第十五章、清空你的大脑

本章导读：把任务记录下来、让任务具体化，可以有效地为你留出思维空间，让你在完成任务的过程中有条不紊。清空你的大脑，不仅可以缓解你的压力、让你更为专注，也可以激励你有所行动。

让新思想像滚雪球一样迅速增长

很难想象（至少对我而言是这样）有这样一个时代，人们无法了解别人的想法也无法把自己的想法传达给别人。当然历史上确实有这样一个时代，彼时没有书籍，没有报纸，没有类似的媒体。
伴随印刷机的诞生，最早一批约1440本书籍得以印刷出版，这是文明首次大规模涉足具体化的知识和信息领域，让人类普遍实现了更高效能。我们不再需要用大脑汇聚知识四处行走。相反，我们可以把知识具体化为大量书籍，然后以这些书籍所传达的思想为基础，形成更新、更好的思想。
当然，也有一些人（至少在一开始的时候）认为这种想象非常可怕。在印刷机发明以前的很多年前，苏格拉底就反对写作，他认为写作会摧毁我们的记忆，削弱我们的大脑，他甚至认为写作“泯灭人性”。时至今日，人们也常常对谷歌、维基百科进行同样的抨击。然而，尽管我们的大脑非常强大，最新神经学研究表明：我们的大脑非常不善于在同一时间有意识地处理多种想法。我们的大脑至多只能在同一时间有意识地保留部分想法，如我们需要完成的任务、我们记着要发送的邮件、我们正热切等待的东西。回顾数十年来复杂的神经学研究所取得的研究成果，一言以蔽之：我们的大脑生来就是为了解决问题、建立联系、形成新思想的，而不是为了保留我们完全可以具体化的信息。
举些例子：
我们可以列出任务清单，把需要完成的任务具体化，这样这些任务就不会占用我们的短期记忆，也不会让我们倍感压力。
我们可以把预约和会议安排列入日程表，这样我们就无须担心错过它们，因为日程表会适时提醒我们。
我们可以列出购物清单，这样我们下次再到商店购物时就不会忘记我们需要购买的东西，我们也不会在专注于某件重要任务时突然想起自己忘了买哈密瓜。
正如第一批印刷的书籍没有削弱我们的大脑一样，清空你大脑中的任务、预约、信息，也不会让你的大脑变空。相反，它会让你获得更广阔的思想维度，为你的大脑省出空间，让大脑可以物尽其用：形成新思想、新思维、新联系。一旦你获得了新思想、新思维、新联系，你就可以让它们像滚雪球一样迅速增长。
你的大脑是一台极其强大的会思考的机器，它不应该用于储存你所需完成的任务，因为它不是为此而生的。
你从大脑中清空的东西越多，你就越可以清晰地思考。

第一次清空大脑

大概10年前，我买了戴维·艾伦所著的《尽管去做：无压工作的艺术》，这是我买的第一本高效能书籍。该书所述内容基于同样的原则：你的大脑不适合储存你所需完成的任务。戴维·艾伦开创了一个系统，让你可以把所有任务和项目从大脑中取出，然后形成一个外部系统。让人惊讶的是，接下来10年涌现的大量研究证实了这一观点：从大脑中清空尚未解决的开放回路可以产生强大功效。正如戴维·艾伦所言：“你的大脑适合产生思想而不适合存储思想。”
我几乎不记得我今天早餐吃了什么，更何况是我在高中时期读过的高效能书籍的内容。幸运的是，有些回忆一直陪伴我到今天，我第一次清空大脑就是其中一段回忆。
如果你曾经列过任务清单，你大概很熟悉那种把所有东西从大脑中清空的美妙感觉。当我首次翻阅权威高效能著作《尽管去做：无压工作的艺术》时，戴维·艾伦让我做的第一件事就是清空大脑，当然后来我清空大脑的实践堪称升级版。彼时我正读高中，因此我所承担的任务和义务远没有我今天所承担的任务和义务多。但是我依然按照书中的建议，第一次清空我的大脑。我坐下来用笔在笔记本上列出所有浮现在我脑海中的我需要完成的任务，我至今记得当我看到自己写下满满当当的任务时的惊讶心情。我大概写下了100条任务，包括我需要完成的任务、我正在着手的项目、已经被我忘掉的事情及任务，这些任务都存储在我的大脑中，但我还没有时间或空间来让它们浮现出来。所有在我的大脑中留下印象的任务，哪怕这种印象很微弱，我都会在笔记本上详细记录。
戴维·艾伦解释了这一记录过程：“首先列出引起你注意的一项任务，然后判断这项任务是否可以付诸行动，如果可以，列出下一步行动，然后尽可能地马上行动。”
毫不夸张地说，列出这份任务清单后，我感受到一种释放：仿佛我肩上的重担被卸下来一般。
最终，我的思维变得清晰。
正如戴维·艾伦在书中所言：“任何只存在于大脑中的‘将要、可以、应该’完成的任务，每时每刻都会带来不合理的、无法分解的压力。”
“你需要做的是：一次性列出这些任务，然后有条不紊地一次只处理一项任务，在这一过程中问问自己：这是我确定要做的事情吗？如果答案是肯定的，继续问自己：下一步你需要做什么来取得进展？这一问题的答案并不总是显而易见。你必须思考下一步需要做什么，无论是浏览网站，还是打电话，抑或在电脑上起草一份文件。这一思考过程非常有效，可以让任务从纸上空谈转化为具体行动。”
上述现象体现了布鲁马·蔡格尼克（Bluma Zeigarnik）在20世纪20年代晚期提出的“蔡格尼克记忆效应”（Zeigarnik effect）：人们对于未完成或被中断的任务，比已经完成的任务印象更为深刻。当我把所有在我大脑中留下印象的任务清空以后，我的大脑像是得到了解放一般，我感觉思维前所未有地开阔清晰，心情前所未有地轻松惬意，此时我认识到“蔡格尼克记忆效应”非常正确。值得一提的是，彼时的我还没有接触到女孩、威士忌或宇宙学。

