传播文档/Dissemination Document

前言

设计师向团队交付设计任务的时候，往往需要产出不同的文档，而这些文档都有不同的观众。譬如交付给开发的交互和静态说明文档，交付给产品经理的概念设计文档，用于团队内部和外部产品介绍和传播的文档等等。本文针对设计师如何向团队成员介绍产品，传达设计理念，给出了很实用的细节建议。

原文内容链接：https://uxdesign.cc/how-to-use-ux-documentation-to-collaborate-effectively-24ef6f271740
以下为Zoe翻译内容：

设计传播文档的目标

帮助设计师在团队内部和团队之间更好地传播复杂的设计想法和细节，促进不同的成员与设计师之间更好的沟通。

背景

如果你在设计咨询公司工作，你会自然而然地思考如何组织你的设计成果，以及如何更好地展示给外部客户。你不仅需要说服别人采纳你的建议，还需要制作一些帮助他人理解以及便于传播的文档。因此，你不仅仅只是介绍技术的细节，你需要列出的要点是：

• 你是怎么解决问题的
• 决策背后的依据是什么
• 调研和测试的结果是什么
• 你使用了哪些衡量指标等等

如果你是企业内部的设计师，你则需要像咨询公司的设计师学习他们撰写文档的思路。企业内部可能会有大量的信息，团队和团队之间也可能很难了解彼此的工作内容。设计可能被认为是低优先级的，或者你的工作在其他人看起来就是一堆随机的组合，那些不了解你设计决策背景的人很可能轻率地仅从视觉设计层面评判你的设计。

因此，对于企业设计师而言，可以尝试将设计工作记录下来，想象这将是呈现给外部客户的文件：如果它可以高效地使得对方理解设计决策过程，就可以帮助慢慢建立设计师的决策权威性。为了实现这样的设计文档效果，有以下七点建议：

一、只介绍必要的背景

如果你是企业设计师，你需要的项目有关的信息肯定已经存在某个地方了。但是一个好的公司有很多不同领域的专家研究不同的问题，所以很容易忘记大家其实了解的信息并不对等。

弄清楚你想要把作品展示给哪些人，以及他们是如何衡量成功的标准的？比如，PL会期待这个功能带来更多的新客户吗？领导会需要衡量每个新项目的投入产出比吗？

如果你是在想外部客户展示工作，思考一下你需要让他们了解什么内容才能获取他们的信任。太多的背景描述很容易让人不耐烦，太少的话又会让你的决策看起来不够有依据。所以你的文档内容一定要体系观众的在意的核心要点。

• 这里描述的是什么问题？
• 这个产品如何解决这个问题的？你所呈现的这个部分是更大的产品中的一部分，第几个版本，还是针对其中一个细分问题的解决方案？
• 这个项目的衡量指标和KPI是什么？
• 我们想要达到的结果是什么？有哪些已知的障碍？
• 有哪些用户调研或者定量的数据用来辅助决策了？

二、以沟通的方式书写

把你的设计文档当做一个产品，而你的合作者是你的读者——对于同样的信息，不同的用户会有不一样的需求。理解他们的需求并且以人类容易理解的方式写下来。要记住阅读你的这份文档只是他们日常生活的一小部分。

• 给不同领域的专家呈现的内容不能只是关于设计的。不要居高临下理所当然地认为所有人都了解了，要意识到什么时候需要清晰地定义概念。 比如你可以引述格式塔原则，但是要解释为什么你要这么做。
• 写下定义。对于不常用的语言要给出清晰的定义。如果没有你在旁边解释，对方也要能够明白你写的东西。
• 总结，设计好标题和副标题等细节。用一些bullets和表单帮助用户浏览结构和布局，人们常常跳读，你可以帮助他们使得跳读/略读更容易。
• 用视觉图案解释概念。流程图，系统图，故事版等等，任何可以替代大面积文字内容的图形表达方式。

