规划采购管理

定义

记录项目采购决策、明确采购方法以及识别潜在卖方的过程

作用

确定是否从外部获取货物和服务及其时间和获取方式

节点

仅开展一次或仅在项目预定义点开展

数据流向

1. 商业文件

2. • 商业论证
     

• 效益管理计划
  
  1. 项目管理计划

1. • 范围管理计划
     

• 质量管理计划
  
• 资源管理计划
  
• 范围基准
  
  1. 项目文件

1. • 里程碑清单
     

• 项目团队派工单
  
• 需求文件
  
• 需求跟踪矩阵
  
• 资源需求
  
• 风险登记册
  
• 相关方登记册
  
  1. 事业环境因素

1. 组织过程资产

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   1. 专家判断

2. 数据收集

3. • 市场调研
     
     1. 数据分析
4. • 自制或外购分析
     
     1. 供方选择分析

5. 会议

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   1. 采购管理计划

6. 采购策略

7. 招标文件

8. 采购工作说明书

9. 供方选择标准

10. 自制或外购决策

11. 独立成本估算

12. 变更请求

13. 项目文件更新

14. • 经验教训登记册
      

• 里程碑清单
  

• 需求文件
  
  1. 组织过程资产

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名词解析

采购管理计划

• 如何协调采购与项目的其他工作
  
• 开展重要采购获得的时间表
  
• 用于管理合同的采购测量指标
  
• 与采购有关的相关方角色和职责
  
• 可能影响采购工作的制约因素和假设条件
  
• 司法管辖权和付款货币
  
• 是否西药编制独立估算，以及是否应将其作为评价标准
  
• 风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求
  

• 拟使用的预审合格的卖方
  

  采购策略

  决定从项目外部渠道采购的场景下，应制定采购策略，其中规定项目交付方法、具有法律约束力的协议类型，以及如何在采购阶段推动采购进展

• 交付方法
  

• 合同支付类型
  

• 采购阶段
  

  招标文件

• 主要向潜在卖方征求建议书
  

• 主要依据价格根据选择卖方（如购买商业或标准产品时），通常就使用标书
  

• 其他考虑因素（如技术能力或技术方法）至关重要，则通常使用建议书
  

  • 信息邀请书（RFI）
    
  • 报价邀请书（RFQ）
    
  • 建议邀请书（RFP）
    

    采购工作说明书（SOW）

    充分详细地描述拟采购产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否具有能力提供此类产品、服务或成果

• 规格
  

• 所需数量
  
• 质量水平
  
• 绩效数据
  
• 履约期间
  
• 工作地点
  

• 其他要求
  

  工作大纲（TOR）

  与采购工作书名书类似，用于服务采购

• 承包商需要执行的任务，以及所需的协调工作
  

• 承包商必须达到的适用标准
  
• 需要提交批准的数据
  
• 由买方提供给承包商，将用于合同履行的全部数据和服务的详细清单（若适用）
  

• 关于初始成果提交和审查（或审批）的进度计划
  

  供方选择标准

• 能力和潜力
  

• 产品成本和生命周期成本
  
• 交付日期
  
• 技术专长和方法
  
• 具体的相关经验
  
• 用于响应工作说明书的工作方法和工作计划
  
• 关键员工资质、可用性和胜任力
  
• 公司的财务稳定性
  
• 管理经验
  
• 知识转移计划，包括培训计划
  

• 本地内容
  

  供方选择分析

  采购文件中应注明供应商评估方法，让投标人了解将会被如何评估审查项目竞争性需求的优先级后，确定第三选择方法

• 最低成本
  

• 仅凭资质
  
• 基于质量或技术方案得分
  
• 基于质量和成本
  
• 独有来源
  
• 固定预算
  

  一般采购步骤

1. 准备采购工作说明书（SOW）或工作大纲
   
2. 准备高层级的（粗略的）成本估算，制定预算
   
3. 发布招标广告
   
4. 确定合格卖方的短名单
   
5. 准备发布招标文件
   
6. 由卖方准备并提交建议书
   
7. 对建议书开展技术（包括质量）评估
   
8. 对建议书开展成本评估
   
9. 准备最终的综合评价报告（包括质量及成本），选出中标建议书
   
10. 结束谈判，买方和买方签署合同
    

项目进度计划对规划采购管理过程中的采购策略制定有重要影响