不断涌现的任务

《尽管去做：无压工作的艺术》不仅引导我在第一次清空大脑时把存储在我大脑中的任务记录下来让其具体化，而且教会我随时记录新出现的任务非常重要，尤其是当我希望保持思维清晰的时候。把所有尚未完成的任务列成清单使其从大脑中清空非常重要，避开低回报任务同样非常重要，可以让你保持思维清晰。
从那时起，无论去哪儿我都会随身携带一个笔记本，每当我脑海中浮现出什么尚未实现的想法时，我就会把它记在笔记本里。随着时间的推移，这一笔记本演变成一部智能手机。每当我身处商店想起要买什么东西时，我都会马上记下来，防止自己等下就忘记了。如果我发现一件事在我的大脑中留下印象，哪怕是再小的一件事，我都会把它记录下来，以便留出更多的注意力空间来专注于更重要的事情。
这听上去很像一种强迫症的表现，事实上也是一种强迫症的表现。但是，除了冥想之外，没有什么比随时记录任务更能让我思维清晰。
10年以后，我提出的每个想法几乎都是新的，因为我一有什么重要想法就会马上记录下来，这样我稍后就可以实现这一想法或是在此想法的基础上进行深入思考。每个人都可以也应该像我这样做。当你发现自己着手完成的任务和项目如此之多时，当你发现把这些任务和项目都列成清单后思维会变得如此清晰时，你都会感到惊讶。而当你思维清晰的时候，你的大脑会更容易专注于手上的任务。

我所热衷的记录系统

当然，只记录你需要完成的任务和项目还远远不够，如果你过后不处理这些任务和项目，你是不可能清理任何思维空间的。因为在此情况下，你会回到原来的状态，为自己尚未完成任务而倍感压力。
在过去大概10年里，尤其是在我开展高效能计划的过程中，我尝试了多种任务管理应用软件来处理我记录下的任务和项目，尽管其中很多都行之有效，但并没有什么值得我特别推荐。根据我的经验，只要你觉得一种方法行之有效且易于操作，就可以运用这种方法来处理你的任务和项目。
现在，我在记录和管理任务上采用的是一种相对简单的方法。一天下来，当有什么任务、想法或开放回路引起我的注意时，我都会在随手拿起的通信设备中用notes应用软件把其记录下来（notes应用软件在我所用的各种通信设备中同步运行）。每周一、周三、周五在我查看邮件之后，我都会浏览我在notes应用软件中编辑的内容，然后把它们添加到我的任务清单或日程表上。
我的任务清单极其简单：那是一张覆盖在便笺列表之上的便笺，便笺顶端列出我每天和每周的三个任务目标，下面列出具体的任务安排。此外，我还坚持写日程表，表中的内容尽可能简要。
在我试遍了市面上各种任务管理应用软件后，我的工作流程变得非常简单。由于notes应用软件在我所用的各种通信设备中同步运行，所以无论何时何地，无论我有什么任务、想法、思想，我都可以轻松地用notes应用软件来记录。在我远离通信设备的时段里——比如，每天晚上8:00到次日早上8:00，我都会关闭通信设备——我就把纸和笔放在口袋里。当我所用的应用软件和通信设备频繁变动时，我往往会改用纸和笔来记录。
但是，无论我如何进行日程安排，每天的工作流程就是记录任务然后安排任务，这一流程在很多年里始终没变，而记录任务和安排任务也已经融为一体。

用于安排任务的工具

鉴于每个人的工作方式不同，我不会推荐一种特定的安排任务的工具。关于运用何种工具安排任务，最适合你的才是最好的。我认识的很多高效能人士都用纸和笔来安排任务，可见纸和笔也是一种不容忽视的工具。不过如果你在寻找一个系统来安排你的任务，你有必要寻找一个类似于我所适应的系统那样的系统，这一系统难以让你觉察，因为它已经和你的工作方式融为一体，它让你可以轻松地考察、管理、安排你所需完成的任务，让你毫不费力地就把所有想法、任务、项目统一起来综合考量。
在我尝试清空大脑的过程中，我发现除了任务清单和日程安排之外，还有很多东西值得记录。其中“等待清单”和“项目记录”是《尽管去做：无压工作的艺术》所推荐的，其他是我亲身试验后发现行之有效的。
下面列出我认为可以助你安排任务和处理任务的最佳工具。

等待清单

《尽管去做：无压工作的艺术》所述内容中，除了任务清单非常强大之外，等待清单同样很有价值且深得我心。我喜欢把等待清单视为任务清单的一个秘密情人。因为等待清单上的每件东西都是你在热切等待的，你会常常回顾它让自己记住每件东西，就像你会常常回顾任务清单让自己记住每项任务一样。
此时此刻，我几乎可以肯定地说，你也在热切等待一些东西，不过这些东西只存储在你的大脑中，如果你不及时记录，你就会遗忘这些东西。某个星期我所列出的等待清单内容包括：亚马逊给我发送的包裹、重要的邮件回复、重要的电话和信件、别人欠我的钱。我几乎把所有我正在等待的东西都记录在清单中。
我每周都会安排时间查看清单3次（在我开展高效能计划的过程中，我在查看新邮件之后也会查看我的等待清单），因此，过去几年里，当我养成了把等待的东西都记录下来的习惯后，我再也没有遗忘过什么东西，我也极少为自己所需管理的事务而担忧。当你记录下一件事情后，你就可以马上消除对这件事情的担忧。我也会在notes应用软件中列出等待清单，这样我就可以把我等待的东西都归结起来，并根据它们的内容分类（比如家庭、债务、邮件、电话等）。
★除了列出等待清单之外，你还可以通过等待文件夹来记录你正在等 待的东西： 当你发送完待回复的重要邮件后，把这一邮件拖进你的等待文件夹里，这样即便回复被错分到垃圾邮件箱里，你也可以及时找到。

