番茄工作法

  • 以每 25 分钟为一个番茄时间,作为一个不可分割的工作单元
  • 番茄时间不能被中断(如果中断就废弃掉重新开始)
  • 每个番茄时间后,短休息 3~5 分钟
  • 每 4 个番茄时间后,长休息 15~30 分钟

上述是番茄工作法的主体部分,完整的方法还包含一份当天的待办事项表、全部待处理事项表、和回顾记录表。
依据官方指南,番茄工作法建立在三条基本前提下:
一是以一种非常规的看待时间的方式有助于缓解焦虑,进而提升个人的工作效率。
这就是为何番茄工作法会规避传统的时间表达方式,例如用「2 个番茄时间」而非「1 个小时」去衡量一项事务所需时间。顺便说一句,不少市面上的番茄钟 App 会在番茄时间后再备注一个实际时间,这跟番茄工作法的原意完全是背道而驰。
二是番茄工作法认为保持专注和清晰的思维有助于提升效率。
有趣的是第三条,我把原文翻译如下:

简单易用、非侵入式的工具可以降低采用该工作法的难度,有助于坚持使用并将精力集中在要完成的具体事情上。许多时间管理方法之所以失败,就是因为相对于任务自身的复杂度,这些方法用起来更复杂。

番茄工作法的核心价值在于提升专注力。

考虑到国内职场文化的实际情况,番茄工作法对多数职场人士来说可能很难实施。学生、自由工作者等时间自主性较强的人群,可以尝试该工作法提升专注力。

番茄工作法关于如何对抗外部干扰的理念,与我在职场,尤其走上管理岗位后,习得的一条经验非常契合:不要被事情推着走,要学会如何推着事情走。
不然你迟早淹没在做不完的事情里,且产出低效。
用一个词可以精准的描述这种行为:瞎忙。

Time-boxing 工作法

一句话就可以讲清楚:
Time-boxing 工作法要求为计划事项预分配固定的时间段(即 timebox),并在 timebox 限定时间内完成计划事项。

但正所谓「重剑无锋、大巧不工」,Time-boxing 舍弃了冗繁的无谓枝节,仅保留了一条核心规则:在限定时间内完成计划事项。

程序员届有一句被奉为圭臬的话:First you make it work. Then make it better.(先完成,再做优化)。Facebook 最知名的一条公司文化 Done is Better than Perfect(完成比完美重要),讲的都是同样的道理。

Time-boxing 工作法据称是硅谷钢铁侠 Elon Musk、微软创始人 Bill Gates 所使用的时间管理方式,但我没能找到直接的访谈记录。

Time-boxing 局限性的另一方面在于,过于严苛的时间分块并不适合所有人(实际上这也是基于 Time-boxing 基础构建的番茄工作法的一个缺陷)。
一个 timebox 或番茄时间结束时,可能正赶上你状态奇佳的时候(也即心理学所说的「心流」),多数人此时都不愿打断这个良好的状态。
关于这一点有一个很有说服力的案例,来自字节跳动(今日头条、抖音母公司)的创始人张一鸣。
业界给张一鸣本人最多的评价标签,是克制、理性、机器人这些词汇。但即便是这样一个人,也没能从精确日程中受益。《人物》杂志对张一鸣的一篇访谈文章中曾提到过:

他试过将一天的时间切割成小块,精准地去完成时间表中的每一项计划。经过反复实验,他发现这样做的效果不佳,「我觉得更大的效率来自于重要事情上做得好,而不是在处处做得好,管理精力比管理时间更重要」。

巴菲特也讲过这样的话:

一般成功的人士和非常成功的人士之间的区别就在于,非常成功的人士几乎对所有事情都会说「不」。

道理很简单,「不做事」一定是最节省时间、最高效的做事方式,学会「做重要的事」才是掌控时间的终极法门。

四象限

四象限工作法,又称艾森豪威尔法则,据传是美国前总统 Dwight D. Eisenhower 的日常守则。

四象限工作法本身也不复杂,先把所有事情通过是否紧急、是否重要两个维度分成 4 部分:

然后再依据事件所属象限按如下规则处理:

  • 重要且紧急的事情:立即亲自动手完成,如:突发危急事件、临近截止日期事件;
  • 重要不紧急的事情:设定完成日期并亲自完成,如:锻炼身体、拟定规划等;
  • 不重要但紧急的事情:委托他人代办,如:无关紧要的电话、会议;
  • 不重要不紧急的事情:移除不做,如:刷剧、玩游戏。

四象限工作法因为简单易懂,在时间管理里也是接受度很高的一个方法。
但我认为四象限工作法存在两个明显缺陷。
一是衡量一件事情应该归属于哪个象限并不像看起来那么容易,而这个权衡的过程会带来额外的精力耗散。正如我们前文所提到过的,无论多小的决定都会占用我们的自控力。
二是对多数普通人来讲,执行有困难。

艾总统原话是这么说的:

我有两类问题,紧急的和重要的;紧急的都不重要,重要的也从不紧急。

总而言之,我认为「关注重要的而非眼前的事情」这个思路非常有价值