转自：语雀：子曰《如何成为职场精英》
促成高效会议实践一
前言
作为会议主持，其实远非第一次了，但每次都能有新的收获，也感觉到一个好的主持能为一次高效会议奠定一些好的原则，让每个人能充分喜欢上利用会议解决大家迫切需要同步的信息或者解决的问题。
议题: 周会的内容，形式
本次的会议主题为周会应该是什么内容，采取什么形式。
为什么会有这个议题？
因为每个同学对例行的周会感到厌恶，或者说自己有独特的想法和建议，但如果只考虑某些人的想法，或者按照少数服从多数，那最终这个会议都会大打折扣，那么如何开展这次会议，如何让大家在一定的时间内各抒己见，并且还都能接受一个会议结果，而不是嘴上应允，实际被迫接受呢？
会议的主要原则
- 充分让每个人都发言，表达每个人认为当前会议不好在哪里？说两点：认为周会应该是什么样子，应该有什么内容？然后会议主持者记录全部观点内容，并针对有相同主题或者建议的，累加权重。
- 充分认可每个人观点中的正确的部分，让整个团队一起帮忙完善，每个观点，要想做得好还应该注意什么？如果某件事觉得没有讨论同步的意义，又该以什么方式承载。
- 明确周会的主要目的是什么？是同步业务进度还是跟进技术建设，还是分享或者讨论会。根据每种性质的不同，区分决策。
- 大家认为一个会议高效的原则是什么？应该避免什么问题？某些没有意义的话题如何规避？
会议的步骤
1.头脑风暴
每个人发表观点，关于当前周会会哪里不好，应该保留什么？自己期望的会议是怎样的？
2.观点统计
针对每个人的观点进行统计，按照涉及的不同点进行分类，然后针对观点进行描述确认，针对不具体的地方进行具体化描述。然后针对具体一个点，大家通过投票同意，或者给出更好建议的方式进行决策。
这个过程中决策除了以下的关键问题：周会的开会时间，持续时间，具体的会议包含项，关于业务进度同步的方式和时间，关于问题或者方案总结是否表达的欲望，针对有问题的部分如果有疑问如何展开，关于技术的需求如何解决，会议是否要解决一些具体的问题，会议必要性的一定要同步什么，通过什么来保证会议果子内容项的讨论效果，如何提升大家的参会意愿，如何保证会议的结果对部门本身是有实际意义的。
这个过程中不断的反复通过黄、黑、绿三顶思考帽让每个人能充分发挥自己的观点和意愿，得出每个问题大家都认可的解决方案，并保留了最大的灵活度。
3.关于会议的分类
通过周会，大家一致决策了并认识到了一个会议是不可能解决所有问题的。
而周会是一个大家同步所有要事的会议，其中每个人的业务进度是最重要但不需要大块占用时间的一个事项，这其中原因就不展开了。另外一个特点是，不管如何，每个人还是有权利、也应该了解下别人的工作的，而作为每个任务的执行者，在周会中，可以通过自己的简单的2-3句话的总结陈述自己需要共享抛出的问题，或者总结出的一个好的方案。针对问题或者方案，大家共同决策，有没有快而美的方式解决或者同步，确定跟进的措施以及是否需要一个具体的会议讨论这件事。
并且通过周会的这个窗口，大家能够更有针对性的去暴露特定额内容，比如技术分享，业务问题，工作小结，凡是值得大家共同决策拍板的部分拿出来，然后定节点、定内容，定人。
所以除了周会之外我们还定义了几种与周会性质完全不同的会议类型，针对某技术主题的方案讨论会，针对某主题的分享交流会，针对某沉淀的业务方案的说明会。每一种主题会议类型，都能单独展开，让大家更好更主观的接受一次会议，同时也让周会本身更加简洁。
4.关于会议的原则
针对会议的讨论原则，要符合六顶思考帽的基本原则，简单来说，可以概括为以下几点：
- 一个会议必须有主题，会议的过程要围绕核心主题，绝不跑题
- 针对主题，定制属于这个主题会议的合适的形式，会议期望，会议结果，保证参会人的意愿度和、参与感、收获感
- 不限制具体人的发言，每个人的发言具有同等权重，让每个人充分表达自己的观点，如果没有观点，也可以
- 选择赞同或者完善其他人的观点，集合所有人的智慧和感性认知
- 限制每个人的发言原则，每轮的讨论是在一个确定方向和角度，要让主题朝着可解决，可扩散，可归纳出发；
- 充分发挥主人翁意识，充分挖掘，如果是你，你觉得应该怎么做是最好的，你如何解决大家的疑问，并为之设定相应的责任
- 意愿越大，责任越大，让每个提出问题的人，变为解决问题的人
- 指挥官尽可能的提供科学、完善、全面的可行方案和建议，让大家再去讨论
- 敲定结果，针对结果，在短期内具有不可更改性，保证与会的每个人要言行一致，禁止朝令夕改、口服心不服的情况
- 针对会议超时、会议跑偏、某问题过于深度讨论、如何组织一次高效会议大家都有共识，就是这样的
5.让会议可控的要素
同步业务相关：业务进度以及问题，总结等，每个人会前维护到可访问的网络文档上，会前主持以及每个人都可看到其他人的工作内容。这样把每个人都需要陈述一遍5min的流水账时间变为0.
同步需要共享或者提问:针对自己想同步给大家的，比如你有问题想问大家的方案，需要资源支持，有某个技术总结需要同步给大家，那就简述下，让大家快速理解其是什么，其说明会在哪里，是否有必要展开等。针对大家都觉得没有什么问题的，直接跳过。
技术议题：针对每个技术议题，也就是纯技术议题以及之前周会提到的确定要跟进的内容，进行进度通报，结果通报，结果在哪里，负责人是谁，是否有必要分享等。
时间控制：针对进度描述控制在3-5分钟，针对具体议题的讨论控制在5-10分钟，并进行团体决策。如果讨论不完，只确定要点部分，然后决定细节讨论会在什么时间，什么人在具体讨论。
支援到位与负责到位：在团队内，没有谁的业务更重要，谁的权限更大一说，为每个人做负责的部分，他都是其对应的owner，要具备责任人意识，针对一个技术议题，尽可能均分到每个感兴趣的人身上，然后共享，而不是把技术或者业务的压力放到tl或者资深专家上。同时为了保证每个人的内容都有正常进行，设立一个跟进人，让整个团队不会因为某些人相互间的沟通效率，或者工作进度不平衡，导致内容出现无法推动或者能力阻塞的问题。
小结
其实，促成一次高效会议并没有那么容易，尤其是大家的认知水平、技术水平、业务覆盖都不同的情况下，准确的把握住每个人的动机，初心，让会议变的不可浪费，每一分钟都对你来说是有意义的，有收获的，可参与贡献度的。
如果你能促成一个跨部门，跨阶层，跨年龄的高效会议，那么你具有会议组织者的这一技能，不可多得。
如果要想更好的促成一项会议，也要主持能充分挖掘每个人的情绪，想说什么，能做什么，要充分知道这件事大致可以怎么做，如何下放以及跟进能让每个人都舒服的接受，还能坚持的执行，以及反馈给团队。
看似是一场会议，实则更是一次次认知的同步，一次次认可的同步，当你的会议成员更加认可你，更加互相认可时，会议自然会是越来越高效的，大家自然的知道什么时候该说，该说到什么程度。
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