通常情况下，项目经理无权签署对组织有约束力的法律协议，这项工作仅由具备相关职权的人员执行。
但项目经理应对采购过程足够了解，以做出与合同及合同关系相关的明智决定。

规划采购管理

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SOW：工作说明书，依据项目范围基准，仅对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。

  • 对于服务采购，可能会用“工作大纲（TOR）”。包括以下内容：
  • 需要执行的任务，以及所需的协调工作；
  • 必须达到的使用标准
  • 需要提交批准的数据
  • 由买方提供的，将用于合同履行的全部数据和服务端详情清单
  • 关于初始成果提交和审查（或批准）的进度计划

招标文件：用于向潜在卖方征求建议书。会包括规定的应答格式，相关的采购工作说明书，以及所需的合同条款。

  • 信息邀请书RFI：如果需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多消息，就使用信息邀请书。随后一般还会使用报价邀请书或建议邀请书
  • 报价邀请书RFQ：如果需要供应商提供关于将如何满足需求和将需要多少成本的更多信息
  • 建议邀请书RFP：如果项目中出现问题且解决办法难以确定，就使用建议邀请书。这是最正式的“邀请书”文件，需要遵守与内容、时间表，以及卖方应答有关的严格采购规则
  • 投标建议书IFB：即考虑价格又考虑技术方案

筛选系统：指为一项或多项评估标准建立最低的绩效要求
加权系统：把定性数据加以量化，以减少个人偏见
独立估算：作为标杆，用来与潜在卖方的应答做比较

合同类型

  1. Fixed Price Incentive Fee Contract (FPIF) 总价加激励费用合同：总价合同的一种类型。买方向卖方支付事先确定的金额（由合同规定），如果卖方满足了既定的绩效标准，则还可挣到额外的金额。
  2. Fixed Price with Economic Price Adjustment Contracts (FP-EPA) 总价加经济价格调整合同：总价合同的一种类型。合同中包含了特殊条款，允许根据条件变化（如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加或降低），以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。
  3. Fixed-Price Contracts 总价合同。规定了为确定的工作范围所需支付的费用的协议，与完成工作的实际成本或人力投入无关。

    合同类型的选择：

    如果工作范围明确，且项目的设计已具备充分的细节，使用总价合同；
    如果工作性质清楚，但范围不清楚，且工作不复杂，有需要快速签订合同，用工料合同；
    如果工作范围很不清楚，用成本补充合同
    如果希望双方分担风险，就用工料合同；
    如果希望买方承担成本风险，就用成本补偿合同；
    如果希望卖方承担成本风险，就用总价合同；
    如果购买标准产品，且数量不大，就用单边合同，即直接发出订购单

实施采购

中标后，即使没有签合同，也可以派人入场。

控制采购