独立的项目记录

《尽管去做：无压工作的艺术》所介绍的独立的项目记录，同样很有价值且深得我心。比如一次性完成的简单任务，和下班后到商店买几样东西不同，项目需要经过多个步骤才可以完成，而且会有最后期限。我在notes应用软件中，为我正在处理的每个项目创建了独立的项目记录。
现在，我为计划旅行、准备演讲、写作本书等项目创建了独立的项目记录。每个项目记录，都包含有为推进该项目所需记住的项目信息以及为推进该项目所需采取的下一步行动（这也是最重要的内容）。为每个项目创建独立的项目记录，不仅可以让我把正在着手的项目具体化，也可以让我条理清晰地计划下一步行动，以便推进每个项目。所有项目记录的名称都以“PRO”开头，这样当我在以字母顺序排列的列表中搜索时，这些记录就可以排列在一起。
每个维护日，我都会查看我的项目记录，然后确立下一步行动，最后把这些行动添加到未来一周的任务清单和任务计划中。如此一来，尽管我经常需要同时处理多个项目，但我几乎从来不会为这些项目所困扰，因为我知道过去的我已经处理好所有项目，并在一周伊始记录下现在的我（和将来的我）需要处理的所有项目。
很多项目耗费我们更多的注意力而非时间。比如，你需要进行一个30分钟的演讲，尽管只有短短30分钟，但如果你像我一样，你会在演讲前数小时里一直思前想后、心情忐忑。把你的项目记录下来让其具体化，有助于你把这些项目从你的大脑中清空，这样你就可以在每一周里推进这些项目，而当你没有制订计划的时候，你也可以专注于你眼前的项目。

忧虑清单

在我大学毕业之后、开展为期一年的高效能计划之前的时段里，某个下午，我想了很多。我不知道自己是应该接受全职工作机会还是应该开展为期一年的高效能计划，我不知道自己毕业之后可以从事什么工作来购买健康保险，我不知道自己未来的生活状态如何。凡此种种，都让我倍感忧虑。我为每个决定创建了一个项目记录（里面有清晰明确的下一步行动），但即便如此，我仍然不可抑制地感到忧虑。因此，我把我所忧虑的事情记录下来，让其具体化。
为了重新获得更多的注意力空间，我列出忧虑清单，把我所忧虑的每件事情都记录下来——当然，其中大多数事情都是我在小题大做——然后每天安排特定的1小时来全面考虑清单上的每件事情。一天里当我发现自己在忧虑某件事情时，我就会提醒自己我已经安排了特定的时间，稍后才来忧虑这件事情；一天里当我发现自己在忧虑新的事情时，我就会把这件事情记录在忧虑清单上，稍后才来忧虑这件事情。
大多数时候我并不需要忧虑清单，但是当我感觉事态逐渐失控而我又希望清理一些大脑空间时，我就会列出忧虑清单来清空我的大脑。

查看收件箱

环顾四周，你很快就会发现你拥有的收件箱如此繁多。
在我看来，收件箱是寄存别人对你的任何期望的地方（比如回复邮件、推特、脸书信息、语音信箱、领英网站邀请、信件），或是寄存你对自己的任何期望的地方（比如听播客、在桌子上整理文件、查看你标记好的研究调查）。我本质上是个完美主义者，而且我总希望自己可以第一时间跟进别人给我发送的信息。但是和很多人一样，随着时间的推移，我所创建的收件箱可谓数量庞大。
因此，每到维护日，我都会完整浏览一遍收件箱然后清空所有收件箱，这些收件箱在过去一周里积累了很多邮件。我也会把自己过去一周存储在notes应用软件中的想法和任务清理一遍。

大汇总

如果你希望进一步把你大脑中的开放回路具体化，以下是我推荐的几种方式：
随身携带笔记本： 我喜欢一有什么想法就把它记录下来，但由于我每天晚上8:00到次日早上8:00都会关闭手机，因此我不可能随时用手机记录这些想法，也因此我无论去哪儿都会随身携带笔记本。我在浴室中备有AquaNotes防水笔记本，这样我在沐浴时如果有什么想法就可以及时记录下来。我在床头柜上备有笔记本和可发光笔（飞行员专用笔），这样我在入睡或醒来时如果有什么想法就可以及时记录下来。当我不带手机外出办事时，我会把笔记本装在口袋里，这样我在路上如果有什么想法就可以及时记录下来。只有当你及时记录你的想法、见解、任务并把这些想法、见解、任务付诸行动时，这些想法、见解、任务才被赋予了价值。随身携带笔记本，有助于我把大量稍纵即逝的想法记录下来。
简化密码： 密码记忆起来让人相当头疼。为了应对密码记忆难的问题，我有两种对策：其一，我运用密码管理器来存储我的所有密码并自动填写密码（我推荐 1Password或LastPass）。其二，我用一种简单的方法来设定新密码：我注册每个网站所用的密码都是该网站的名称加上一串特定组合，当然我不会直接输入网站名称的字母，而是输入与网站名称中每个字母左边相邻的字母（比如与“Google”这几个字母左边相邻的字母是“Fiifkw”），然后再输入一串由字母、数字、符号构成的特定组合（比如输入8S5x8，让密码变成“Fiifkw8S5x8”）。如此一来，每个密码都是独一无二且难以破解的，当然最重要的是，容易记忆且不会忘记。
不要存档邮件： 有些事情比如把存档邮件存储到哪个文件夹，不值得在你的大脑中占据一席之地。日前IBM公司开展了一项调查，该调查比较了两种用户搜索邮件所花的时间——前者把邮件存储在邮箱里，后者把邮件存储在文件夹里——结果发现，前者平均花费66.07秒在邮箱里搜索到邮件，后者平均花费72.87秒在文件夹里搜索到邮件，这一时间还不包括用户最初把邮件分类存储到文件夹里所花的时间。投入时间和注意力来存档邮件、检索邮件并不值得。直接在邮箱里搜索邮件即可。

