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时间管理领域的经典名作,首创 GTD 时间管理理论并提供可行方法,帮助你解除精神负担,保持大脑良好状态,轻松高效完成工作。_
GTD 时间管理体系认为,时间管理的关键,不在于通过优化日程的技术性安排来提高工作效率,它的本质目标在于管理内心焦虑和精神负担,帮助大脑保持轻松愉快的状态,从容地面对繁重工作。
核心内容
通过外部工具解除精神负担
衡量一个工作计划系统是否成功,并不在于载体和形式,最先进的 App 不一定比最原始的小本本有效果,其中的关键是,将工作任务整理到这个系统里去之后,你是否真的可以在大脑里摆脱它们。
两个注意点:
- 第一,昨天的工作任务一定要按计划完成,除了那些自己不能控制的特殊情况之外,不应该留下尾巴。它会带来两层危害:
- 昨天的工作留下尾巴,在脑海里挥之不去,就会影响今天的状态。
- 我们大脑的状态会受到情绪的影响,你在制定工作计划、给每一项工作排定完成时间的时候,就相当于在做一个自我承诺,工作没有按计划完成,就相当于自我承诺没有实现,虽然没有外人来惩罚,但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感,这种挫折情绪会进一步增加你的精神负担,影响你的大脑状态。
- 第二,明天的工作任务在整理到工作计划系统中的时候,一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。
- 整理工作计划的一方面功能,就是帮你的大脑做备忘录。所谓的备忘,意思就是说,你的大脑即使忘了也没关系,因为整理到外脑里的信息是充分的,等到需要的时候,看一眼就可以动手干活。
- 整理妥当的工作计划一定要具体到行动,当你拿起计划,马上就可以执行。像“某某产品市场营销方案”这样的名词性表述,并不是合格的计划内容,只有“协同某某部门讨论确定某某产品市场营销方案”这样的动词性表述,才能说清楚你要采取行动的具体内容。
时间管理的核心目标,在于通过外脑建立工作计划系统,缓解大脑的精神负担,让你始终用轻松愉快的工作状态面对眼前工作。这是GTD 方法的基本原则,我们可以直接按照这一原则,改造现有的工作计划和日程表,这将有助于提高工作效率和质量,同时增加我们的幸福感。
横向管理方法
妥善管理工作流程,建立属于自己的工作计划系统。
GTD 将应对多项繁杂事务、管理工作流程、建立工作计划系统的方法,称为横向管理方法。
GTD 方法将工作流程划分为五个独立的阶段,五个阶段循序渐进,构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。
五个阶段的步骤依次包括:
- 收集,要收集一切与工作相关的事务与信息;
- 理清,要理清每个项目的意义和相关措施;
- 整理,要组织整理形成工作清单,提出选项;
- 回顾,要进行思考回顾,保障系统的有效运行;
- 执行,要着手行动,全身心地投入工作中。
其中三个步骤需要特别注意:
- 第一个是收集步骤,你应该将一切可能给大脑带来负担的事务,百分之百地收集起来。
- 既包括已有计划但还没启动的事务,也包括正在处理但还没结束的事务。
- 只有百分之百地将它们通过外部工具收集起来,形成材料,才能百分之百地解放大脑。
- 第二个是理清步骤,面对收集起来的材料,你应该做出判断。
- 首先,要判断材料所关联的内容,是否需要你采取行动。
- 如果答案是否,无需采取行动,你应该根据实际情况,将材料整理成为参考资料、未来工作的备忘录,或者直接扔掉。
- 而如果答案是需要采取行动,那你接下来再做一个判断,行动是否能够在两分钟之内完成
- 如果能,就马上着手处理;
- 如果不能,就根据实际情况,指派他人、调集资源,或者记录在下一步行动的清单上,等到合适的时机再来完成。
- GTD 方法认为,工作如果不立刻处理,往往会在你的大脑中停留,占用资源,影响心情,而当你换一个时间再来着手处理时,你在回忆中把这件事重新找出来,再重新进入工作状态,所花费的时间往往会远远超过两分钟,因此,两分钟能搞定就马上搞定(这是一个重要原则)。
