第一章、如何开始
本章导读:人人都希望实现高效能、积极改变人生。但事实上,这两大希望都需要艰苦努力才可以实现。为高效能实践设立一个意义深远的目标,可以让你在长期的实践中获得源源不断的动力。
梦想实现
在每一章开头,我会列出本章导读,让读者了解接下来所要学习的内容。此外,我会列出阅读每一章预计所花的时间,这一阅读时间是根据每分钟250字的平均阅读速度计算出来的。
自我记事以来,我就憧憬自己可以天天早起。在我开展高效能计划以前,我常常幻想自己在早上5:30闹钟响起前几分钟自然醒来,而后从床上爬起来,循例泡一杯咖啡,看看前天晚上发生的新闻,再冥想30分钟,然后在世界变得喧闹之前出去晨跑一会儿。此外,我还常常幻想自己醒来时米拉·库尼斯(美国影视女星)躺在自己身边,当然这与本书内容无关。
简言之,在我开始为期一年的高效能计划时,我决心每天早上5:30起床(即便要花一年时间才可以做到,我也要尝试)。
在我开展高效能计划以前,尽管我非常热衷高效能,但我的日间作息和晚间作息完全无助于我早起。我在白天完成工作以后(当然是尽可能高效地完成),在晚上往往只顾着看书、和朋友相聚或观看宇宙论在线讲座而忘记了时间,直到半夜三更或筋疲力尽时才睡觉。尽管我非常希望可以早起,但早起意味着我必须彻底改变我的日间作息和晚间作息,而这似乎是我力所不能及的。
在我开展高效能计划的过程中,早上5:30起床无疑是最具挑战性的一项测试。一开始,我发现在晚上工作时间过得飞快,转眼就到了目标睡觉时间21:30。在此情况下,自己往往面临两难选择:要么在还有很多工作未完成的情况下早早停止工作,要么熬到深夜,完成所有工作后再去睡觉。我天生是夜猫子,有时候我发现上床睡觉之时恰恰是我能量最充沛、注意力最集中、创造力最旺盛之时,因此我决定熬夜。此外,在完成了一天的调查和写作任务后,我也想和朋友相聚、和女友约会,如果我早早上床睡觉,这些都无法实现。
为了在生活中养成早起的习惯,我在大概6个月的时间里一点点改变以往的各种习惯,最终形成了新的日程安排:奖赏自己早起、从晚上8:00到次日早上8:00关闭通信设备、中午停止饮用咖啡因饮料、在几个月时间里逐步提前晚上睡觉的时间。我会在后面的章节中详细介绍上述方法。毋庸置疑,早上5:30起床的测试,让我在走过弯路、吃过苦头之后学到很多有价值的教训。
尽管如此,经过6个月的努力,我实现了早起:在每个工作日的早上我5:30起床,如此循环往复多个星期,我终于形成了新的日程安排。
在我的想象中,早起之后的日程安排是实现高效能的有效途径。
·5:30至6:00:起床;泡咖啡、喝咖啡
·6:00至7:15:步行到健身房;一边运动一边计划日程
·7:15至8:15:制作一顿丰盛、健康的早餐;沐浴;冥想
·8:15:重新连接网络(在我关闭通信设备12小时后)
·8:15至9:00:阅读
·9:00以后:开始工作
在接下来的几个月里,我一直坚持这样的日程安排,每天晚上一到20:00就把通信设备关闭,一到21:30就上床睡觉,一到早上5:30就立刻起床,如此循环往复,我为自己的努力感到骄傲和愉悦。直到某个周一的早上,我发现有东西让自己不再可以自如地应对这样的日程:我非常讨厌早睡早起。
当我对早起的热情逐渐消退后,我越来越讨厌因为需要早睡而不能和朋友相聚。我无法忍受每到晚上当我注意力高度集中时却要停下手中的工作。每天早上醒来后的一两个小时里,我总是无精打采的。我更乐意在一天中的晚些时候,当我能量更充沛、注意力更集中时进行冥想、运动、阅读以及日程计划。
最糟糕的是,这样的日程安排并没有提高我的效能,相反降低了我的效能。我实际完成的任务比我计划完成的任务要少得多,我平均每天写的文字量变少了,一天下来也不如以前那样能量充沛、注意力集中。经过调查研究,我发现早起的小鸟和夜猫子在社会经济地位上完全没有差别,每个人的身体结构不同,不同日程没有本质上的优劣之分;我发现,你能否实现高效能取决于你在醒着的时候能否表现出色(我将在后文详细论述)。
尽管我很欣赏早起这种行为,但事实上我更喜欢晚起。
提高效能的目标
