如何做到事半功倍？

我们要从事务管理转向项目控制为核心的结果管理，做什么→要实现什么
事半功倍 事指事务、行动；功 其实就是指结果

我们今天要讲述三个方面的内容。

第一，我们要讲方法，第二我们要讲例子。第三我们要讲软件操作。

1.方法

我们简要来回顾一下，在事务和行动管理当中，我们易效能有三个流程，收集、排程和执行。其中在排程这个环节，我们用到了反思的三个问句，基于反思的三个问句，我们才可以把收集下来的杂质转化成为行动，同时对行动进行排程

收集就是把一切事物从大脑把它写下来，写在纸上或者写在我们的软件 OmniFocus 或奇妙清单的收件箱当中

在大脑里和写下来，其实还是杂质，杂质不能够被管理的，能管理的有什么？只有行动
因为行动是什么？行动就是我+动词+关键人+事情，当我们看到行动式的描述，我们的大脑就获得了提醒，就可以马上去执行了
只有把它转化成行动，我们才能够被排程。

我在 100 讲当中提到了把杂事加工成行动的三个问句，其实就是我们反思的一个心法。排程之前要问这三个问题

要不要做？我要的结果是什么？下一步的行动是什么？

要不要做？其实是一种价值的判断。
我要的结果是什么？基于要做的前提下，然后要去寻找我们这件事情，最终要出怎样的结果。
然后基于结果的思考，我们推出我们的下一步，也就是第一步，我们要做什么

举例 体检

我举过体检这个例子，体检是一个杂事，当问要不要做的时候，要做要的结果是什么？我要拿到体检报告
问下一步行动是什么？基于现状出发，我的下一步行动是打电话预约去体检，这个句法里面就包含我+动词+关键人+事情
所以它是一种电话的情境清单，我就可以把它排程情境清单的电话清单当中

时间管理的本质是对事件进行分类，那基于反思的三个问句，我们就可以把收集在收件箱当中所有的事务，每一个都转化成为行动，然后把它排程到日历和各种情境清单当中，如果对这部分还不熟悉的话，你一定要去反复聆听 第 5 讲的内容 A4 纸工作法

当我们有日历和情境清单的时候，我们就可以进行 4d 的执行。
第一个删除掉不重要的事情
第二个做重要的事
第三是委托不重要
第四是推迟不重要

当然在这里面有一定的价值判断，包括刚刚我们说的反思的三个问句中间的一个问题，就是我要的结果是什么。
当然基于这样的结果，我们说的是如何转化到下一步。其实我们只是转化到第一步

那怎样才是叫项目控制？

其实就是把下一步里面的 N 部全部写下来，这时候把这个杂质转化成为项目清单了

我们还是举体检为例，如果我们发现体检这个是非常重要，我们要把体检的所有的环节全部写下来，我们就会发现体检就会升格成为项目，它下面有 N 个下一步就变成行动管理，N 个下一步全都是为了让我们体检完成，那我们把它都写下来。

项目式体检要不要做？肯定是要做的
要的结果是什么？拿到体检报告
那下一步有什么？第一步我们就要打电话预约体检，第二步外出去体检，第三步等待体检报告，第四步就是查看体检报告，第五步取决于体检报告

你会发现没有体检变成了 4 个步骤，也就是说一个项目下面有四个步骤，那这下面四个步骤你发现他分别属于不同的情境清单

打电话预约是电话清单，外出去体检是外出清单，等待体检报告是等待清单，查看体检报告是在智能设备上的情境清单

包含的四个情境清单，但是它们都围绕的一个项目，也就是最终要拿到体检报告

项目是什么？

项目就是一组围绕的特定结果的行动，它是一组，而且是围绕着特定结果的行动。

所以今天，我们学到了一个项目控制的思想，这时候我们的清单就会转向有情境的分类和项目的分类，因为我们做的事情很多，我们需要不同的项目，你如果打开 OmniFocus 点开一件事，然后你可以在信息这一栏会看到它有项目的属性，有上下文的属性，还有日期的属性。

