竟然有设计师主动报名参加其他项目小组的设计周会？很好，这样的周会成功吸引了小编的注意
这就来一探流利说“网红“周会的与众不同之处。
01
需要开设计周会吗？
曾经我的答案是，“No”。之前团队只有 3-4 位设计师，大家平时交流紧密，开周会似乎挺多余的，尤其在项目压力大的时候。然而 2020年初，流利说成人英语业务设计团队合并，团队扩展到近十人，由我担任 Design Lead，负责多条产品线的体验设计。团队体量大了，曾经言传身教的方式不可规模化，我也需要把更多心思放在项目重要课题、团队成长等方面。
团队体量扩增导致了管理方式的变化
当时，我观察到一些问题：
● 不少设计师埋头做需求，缺乏交流。这种状态不利于提升设计质量，也容易 “重复造轮”，人效不高。
●设计师的思维比较局限。如何利用系统机制的设计，帮助团队克服自身认知的局限，实现突破性成长？
● 有些设计师受个性或工作经验影响，在工作中处于相对被动的状态，在解决问题、清晰表达、组织协调等通用能力上有所欠缺。
● 受团队合并的影响，大家处于适应阶段，团队凝聚力和活力有待提升。
我迫切地希望去改变这些现象，促进团队的交流和成长。但同时，又不希望给大家额外增加太多负担。在考虑过一些方式后，我认为，
是时候开周会了！
越是快节奏高挑战的工作中，设计师越需要回过头来看看自己做事的方式是否有问题，怎样进一步提高效率；越是需要从更多领域汲取知识和灵感，革新认知和工作方式，获得超出预期的成果。
02
理想的样子？
周会机制的设计，和做一个设计项目的过程是类似的：明确目标，调研分析，设计方案，在实践中迭代优化。
1) 目标
在思考设计周会的目标之前，我首先思考的是：
“我想要打造的设计团队是怎样的？”
在当时的阶段，我认为团队的理想状态是 “开放、有活力、积极成长”。希望大家积极学习，谦逊开放，乐于分享。不过需要注意的是，周会只是达到目的一种手段，它能发挥的作用是有限的，需要和其他手段（如每日scrum、项目赋权等）配合联动以发挥综合效应。我将周会关键词设定为：
分享，成长。
了解大家在做的事情，分享交流，相互学习；跳出工作范畴，关注设计行业内外发生的有趣的事情，拓展设计思维、眼界；促进成长，不仅是设计专业上的，也包括个人通用能力的提升，如表达沟通能力，项目推动力，问题解决能力等。
基于目标，周会内容就初见雏形了：
同步最近在做的重要项目，讨论问题，分享经验；
分享最新设计资讯/资源，或是设计思维/方法；
专业上有较为深度的主题讨论，同时锻炼大家的沟通组织能力、问题拆解能力。
2) 体验要素
那么，一个好的周会需要满足哪些特征呢？有哪些需要注意的地方？
我简单了解了其他项目组是如何开设计周会的。大家的做法不尽相同，有的周会主要用来同步近期工作，或是过设计稿；有的会复盘工作，出现问题时讨论解决方式。这些周会带来一些积极的影响（如营造放松交流、互相学习的氛围，刺激良性竞争），但也存在一些问题。比如：
●同步信息比例较重，效率不高，有些环节大家的参与度不高；
● 产出随机：偶尔会有一些新想法出现；
●问题同步有时候会演变成发牢骚。
结合网上一些关于设计周会或周会的思考和建议，我认为一个理想的周会需要具备以下条件：
⏰ 高效： 时间把控合理，不让话题自由奔驰。这需要主持人的灵活控场，也依赖于大家提前的提前准备。
👯♂️👯♀️ 参与度高：让大家成为周会的主人，人人都有机会发声，展示自己，锻炼自己。
🧮 可预见的产出，可控的投入： 我们在百忙中开周会，自然需要对周会的产出价值有一定把握，希望它有助于设计工作或是团队建设。另外，也需要控制时间，让大家不要投入过多精力。我的预期是除周会的组织者之外，每人每周不超过 30 分钟的准备时间。
🥳 有趣： Fun is important!
