定义
个人对流程图是这么理解的:业务流通图是按顺序描述某一事项执行过程(或流程)的图形化展示形式。对业务流程图,有如下解析:
- 是什么:是对业务流程的一种表示形式而已。换句话说,业务流程也可以用别的形式表示,而不用“图”(比如口述、文字描述等)也可以,但是“图”更直观、形象;
- 描述对象是什么:对象是业务流程。那么什么叫业务流程呢?从以上“业务流程图”定义可以对“业务流程”做一个简单定义:某一事项的执行过程(或流程);
- 内容包括什么:业务流程图中主要包括活动和方向(流程流向),如果是泳道图的话,还包括角色(或者说岗位)。
业务流程有一个特点,即:时序性(有时间先后顺序)。
作用
1.简单明了表达业务
图比其他的表现形式都要友好,且人对图的记忆更深刻。业务流程图一般需要附在产品文档中,供读者理解业务。
2.确认需求
比如你最近需要和相关业务部门确认需求,你拿出你那高大上的业务流程图往投影上一放,不用你介绍,他们自己就能看明白。他们看到后,就知道你画出的流程是不是他们实际需要的。这样就能保证IT和业务同事理解一致,这在软件开发中是很关键的。
另外,如果把流程图发给开发同事,他们也能大概了解整个系统是要实现什么需求,做到心中有数。
分类
业务流程图常用的分为:基本流程图和跨职能流程图(泳道图)。
- 基本流程图:主要用于描述单一角色在处理某一个事项时的流程(当然,也可以描述多角色);
- 跨职能流程图:描述的是多个角色同时处理某一个事项时的流程。
画业务图流程图步骤
明确需求,确定角色
绘制业务流程图的目的:理并分析优化业务流程,通过与客户代表或者业务专家的访谈,完成流程主体的梳理。这里介绍一个方法,就是 “一听二问三确认”。
一听:先听客户代表或者业务方的介绍。听得过程中,要做到不打断,不陷入细节,以最简单的方式勾出主体脉络,即基本要素中的角色、活动、协作关系梳理出即可。其他的分支、交付物、异常、审批、规则统统都放一边。
二问:完成上一步后,就可以进行提问了。主要是沿着流程进行发问,重点放在分支、产物关系上。看看是否存在分支的情况,各协作之间是否有交付物。一边问,一边修正。
三确认:最后一步就是自己讲一遍流程,和客户代表或者业务专家进行最后的确认。
补充管理要素
完成主体流程绘制后,接下来就要放在管理要素上了,即异常、审批和规则。
首先,就‘异常 “进行交流,主要的思考方向是:” 是否存在完全不能够按照这个业务流程执行的情况,如果存在,应该如何处理?“ 弄清楚后,用文字或者另外的流程图来表示。
其次,就”审批 “进行询问,关注点在” 现在有哪些审批点?还有哪些环节需要增加审批点?需要增加什么样的审批?谁来审合适“。
最后,就是”规则 “了,需要询问一下业务上有哪些规则,可以从行为规则和数据规则两方面进行交流。行为规则就是各角色之间协作或者角色执行活动步骤时需要遵循的规则,比如” 只有体检医生,只对盖章的体检单进行体检 “。数据规则就是指对交付物的一些格式、内容进行限制的规则了,比如” 体检单上的金额取小数点后两位“。
至此完成管理要素的绘制。
进行流程的分析和优化
绘制完成后,只是准确的还原了业务上的流程。还需要进一步的进行分析和优化。
比较有效的方法就是站着用户的角度来体验整体流程,然后去发现不合理的问题,从而解决,问题可以从以下四个方面去寻找:
- 清除无效的环节:找到流程中不产生效能的、浪费的、低效的环节,然后想办法清除。
- 简化高频:对频率比较高的环节进行优化,使其效率提升。
- 整合依赖:将相互依赖的环节整合在一起,提高效率。
-
明确流程的粒度
画业务流程图经常会遇到一个问题,就是业务流程图究竟要画多细,也就是其颗粒度如何把握,太粗了说明不了问题,太细了会显得图很乱,容易看晕。
其实业务流程图是有三个层级的,层级不同,颗粒度不同,分别为组织级业务流程图、部门级业务流程图、个人级业务流程图。 组织级业务流程图:用于描述部门之间的业务协作关系,供决策层人观看,所以颗粒度只细化到部门即可。部门内的相关操作可以合并成一个。
- 部门级业务流程图:用于描述岗位之间的业务协作关系,供管理层人观看,颗粒度细化到岗位之间的操作。如果是业务流程分析,就应该在这个粒度上进行。
- 个人级业务流程图:用于描述一个岗位的具体操作流程,适合业务场景分析时使用。如果这个级别还比较复杂,可以在分解为子流程。
第一张图中,把收费人员的收费流程和综合科医生的出具报告的工作流程都画出来了,但细分以下,这两个地方都不涉及到与其他部门协作的地方,而且不可以独立汇报(拿出其中的一个流程节点都不具备形成独立的汇报结果),所以这两个地方应该合并。合并后的结果见第二张图。
在判断流程图是否过细时,有两个重要的原则:一是看是否与协作无关;二是看是否独立可汇报的工作单元。如果与协作无关或者不可独立汇报,那就是画的太细了(到个人级别了),需要合并(合并到部门级)。
工具
visio: