规划采购管理

  • 概念：记录项目采购决策，明确采购方法，识别潜在卖方的过程
  • 作用：确定是否采购、采购什么、如何采购、采购多少、以及何时采购
  • 发生时间：仅开展一次或仅在项目的预定义点开展
  • 应该在规划采购管理过程的早期，确定与采购有关的角色和职责
  • 进度计划与采购策略密切相关，相互影响
  • 从两个方面减轻风险：自制外购决策，合同类型

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主要输入：
工具与技术：

  • 数据分析
    • 自制或外购分析

主要输出：

  • 采购管理计划（如何做）
  • 采购策略（如何做 合同类型）
  • 招标文件（做什么）
  • 采购工作说明书（SOW 做什么）
  • 供方选择标准（做什么）
  • 自制或外购决策（做什么）
  • 独立成本估算（做什么）

合同类型*
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总价合同
**		 甲方风险最小
- 为既定产品或服务的采购设定一个总价
- 卖方必须依法履行总价合同，否则就要承担相应的违约赔偿责任
- 虽然允许范围变更，但范围变更通常会导致合同价格提高
- 总价合同对于买方风险最小，如果签订总价合同，卖方特别关注范围的变化
 固定总价合同FFP
 范围不清，不允许签总价合同
- 买方喜欢，一口价，不能改（除非范围变更）
- 因合同履行不好而导致的任何成本增加都由卖方负责
- 买方在签订合同时需要提供准确的范围
- 范围变更，成本很大
总价加激励费用合同FPIF 目标成本、目标利润、实际成本、分摊比例（甲方摊大、乙方摊小）、实际利润、最高限价 （总价）
- 兼顾到卖方的利益，对实现既定目标给予财务奖励
- 目标价格=目标成本+目标利润
- PTA（point of total assumotion）总体假设点/估算的合同总价：是指买方支付最高限价时，卖方花费的实际成本
- PTA的意义在于：假如卖方成本超过PTA，那么超过PTA那部分的成本就由卖方独立承担（不再以分摊比例分成），这样卖方的利润就会迅速降低
- 实际操作中，可以先定最高价格，也可以先定PTA
- 实际利润=目标利润+（目标成本-实际成本）x卖方承担比例
- 最高限价=（目标成本+目标利润）+（PTA-目标成本）x买方分担比例
- PTA=（最高限价-目标成本-目标利润）/买方分担比例+目标成本
总价加经济价格调整合同FP-EPA 根据通货膨胀调整，适用于长期项目
- 卖方履约要跨越相当长的周期（数年），或买卖方之间要维持多种长期关系，就应该使用本合同类型
- 允许根据条件变化（如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加或降低），以事先确定的方式对合同价格进行最终调整
- 试图保护买卖双方免受外界不可控情况的影响
成本补偿合同 乙方风险最小
- 实际成本外加一笔费用作为卖方的利润
- 适应范围：范围不清/范围变化/高风险/较复杂
 成本加固定费用合同CPFF 成本+固定百分比
- 向卖方发放成本+固定费用
- 固定费用为估算成本的某一百分比
成本加激励费用CPIF 类似总价加激励，但是没有最高限价
- 利润的计算公式与总价激励合同的利润计算公式相同
- 利润最高费用，最低费用
- 合同总价=实际成本+实际利润
- 实际利润=目标利润+（目标成本-实际成本）*卖方承担比例
成本加奖励费用CPAF 奖励是主观的，激励是可以计算的
- 符合主观要求时再向卖方支付大部分费用
- 完全由买方根据自己对卖方绩效的主观判断来决定奖励费用，并且卖方通常无权申诉
成本百分比合同CPPC 成本+成本百分比
- 向卖方发放成本+成本的百分比
工料合同（T&M） 单价固定，总价开口。甲乙风险居中
- 兼具成本补偿合同和总价合同的某些特点的混合型合同
- 范围不清（但不复杂）/增加人员/聘请专家以及寻求外部支持
- 合同总价因成本增加而变化
- 单价固定，总价开口

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工具

数据分析-自制或外购分析

  • 自制：内部进行（由项目团队自行完成，如研发）
  • 外购：外部采购
    • 买
    • 租
  • 以全部预算来衡量：包括直接成本或间接成本，如维护成本

供方选择分析

  • 最低成本
  • 仅凭资质
  • 基于质量或技术方案得分
  • 独有来源
  • 固定预算
  • 基于质量和成本

输出

采购管理计划

  • 如何管理从编制采购文件直到合同收尾的各个采购过程
  • 包括
    • 如何协调采购与项目的其他工作
    • 开展重要采购活动的时间表
    • 用于管理合同的采购测量指标
    • 与采购有关的相关方角色和职责
    • 可能影响采购工作的制约因素和假设条件
    • 是否需要编制独立估算
    • 风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求
    • 拟使用的预审合格的卖方

采购策略

  • 完成自制或外购分析，并决定从项目外部渠道采购后，就要制定一套采购策略
  • 包括
    • 支付方法
    • 合同支付类型
    • 采购阶段

招标文件

  • 用于征求潜在卖方的建议书（投标文件）
  • 如果主要依据价格来选择卖方（如购买商业标准产品时），通常就是用标书、投标或报价等术语
  • 招标文件可以是：
    • 信息邀请书（RFI）：需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多信息，随后一般会使用报价邀请书或建议邀请书
    • 报价邀请书（RFQ 标准化产品）：如果需要供应商提供关于如何满足需求和（或）将需要多少成本的更多信息，就使用报价邀请书
    • 建议邀请书（RFP 招标文件 非标准化产品）：如果项目中出现问题且解决方法难以确定，就使用建议邀请书。这是最正式的文件，需要遵守相关采购规则

采购工作说明书（SOW）

  • 仅对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义
  • 充分详细的描述拟采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确认他们是否有能力提供
  • 在采购过程中，应根据需要对工作说明书进行修订，直到它成为所签协议的一部分
  • 注意与项目工作说明书的区别和联系
  • 对于服务采购，可能会用”工作大纲（TOR =采购工作说明书）”
  • 工作说明书的内容包括：规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约期间、工作地点和其他要求

供方选择标准

  • 制定这些标准是为了对卖方建议书进行评级或打分
  • 标准可以是客观的也可以是主观的

自制与外购决策

  • 记录了关于哪些产品、服务或成果需要从项目组织外部采购的决定，或者哪些产品、服务或成果应该由项目团队自行提供的决定
  • 自制：内部采购流程和协议
  • 外部：与服务商签订协议
  • 决策记录于采购管理计划中

独立成本估算

  • 大型采购，采购组织可以自行准备独立估算，或聘用外部专业估算师做出成本估算，将其作为评价卖方报价的对照基准
  • 如果二者存在明显差异，则可能表明
    • 采购工作说明书存在缺陷或模糊
    • 潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书

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