提升效率之路为何总是失败？这是我的思考与改变 - 少数派

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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

效率，一朵散发诡异气息的彼岸花。彷佛谁得到它，谁就可以搭上通往成功的快车。

如果你问我喜不喜欢搞效率，我会说我当然非常喜欢。从 Todo 到 Calendar ，从番茄法到 GTD，从 6 块钱到 328…… 研究时间管理、任务管理，以及各式各样的效率应用几乎成为我闲暇之余一大爱好。

不过接下来的剧情大家都能猜到，原本期待这些效率工具能带给自己实质性的提升，结果往往都是半途而废，最终落成一个反生产力的下场。除了失望与自我矛盾，生活并未改变。 按照经典句式提问：为什么下了那么多软件，搞了那么多方法论，却依旧效率不起来？

在此之前，我试着找过答案，认为问题的根源是出在系统的复杂性。各种清单创建、任务排期、以及为了维护运转整套系统所耗费的大量精力，使得我们对工具的关注严重超过事情本身，而所谓的效率在这个过程中早已渐行渐远。

不过问题真的只是出在工具上吗？

工具，效率问题的表象

工具，可能只是效率问题一个极其浅层次的外延表象。

1847 年，利比里亚宣布独立，宪法宪政几乎完全照抄美国。作为美国的克隆体，照理说应该很容易成为非洲最强大的国家，可事实上呢？

2013 年，Rick Klau 将 Google 新的目标与效率管理模式 「OKR」 推上舞台，同年底引入中国。那七年之后，是不是所有学习过的企业都成了 Google 、Intel ？

如果不是，那也许中间出了点问题。

Intel、 Google 发明的 OKR 工作法，是他们对公司内部管理方式的总结与标准化输出。但这里面隐藏的前置条件还有他们沉淀多年的领导力和文化基础，正因为这个基础，才形成了对应的 OKR 管理方式。而国内很多企业，直接跳过这部分，一开始就从具体着手，学些形式上的皮毛，忽略领导力与文化建设，那么生搬硬套的结果最终只会成效甚微。

同样的，我们在提升效率上，是否也面临类似的问题？

我们大脑里总有一个观念，认为只要是道理都是对的，只要照着说明书给出的具体步骤，那么我也能复制别人的成功。但却往往忽视自己与方法的匹配度，忽视自己面临的真实场景，忽视自己的个性与使用习惯。很简单，即使这辆汽车速度再快，对于航海的人，它是没有意义的。

所以第一个问题，我要问自己，我的生活是否已经繁忙到需要用日程管理？是否已经复杂到需要使用 OmniFocus ？还是说，我是在用工具来套生活，将生活中的小事都不合时宜的丢了进去，只是因为高效人士都是这么做的。

贪婪，效率的真正杀手

吾生也有涯，而知也无涯。有限的生命，追求着无限的欲望。

为什么你的待办清单里总有做不完的任务？其实初心都是好的，想要更有效率的利用时间平衡工作和生活，却不知不觉间变得贪心，塞进越来越多计划。

想一想美好的周末你的待办列表是怎样的呢？

早上起来先做半小时瑜伽冥想，然后动手做顿健康美味的早餐。然后是学习提升时间，理财、英语、专业技能都样样来点。下午抽一两个小时完成体能训练，晚上再安排一场电影放松一下，最后躺在床上迎接高质量的八小时睡眠。

看起来有问题吗？完全没有问题。你和朋友说起自己的时间管理，大家都是未名发声大拇指点赞。可实际上，这背后的真实诉求是什么？既希望颜值能打，又希望学业满分；既希望刷掉体脂，又希望厨艺跃迁；既希望扩增收入，又希望生活悠闲。生活填充的满满当当，看似已经将时间管理做到极致，但实际上毫无章法，像极了一场军备竞赛，德智体美劳，样样我都要。

人的贪婪，稀释了效率与时间，最终也稀释了自己的生活体验。

重启效率的关键钥匙

人生中真正的重要的事其实只有一件，就是苏格拉底告诉我们的 Know Yourself 。这是效率问题的关键，也可能是所有问题的关键。

暂且停一停手边那串长长的清单，先观察一下自己，认识自己 ，想好自己应该成为谁。这是所有问题的起点。因为只有知道自己的使命，才能知道自己的目标。只有知道自己的目标，才能让我们再面对那些纷繁复杂的任务面前，可以从容优雅的选择出「这，才是我应该要做的事」。没有杂事的干扰，生活自然而然会变得效率起来。