在我看来,高效能本身也是如此。人人都希望实现高效能、积极改变人生。但事实上,提高效能是你能做的最艰难的事情之一。如果提高效能可以轻易实现,我大概不会花费一年时间来研究高效能,本书自然也就无法面世了。
我从为期一年的高效能计划中,学到了很多关于高效能的知识,其中我所学到的最重要一课是深入了解你希望提高效能的原因至关重要。
我设想自己是本书的读者而非作者,对于上面这句话,我很有可能只是一掠而过,所以我想重复一遍以引起读者注意:我从早起测试中所学到的最重要一课大概是深入了解你的高效能目标(即你希望提高效能的原因)至关重要。
回想那时为了每天5:30早起,我一心只想着如何彻底改变日间作息和晚间作息,却没有认真思考我是否打从心里喜欢早起。我只是沉醉在一种由来已久的幻想中。自己起得比别人早,做得比别人多,跻身“高效能人士”的行列。我没有认真思考如何才能做到5:30早起,也没有认真思考我是否打从心里喜欢5:30早起给我的生活带来的改变和影响。
你一天下来是否目标明确地工作,决定你是否可以提高效能。了解自己提高效能的目标同样非常重要。目标之于行动,如同箭杆之于箭头。如果你没有真正关心你所希望实现的目标,你很难日复一日地提高效能。这一点是目前为止本书所论述的最无趣的建议,但可能也是最重要的建议。如果你没有真正关心你所努力做出的改变,花费大量时间实现高效能、培养新习惯、培养新作息,无疑是在浪费时间。长此以往,你将缺乏动力来坚持这些改变。
“迷人”的价值理念
我在过去10年里一直坚持研究和探讨高效能,是因为高效能和我心里珍视的许多价值理念互相联系:效率、意义、控制、纪律、成长、自由、学习、条理。这些价值理念激励我花费大量闲暇时间阅读和搜索专业在线讲座。
每天早上5:30起床是否和我珍视的价值理念相联系呢?两者的联系并不明显。
在我之前已经有很多人探讨过关于“根据你珍视的价值理念来行动”这一课题。坦白而言,每当我读到这种关于价值理念的论述时,我几乎总会自动忽略或一掠而过。和米拉·库尼斯不同,价值理念一点也不迷人,但当你计划对生活做出重大改变时,价值理念无疑是最值得你思考的。如果我一开始花几分钟思考早起是否和我心里珍视的价值理念互相联系(事实上两者毫无联系),我就无须在接下来的几个月时间里不停地做思想斗争,我就可以用这几个月的时间完成其他更高效的事情。开始行动之前,问问自己为何想要对生活做出改变,如果你及时发现自己并不是真正想要做出改变,你就可以省下很多个小时甚至很多天。
付诸实践
我知道你看到这里一定开启了“阅读模式”,尽管付诸实践、进行测试可以让你更为高效,但你还是不太愿意停止阅读、进行测试。
然而,实现从理论到实践的飞跃,正是高效能的要义所在!
接下来让我们慢慢地从“阅读模式”切换至“实践模式”,尝试本书所介绍的第一项高效能测试。请放心,这一测试比你想象中要简单得多。事实上,本书所介绍的大多数测试,你只需用纸和笔花不到10分钟即可完成,而且并不是每一章都设有测试,我只会列出值得你花时间完成的测试。我知道你的时间是你拥有的最珍贵也是最有限的资源,我承诺不会浪费你的一分一秒,我承诺你完成测试所花的每一分钟,最后都会为你省下至少10分钟。
准备好了吗?请拿出纸和笔继续往下读。
了解你所珍视的价值理念 所需时间:7分钟 能量指数/专注指数:6/10 价值指数:8 /10 趣味指数:3/10
测试目标:通过这一测试,你可以深入了解你的高效能目标。如果你希望运用本书所介绍的方法来完成更多任务,你只需关注你的高效能目标,你就有可能省下大量时间。完成这一测试,可以让你获益匪浅。
我知道,如果我只简单地让你列出你心里最珍视的价值理念,然后让你制订出符合这些价值理念的行动计划,你会倍感失望,要么你会合上书到亚马逊上给本书差评,要么你会直接跳到其他章节,看看我还有什么其他高效能方法。
有鉴于此,我精选了一些问题供读者自问自答。别看这些问题非常简单,但它们在评估新习惯、新作息时非常有用。本书介绍的测试并不是我随便列出来的,每个测试我都曾亲身尝试,因此我可以向你保证这些测试都行之有效,完成这些测试不会浪费你的时间。
先回答以下问题:
假如你运用本书所介绍的高效能方法,每天多出2小时的休闲时间,你会如何利用这2小时呢?你会开展什么新任务?你会花更多时间在哪项任务上?