03
想清楚了，来设计吧！
网上关于设计周会的文章不多，但 Alecsandru 的 《How To Make Use Of Weekly Design Meetings》给了我不少启发，我基本上是基于他的框架去进行规划的，针对需求差异在内容安排上做了调整。具体的机制设计如下：
01. 周会议程
25 min：重要事项/问题讨论
回顾每人本周工作进展，同步重要事宜，讨论相关问题
5 min：设计资讯/资源/方法分享
分享最近了解的设计相关的信息，内容不限 (每人最多分享 3 条)
45 min：主题讨论 🌟🌟🌟
话题、形式不限，舞台交给大家！（是大家最喜欢的部分哦~
5 min：总结
确定要采取的具体行动，明确下周开会要讨论的主题和主持人
02. 必备工具：Wiki 模板
我们在 Confluence (Wiki 工具) 上创建了周会模板，帮助团队成员清楚地知道会上要做什么，提前准备；会议开始后，也可以在同一个模板中方便地作记录。
周会 Wiki 模板
03. 如何进行？
时间： 我们将周会放在每周五下午，作为一周的总结，同时也做点有趣的事情换换脑子，放松一下。
主持人： 每次周会都由一位设计师担任主持人，希望通过这种方式锻炼大家的通用能力，也调动积极性和创意。
主持人职责:
准备周会 Wiki，根据会议主题做相应安排（发会议邀请，确保每个人都在周会 Wiki 上完成填写）
针对主题讨论部分，提前做好总结；
主导会议进行，执行每个会议议程，把控时间；
确保与会人员不跑题，并且调动与会人员讨论和表达自我的积极性；
需要做好整场会议的记录，并为需要马上采取措施的行动列一个 to-do 清单
会议结束时，要为下周的会议指定一个新的主持人。
会前准备： 所有人提前填写周会 Wiki（含同步事项、设计相关信息分享、主题讨论的会前作业），由主持人确保大家都完成。
进行： 主持人根据会议议程，组织会议的展开。
04
初步实施：充满惊喜！
按照这个周会机制，我们先运行了 5 周，想看看在较长的一个时间跨度里面，周会的效果如何、大家的感受怎样。一方面，日常工作量有在某些时段可能有波动，影响大家对于周会任务的感知，把时间拉长可以抵消这部分的干扰；另外，有些事情可能做一两次还好，但久了有可能产生疲惫心理。
那么，先来看看这 5 周的成果吧：
● 同步、讨论工作中的 16 项问题；
●分享设计咨询/方法/资源 61 条： 涵盖插画、动画、UI、体验设计、工业产品设计、平面、品牌设计，创意；从设计资源、创新方法、工具技巧，到最新资讯、趋势报告；话题包含纯设计、文化、游戏、智能科技、环保、动物保护等。集体的分享一下子扩宽了大家的视野，通过大家分享的内容我们也更加了解了彼此。
● 主题讨论 5 个： 如何提升设计团队幸福感、Soft UI、 UI 中的动效设计、智能手表设计、设计沟通艺术。在大家的共同努力下，我们在短时间内对这些话题有了较深的了解和讨论，也尝试了有趣的玩法和设计方法。
感谢每位主持人，为确保周会顺利而有趣地展开，花了不少心思准备，Respect！例如，为了让大家更有意思地了解、探讨 Soft UI，主持人 Geigei 组织了以 “Soft UI 会成为新的设计趋势吗？” 为辩题的辩论赛。也令我们感动的是，大家认真准备了论点和素材，而且很认真地在“打比赛”。一些平时看起来挺温和的同学，此时变得严肃认真据理力争；一位平时乐呵呵的同学，在轮到他做结辩的时候，可以简洁明了、有份量、有升华地进行陈述，令我秒变迷妹🤩；平时话少或佛系的同学，在团队战的时候也会努力贡献出自己的力量。
辩论赛：Soft UI 会成为新的设计趋势吗？
在“智能手表设计”的主题中，主持人 Ray 带大家体验了微缩版的设计冲刺，让大家在开脑洞的同时也学到了系统的设计方法。
“智能手表设计” ——超级 mini 设计冲刺工作坊
在这过程中，我很惊喜地看到和平时不太一样的大家，也更多维、立体地了解了每个人。
另外，我们的设计周会也传到了其他项目组设计师耳中，大家纷纷表示很感兴趣，想来围观。我们也邀请了其中一些热心群众参与到我们的周会中来，并“委以重任”，如担任辩论赛、工作坊的评委。
05
复盘：哦哟还行，继续努力！
紧接着，我们将第 6 次周会的讨论主题定为 “周会复盘”，来了解大家是否喜欢现在的周会机制，有什么可以改进的地方。
小伙伴们给出了很多正面评价，大家觉得周会很有意思，也有收获，甚至成为每周令人期待的时刻。
部分设计师对周会的正面反馈
当然，也存在一些问题和改进点，比如：
● 时间把控不当，容易超时。
解决方式： 时间控制在 1.5 小时以内，超时 5 分钟以上，主持人罚款 100 块红包🧧
