告别凌乱-个人信息管理的系统方法论

来源：告别凌乱，个人信息管理的系统方法论
你是否还在把觉得有用的信息一股脑丢进收藏夹？你的电脑桌面是不是也是被文件、图片和各种表格塞得满满当当？凌乱不堪的内容收集模式正是你效率低下的罪魁祸首，今天我们就一起讲讲究竟该如何整理属于自己的知识体系。

信息整理的总体逻辑
从“点”到“体”
1.“点”—碎片化的信息
我们日常生活中收集的有价值信息首先是作为一个信息“点”出现的，它们可能是某张照片、某一句书摘、随手记下的小灵感、一份菜谱或者一个小的知识点，它们可以来自于我们日常生活与工作中的任何节点，可以是小红书、知乎、微博、公众号或者书籍当中出现的词条，因为其带来的价值感受让我们产生印象和留存的想法。
2.“线”—串联成主题的信息
当我们积累了一定数量的碎片化信息“点”，拥有相似性质的内容就可以被串联成为具有共同主题的内容串，或者说形成一个文件夹。
3.“面”—多个主题串联的集合
当多个具有共同主题的内容串（文件夹）服务于同一件事情的时候，这些文件夹就构成了一个“项目”，它由多条“线”集合而成，拥有了属于自己的逻辑关系系统。
4.“体”—所有项目的集合
做信息管理实际上就是将我们生活中的、工作中形成的多个“面”看做具有结构性的“体”，并通过一定的方法对内容进行梳理，以便于我们对其内容的随时调取与相互关联、输出。

信息整理的具体思路

1.碎片化信息管理

当我们接触到自己觉得有用的碎片化信息，通常会将它们全部无差别地收纳进入一个很大的临时“信息池”，我们称之为“收件箱”。“收件箱”作为一个初级的信息存储容器来说，像临时文件夹一样为我们提供了足够的内存空间，但基于我们在这一阶段存储信息形式的粗糙和无目的性，通常“收件箱”内的碎片化信息会随着时间流逝逐渐消失在我们的记忆当中，因此仅仅将内容存储在“收件箱”中的话，是不能被我们吸纳和应用的。

那么，我们应该怎样整理这些存储在收件箱中的碎片化信息，更好地开启自己的信息整理大业呢？答案是：及时、定时整理碎片化信息。在由认知科学家比约克夫妇提出的“必要难度理论”当中，人类的记忆存在着元认知错觉，也就是说，我们很可能会将“记住了”“收藏了”错认为“学会了”，就像将好内容“丢进收藏夹吃灰”一样，我们并没学会却有了学会的错觉。想要使内容更好地被自己理解和应用，首先要做到的是：让信息的收集有一定的难度。放到碎片化信息的整理阶段来看，我们则需要定时整理这些信息，将有用的内容进行归档，将不再重要的内容及时清空，保障自己的临时存储系统不会应为内容冗余而变得毫无作用。

2.文件夹的管理

文件夹的嵌套层级分类形式可以是优势也带来了一定的问题。当我们希望通过命名文件夹对内容进行分类整理时，层级可以为我们提供一种类似于“结构”的存储体系，尽管这一思路在初期时是非常有效的整理方式，但当在一个文件夹内建立了三个以上的层级之后，底层文件夹内的内容调用和存储就会变得非常繁琐，最后导致我们很可能也就懒得去打开它了，最初的设想也自然会因为这种复杂性失效。

当然还有另一种情况，如果一个文件同时有符合两个甚至多个文件夹的内容时又该如何整理呢？需要把同一个文件分别放在不同的文件夹内吗？

那么如何解决这一问题呢？我们可以通过为文档设置三个标签来实现对文件夹的属性扩增，为文件增加一个非线性的调用路径的同时也解决了多重属性的归属问题。

第一个是属性划分标签。比如我们做一个母婴调研的报告，它既属于行业调研内容又有较大的用户研究占比，那么我们就可以通过同时在文件的标签中打出“行业调研”“用户调研”来进行归档；如果想要更加精确地定位，也可以直接定位到这个文件的某一个段落，将搜索的颗粒度细化到某页PPT述或者某一张图片的某一部分。