当你拿起本书时,你心里有什么希望实现的高效能目标或希望养成的新习惯、新作息?接下来再回答一些关乎你追求的价值理念和目标的重要问题。
每天醒来问自己,今天有哪3个最重要的问题?如何解决?
1.发声者 2.求职者 3.学习者
新习惯:对话沟通、影响力、探索求知、普世教育
求职者:硬技能(SQL、产品书籍)、软技能(人性、)
·深入剖析
问问自己:你心里珍视的价值理念中有哪些和你的高效能目标互相联系?你为什么希望实现高效能?
如果你的脑海中浮现出很多你珍视的价值理念(比如,意义、共享、关系、自由、学习等),你很有可能从心里喜欢做出改变、实现目标,而且这一改变和目标很有可能值得你为之努力。
如果你通过测试发现,你当下希望实现的改变或目标只是在夸夸其谈,也许这一改变或目标并不符合你珍视的价值理念,它对你而言并没有那么重要(在谷歌上搜索“list of values”以作参考)。
:::info
站在明天看今天,不断拆解到当下,复盘因此有了聚焦的维度
:::
如果思考价值理念让你望而却步,你可以根据自己希望做出的改变来完成以下填空:我从心里喜欢这一改变是因为。尽可能多地写出原因,以此来判断你是否从心里喜欢这一改变。
想要判断这一改变对你是否有意义,还有一个便捷窍门:想象此时的你正值弥留之际,问问自己,我是否后悔当初(没有)做出这一改变。
我相信实现高效能的意义在于,留出更多时间来完成对你真正有意义的事情。
时间不会消失,时间只会转移,时间管理只是一种选择的科学与艺术
在实现高效能的过程中,任务之所以有价值,不仅因为它对你很有意义,而且因为它对你的工作产生深远影响。
第二章、不是所有的工作都是被平等创建的
本章导读:任务分轻重主次。工作中花同样的时间完成不同的任务,其中一些任务会让你获益更多。适时停下手中的任务,思考一下哪项任务最重要,可以保证你把时间、能量和注意力用于完成正确的任务。
一周冥想35小时
当我放弃冥想后,我走过不少弯路才认识到减缓速度、从容工作的重要性。因此我决定进行一个测试,深入了解冥想多长时间会对我的效能产生影响。测试中,我在一周里冥想35小时。
作为一名资深冥想者,我对长时间的冥想并不陌生。在测试之前,我已经在好几年里一直坚持每天冥想30分钟,每周和佛教禅修小组的成员一起冥想,偶尔参加冥想训练营,在训练营里,我一连好几天完全沉默,每天和其他成员一起冥想五六个小时。
一周冥想35小时,对我的老朋友(一位资深僧侣)而言也是很长的冥想时间,他每天在冥想之余只花1小时自由活动。可是,我实在太好奇结果了,所以我一定要进行这一测试。
为了让冥想更有趣,在这一周里,我一边冥想,一边像往常一样完成各种简单的任务。
在测试的过程中,我在进行冥想之外的时间里,尽可能地保持高效能,以此来观察每天的冥想对我的注意力、能量和效能的影响。
每一天我都实时记录自己用于冥想的时间,6天过后,我用于冥想的时间如下:
14.3小时一边坐着一边冥想
8.5小时一边走路一边冥想
6.2小时一边处理杂务一边冥想
6小时一边用餐一边冥想
如何衡量高效能
开展高效能计划有助于提高效能,而提高效能又有助于开展高效能计划,如此良性循环,正是高效能计划最引人入胜的地方之一。从某种程度上而言,高效地研究高效能,就像撰写写作指南一样。为期一年的高效能计划首先是一个研究项目,对我而言,高效能的一天意味着我尽可能地学到更多,同时和读者分享我所学到的一切,让读者也能提高效能。
当我开始为期一年的高效能计划时,我在我的网站上设置了一个别致的登录页面,上面有实时更新的图表,图表记录了我每天具体写下了多少文字、读过了多少页资料、工作了多少小时(现在这一图表依然在实时更新:http://alifeofproductivity.com/statistics)。我之所以制作这一图表进行记录,仅仅因为我觉得我写得越多、读得越多,我的效能就越高。
