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重点知识

  • 事业环境因素的概念和内容
  • 组织过程资产的概念和内容
  • 组织系统的概念和内容
  • 不同组织结构类型

一、概述

项目所处的环境可能对项目的开展产生有利或不利的影响，影响来源：事业环境因素（EEF）和组织过程资产（OPA）
事业环境因素通常源于企业的外部环境（也可包含内部环境因素，组织过程资产源于企业内部）。除了上述两类，组织系统对项目生命周期也起着重要的作用。

二、事业环境因素（Enterprise environmental Factors）

  • 事业环境因素（EEFs）是指项目团队不能控制的，将对项目产生影响、限制或指令作用的各种条件。
  • 可能提高或限制项目管理的灵活性，并可能对项目结果产生积极或消极的影响。
  • 分为组织内部的和组织外部的：内部包括组织文化和结构、基础设施、资源可用性、员工能力等。外部包括市场条件、法律限制、商业数据库、政府或行业标准、物理环境要素等。

三、组织过程资产（Organizational Process Assets）

  • 执行组织所持有并使用的计划、过程、政策、程序和知识库，会影响对具体项目的管理
  • 帮助项目成功
  • 项目团队有责任在项目全过程中对组织过程资产进行必要的更新和补充
  • 组织过程资产包括：①过程、政策和程序：由项目管理办公室（PMO）或项目以外的其他职能部门完成。②组织知识库：在整个项目期间结合项目信息而更新

过程、政策和程序

启动和规划：

  • 模板
  • 预先批准的供应商清单和各种合同协议类型

执行和监控：

  • 变更控制程序
  • 跟踪矩阵
  • 财务控制程序

收尾：

  • 项目收尾指南或要求

组织知识库

组织用来存取信息的知识库，包括（但不限于）：

  • 配置管理知识库
  • 财务数据库
  • 历史信息与经验教训知识库
  • 问题与缺陷管理数据库
  • 测量指标数据库
  • 以往项目的项目档案

四、组织系统

  • 系统是指各种组件的集合，可以实现单个组件无法实现的成果。
  • 组件是项目或组织内的可识别要素，提供了某种特定功能或一组相关的功能
  • 各种系统组件相互作用创造出组织文化和能力

系统的几个基本原则：

  • 系统是动态的
  • 系统是可以优化的
  • 系统组件是可以优化的
  • 系统及其组件不能同时优化
  • 系统呈现非线性相应（输入的变更并不会产生可预测的输出）

组织内的多种因素的交互影响创造出一个独特的系统，会对在该系统内允许的项目造成影响
这些系统因素主要包括三大类：

  • 治理框架（控制 决策）
  • 管理要素（平衡 协调）
  • 组织结构类型

项目经理要了解组织系统内的职责、终责和职权的整理分配情况，从而有效的利用其权力、影响力、能力、领导力和政治能力成果完成项目
系统通常由组织管理层负责
系统需要优化平衡，优化过程可能对单个项目造成影响

组织治理框架

监督、控制、整合和决策
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管理要素

管理要素是组织内部关键职能部门或一般管理原则的组成部分
组织根据其选择的治理框架和组织结构类型分配一般管理要素

关键职能部门或一版管理要素或原则可包括：

  • 基于专业技能和可用性开展工作的部门
  • 具有纪律性的行为（例如尊重职权、人员和规定）
  • 统一指挥原则（例如一位员工仅仅接收一个上级对任何行动或活动给出的指示）
  • 统一领导原则（例如针对一组活动只能有一个计划或一个领导人，以及相同的目标）
  • 组织的总体目标优先于个人目标
  • 支付合理的薪酬
  • 公正、平等的对待所有员工
  • 允许任何员工参与计划和实施

组织将这些管理要素的绩效分配到选定的员工身上，这些员工可能在不同的组织及上执行上述职能。

组织结构类型

组织需要权衡两个关键变量（可采用类型及优化方式）之后才可确定合适的组织结构类型
这两个变量指可以采用的组织结构类型以及针对特定组织如何优化组织结构类型的方式
不存在一种结构类型适用于任何特定组织
特定组织的最终组织结构是独特的
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PMP考试默认组织架构是矩阵型的*

职能型组织结构
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优点：

  • 专业化

缺点：

  • 职能壁垒，沟通效率不高
  • 员工容易只关注职能绩效，不关注项目绩效，影响项目成功率

项目型组织结构
优点：资源利用率高
缺点：管理复杂度增加
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优点：

  • 沟通效率高

缺点：

  • 资源利用率低
  • 已项目为主，团队成员跟随项目，没归属感
  • 项目壁垒

矩阵型组织结构
优点：

  • 沟通效率高
  • 资源利用率高

缺点：

  • 管理复杂性高

矩阵型组织结构-弱矩阵
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职员兼职项目经理，压力大，软技能要求高

矩阵型组织结构-平衡矩阵型
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项目经理全职或兼职

矩阵型组织结构-强矩阵型
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项目经理权力较大

项目管理办公室（PMO）

OPM是组织级项目管理
对项目治理过程标准化（工具、流程、思想等），促进技术共享的组织部门
PMO在项目组合、项目集、项目与公司考评体系（如平衡计分卡）之间建立联系
所支持和管理的项目不一定彼此关联
在项目各生命周期内，PMO可能有权起到核心相关方和关键决策的作用

PMO的一个主要职能是通过各种方式对项目经理提供支持

  • 管理共享资源
  • 识别和开发项目管理方法、最佳实践和标准
  • 指导、辅导、培训和监督
  • 通过项目审计，监督对项目管理标准、政策、程序和模板的遵守程度
  • 制定项目政策、程序、模板和其他共享文件（组织过程资产）
  • 协调项目之间的沟通

六大职能：

  • 人员培训
  • 流程制度
  • 咨询辅导
  • 管理工具
  • 过程监控
  • 绩效考核

三种类型：

  • 支持型：项目资源库，对项目控制程度低，无权要求
  • 控制型：对项目有一定的控制权力，如提供必须使用的模板
  • 指令型：PMO直接管控项目，PMO拥有很高的权力

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指导委员会

  • 项目指导委员会是项目治理的执行机构，用于指导项目管理活动的框架、功能和过程，从而创造独特的产品、服务或结果以满足组织、战略和运营目标。