高效能要注意适度

自从10年前受到《尽管去做：无压工作的艺术》的启发以来，我发现，在高效能实践中有一条界线非常容易跨越，过界之后，你会开始花费过多的时间来管理和计划你需要完成的任务，却没有实实在在地完成任务。高效能的核心在于让你为目标更明确地工作，但如果你不懂得适度，你很有可能会走向极端。当人们开始对高效能产生兴趣时，他们往往会陷入这样的圈套，包括我也不例外。
我发现，最高效能的人士懂得在两个极端之间取得平衡，他们既深谙记录任务和安排任务的重要性，但为了高效地实现高效能，又会切实完成任务。
研究表明，只单纯列出任务清单，会让你更难切实完成任务。因为列出任务清单会让你以为自己在切实完成任务，但事实上你的任务并无任何进展。在我看来，为了省下更多的注意力空间，清空大脑、记录一天下来各种引起你注意的想法非常必要，但警惕走向极端同样非常重要。当你在记录任务和安排任务的时候，请记住你感觉高效能并不意味着你实现了高效能。
如今在我的书架上，《尽管去做：无压工作的艺术》依然傲然挺立并以正面示人，而其他书籍仅仅以书脊示人。我想这充分说明了在过去10年里该书所介绍的系统已经完全融入我的工作和生活，以至于我全然不觉自己在实践这一系统。
话虽如此，我从来没有完全采用这一系统。这一系统非常复杂，采用起来稍不留神就容易走向极端。好在戴维·艾伦曾多次表示，对于书中所介绍的方法，对你有用的，吸取之；对你无用的，忽略之。关键不在于你丝毫不差地遵循这些方法，而在于记录和安排所有你需要完成的任务。
戴维·艾伦曾对我说：“给自己留出几小时，记录下任何引起你注意的东西，你无须记录过多东西，只须关注那些引起你注意的东西。”
把你需要完成的所有任务记录下来，其优点要远大于缺点，但是你有必要提醒自己不要过多专注于方法本身（或本书所介绍的任何方法本身）而不去切实完成任务。高效能方法存在的意义在于让你更为巧妙地工作，但高效能方法只有在你切实完成任务时才可以发挥作用。
记录任务
所需时间：20-30分钟
能量指数/专注指数：9/10
价值指数：9/10
趣味指数：9.5/10
测试目标：也许看着不像，但这大概是本书所介绍的最有趣、最不具挑战性的一个测试。通过这一测试，你可以在一天中清理出大量的注意力空间来专注于重要任务，你可以全身心投入工作，你可以感觉更为平静也更为自信，因为一切工作都在你的掌控之下，一切任务都不会被遗漏。
我从高效能计划中所学到的最重要的教训之一是：我努力做出的改变越小，我就越容易实现这一改变。当我想要改变生活方式和工作方式时，这一教训尤为适用。改变小一点，不容易让人生畏，更容易让人坚持。因此，本书所介绍的大多数测试都从小处着眼，这样你更有可能进行这些测试，而当你完成这些测试后，你也更有可能坚持这些测试所介绍的方法，从而实现更高效能。比如，你养成了运动的习惯，但现在你每天只运动5分钟，一周下来你很有可能会希望延长运动的时间。
当你把大脑中的任务、项目以及其他开放回路记录下来让其具体化时，这一教训尤为适用。把你大脑中的所有东西记录下来很有价值，但在此过程中，你也很容易沉湎于此而感到灰心，或沉湎于此而不去行动。
在这一测试中，你需要坚持清空大脑（坚持清空大脑让我一直对高效能保持兴趣）。关闭所有通信设备，坐下来，拿出纸和笔，记录下所有在你大脑中浮现或引起你注意的东西——你需要完成的任务或项目、你遗漏掉的东西、你正在忧虑的事情、你正在等待的东西。
当你记录下所有引起你注意的东西后，你很有可能想要对这些东西进行安排，使其形成一个外部系统，即使这样做只是为了最后感觉良好。

第十六章、更高的视角

本章导读：每周回顾你的任务和成果，不仅可以让你更好地了解自己取得的成果和需要改进的地方，也可以让你更好地掌控自己的生活。每周回顾你的热点清单同样有此功效，可以让你始终走在正轨上。

更高的视角

在我开始把我大脑中的任务、项目、想法记录下来后，我发现了这样做的另一个意料之外的好处。
《尽管去做：无压工作的艺术》介绍了“每周回顾”这样一个重要习惯：回顾一周下来你所记录和安排的所有东西，包括你正在处理的项目、你的等待清单等。全面审视你的任务、项目、义务是一件让人愉悦的事情，因为这不仅可以让你为未来一周做计划，让你不遗漏任何一件事情，也可以让你以一种全新的视角来观察你的人生。
每当我查看我的任务清单、项目记录或其他东西时，我都感觉自己仿佛置身飞机之中，俯瞰我所居住的城市在我的足下快速缩小。此时此刻，我正在处理的任务仿佛地面大街上的汽车，变得很小。我可以同一时间知道我正在努力完成的任务有哪些，在这些任务之间我又留出了多少空间。我正在处理的项目仿佛地面的大楼和车库，同样变得很小，我可以看到它们如何互相组合，拼凑出我的生活图景。我开始思考我所承担的义务，这些义务仿佛地面大楼和车库所在的邻里社区。时常凌驾于日常生活之上非常必要，这样你就可以从全新的视角、更远的距离来观察你的人生，你就可以在必要之时调整航向、做出改变。
当然，你也可以升得更高，简单的“热点法”就是在这一时候派上用场的。