然而,大概读者也有这样的想法,上述衡量标准需要在综合考量其他因素的情况下才可以成立。如果我一整天都在工作,而且还完成了1000字的写作,根据上述衡量标准,我称得上实现了高效能。但是,如果我原本计划写2000字却只写了1000字呢?如果我一天下来无法集中注意力,浪费了几小时在Netflix网站上观看美食节目呢?如果我一天下来感觉筋疲力尽呢?如果我写下的这1000字毫无价值呢(说来大名鼎鼎的《葛底斯堡演说》一共也才272字啊)?在此情况下,我是否实现了高效能就要另当别论了。
在开展高效能计划一两个月后,我认识到在网站上设置上述登录页面是错误的,而这也是人们在实现高效能的过程中经常犯的错误。我完全重蹈过去工厂流水线作业的思维,完全把高效能和高效率等同起来,而忽视了完成度的问题。当我摒弃这种思维,转而关注完成度时,我的效能大幅提升。
在我看来,衡量高效能的最佳方法在于——每天结束的时候,问自己一个简单的问题:我计划的任务我都完成了吗?如果你完成了你所计划的任务,而且你所设置的高效能目标是经过深思熟虑并切实可行的,那么我认为你就实现了高效能。
如果一天伊始你计划写1000字的精彩文章,而一天下来你完成了这一任务,那么你就实现了高效能。
如果你计划完成一份工作报告,或顺利通过工作面试,或与家人共度天伦之乐,你最后完成了这些任务,那么你就实现了高效能。
如果你计划放松一天,而一天下来你感觉自己在这一年中从未如此放松,那么你就实现了高效能。
制定目标和深思熟虑是一枚硬币的两面,如果你希望实现高效能,这两面都很重要。在开展高效能计划的过程中,我有两个衡量自己是否实现高效能的方法。
其一,我会问自己:我是否完成了我计划的任务?
其二,我会考察每种新的高效能测试或高效能方法,会对我的时间、能量和注意力管理(高效能三要素)产生了什么影响:
时间:我会考察自己是否合理利用了时间、一天下来完成了多少任务、写了多少文字、读了多少页资料、每隔多久会拖延。
能量:我会考察自己的动力如何、积极性如何、整体能量如何,同时记录测试中我的能量水平变化。
注意力:我会考察自己专注于何物、有多专注、有多容易走神。
当然,第二种方法(衡量多个因素)比第一种方法(衡量我是否完成了计划的任务)要更主观。当我留意到一个与高效能相关的课题会影响我的时间、能量和注意力管理时,我就会进行高效能测试来研究相关课题。我天生是个怀疑论者,因此我尽可能多地了解高效能背后的科学原理,以便对高效能测试的结果进行解释。高效能背后的科学原理非常迷人。
巧妙地工作
上述冥想测试使我的注意力高度集中,此前我曾尝试过多种提高注意力的方法,但都不及冥想测试有效。此外,冥想测试还有一样出乎我意料的功效,它让我更好地管理时间。因为通过冥想测试,我可以很快就判断出哪项任务最重要,从而变蛮干为巧干。
我之所以可以通过冥想测试变蛮干为巧干,和冥想本身并无关系,而仅仅因为在开展冥想测试的一周里,我只有极少时间来完成任务。在那一周里,我尽可能地坚持多写文章、多读资料。但由于我只有极少时间来完成任务,所以我经常会放下手中的任务,思考我写的文章是否重要、是否有价值。时间如此短暂,我只能有所取舍(同样的情况,发生在我开展一周工作90小时的测试中)。
冥想测试之后我才领悟到:任务分轻重主次 。换言之,工作中你花同样的时间完成不同的任务,其中一些任务会让你获益更多,这一点无论你在哪儿工作都成立。
以下列任务为例:
进行一周计划
指导新职员
投入学习
延迟不在议程中的会议
尽量拒绝闲杂工作
自动完成重复任务
观看动物宝宝的可爱图片
在同样的时间里,你完成上述任务比完成下列任务要获益更多:
参加毫无意义的会议
随时跟进社交媒体