● 项目同步部分鸡肋。
解决方式： 去掉同步环节，只说问题和讨论点
● 有的同学不太喜欢竞争性质的活动（如辩论赛、小组 PK），尤其是我们的周会因为有点火而被其他组设计师围观的时候，容易感到压力。
解决方式： 尽量不出现竞争环节
● 主题讨论和工作关联度欠佳，大家更喜欢选择轻松的话题。这也受惯性影响，前面的同学都选轻松跳脱的话题，之后的同学会不好意思选太正经的。其实，平时工作任务中有一些重要话题或待解决的难题，可以和周会的主题讨论结合，这样一来既可以群策群力，也减少了额外工作。
解决方式： 把更多工作中关心的话题放到主题讨论环节
06
后续汇报
我们实施了以上改进方案，效果不错。用了红包机制后，大家果然就非常在意时间了，所有周会零拖延；去掉机械的项目同步环节，大家 “废话” 少了很多；另外，资讯环节也请大家说亮点、不挨个分享了（感兴趣自己看链接就行）。这样就有更多时间留给问题同步和主题讨论。
在主题讨论中，我们会有意识地挑选和专业、项目关联性更强的，很多来源于工作中实际遇到的问题。如：
●“用起来感觉很美好的设计”： 我们希望设计的产品给用户美好的感觉，也在讨论最后我们也基于结论，去发散怎样让流利说的产品给用户带去美好的感觉；
●“设计中的智能感”： 有的 PM 喜欢说，“XX页面的视觉要有智能感科技感”，而我们觉得智能感不仅仅在于视觉层面，因为发起了这次讨论；
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主题讨论：设计中的智能感
● “视觉动画输出规范”： 我们发现在做视觉和动画输出时有些不够到位的地方，导致和开发合作中出现一些沟通问题。有的同学主动梳理了问题和规范，就借着周会的主题讨论环节，用有趣互动的方式普及规范，帮助大家理解吸收。
关于视觉 & 动画输出规范的互动分析
● “怎样平衡用户体验和商业价值 / 怎样削弱商业性带来的用户体验的损失?”：这是刚开始接触商业设计的小伙伴，和我们一起探讨商业和体验的关系
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主题讨论：怎样平衡用户体验和商业价值
有意思的是，有的话题在周会内外还表现出了系列感。设计师 Yihan 在平时工作中基于项目需要，开展了一次比较专业的 Brainstorm Session。在紧接着的周会中，她将讨论主题定为「创新设计方法」，带着大家回顾了这次脑爆的过程和感受，并介绍了许多其他帮助大家快速获得灵感、拓展创新想法的方式。
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回顾之前的脑爆，并（用“极简”的方式 :p）介绍更多创新方法
过程中大家对其中的 Scamper(奔驰法) 设计方法很感兴趣，希望可以进一步体验。于是, 在下次轮到做主持人时，Yihan 把主题定为 “创新设计方法 Scamper 介绍与体验”，带着大家用和以往不同的方式展开脑爆，改善我们的 app 学习体验，产出了一些特别有趣、令我们兴奋的想法。于是我们趁热打铁，把这个方法和周会和产出和 PM 们分享，也收到了不错的反馈。
基于 Scamper 方法的脑爆
仔细的朋友从上面的图片中可以了解到，在主题讨论中，我们很多时候没有华丽的 PPT，而是直接在 Wiki 上编辑，形式是非常“简陋”的，这样，可以把更多精力放在讨论的深度上。另外，主题讨论的环节其实非常灵活，除了之前提到的周会复盘，我们也会把团队 OKR Review 放在这个环节，这样就不需要额外开会了。
07
结语
一眨眼几个月过去了，我们已经一起经历了许多设计周会。周会让更多新鲜的信息和想法在组内流动开来，让大家可以有一个平台可以相对轻松地去展示自己、挑战自己，也在这个过程中更加了解彼此，使团队更有凝聚力。它带来的价值和影响是远超我最初的预期的。
需要注意的是，周会在不同阶段的目标和重点是需要动态调整的。在团队合并初期，我认为营造欢乐有活力的团队氛围在当时是比较重要的，因此初期的主题讨论大家想选相对轻松的话题（如提升团队幸福感），我觉得没有问题。到后来，团队氛围已经不错了，且平时工作中也遇到越来越多的挑战、涌现出一些话题，因此主题讨论可以、也需要和工作的关联度更强。
在未来，周会的内容和形式也需要适应团队的成长、业务的变化，但整体的设计思路是不变的。如果你即将或正在经历设计周会，希望把提升周会的产出和体验，希望这些分享对你有一些些启发😊。
若有收获，就点个赞吧
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