如果说人有什么智慧，那一定是既认识到自己的伟大，同时又认识到自己的渺小。

人的伟大之处在于，很多事，只要真心实意的去做就一定有所回报；但渺小之处在于，人真的一次只能做好一件事情。做好一件事，并不是说就不去扩展其它的可能，而是能真正认识到，只有当我专注、高质量地做好一两件事后，才可能做好另外的事。盲目斜杠与多线程、可能会使自己连唯一该做的事都无法好好去做。

提升工作效率的具体方法

Know Yourself ，说起来简单，却是对自己的终极拷问，不可能一蹴而就拨云见日。所以我暂时无法从生活这个角度来写自己具体做法。

不过工作中，目标相对清晰，自己将结合前面的认识，来谈一谈如何在日常工作中提升效率。其实希望我们能愈发清醒的意识到，效率的问题并不是站在从效率的层面去解决。

• 确认目标：将自己目标与各方角色对齐，这将成为后续工作中的北极星
• 定义优先级：围绕目标拆解任务，并明确任务轻重缓急，知道先做什么
• 梳理场景痛点：对任务整合归类，知道自己面临的工作场景与痛点
• 借力工具：依据痛点，有针对性的选择工具、寻找方法

确认目标 & 定义优先级

目标与优先级这两个步骤，一是将自己的任务比对上级任务与业务方向，如果发现偏差及时沟通及时调整；其次是根据价值程度划定优先级。目标拆解后的事儿肯定很多，但不是什么简单做什么，而是根据价值决定首先应该做什么。

目前这两个步骤会以「事项列表」落在石墨共享文档，方便各方随时取得我的目标、任务与进度。其实这也替代了 Things 成为简单版的任务管理。那些与目标不相符但也需要解决的事情，我会在桌面额外新建便签进行管理，完成后删除。核心只聚焦有价值的事，即使这类杂事全部打上勾勾，对关键目标的影响也微乎其微。

当然很多时候，我们还是会迫不得已做些无关目标的事。但整体上，目标与优先级可以使我们变得更觉察，不会是只要看到事都想去解决它。

从源头上控制事项产生，这是任何效率工具都无法达成的效果。

梳理场景痛点

完成上面的步骤，基本上我已经知道自己需要完成的任务。接下来我会把任务按性质进行归类，目的是使自己明白，我在工作中主要面临哪些场景，以及是否存在问题或痛点 。

比如我的工作是产品经理，平日里的任务按类型划分主要是对接需求、编写文档、协同团队做排期等，所以按性质进行归类，大致分为以下场景

• 沟通场景：对接需求、项目跟进、产品培训等
• 输出场景：规划方案、编写文档、制作 SOP 等
• 查询场景：搜索新闻、检索信息等

知道自己的工作场景后，再深入思考这个场景是否有反复遇到的问题，比如自己在以下场景分别存在的痛点

• 沟通场景的痛点：文字语音表达不清楚；一件事反复说
• 输出场景的痛点：注意力频繁被打断；工作界面不易聚焦
• 查询场景的痛点：信息搜索太慢；阅读信息很浮躁

到最后，我们会得到一张工作地图，知道自己的工作方式与相关痛点，那么后续在挑选软件的时候上也会变得更有针对性，不再盲目崇拜效率工具。

借力工具

挑选工具前，先想想哪些事情可以因为工具提升效率，哪些事情其实与工具无关。

创意型的工作，比如我要写一篇文章，输出一个运营方案等，这是脑力角逐的过程。好用的工具只是加分项，用不用它，都不会对结果产生任何关键性的影响。这类工作本质拼的是创意与想法。工具选择上，我不会太纠结，用着顺手就行。

日常或重复型的工作，比如一个数据重复录入，一件事情反复沟通，我会最大程度去寻求最优解决方案。但不是永无止境的寻求，达到预期会收手。

以个人为例，结合前面步骤我已经知道自己的场景痛点，那么接下来会针对性的在论坛网站搜索相关信息，获取对应工具：

• 解决沟通场景的痛点：Paste、Xnip
• 解决输出场景的痛点：设置、HazeOver
• 解决查询场景的痛点：Popcilp、剪藏

后续该部分会单独出一篇文章介绍相关工具，这里不再赘述。

所以看到这里，你会发现，工具的选择只是最后一步，最表象层的需求。这一切的起点都是目标。一切都是在为目标服务。

写到最后

彼得德鲁克说过：最没有效率的人是「用最高的效率做最没用的事」的人，比起决定做什么，更难也更重要的是选择不去做什么。即使你开着最快的跑车，如果不知道方向，最终也到达不了目的地。

希望收件箱里要做的事越来越少，但每一件却都是你最好的选择，没有之一。

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