反复查看邮件
浏览新闻网站
参与闲聊
你把越多的时间、能量和注意力投入到最重要的任务上,你在同样的时间里就会获益越多,你的效能也会越高。
在我一周冥想35小时的过程中,我在冥想之余大概有20小时可以完成其他任务,也就意味着如果我无法判断出其中最重要的任务,那么我就不可能完成那一周我计划的任务。在此情况下,我不得不放下手中的任务,认真制订一周计划,以便充分利用有限的时间。
从某种程度上而言,每个人都清楚任务分轻重主次,大多数人都知道花1小时整理税务和花1小时观看电影相比,前者可以让自己获益更多。但是,正如老话所说,常识人人都懂,但并非人人都能做到。你知道真理,并不意味着你一定会践行这一真理(即便为实现高效能你必须践行这一真理)。
最重要的任务
判断一项任务或一个项目是否重要,主要看它是否符合以下两个条件之一:其一,它对你而言很有意义。如果一项任务和你心里珍视的价值理念相符,你在完成任务的过程中会更快乐、更积极。
其二,它对你的工作产生的深远影响。如果一项任务是你工作中的重要任务,你在完成任务的过程中,会在同样的时间里实现高效能。如果你足够幸运,你在工作中所需完成的任务会符合上述两个条件。你的工作和工厂工作或流水线工作是否截然不同,决定你是否可以掌控自己的工作。工厂工人必须完成分配的任务,而工厂老板却可以自由选择自己的任务 (1) 。
当我开始认真思考如何安排时间时,我很快认识到我每天都无法实现高效能,不是因为我没有辛勤地工作,而是因为我只顾花时间完成各种突发任务,而没有停下来思考工作中哪项任务最重要,然后专注于完成最重要的任务。
认识到这一点后,我更加明白,为期一年的高效能计划无论是对我还是对我的很多读者而言都极具价值。当我们埋头工作时,我们往往无法停下来思考自己是在巧干还是在蛮干。在整整一年里我时刻谨记高效能,这让我领悟到很多道理(包括上述认识),其中有些道理回过头来再看是如此显而易见。
你大概已经非常熟悉“帕累托法则”,“帕累托法则”又称“80/20定律”,用于解释80%的结果由20%的原因导致。比如,80%的销售额来源于20%的顾客;80%的社会财富聚敛在20%的人手上。在我看来,这一法则同样适用于高效能:只需完成20%的任务,即可获得80%的收益(此处所言20%、80%不是指具体数额,20%代表少量,80%代表大量)。
高效能不是指完成更多的任务,而是指完成正确的任务。
在我进行冥想测试之后,我暂时停下手中的工作,列出我所负责的所有任务,再从中选出对我而言最重要的任务。至此我发现了一个有趣的现象:我只需完成三项主要任务即可获得最大收益。这三项任务依次是:
把我在高效能计划中所学到的一切用文字记录下来
亲身进行各种高效能测试
阅读高效能资料,开展高效能研究
当然,我还负责其他任务,如采访专家、网站维护、回复邮件、发布信息、管理社交媒体账号、指导人们实现高效能等。但是,完成上述三项任务绝对让我获益最多。在同样的时间里,完成三项任务比完成其他任务要让我获益更多。因此,三项任务以外的大多数任务都可以缩减或清除(见第四部分)。
判断最重要的任务
预计所需时间:10分钟
能量指数/专注指数:8/10
价值指数:10/10
趣味指数:3/10
测试目标:在努力实现高效能之前,决定在哪个方面实现高效能至关重要。通过这一测试,你可以判断出工作中最重要的任务,此后你应该把大部分时间、能量和注意力都用于完成最重要的任务。这一测试为后面介绍的高效能方法奠定了基础。
所幸读者无须经历一周35小时的冥想测试,就可以判断出最重要的任务。
我曾经尝试过无数种方法来按重点排列任务,其中有些方法行之有效,但大多数方法都被我弃之不用。按重点排列你负责的任务,听上去相当困难,但实际上比人们想象中的要简单得多。