三、有逻辑地组织信息

所有与一个项目或者动机相关的内容都应该整合进一个系统。不可避免会有一些重合的部分，但是如果你能够让碎片化的信息有机地组织在一起，每个人的阅读效率就会大大提高。

• 在不同的背景下提供相关内容的超链接。对于任何一段陈述，如果有支撑信息，就设置补充内容的超链接。譬如一些用户调研数据等。
• 创建一个浏览中心。把你的内容放在一个公司内部所有人都能看到的地方，譬如按照项目，动机，日期组织起来。你也许会为你不曾想到的项目提供价值，并且你的信息文档中携带的财富进一步建立了你的威信。
• 将结果链接到原始数据中。尽管一份完整精炼的总结是很关键的收获，但是对于一些人而言他们也许对细节更感兴趣。
• 为每份文件做目录。做一个简单的介绍每一部分将涵盖哪些内容。让人们决定这个内容是否与他们有关。
• 不要删掉被退回的设计。如果一个功能设计没有被采用，这并不意味着它以后也一定不重要。

四、维护事实和真相

如果你的文件没有及时更新，顶多它不会发挥作用。但是更糟糕的是，如果你的文件数据不真实，它可能传播错误信息，导致错误的决策。

• 激励创建日期和更新日期。公司的变更越大，这一点越重要。
• 不要忘记更新最新决策结果。人们应该理解每一个项目的决策过程，哪些决策成功了，哪些在未来应该被改变。
• 建立问责机制。异想天开很容易，人们的观点也很容易改变。文件记录不意味着一旦决策就不能更改，但是要确保每一个人都对问题达成了一致的理解。
• 追溯设计文档。 如果需要仔细审查和评估一个项目时，可以进行一个更集中的讨论。回顾以下哪些进展比较好哪些不好，可能会对未来项目的成功产生巨大影响。

五、使用共享工具

某些人可以主导面对面会议，所以可能他们的影响会导致不客观的决策。但是技术发展如此迅速，有很多工具可以帮助大家进行团队协作，譬如Google Drive，Invision，Airtable和Figma等。

• 把争论以文字形式记录下来。会议可能很低效，譬如人们只在会议上谈论自己的观点而不倾听。一个以文字形式记录下来的观点可以帮助大家回答问题的时候在点子上。
• 设定一个决策时间段。告知所有人对最终决策有影响的人这个时间是什么，这可以帮助那些说话比较温和，远程工作或者需要先调查一番的人做出更好的决策。
• 使用每一个人都能够方便使用的工具。

六、交流管理的结构

好的文档是按照你希望的方向组织和架构的。如果有人跳过了哪个部分，你可以视觉提示他们，譬如加一个书签提醒他们继续阅读等。

• 从观众的角度思考不同的分组。可能的话，把读者最关心的部分组织在一起，这样他们不会分心。
• 创建一个目录。为每一个章节设定合理的篇幅。
• 在大的会议之前组织一些小的针对性会议，去避免在更多人面前发生冲突。

七、高效率地创建文档

这并不是说你大部分的工作内容都是在做设计文档。只是如果你这个做好了，就可以避免很多不必要的误会，错误和不断地在不同人面前陈述自己的想法。

• 为自己做几个模板。
• 这是团队的努力而非个人的。一些人负责创建一个架构，另外一些人则可以填充内容。
• 设计的时候就记笔记，后面就不用艰难地回忆细节了。
• 寻求反馈。有没有什么类型的内容是人们总是忽略的？这样的话这些内容可能并不重要。想一些其他的方法去展示那种类型的信息，或者直接删掉这部分内容。
• 避免重复性工作。譬如在旧的版本上直接添加新版本的链接。
• 如果只是记录一个小的改动，可以用一份文件解释清楚的话，尽量避免开会。

总之，最重要的就是要记住自己的观众是谁，他们的目标是什么，他们需要什么信息。你的工作很棒，但是如果你不能使他们信服或者理解，你很难发挥出更大的价值。

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