高效能和掌控

高效能书籍之所以吸引众多读者，是因为这些书籍承诺帮助读者重新掌控他们需要做的一切事情。
我很享受那种我所负责的一切事情都在我的掌控之下的感觉，我从大脑中清空的每一个任务、项目和开放回路，都让我留出更多的注意力来专注于手上的任务，这让我可以更好地掌控我的工作，让我可以实现更高效能。
时至今日，尽管我需要完成的工作比以往任何时候都要多，但我对工作的掌控能力也比以往任何时候都要强。
当你回顾你的工作并重新掌控你的工作后，你工作起来就可以更巧妙、更有条理、更有目标，此时想要实现高效能就要简单得多。
此前我所介绍的方法帮助我重获大量的时间和注意力，这让我可以留出更多的时间、能量、注意力来完成真正重要的事情。
但是此前我所介绍的所有方法中，没有一个方法可以像这一方法一样，让你感觉对人生有前所未有的掌控。记录下你的任务和项目可以让你多点专注、少点忧虑、不断推进你的想法和项目，但是信不信由你，在你记录下任务和项目之后，你还可以更进一步地掌控你的工作和生活。
“热点法”是一个空想出来的名字，实际上它就是一个简单的想法。这一想法让我可以在一万英尺的高空俯瞰我的工作和生活，让我感觉自己对工作和生活有前所未有的掌控。

把你的人生归结为热点清单

在我开展高效能计划的过程中，我发现了一个有趣的现象：我们原以为有助于我们计划人生或掌控人生的方法，大多数都不值得我们花时间去研究和实践。
在我看来，高效能方法应该带来高回报，因为你每花一分钟研究高效能，也就意味着你少了一分钟的工作时间。
好在热点法可以为你带来高回报。
此处所言“热点”一词，由J.D.迈耶提出，“热点”仿佛是装有你人生的文件夹。当你从更高的视角俯瞰，你的所有任务、项目、义务都可以归入七大基本热点。
根据J.D.迈耶的说法，我们每天都会投入时间（以及能量、注意力）在这七大热点上：
思想
身体
情感
事业
财政
关系
娱乐

在我所接触到的人中，有90%都认为他们所承担的任务和义务可以归入这七大热点中，尽管有些人会把某些热点称为家庭、精神。你如何命名热点并没有那么重要，更为重要的是你从更高的视角俯瞰你的人生，把你所承担的一切都归入一系列热点中。

当然，简单列出一份涵盖七大热点的清单，功效并没有那么强大。但是当你把自己在人生各个方面所承担的所有任务和义务都归入这七大热点时，这一清单就开始焕发生机了。比如，在我的热点清单中，我在“思想”这一热点下列出所有我所承担的与之相关的任务和义务：

学习（看书、听播客、听有声书、运用Instapaper浏览网页内容、运用RSSfeeds获取新闻资讯）
冥想
阅读
聆听音乐
保持专注
放慢速度、从容工作
在工作和生活之间创造更多注意力空间
减压（冥想、阅读、聆听音乐）

热点法的基本要求是：每周回顾一次你的热点清单，思考过去一周你在不同热点上所投入的时间，计划未来一周你需要专注和思考的热点。

我花了几周时间才把我所承担的所有任务和义务都归入这七大热点中，但当我完成这一热点清单后，在我浏览清单时，仿佛看到了我的人生就这样呈现在我的面前。
我看到“身体”这一热点下列出了“牙齿”，我会想起我已经有段时间没去看牙医了，然后就会去预约牙医。我看到“关系”这一热点下列出了“父母”，我会记得下周给他们打个电话。我看到“娱乐”这一热点下列出了“在周末远离工作”，我会意识到我工作太辛苦了。我看到“思想”这一热点下列出了“保持专注”，我会努力在未来一周更为专注。一周接一周，我把我所承担的任务和义务都记录在我的热点清单上，这样我就不会遗漏任何一项。此外，我也会在未来一周安排时间来完成这些任务和义务。
每一周，我都会回顾我的热点清单并思考上面的每项内容，评价过去一周自己的表现，列出未来一周需要改进的地方。在这一过程中，我可以凌驾于我的任务、项目、义务之上，我仿佛从一万英尺的高空俯瞰我的人生。
最棒的是，我还可以为未来一周制定新的航向。

有所侧重

每时每刻都目标明确地工作几乎是不可能的。
因此，与其说高效能是一门技术，不如说高效能是一门艺术。
在审视我第一次进行的时间记录后，我对自己非常苛刻，因为我认为自己应该更高效。但是正如我在采访和测试过程中所发现的那样，没有人可以每时每刻都目标明确、持续高效地工作。
最高效能的人士和普通人士之间的区别在于：最高效能的人士每周都会进行调整，逐步推进每项任务。
我发现进行调整的最佳方法是列出关于我的人生的详细版热点清单。每个维护日，我都会回顾这一详细版热点清单，然后问自己一些问题，其中有些是J.D.迈耶提出的，有些是我在开展高效能计划过程中发现的：
未来一周我需要花更多时间做什么？
过去一周我花了过多时间做什么？
未来一周我需要做什么或安排什么？
未来一周我需要注意什么？
每一热点下，我现在有哪些任务没有完成？
每一热点下，我未来一周会有哪些机会？
未来一周我在实现目标的过程中会遇到哪些阻碍？
我是否在往正确的方向前进？
热点清单上，有哪些义务需要添加或删除、扩展或缩减？
过去一周我在哪些方面表现出色？
直到今天，这一回顾让我每周进行调整，让我更懂得遵循自己的价值追求和目标，但又不会对我的工作和生活造成过多干扰。
没有人可以每时每刻都遵循自己的价值追求，但最高效能的人士懂得每周进行调整并找出自己需要改进的地方，以便长期遵循自己的价值追求。尽管从短期来看，突发事件时有发生，不重要的事情会耗费你的时间和注意力，但当你每周有意识地进行调整后，长此以往，你也可以遵循你的价值追求。
我认为，最高效能的人士也会花时间思考一下在他们的人生中哪一个热点才是最重要的，以及他们是否需要在某段时间里有所侧重，更多地专注于某个热点。比如，在你成年生活的初期投入更多时间在事业上，可以确保你有所成就并积累下日后可用作他途的资源。就我个人而言，我对“事业”这一热点有所侧重，我投入大量的时间、能量、注意力在我为期一年的高效能计划中，因为我知道从长远来看，这一计划回报丰厚，值得我为之努力。
列出热点清单还有一个好处是，即便其中一个热点垮掉了，也不会导致你的整个人生垮掉。比如，如果你失业了，你的“关系、财政、情感”热点都可以帮助你渡过难关，直到你找到另一份工作为止。
我每周最喜欢做的事情之一就是回顾我的热点清单，除了列出热点清单之外，没有什么可以帮助我更为目标明确地工作和生活。

最后一份清单

回顾热点清单功效强大，但我发现热点清单还有一个绝佳用途。
你的热点清单是相对静态的，但是看牙医、给父母打电话、周末远离工作、保持专注这样的任务却会不断涌现。但是，每周在工作中或生活中突发涌现的任务，就是你需要处理的项目，这些任务有其开始和结束的时间，需要多个步骤才可以完成。
多年来我一直坚持为我正在处理的项目创建独立的项目记录，这样我就可以把这个项目具体化，但是我从来没有为所有项目记录创建一个总览表。根据《尽管去做：无压工作的艺术》所介绍的方法系统，有数百个应用软件可以助我创建这样的总览表，但是其中没有一个可以持续有效，因为其中大多数都会阻碍我正常工作。
于是，我想出了一个为所有项目记录创建总览表的简单方法，即把所有项目分类归入热点清单中的每个热点中。创建这样的项目总览表很像列出一份热点清单，尽管非常简单，却特别有效。
在“财政”这一热点下，我列出了以下项目：
付清助学贷款
整理税务
减少出去吃饭和寄送快递的开支
为明年制定财政预算
存钱到爱尔兰度假
就像我的热点清单让我可以从更高的视角来俯瞰人生一样，当我完成我的项目总览表后，很快地我就可以从更高的视角来俯瞰项目中的所有工作，以及我在不同热点领域中所努力做出的改变。此外，这一项目总览表也可以提醒我未来一周需要关注的项目以及需要改进的地方。持续更新这一总览表需要花费时间，但是，每周查看这一项目总览表，我可以从更高的视角来俯瞰我的工作和生活，思考我正在处理的任务有何价值，考虑为了实现更高效能而开展其他有价值的项目。
对我而言，实现更高效能的最大好处之一是在同一时间更好地掌控你正努力完成的所有事情。在努力让每件事情变得有意义的过程中，最困难的时刻是你在“地面”工作的时候，你在争分夺秒、埋头苦干的时候，因为这个时候你很难停下手中的工作，思考一下这项工作有多重要，这恰恰说明了在一天伊始和一周伊始制定任务目标的重要性。
同样，在日常生活中考虑如何安排时间时，同样存在这样的困难时刻。当你做某件事情做得起劲的时候，你很难从更高的视角来俯瞰你的生活，思考一下什么是重要的，什么是你需要改变的。
列出热点清单，有助于解决上述困局。

第十七章、腾出空间

本章导读：让大脑开启“漫游”模式，比如你在沐浴时让思维自由漫游那样，有助于你开展头脑风暴、解决疑难问题、变得更富创意。

沐浴时的神经学现象

你也许已经发现了这一现象：当你开始沐浴一两分钟后，有趣的事情发生了，你的思维开始漫游，你会想到这天稍后需要完成的工作、今天早上做了什么早餐、自己忘记为晚上的派对买哈密瓜了。在沐浴的过程中，你偶尔也会灵光闪现，一个绝佳的想法就那样浮现在脑海中。
几乎每个人都遇到过这样的情况。
你也许也已经发现了这一现象：当你在沐浴任思维漫游时，你可能会遇到难得的灵光闪现的时刻，但是当你漫不经心地浏览网页或使用智能手机时，你几乎不会遇到这样灵光闪现的时刻。
这一现象背后的原因颇耐人寻味：当你在沐浴让思维漫游时，你为自己留出了更多的注意力空间，这一空间让你的想法、思想、见解从潜意识思维中浮现出来，并引起你的注意。
为你的思维创造漫游的时间和空间，可以让你留出更多的注意力空间，可以让你更为深入地思考你需要完成的事情，而且正如多项研究表明的那样，可以助你变蛮干为巧干。

大脑的两种模式

研究表明，我们的大脑一天下来会在两种模式之间切换：其一，“漫游”模式，也就是我们在沐浴时大脑所开启的模式；其二，“中央执行系统”模式，也就是我们在使用智能手机或一心专注于某样东西时大脑所开启的模式。
你的大脑不可能在同一时间开启两种模式，大多数专家都建议你花时间让自己的大脑分别开启这两种模式。正如丹尼尔·列维京（Daniel Levitin）在其著作《有组织的头脑：在信息过载时代做到心平气和》（The Organized Mind ）中所说：“注意力在两种模式之间切换，西方文化高估了‘中央执行系统’模式的作用，而低估了‘漫游’模式的作用。”两种模式彼此不同，因而值得花时间让大脑分别开启这两种模式。
对此，丹尼尔·列维京解释道：“在‘中央执行系统’模式下，人们会通过快速分析、诊断的方式来解决问题，而在‘漫游’模式下，人们则通过轻松、愉悦、直觉的方式来解决问题。”部分研究甚至表明，如果你从事的是复杂工作或创意工作，让大脑开启“漫游”模式非常有用。
让我们的大脑开启“漫游”模式，似乎一年比一年难度要大。因为我们似乎越来越习惯于运用一种更能刺激边缘系统的通信设备，比如电脑、笔记本、智能手机。尽管这些通信设备可以让我们更为专注，但也妨碍了我们的思维漫游，让我们难以停下来思考一下需要做出的决定和需要解决的问题。时至今日，美国人平均每周花费51.8小时盯着屏幕看——包括他们的智能手机、平板电脑、笔记本电脑、台式电脑、电视——也就是说，美国人平均每天花费7小时24分钟盯着屏幕看。假设你每天晚上睡眠7.7小时（美国人平均每天睡眠时间为7.7小时），也就是说，在醒着的时候，你有45%的时间都在盯着那长方形闪亮数码屏幕看。当你专注于某样东西时，你的大脑无法漫游，长时间专注于屏幕所带来的高效能成本是巨大的。