在本书介绍的所有测试中,这是最重要的测试之一。 如果你一开始不判断出你应该在哪个方面实现高效能,那么实现高效能就会变得非常困难。
在按重点排列任务上,我最喜欢博恩·崔西(Brian Tracy)提出的方法。博恩·崔西著有《吃掉那只青蛙:拒绝穷忙,把时间留给最重要的事》(Eat That Frog )一书,他在书中写道:“你为公司所创造的价值中有90%源于三项任务。”在如何看待重要任务上,我和他有相似的观点。
博恩·崔西推荐了一种循序渐进的方法,以此判断出对你而言最重要的任务和项目。这一方法相当简单,在此我对这一方法稍作修改和补充,希望让这一方法更加行之有效:
1.列出你在工作中所需负责的所有任务。 用笔在纸上(如果你乐意,也可以在电子产品上)列出你所需负责的所有任务,这一步骤用时最长,但是列出任务清单会让你感觉很棒。你很有可能从来没有停下来认真思考这一周或这一月你在工作中所要负责的所有任务。
2.列出任务清单后,问问自己: 如果一天里只可以完成任务清单上的一项任务,你会选择哪项任务?在同样的时间里,完成这项任务比完成其他任务要让你获益更多。换言之,任务清单上哪项任务对你和你的老板最有价值(如果你和我一样是自由职业者,那你就是老板)?
3.最后,问问自己: 如果一天里还可以完成任务清单上的另外两项任务,你会选择哪两项任务?在同样的时间里,完成这两项任务比完成其他任务要让你获益更多。
最后得出的三项任务(如果你觉得第四项任务和前面三项任务一样重要,你也可以得出四项任务)就是20%的任务,完成这20%的任务,你就可以创造至少80%的价值。价值在此是一个关键词,不同于对你最有意义的任务,让你获益最多的任务不一定总会让你感到有价值和有意义,但对你实现高效能却很有价值。
当我开始目标明确地投入更多时间、能量和注意力来完成最重要的任务时,我的效能就会大幅提升。如果一开始不判断出最重要的任务,你就不可能变蛮干为巧干,这就是本章的主旨所在。
当你判断出最重要的任务后,接下来应该怎么做呢?
当然是努力完成最重要的任务。
(1) 我不认为这两种任务孰优孰劣,因为每个人对金钱、有意义的工作有不同的看法。
第四章、黄金时间
本章导读:花时间检测自己一天的能量变化,你可以把最重要的任务安排在生理黄金时间完成。所谓生理黄金时间,是指你的能量最充沛、注意力最集中的时间段。同样地,花时间检测一周的时间安排,你可以了解自己是否合理利用时间,自己一天的注意力是否集中。
预计阅读时间:11分3秒
如果每天列出需要完成的三项最重要的任务即可完美地实现高效能,本书可以就此作结。然而,列出三项任务仅仅只是开始。不是因为我接下来还有8万字需要书写,而是因为目标和现实总有差距;尽管我们很想完成最重要的任务,但由于种种原因——要么时间不够,要么能量不足,要么注意力不集中——我们总是无法实现目标。
当然这也包括我在内,几乎每一天我都会浪费时间,都会感到能量不足,都会注意力不集中。幸好我开展了高效能研究和实践,这让我在实现高效能的过程中比大多数人都表现出色。但是,无论是我还是其他高效能专家,如果声称自己完美地实现了高效能,那都是在欺骗读者。
如此说来,我们很有可能都面临相同的情况——无论我们多么想要实现目标,却总无法实现目标。究其原因,要么由于时间不够,我们一再拖延(见第二部分),花太多时间在次要任务上(见第三部分),没有合理安排时间(见第四部分);要么由于能量不足,我们无法适当补充能量(见第七部分),感到筋疲力尽、不堪重负(见第五部分);要么由于注意力不集中,我们常常走神,无法集中注意力(见第六部分)。据我个人经历,出现这些情况非常正常。
在本书接下来的章节中,我将为你介绍我所发现的管理时间、能量和注意力的最佳方法。在你开始学习如何更好地管理高效能三要素之前,有必要进行最后一个基础步骤,考察自己当下如何管理时间、能量和注意力。