第二个是价值划分标签。如果这一个文件对我当前的工作有非常高的价值或者优先级，就可以通过打上“高价值标签”来提升文件的醒目程度，在后期调用的时候就可以不费力气地快速找到。

第三个是完成度标签。因为很多文件或者瞬时的灵感，你并没有读懂读透，当下只是基于自己的理解简略地划分了维度，通常会希望在后期再次进行拆解，此时就可以打上一个“未完成”的标签以便于后期查找；对于已经输出过想法和完成阅读的内容就可以通过打上“已完成”的标签来归档，提高我们的工作效率。

实际上很多软件和设备都可以很好地完成这种打标签的工作。比如：Mac的本地文件就可以对你的单张图片、单个文件和单个文件夹去进行这样一个标签设置；Windows可以通过tagLyst软件进行标签管理；印象笔记、notion等内容管理软件也都有自带的标签功能。

3.项目管理

做项目管理的时候我们可以按照工作类型进行分类：
工作日志：包括我们的工作计划（日、月、年）、做事方法、会议内容纪要以及项目推进期间发生哪些事情。
参考资料：包括项目需求、版本需求、竞品分析材料、界面参考、领导建议、用户调研内容、相关的报告等等
备忘信息：比如项目合同、人员、发票号、金钱的转账记录等内容
将项目相关信息内容按照如上分类形式基本就可以实现需求覆盖，能够更加有条理地进行推进、复盘、调用、归档。

4.个人信息管理系统

经过以上三个层级的信息收集与整理，我们就具备了一定的知识积累，但如果没有形成“体”的话，这些知识就好像我们放在电脑桌面上的文件一样，使用起来效率很低且很难被真正形成关联性。想要真正管理好这些内容，首先就是要建个人信息系统，但，如此庞大的内容体系我们仅仅凭借自己的大脑来储存的话，是一件非常难的事情，因此我们需要借助“外脑”体系来辅助我们让这些信息真正流动起来为我们所用。
在国际上有一个专业的方法论叫做“PARA”：
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Project项目——生活中有deadline的事情
“项目”的一个主要特征就是具有极强的目标性和非常明确的时间限制，比如我们希望在年底将体脂率降低10%，或者“下周五我要买一件羽绒服”“我要参加一个设计分享大会”都可以被认定为“项目”。

Area领域——我们长期要关注的事情
“领域”你长期关注的很感兴趣的东西，并且短期内都不会对它失去兴趣。所以，你会需要在这里面存储大量的东西，比如说喜欢健身、长期关注理财、产品设计方向的知识，那我的领域里就有健身、理财和产品设计等

Resource资源——短期感兴趣的项目
比如这一阶段我对串珠、调酒、复古穿搭技巧、咖啡品鉴和滑板感兴趣，这些兴趣点虽然还只是当前阶段短期的小兴趣点，但是是有潜力成为生命中长期坚持的东西的，我们叫做资源。当你对这些内容可以进行输出的时候，就可以将它们放到“领域”当中，而如果失去兴趣了，就可以进行“归档”为资源区块腾出地方。

Archive归档——固定需要记的和其它三项中失去兴趣的
归档可以被理解为“记录”，其中收纳了我们要记住但是仅仅需要记住的东西，比如账号密码、说明书之类的信息，它的价值只在于这串字符能够对应打开某个网页或者用对一个产品，不需要牢牢地记到大脑中占据空间；归档中也可以用来存放从其它三项内“淘汰”的内容，为之前做过的项目、年终总结之类失去时效性的东西提供一个仓库的作用，以便我们以后可以随时翻翻。

信息管理allin one的推荐工具

这里向大家推荐一下：采集、存储、创作三个都可以的管理工具：

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