- 第三个是执行环节,确定执行顺序。
- GTD 方法认为,可以用四个标准来进行判断。
- 第一个标准是情境,很多工作都会对地点、环境和条件有要求,比如回复邮件这样的工作,只能在有电脑、有网络的情境下完成,所以首先要选择符合当前情境的工作;
- 第二个标准是时间,选择你当前的时间足够完成的工作;
- 第三个标准是精力,选择你当前的精力足以胜任的工作;
- 最后一个标准是重要性。考虑过这三个标准之后,再来选择一个对你来说最为重要、能给你带来最高回报的工作,优先处理。后面的步骤再依此类推。
- GTD 方法认为,可以用四个标准来进行判断。
纵向管理方法
纵向管理方法,专注于处理单个重点工作项目的方法。
五个步骤
- 第一步是定义目标和原则。
- 既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标
- 也要明确在处理这项工作项目的过程中,你所遵循的原则和价值观。
- 第二步是展望结果,描绘前景。
- 工作项目成功之后,将会是一幅什么样的景象,你应当在大脑里清楚勾勒出来
- 而且能用语言清晰描述出来。
- 第三步是头脑风暴。
- 有了目标,有了关于未来成功的景象,在足够放松的状态下,你的大脑就开始自动运转,产生一个一个的想法,这就是头脑风暴。
- 人们发明了很多技巧和工具,帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果,比如这几年我们耳熟能详的思维导图。
- 不过,比选择工具更重要的,是你在头脑风暴的过程中应当足够放松,给思维延展留下充分的空间。
- 一开始主要追求数量,不要太在意质量,不要对自己的想法过早给予评判和质疑,要努力打破常规和思维定式。
- 不要自我设限,不要过早评价,等到创意想得差不多了,再来考虑整理和执行。
- 第四步组织整理
- 你要明确项目的关键,将推动项目成功所需的条件整理分类
- 把上一步头脑风暴获得的成果做分类填空,在每一类别内部进行评估,形成最佳方案。
- 第五步,采取行动。
- 你要根据确定的方案,妥善分配资源,坚持不懈,直到成功。
前面的五个步骤其实和我们大脑处理工作的自然过程非常相似,先憧憬一下结果,然后各种想法不停地从脑子里冒出来,最后再来整理执行。因此,GTD 方法将它命名为自然计划法。
自然计划法的精神,和 GTD 方法的基本原则是一脉相通的。
- 按照 GTD 原则,时间管理的核心目标在于缓解大脑的精神负担,所以我们要建立工作计划系统,将繁琐的事务赶出大脑,让你轻松愉快地面对眼前工作。
- 而自然计划法的核心,同样也是缓解压力、释放大脑,让你的大脑无拘无束地进入头脑风暴状态,自然而然地产生创意思维,想出一个又一个好点子。
无压力工作的哲学
所有事务可以分为四类
- 重要紧急(压力大,忙中出错)
- 重要不紧急(学习、战略规划、培养人才等,不去做它会变成“重要紧急”)
- 不重要紧急(忙碌却没业绩,委托别人做,未来需要被社会救济)
- 不重要不紧急(少做,不然没效率)
如何解决心不在焉?
这里说的心不在焉,指的是无法集中注意力的问题。
我们对待问题应该去追求心如止水的境界:适当的反应,快速恢复原状。
- 反应过度焦虑会控制你;
- 反应不足会让事变得紧急!
- 孔子的“中庸”就是合适。
对“悬而未决”的事情(能够经常唤起你模糊记忆的事情)加以控制可以有效缓解自己的压力。
如何“搞定”?
- 用工作栏or日程表记录要做的事。
- 留出准备的时间(记下准备时间)
- 把这件事忘记
注意事项
- 自下而上的行动管理,首先从当前任务最底层入手,不要费脑反复思考。大脑和日程表相当于cpu和内存的关系。
- 做一些准备工作,给自己安排一个行动触发“班机”。例如,坐在办公桌下就进入状态。减少干扰且不与别人共享。
- 要搜集一切跟时间有关的事情,不止是工作上的。无论大小、轻重缓急。
- 工作栏的数量不要太多,要经常清理。
- 首先处理工作栏最上面的事物
- 一次只做一件事
- 不要把事务再次放回工作栏
以上内容是学习樊登读书会app和得到app每天听本书的《搞定》整理而成。