接下来我将进行两项高效能测试,其中一项检测我一天的能量变化,另一项记录我如何安排我的时间和注意力。
你的生理黄金时间
你大概已经认识到,一天下来你的能量水平变化很大。
如果你习惯早起,你在清晨时分能量更充沛。如果你习惯晚睡,你在深夜时分能量更充沛。喝完咖啡后,你的能量会瞬间提升,但之后又会骤然下降。如果你和大多数人一样,中午饱餐一顿后,你的能量会在瞬间提升,但在午后时分又会骤然下降。
在我看来,能量如同燃料,可以支持你一天的工作,可以助你实现高效能。因此,合理管理能量极为重要。无论你的时间安排多么合理、注意力多么集中,如果你在工作中缺乏能量,或者由于没有吃饱睡足而感到筋疲力尽,那么你的效能都会直线下降。
为了深入了解我一天中的能量变化,我在开展高效能计划的过程中,进行了一个为期三周的测试。在这三周里,我把自己每天每小时的能量水平记录下来。此外,在这三周里我还做到了:
日常饮食中断绝咖啡因和酒精
尽量少吃糖
每天少食多餐,以便补充能量
不设闹铃,让自己自然入睡、自然醒来
这一测试背后的原理非常简单,通过记录这三周我的能量水平的自然起伏(所谓能量水平的自然起伏,是指能量自身在尽量不借助刺激物的情况下的变化),我可以准确了解到自身能量在一天中的自然变化。在此基础上,我可以采取相应的方法来提高效能。比如,我可以在能量最充沛的时段完成最重要的任务,我也可以在能量下降的时段及时调整,让身体和大脑重新焕发能量。每个人的身体结构互不相同,每个人一天的能量水平各有差异,这取决于每个人的生物钟。在这一测试中,我希望深入了解自己的生物钟是如何运作的。
经过三周的能量记录,我制作出下面这幅有趣的能量水平曲线图:
每天上午10:00到中午12:00、下午5:00到晚上8:00,是我一天中能量最充沛的时段。
不同的专家用不同的名字来表示这一能量最充沛的时段,其中我最喜欢的是萨姆·卡彭特(Sam Carpenter)在其著作《用系统来工作》(Work the System )中提出的“生理黄金时间”(Biological Prime Time,BPT)。
花时间检测自己一天的能量变化后,你可以在能量最充沛、注意力最集中的生理黄金时间完成最重要的任务,在能量下降的时间完成次要的任务。
高效能人士不仅善于管理时间,还善于管理能量和注意力。根据能量的起伏变化来重新安排任务,是一种变蛮干为巧干的简单方法。
在检测出自己的生理黄金时间后,我开始做出相应的日程调整。每天上午10:00到中午12:00、下午5:00到晚上8:00,我会完成最重要、最有意义的任务。每天能量下降的时间,我会完成次要的任务,或者喝杯绿茶补充能量,或者休息一下恢复能量。
你也许无法完全掌控工作内容和工作时间,但当你可以完全掌控工作内容和工作时间时,你在黄金时间是完成重要任务还是次要任务,会对你的效能产生巨大影响。比如,如果你在中午能量最充沛时,你大可以一直工作,直到你感觉需要补充能量才去用餐,而无须一到点就停下手中的工作去用餐。
★ 研究表明,在你刚醒来时,你大脑中的前额皮层(大脑中负责创意思维的部件)最活跃。这也意味着,即便你醒来后能量并不充沛,但如果你需要完成大量的创意工作,你也可以考虑在早上而非能量最充沛、注意力最集中的时间来完成工作。对我而言,一早起来处理重要任务的效果让人惊叹,因为这样一来,你会感觉一天工作下来有源源不断的动力。
接下来我将深入探讨如何利用能量最充沛的时间,但前提是你需要了解自身能量的自然变化。在我看来,了解自身能量的自然变化,是变蛮干为巧干的最佳方法之一。
当然,能量只是高效能三要素之一。除了合理管理能量之外,合理管理时间和注意力同样重要。
一生中的一天
