七大管理工具：SWOT、PDCA、6W2H、SMART、WBS、时间管理、二八原则

SWOT分析法

七大管理工具 - 图1

  • 优势：Strengths
  • 劣势：Weaknesses
  • 机会：Opportunities
  • 威胁：Threats

意义

帮您清晰地把握全局，分析自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的成功有非常重要的意义。

PDCA循环规则

七大管理工具 - 图2

  • Plan：制定目标与计划；
  • Do：任务展开，组织实施；
  • Check：对过程中的关键点和最终结果进行检查；
  • Action：纠正偏差，对成果进行标准化，并确定新的目标，制定下一轮计划。

意义

每一项工作，都是一个pdca循环，都需要计划、实施、检查结果，并进一步进行改进，同时进入下一个循环，只有在日积月累的渐进改善中，才可能会有质的飞跃，才可能取得完善每一项工作，完善自己的人生。

5W2H法

七大管理工具 - 图3

  • What：工作的内容和达成的目标；
  • Why：做这项工作的原因；
  • Who：参加这项工作的具体人员，以及负责人；
  • When：在什么时间、什么时间段进行工作；
  • Where：工作发生的地点 ；
  • How：用什么方法进行；
  • How much：需要多少成本？

意义

做任何工作都应该从5W2H来思考，这有助于我们的思路的条理化，杜绝盲目性。我们的汇报也应该用5W2H，能节约写报告及看报告的时间。

SMART目标管理原则

七大管理工具 - 图4

  • Specific 具体的；
  • Measurable 可测量的；
  • Attainable 可达到的；
  • Relevant 相关的；
  • Time based 时间的；

意义

人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。

特别注明

有的又如此解释此原则：

S代表具体(Specific)

指绩效考核要切中特定的工作指标，不能笼统；

M代表可度量(Measurable)

指绩效指标是数量化或者行为化的，验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的；

A代表可实现(Attainable)

指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；

R代表现实性(realistic)

指绩效指标是实实在在的，可以证明和观察；

T代表有时限(time bound)

注重完成绩效指标的特定期限。

时间管理-重要与紧急

七大管理工具 - 图5

1

重要且紧急
紧急状况
迫切的问题
限期完成的工作
你不做其他人也不能做

2

重要不紧急
准备工作
预防措施
价值观的澄清
计划
人际关系的建立
真正的再创造
增进自己的能力

3

紧急不重要
造成干扰的事、电话、信件、报告会议
许多迫在眉捷的急事
符合别人期望的事

4

不重要不紧急
忙碌琐碎的事
广告函件
电话
逃避性活动
等待时间
优先顺序=重要性*紧迫性在进行时间安排时，应权衡各种事情的优先顺序，要学会“弹钢琴”。
对工作要有前瞻能力，防患于未然，如果总是在忙于救火，那将使我们的工作永远处理被动之中。

任务分解法WBS

七大管理工具 - 图6

即Work Breakdown Structure，如何进行WBS分解：目标→任务→工作→活动

WBS分解的原则

将主体目标逐步细化分解，最底层的任务活动可直接分派到个人去完成；每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的方法

至上而下与至下而上的充分沟通；
一对一个别交流；
小组讨论。

WBS分解的标准

分解后的活动结构清晰；
逻辑上形成一个大的活动；
集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点；
所有活动全部定义清楚。

意义

学会分解任务，只有将任务分解得足够细，您才能心里有数，您才能有条不紊地工作，您才能统筹安排您的时间表。

二八原则

七大管理工具 - 图7

巴列特定律

“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。”

按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。

举例说明

  • 80%的销售额是源自20%的顾客；
  • 80%的电话是来自20%的朋友；
  • 80%的总产量来自20%的产品；
  • 80%的财富集中在20%的人手中。

这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾，善于从纷繁复杂的工作中理出头绪，把资源用在最重要、最紧迫的事情上。