在我开展高效能计划的过程中，我曾在3个月里每天只花1小时使用智能手机，这也是最让我难忘的测试之一。在连续一段时间不带手机出门后，我发现我的大脑开始漫游，我开始想到一些以前不会想到的新想法。大幅减少使用手机的时间，不仅可以让我留出更多的时间来完成更重要的任务，也可以让我留出更多的注意力空间来思考这些任务。在我无须专注于工作的时候，远离手机，我的大脑可以本能地切换到“漫游”模式，进而创造空间，让各种想法显现出来并引起我的注意。

直到今天，如果我每天不留出至少30分钟来让我的大脑开启“漫游”模式，我的效能就会有所减损。

生命不息，大脑不止

当你为自己留出更多的注意力空间时突然就会灵光闪现，原因很简单：你的大脑从未停止思考。
由阿姆斯特丹大学的艾普·迪克特赫斯（Ap Dijksterhuis）所组织的一项研究是我最喜欢的神经学研究之一。在该项研究中，研究人员把参与者分成两组，分别给两组参与者介绍四辆车的性能，然后询问参与者会购买哪辆车。研究人员通常喜欢留个心眼儿，在这一研究中也不例外。研究人员所选定的四辆车中，有一辆车明显比其他三辆车更具吸引力，研究人员想看看，参与者最后是否可以分辨出哪辆车最佳。不过，第一组参与者只可以获知每辆车的4项性能，而第二组参与者则可以获知每辆车的12项性能，也就是说，第一组参与者可以获知四辆车的16项性能，而第二组参与者可以获知四辆车的48项性能。
研究人员在询问参与者会购买哪辆车之前，又把这两组各自分成两小组，其中第一小组在4分钟里进一步了解汽车的性能，第二小组则在4分钟里专注于一系列和汽车毫不相干的字母拼盘游戏。看上去第二小组专注于游戏的参与者在判断哪辆车最佳上比较吃亏，因为他们没有时间有意识地思考一下四辆车的性能优劣。
最后究竟哪些参与者的判断更为准确呢？这正是这一研究耐人寻味的地方。
在获知每辆车4项性能的组里，那些在4分钟里有意识地思考哪辆车最佳的参与者判断更为准确。这并不让人意外：因为只获知每辆车的4项性能，他们可以非常容易地判断出哪款车最佳。但是，在获知每辆车12项性能、四辆车48项性能的组里，那些在4分钟里专注于游戏、只能潜意识地思考哪辆车最佳的参与者，比那些在4分钟里有意识地思考哪辆车最佳的参与者在判断上要准确得多。有意识思考的参与者中只有23%选中最佳的那辆车，而潜意识思考的参与者中则有60%选中最佳的那辆车。
在艾普·迪克特赫斯组织这项研究的几年后，卡内基梅隆大学（Carnegie Mellon University）的一个研究团队开展了一项类似的研究。不过，在这一研究中，参与者不再玩字母拼盘游戏，而是记忆一连串数字；而在参与者记忆一连串数字的时候，研究人员则用功能磁共振成像机器（fMRI）扫描参与者的大脑活动。
研究团队发现了一个引人注目的现象：在参与者记忆数字的过程中，他们大脑中负责记忆数字的区域处于活跃状态，他们大脑中的前额皮层也处于活跃状态，正因为如此，参与者可以一边专注于记忆数字，一边继续分析汽车的性能优劣。当参与者在处理一些与手上任务无关的任务时，参与者的潜意识思维在漫游。
尽管关于潜意识思维的强大作用在科学界存在一些争议，但上述研究都阐明了一个意义深远的现象：我们的大脑从未停止思考。即便当我们完全专注于某样东西时，我们的大脑仍然在同步思考，就像电脑可以在背景处打开不同视窗一样。如果一个问题特别复杂或需要创意解答，我们的潜意识思维也许可以发挥更大作用，尤其当我们留出更多的注意力空间来处理这一问题时。

