声明：本文为原创文章，如需转载，请注明来源并保留原文链接xjchenhao，谢谢！


时间管理领域的经典名作，首创 GTD 时间管理理论并提供可行方法，帮助你解除精神负担，保持大脑良好状态，轻松高效完成工作。_

GTD 时间管理体系认为，时间管理的关键，不在于通过优化日程的技术性安排来提高工作效率，它的本质目标在于管理内心焦虑和精神负担，帮助大脑保持轻松愉快的状态，从容地面对繁重工作。

核心内容

通过外部工具解除精神负担

衡量一个工作计划系统是否成功，并不在于载体和形式，最先进的 App 不一定比最原始的小本本有效果，其中的关键是，将工作任务整理到这个系统里去之后，你是否真的可以在大脑里摆脱它们。

两个注意点：

  • 第一，昨天的工作任务一定要按计划完成，除了那些自己不能控制的特殊情况之外，不应该留下尾巴。它会带来两层危害：
    1. 昨天的工作留下尾巴，在脑海里挥之不去，就会影响今天的状态。
    2. 我们大脑的状态会受到情绪的影响，你在制定工作计划、给每一项工作排定完成时间的时候，就相当于在做一个自我承诺，工作没有按计划完成，就相当于自我承诺没有实现，虽然没有外人来惩罚，但这种自我承诺的落空也会导致内心的挫折感，这种挫折情绪会进一步增加你的精神负担，影响你的大脑状态。
  • 第二，明天的工作任务在整理到工作计划系统中的时候，一定要清晰、明确、富有条理、信息充分。
    • 整理工作计划的一方面功能，就是帮你的大脑做备忘录。所谓的备忘，意思就是说，你的大脑即使忘了也没关系，因为整理到外脑里的信息是充分的，等到需要的时候，看一眼就可以动手干活。
    • 整理妥当的工作计划一定要具体到行动，当你拿起计划，马上就可以执行。像“某某产品市场营销方案”这样的名词性表述，并不是合格的计划内容，只有“协同某某部门讨论确定某某产品市场营销方案”这样的动词性表述，才能说清楚你要采取行动的具体内容。

时间管理的核心目标，在于通过外脑建立工作计划系统，缓解大脑的精神负担，让你始终用轻松愉快的工作状态面对眼前工作。这是GTD 方法的基本原则，我们可以直接按照这一原则，改造现有的工作计划和日程表，这将有助于提高工作效率和质量，同时增加我们的幸福感。

横向管理方法

妥善管理工作流程，建立属于自己的工作计划系统。

GTD 将应对多项繁杂事务、管理工作流程、建立工作计划系统的方法，称为横向管理方法。

GTD 方法将工作流程划分为五个独立的阶段，五个阶段循序渐进，构成了高效完成时间管理、推进工作进程的横向管理系统。

五个阶段的步骤依次包括：

  1. 收集，要收集一切与工作相关的事务与信息；
  2. 理清，要理清每个项目的意义和相关措施；
  3. 整理，要组织整理形成工作清单，提出选项；
  4. 回顾，要进行思考回顾，保障系统的有效运行；
  5. 执行，要着手行动，全身心地投入工作中。

其中三个步骤需要特别注意：

  • 第一个是收集步骤，你应该将一切可能给大脑带来负担的事务，百分之百地收集起来。
    • 既包括已有计划但还没启动的事务，也包括正在处理但还没结束的事务。
    • 只有百分之百地将它们通过外部工具收集起来，形成材料，才能百分之百地解放大脑。
  • 第二个是理清步骤，面对收集起来的材料，你应该做出判断。
    • 首先，要判断材料所关联的内容，是否需要你采取行动。
    • 如果答案是否，无需采取行动，你应该根据实际情况，将材料整理成为参考资料、未来工作的备忘录，或者直接扔掉。
    • 而如果答案是需要采取行动，那你接下来再做一个判断，行动是否能够在两分钟之内完成
      • 如果能，就马上着手处理；
      • 如果不能，就根据实际情况，指派他人、调集资源，或者记录在下一步行动的清单上，等到合适的时机再来完成。
      • GTD 方法认为，工作如果不立刻处理，往往会在你的大脑中停留，占用资源，影响心情，而当你换一个时间再来着手处理时，你在回忆中把这件事重新找出来，再重新进入工作状态，所花费的时间往往会远远超过两分钟，因此，两分钟能搞定就马上搞定（这是一个重要原则）。
  • 第三个是执行环节，确定执行顺序。
    • GTD 方法认为，可以用四个标准来进行判断。
      • 第一个标准是情境，很多工作都会对地点、环境和条件有要求，比如回复邮件这样的工作，只能在有电脑、有网络的情境下完成，所以首先要选择符合当前情境的工作；
      • 第二个标准是时间，选择你当前的时间足够完成的工作；
      • 第三个标准是精力，选择你当前的精力足以胜任的工作；
      • 最后一个标准是重要性。考虑过这三个标准之后，再来选择一个对你来说最为重要、能给你带来最高回报的工作，优先处理。后面的步骤再依此类推。