项目的属性就是属于哪个项目
上下文的属性就是情境清单的属性。

所以这就是我们在方法这个层面告诉大家，我们收集、排程和执行，我们反思的三个问句，要不要做？我要的结果是什么？下一步的行动是什么？

我们把一件杂事可以转化成为一个行动，或者把一件杂事转化成为一个项目清单就是多组的行动，从事务的管理转向结果的管理

我们每一个人眼下的事情太多了，我们只有把眼下的事情先把它处理掉，先从单个事件来处理，把单个事件分成轻重缓急，先做紧急重要的事。

然后腾出时间，有了时间以后再把一些比较重要的事情升级成为项目，把所有的行动清单全部列下来，我们的视角就从一天可能会转向一周，甚至 3 个月以内。

初学者我建议你的项目视角是三个月，慢慢地你转向半年，最终你如果成为高手转向一年内。

你基于三个月内要出的结果，你来列行动清单，慢慢你要转向半年内要出的结果，最终转向一年内要出的结果。

当然你 3 个月要出的结果很多，你出的结果 1 你列一个项目，结果 2 列个项目结果3立个项目，然后每个项目列出这个项目达成的 N 个下一步，就组成这个项目的行动清单

初学者为什么是三个月？

因为你控制能力比较弱，列了不一定做，初学者不一定能够把一个项目执行的那么好，所以这个视角尽量时间要短一点。 :::info 微习惯 :::

2.目标举例

那我们来举例子，有的同学会设置这样的目标，一年内要完成3件大事，结婚买房生娃
这三件大事足够大了吧，但是我们同学就用项目控制的思想把它完成了。

我们平时还会有什么样的项目，比如说你最近三个月要出国旅行、要装修或者要搬家，把项目分子项目，比如结婚还分成举办婚礼

还有的人会把日常的一些事物归类，所以它起的生活事务和工作事务，这样就起到同类而且基于结果的思维的管理，所以真的是非常棒的。

我们来举一个非常具体的例子，比如说举办婚礼
要不要？要
要做要的结果是什么?举办一个终生难忘的拥有画面感的婚礼
这样的一个婚礼下一步行动是什么？
要确定日子，选酒店，拍婚纱照，写邀请函，订酒席，选伴郎伴娘等等。

当然我刚刚列下来的这些都是杂质，你把每一个杂质，在全部转向我+动词+关键人+事情 这样的描述，然后对它进行情境的分类，这样你就拥有了举办婚礼这个项目下面的 N 个下一步行动清单。

这就是我们举的例子，生活当中会非常多，如果你三个月出怎样的成果，你都把它列下来，然后你都可以用这样的一个方法用反思的三个问句，把所有的行动清单全部列下来。

你可以运用思维导图的工具，在思维导图的中间写下项目的主题，比如说举办婚礼，然后用放射线分类，分成几个子主题，然后每个主题不同的工作，运用思维导图你就可以得到一个围绕的中心分主题、多层次的项目管理的行动清单的列表。

然后基于这样的一个罗列，你再把它放到软件里面变成一个列表式的清单。所以思维导图是一个过程，在软件里面的项目清单，它最终是一个罗列。

3.软件的操作

其实蛮简单的，我们还是举苹果平台和安卓平台都讲一讲，我们在前面两讲了基础的功能， OmniFocus 和奇妙清单其实在 OmniFocus 当中，主页就会看到有一个叫项目。项目里面它可以建三级架构，第一级是文件夹，第二级是项目，第三级是行动，这里的项目它是 OmniFocus 的软件分类的方法，不是我讲的基于项目的分类、事务的分类

在 OmniFocus 的项目这个界面你点进去，你可以创建一个项目，叫行动清单，然后再去建 N 个其他的项目，比如结婚，买房，出国旅行，装修搬家等等

默认那个项目叫行动，清单是非常重要的，这里面就来放一些零散的，没有项目归属的你都归到这一类，那其他有归属的，你就单独去建就好了。

所以 oem fox 项目管理，我们可以用它的项目这个按钮，当然你点开某一个具体行动的时候，也可以选择项目

那在奇妙清单当中，每一个清单其实都是可以来创建一个项目的，你也要建立一个默认的项目叫行动清单，其他的项目你用一个清单去创建一个，这样就非常简单了好了。

总结

以上是我们讲述的三个方面的内容。第一我讲的项目分解的方法。第二我讲了例子，第三个我讲了两个软件，里面简要的关于项目的操作。

这一节是比较难的，你要花一点时间去理解它，当然是要建立在之前一到八讲的基础，特别是1-5讲，我们讲了易效能的方法论。第6讲我们讲的日历，第7-8讲我们讲了两个清单， 1 个 OmniFocus 1 个奇妙清单，今天我们是在之前的内容的基础上，让你从事务管理转向项目管理。

其实从我多年应用时间管理理念和方法的技术来讲，我认为一个人只要能够把你的焦点从事务管理转向项目管理，你就活在结果当中了，不然你永远在考虑做什么，而不是在考虑要实现什么