腾出空间

在我开展高效能计划的过程中，我测试了很多让我的大脑切换到“漫游”模式的方法。
在我准备我的TEDx演讲期间，我把手机留在家里，只带着笔和笔记本来到加拿大国家美术馆闲逛（从我居住的地方出发只需搭乘几站公共汽车即可来此）。为了想出新的高效能测试，我在午餐时间到户外自由漫步，任大脑中的想法自由生发。周末的时候，我坐在喧闹的咖啡馆里，用笔在笔记本中记录下所有浮现在我脑海中的想法。
每当我留出更多时间让大脑开启“漫游”模式时，我都会特意随身携带一个笔记本，同时切断身边的干扰，以便清理出更多的注意力空间。每次我都会记录下至少十来项内容，包括我的想法、我的任务、我应该联系的人或学习的人。每当我留出空间让大脑开启“漫游”模式时，无数的想法总会冲破注意力障碍而一涌而出，我在笔记本中记录下这些想法以便稍后查看这些想法。从某种程度上来说，我的整个高效能计划的核心就在于联系不同观点、想出创意想法。在这一点上，没有什么方法比留出注意力空间、让大脑开启“漫游”模式更为有效的。
即便在我忙于写作本书的当下，我依然会安排比以往任何时候都要多的时间来让大脑开启“漫游”模式，这让我得以记录下数百个可适用于本书的想法。正如史蒂文·约翰逊（Steven Johnson）在其制作的六集纪录片《科研大步走》（How We Got to Now ）中所做的精彩论述那样：“从本质上说，（新）想法把其他想法联系起来。”在知识经济时代，人们通过解决问题、建立联系来获得高回报。正因为如此，留出时间让大脑开启“漫游”模式变得无比重要，尤其是当你记录下所有在你大脑中留下印象、尚未解决的事情以后。幸运的是，我们的大脑生来就是为了建立联系的，因此，如果我们可以合理运用大脑，大脑会成为知识经济时代最完美的工具 (1) 。
在我开展高效能计划所采用的所有测试方法中，没有一个方法比坐于房中只用一张纸、一支笔来记录更为行之有效。每隔一两天，我就会设定时间（通常是15分钟），让大脑开启“漫游”模式。从某种程度上来说，这一过程和制订计划、清空大脑的过程截然不同。在这一过程中，我让大脑不再处于“中央执行系统”模式，而让其切换到“漫游”模式，并记录下平常难以觉察的所有想法。直到今天，我依然坚持每隔一两天就留出时间和注意力空间、让大脑开启“漫游”模式，这一过程中，涌现在我大脑中的想法甚至任务几乎总能给我带来惊喜。
这一方法听上去很奇怪，事实上也很奇怪。但是，你的大脑也是一个奇怪的机器，现在你的大脑中存储着、处理着大量珍贵的想法、思想、见解，它们正等待你来记录。无论是你在开展维护日时，还是你感觉不堪重负、需要立即为自己创造更多的注意力空间时，让大脑开启“漫游”模式并记录下各种想法都是极佳的选择。

你拥有的注意力空间越多，你的心情就越平静，你的效能就越高。

★在你睡眠的时候，你的大脑会继续处理新信息并把新信息整合成记忆。因此，“带着问题睡觉”可以产生奇妙的效果，睡觉前学习可以助你在考试中发挥更为出色。因此，在一天结束时或在睡觉前列出第二天的三项任务可以产生奇妙的效果。

大脑的恩赐

在我开展高效能计划的过程中，我尝试了另外一种方法——在开展爱好活动中让大脑切换到“漫游”模式。只要这种爱好活动有助于大脑切换到“漫游”模式，只要我在开展爱好活动时随身携带一个笔记本，这一方法就可以发挥作用，保证我尽可能多地记录我的想法、见解。至于选择何种爱好活动，一般而言，越不耗费注意力的爱好活动越好。不过，我原本以为会耗费大量注意力的爱好——阅读小说，却也往往可以让我的大脑切换到“漫游”模式，让我记录下各种新想法。其他比如编织、园艺、瑜伽、长途驾车、不戴耳机外出散步、泡烛光浴、参观美术馆等爱好活动，同样可以为你所用，关键在于你花时间让大脑切换到“漫游”模式。每当爱因斯坦遇到他想要解决的难题时，他同样会开展爱好活动——拉小提琴，直到他苦苦寻觅的那个答案突然之间浮现在他的大脑中。这一点对你同样适用。

值得注意的是，我在后面用了完整一章来论述休息和远离工作的重要性。埋头苦干而不补充能量，会让你感到筋疲力尽。鉴于你在工作中需要大量用脑，你需要面对前所未有的压力，因此休息变得无比重要。

美国心理学会（APA）最近公布了九种最佳减压方式。和购物、赌博、豪饮、狂吃这类权宜之计不同，美国心理学会推荐的这九种减压方式可以真正减少你体内的皮质醇水平（皮质醇是你的身体在对抗压力时所产生的一种激素），而且这九种减压方式大多可以（至少从表面上看是如此）让你的大脑切换到“漫游”模式。因此，当你希望为自己留出更多的注意力空间时，这九种减压方式可以发挥双重作用。这九种减压方式如下：
运动锻炼
阅读
冥想
聆听音乐
培养富有创意的爱好
祈祷
出外散步
和朋友相约，和家人相聚
按摩

无论你选择何种方式，花时间让大脑切换到“漫游”模式都是你做过的最高效的事情之一。请放心，当你暂停工作、放松休息时，你的大脑仍然在继续运作。如果你正在设法处理一个特别复杂或特别具有创意的问题，通过休息让大脑切换到“漫游”模式，甚至比你运用前额皮层有意识地思考效果要更好。

你的大脑是一个强大的机器，但你需要充分利用大脑的长处，合理调节大脑的短处。创造空间让大脑切换到“漫游”模式，记录下你正在承担的所有任务、项目、义务，恰恰可以帮助你扬大脑之长、避大脑之短。

再次重申，无论何时，当你的大脑开启“漫游”模式时，确保你记录下浮现在大脑中的一切，以便不遗漏任何一个美妙的想法。
让大脑开启“漫游”模式
所需时间：15分钟
能量指数/专注指数：2/10
价值指数：7/10
趣味指数：9/10
测试目标：大量的新想法存储在你的大脑中，等待着被发现、被记录。通过这一测试，你可以为这些想法创建必要的注意力空间，从而发现并记录这些想法。
明天在至少15分钟里让你的大脑开启“漫游”模式，并记录下任何冲破注意力障碍、浮现在大脑中的珍贵想法、思想、任务。
你可以坐在某个不会被干扰或中断的地方，设置闹铃在15分钟后响起，然后用纸和笔来记录一切。这也是我最喜欢的方式。
如果你像我一样，你会惊讶于这一时间浮现在你大脑中的东西，你甚至可能想要延长这一时间，如延长到30分钟。
(1) 让大脑开启“漫游”模式同样有助于我提前制定出本书的框架。我制定本书框架的过程，很像前述测试中参与者选择最佳汽车的过程，我一边专注于其他事情，一边琢磨本书的框架。