议程 Agenda

  • 会议应该有明确的议程。例如，如果会议是为了达成一个决定而举行的，那么就向参会者明确地设定这个期望。很明显，在每日站会上，每个成员必须轮流回答3个关键问题，没有比这更详细的了。

    提前准备 Advance preparations

  • 应预订会议场地，并提前检查和确认所需参与者的可用性。会议邀请上的议程也帮助每个团队成员为会议做准备——做背景研究或准备状态更新。所以会议邀请者应该注意给参会者足够的时间来准备会议。理想情况下，会议邀请应该包括会议期间需要引用的任何材料或内容。

    守时 Punctuality

  • 会议应该严格遵守时间——会议开始和结束都应该准时。如果一个团队成员迟到了，这意味着对其他参会者的伤害和不尊重。

    聚焦 Focus

  • 为了保持会议的重点，必须很好地主持和促进会议。在某些情况下，比如每日站会，参会者都要站起来，这样他们才能做到准确、专注并按时完成。每天的站立会议不应该用于头脑风暴和解决问题。

    缺席代表 Representation

  • 会议应该有合适的听众。如果一个团队成员被邀请参加一个没有明确目的的会议，他或她应该提前澄清，如果在会议中没有要求，他或她应该礼貌地拒绝会议请求。如果某一团队成员缺席，他们应该计划派一名替补来代表他们参加会议。重要的是，音频会议的参与者宣布他们的名字，以表明他们在会议中。

    公平和循环制 Fair and round-robin

  • 主持人应确保在讨论一个话题时，相关干系人有公平的机会发言和表达他们的想法。这可能特别具有挑战性，因为在一个会议上，可能会有发言和不那么发言的参会者。此外，主持人应该确保参会者有时间提出他们的问题，并寻求澄清，而不受时间限制。

    避免分心 Distraction free

  • 会议应该确保参会者100%的注意力放在主题上。因此，检查与会者是否离题或超出规定的时间是非常重要的。否则，参与者可能会分心，边走边聊，查看手机或手表，感到不安。在音频会议电话中，非常希望参会者处于一个没有背景噪音的环境中。此外，当他们不说话时，建议他们把自己的声音调成静音，这样背景噪音就不会干扰正在进行的对话。

    使用沟通技术 Use of Technology

  • 需要使用技术的会议应提前准备。例如，在音频或视频会议中，应该提前向参会者发送会议号码、参加者代码和加入说明。为了使会议有效，主持人和参会者都应该在会议期间舒适地使用技术。

    着装要求 Dress code

  • 根据团队的文化，参加会议的人应该穿职业装。

    会议纪要 Recorded

  • 如果会议以行动项目或决定结束，记录下会议总结可能会有用。会议主持人或主持人可以发送会议纪要，为所使用的活动挂图或白板拍照，或将内容打印在白板上。