纵向管理方法

纵向管理方法，专注于处理单个重点工作项目的方法。

五个步骤

  • 第一步是定义目标和原则。
    • 既要弄清楚这个工作项目所要达到的目标
    • 也要明确在处理这项工作项目的过程中，你所遵循的原则和价值观。
  • 第二步是展望结果，描绘前景。
    • 工作项目成功之后，将会是一幅什么样的景象，你应当在大脑里清楚勾勒出来
    • 而且能用语言清晰描述出来。
  • 第三步是头脑风暴。
    • 有了目标，有了关于未来成功的景象，在足够放松的状态下，你的大脑就开始自动运转，产生一个一个的想法，这就是头脑风暴。
    • 人们发明了很多技巧和工具，帮助大脑在头脑风暴中更好地捕捉创意思维的成果，比如这几年我们耳熟能详的思维导图。
    • 不过，比选择工具更重要的，是你在头脑风暴的过程中应当足够放松，给思维延展留下充分的空间。
    • 一开始主要追求数量，不要太在意质量，不要对自己的想法过早给予评判和质疑，要努力打破常规和思维定式。
    • 不要自我设限，不要过早评价，等到创意想得差不多了，再来考虑整理和执行。
  • 第四步组织整理
    • 你要明确项目的关键，将推动项目成功所需的条件整理分类
    • 把上一步头脑风暴获得的成果做分类填空，在每一类别内部进行评估，形成最佳方案。
  • 第五步，采取行动。
    • 你要根据确定的方案，妥善分配资源，坚持不懈，直到成功。

前面的五个步骤其实和我们大脑处理工作的自然过程非常相似，先憧憬一下结果，然后各种想法不停地从脑子里冒出来，最后再来整理执行。因此，GTD 方法将它命名为自然计划法。

自然计划法的精神，和 GTD 方法的基本原则是一脉相通的。

  • 按照 GTD 原则，时间管理的核心目标在于缓解大脑的精神负担，所以我们要建立工作计划系统，将繁琐的事务赶出大脑，让你轻松愉快地面对眼前工作。
  • 而自然计划法的核心，同样也是缓解压力、释放大脑，让你的大脑无拘无束地进入头脑风暴状态，自然而然地产生创意思维，想出一个又一个好点子。

无压力工作的哲学

所有事务可以分为四类

  1. 重要紧急（压力大，忙中出错）
  2. 重要不紧急（学习、战略规划、培养人才等，不去做它会变成“重要紧急”）
  3. 不重要紧急（忙碌却没业绩，委托别人做，未来需要被社会救济）
  4. 不重要不紧急（少做，不然没效率）

如何解决心不在焉？

这里说的心不在焉，指的是无法集中注意力的问题。

我们对待问题应该去追求心如止水的境界：适当的反应，快速恢复原状。

  • 反应过度焦虑会控制你；
  • 反应不足会让事变得紧急！
  • 孔子的“中庸”就是合适。

对“悬而未决”的事情（能够经常唤起你模糊记忆的事情）加以控制可以有效缓解自己的压力。

如何“搞定”？

  1. 用工作栏or日程表记录要做的事。
  2. 留出准备的时间（记下准备时间）
  3. 把这件事忘记

注意事项

  • 自下而上的行动管理，首先从当前任务最底层入手，不要费脑反复思考。大脑和日程表相当于cpu和内存的关系。
  • 做一些准备工作，给自己安排一个行动触发“班机”。例如，坐在办公桌下就进入状态。减少干扰且不与别人共享。
  • 要搜集一切跟时间有关的事情，不止是工作上的。无论大小、轻重缓急。
  • 工作栏的数量不要太多，要经常清理。
  • 首先处理工作栏最上面的事物
  • 一次只做一件事
  • 不要把事务再次放回工作栏

以上内容是学习樊登读书会app和得到app每天听本书的《搞定》整理而成。