- 给成长留有足够的投入
- 类似于健身、学习充电这种不紧急，但是很重要的事，是非常容易被其他事情挤掉的。尤其是当你忙碌的时候，总能找到不做它们的借口。
- 投入时间
- 我建议你在制作你的年度日历时，至少留出200个小时的时间，用于自己的能力提升和身体锻炼。
- 要知道，一年有2000个法定工作小时，200个小时的投入，相当于10%，既不会让自己太累，也不会少到让自己做不出明显的变化。
- 投入金钱
- 在学习上，敢于投入钱，投入让你心疼的钱。
- 因为贵，在选择前，你就会非常认真地去对比、去了解这个课程是不是真的适合你。在选择后，你就会逼着自己去想，怎么在工作中，把学到的东西用出去，把这一天的学费赚回来。
- 总有一天你会发现，最大的成本，其实还真的不是这笔学费，而是你当时去学习投入的时间。去都去了，为什么不学个最好的？
- 跑出一个小循环，制造机会让自己尝到甜头。
- 很多人会把工作和成长割开，工作是工作，成长是成长。其实没那么绝对，尤其是当你没有从现实中尝到甜头的时候，你的成长动力是不足的。
- 一个给自己驱动力的办法是，把学到的某个技能，立刻运用到工作中，也就是俗话说的”现学现卖”。
- 以上内容整理自得到app中汤君健老师的《怎样成为时间管理的高手》，订阅专栏了解更多。
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