听这一讲是一个非常好的契机。如果你刚好在外面，那我建议你回到家中或者回到办公室找一个安静的时间开始做一个很简要的练习。
如果你刚好在办公室或者在家里，你一定要抽出一个时间，哪怕就只有一个番茄钟的时间，实在不行十分钟也可以请你静下心来，把你困扰的，长期想出结果的，我们三个月之内，你真的心甘情愿要出结果的，请你把那些列下来

对我而言我 3 个月要把喜马拉雅全部再更新一遍，无论是 100 讲还是10堂课，那我就写下 100 讲更新，那当然我易效能还有很多很多的事务，比如初阶班要更新，进阶班要更新，还有我自己因为小孩上学搬家，所以我把家里要进一步整顿好
我还有三个月要训练自己身体的计划，以及明年的旅行计划等等，这些都是我近期的一些项目，我相信你也有，所以现在请你静下来运用我们第4讲番茄工作法的理念，你开启一个番茄钟，也可以运用第4讲的附件，我们有番茄中的引导的音乐，然后你开始把你三个月内要完成的那些结果的名称全部写下来。

第一步，只要把名称写下来，这其实也是一种收集，不过是基于三个月内要出的成果，很具象的一种搜集。先把它写下来

然后对每一件事你去思考一下这些哪一个是最重要的。如果你有时间的话，你可以把每一个去做一定的罗列，你不一定是把每一个项目的所有的方面全部写的清清楚楚，去简要地写一写就可以了。写的时候就去问我要不要做？我要的结果是什么？我的下一步行动是什么？然后把它写下来。

你可以应用思维导图拿出几张纸，把每一件事去画一画，然后你要抽一个时间，把这些全部列在 OmniFocus 或者奇妙清单当中。当你每天有机会把你自己日历和情境清单那些简单的事务处理完的时候，你就可以在早晚去看一看你的项目清单，你可以补这些项目清单，也可以划掉那些已经完成的项目清单。当然执行的时候，你不完全是从项目的角度去把项目里面的每件事去执行，我们执行的时候还是按照日历、按照情境，去选择去完成日历上的事件和情境中的事件。

所以规划与执行是两条线路，我们规划的时候可以从项目的维度把项目下面所有的行动清单全部写下来。当然有一些项目里面的行动清单，你要转化成为日历事件，我们执行的时候一定是首先执行日历的事件，把日历事件执行完了以后，我们在做情境清单上的事件，日历往往决定着我们的情境。

比如说我们确定今天要去公司开个会，那我们的情景从家里，然后外出，然后到公司。在整个情境变化的过程当中，我们可以根据情境来调用情境清单当中的事物。当然这时候你会看到情境清单的事物，分属于不同的项目，不过没有任何关系，我们可以根据要是情境的原则，我们把情境清单上面的失误把他逐一消灭掉，这样我们 N 个项目就都朝向项目的结果去推进，这真的是很妙的一件事，也就是说规划与执行相得益彰。

再利用早晚的反思与检视，我们就做到了三个维度，反思、愿景与执行。
执行，就是如何把计划能够不折不扣地执行，我们分解成为日程+情境清单；愿景就是基于结果我们来思考我们人生的方向，初学者不一定要考虑整个人生维度怎么做，我们只需要考虑一年，甚至只要是三个月的结果，也就是项目的控制，等到我们要把三个月能够控制好，我们就去控制一年内的目标，再去控制一到两年三到五年，人生的高空
反思就是思考我们如何把行动跟愿景结合起来，把事情能够做正确。

所以其实谈的是三个正确。
正确地做事是关于行动
做正确的事是基于愿景
如何把事情做正确就是反思

这是三个齿轮，不断的咬合，让我们的每一天都活在愿景中，同时让我们的每一天的行动朝向我们愿景，不断地检视，不断去提升，做到事半功倍。

谢谢大家的聆听。今天是时间管理精品课的第九讲，我们讲述的是事半功倍，从事务管理转向基于结果的项目控制。

如果你能够学好这一讲，那我真的是非常开心。如果你有任何的问题，欢迎在群里互动，或者在本条声音下面给我留言。这一讲蛮难，请你加油，我们会一直陪伴你，感谢大家，我们下节课再见。

高效是需要有 时间（日历）、空间（情景）等媒介（工具）
比如需要什么电子设备（PC 还是手机），需要用什么软件、登录什么网站（语雀，微信读书）