【更多新书朋友圈免费首发,微信ghw1361】尽管我从来不是重度拖延者,但我一直是个喜欢偷闲的人。
早上沐浴前,我经常会抽空整理一下房间各处杂物。出门办事前,我经常会一边读几页书一边吃几口点心,或者屏除杂念使自己陷入沉思。
我基本上不会浪费大量时间,而且几乎总能完成我计划的任务,但我热衷在一天高效工作的过程中,时不时稍稍地偷闲一下。偷闲有助于我排解压力,有助于我从一项任务过渡到另一项任务,甚至有助于我想出更好的想法(见第十七章)。我的偷闲却让我身边的人——我生命中几乎所有重要的女人,包括我的妈妈、姐姐、女朋友——相当厌烦,她们有时候甚至对我苦苦相劝“不要偷闲了”,但我就是热衷偷闲。
如同检测我的生理黄金时间一样,在一周里记录每天、每小时的时间安排,理论非常简单,实践起来却相当烦琐。为此我打印了一张看上去很像Excel表格的纸,上面的横向格子标注有一天的24小时,竖向格子标注有一周的7天。在揭晓我的时间日志之前,我有必要简单解释一下为什么坚持记录时间日志如此有效。
我本人并没有经常记录时间日志,这很大程度上是因为记录时间日志非常费劲。但大概每隔几个月,我就会努力记下这几个月的时间安排,以便了解自己是否合理利用有限时间。在高效能三要素中,时间是最有限的。你可以通过多种方法让自己的能量更充沛、注意力更集中,却没有办法让自己获得更多的时间。
为了更合理地把时间用于完成最重要、最有意义的任务,你需要了解自己当下的时间安排,然后在此基础上进行相应的调整。比如,你可能非常重视个人身心的修炼,但在一周时间里你却没有花一分一秒在身心的修炼上。又比如,你可能把团队培训看作最重要的工作任务之一,但在一周的时间里你没有花一分一秒在团队培训上。如果不了解自己当下的时间安排,你很难判断自己是否把时间更多地用于完成最重要、最有意义的任务上。坚持记录时间日志,你可以更好地了解自己当下的时间安排,更好地发现自己每隔多久会开展最重要、最有意义的任务。
坚持记录时间日志,还可以让你了解自己一天下来是否容易走神。如果你简单记录自己每小时所做的事,却发现自己一直拖延着不完成重要的任务,你大概需要对抗拖延(见第五章),锻炼“专注”肌肉(见第十八章),从而减少身边的干扰(见第十九章)。
劳拉·万德坎姆[Laura Vanderkam,著有时间管理著作《天天25小时:你拥有的时间远比认为的多》(I Know How She Does It and 168 Hours :You Have More Time Than You Think )]曾经表示:“坚持记录时间日志,可以助你了解自己的时间安排。”“记录时间日志看上去是一项烦琐而沉闷的任务,但事实上可以让你在一周里省出可自由支配的数小时”“关键是找到适合你的时间安排”。
由于你在时间日志中记录了自己每小时(或30分钟或15分钟)的时间安排,你自然可以每隔一小时就进行任务调整,而无须在一天结束回顾自己是否完成计划任务时才进行任务调整。研究表明,如果你坚持记录饮食日志,你的减肥效果可以加倍。同样,如果你坚持记录时间日志,你的效能也可以加倍。
劳拉·万德坎姆通常每季度会花大概一周来记录时间日志,这一时间日志会记录她每天每半小时的时间安排。劳拉·万德坎姆表示,在一周里运用你最得心应手的记录方式,比如简单的笔记本、电脑表格、高效能应用软件来记录时间日志非常重要。
“坚持记录时间日志,有助于你了解自己的时间浪费在哪些地方,也有助于你发现哪些让你望而却步、一直拖延的任务完成起来并没有你想象中花的时间多……这对于你克服拖延非常有用。”劳拉·万德坎姆说道。
在我的高效能计划进行到一半时,我完成了我的第一个时间日志,我想读者可能会对我的时间日志感到有点惊讶。但在揭晓我的时间日志之前,我想让你先进行一个测试,这一测试为后面介绍的高效能方法奠定了基础。