实施采购

• 概念：获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程
• 作用：选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议
• 发生时间：根据需要在整个项目期间定期开展

主要输入：

• 采购文档（招标文件）
• 卖方建议书（投标文件）

工具与技术：

• 投标人会议

主要输出：

• 选定的卖方
• 协议

输入

采购文档

• 用于达成法律协议的各种书面文件，其中可能包括当前项目启动之前的较旧文件
• 包括
  • 招标文件
  • 采购工作说明书
  • 独立成本估算
  • 供方选择标准
    

卖方建议书

• 卖方为响应采购文件包而编制的建议书，是一套基本的信息组合（投标书）
• 如果卖方将提交价格建议书，最好要求他们将价格建议书与技术建议书分开

工具

投标人会议（承包商会议 供货商会议 标前会议）

• 在卖方提交建议书之前，在卖方和潜在卖方之间召开的会议
• 保证所有的卖方对本项采购都有清楚和共同的理解
• 问题的答复可作为补充并入采购文件
• 所有潜在卖方都应得到同等对待
• 要注意的是
  • 防止暗中勾结
  • 确保所有问题和答案都是书面的，交到所有卖方受众

人际关系与团队技能-谈判

• 常用采购谈判技巧
  • 白脸红脸
  • 有限授权
  • Missing Man
  • 最终期限
  • 推迟
  • 即成事实
• 项目经理不是采购谈判主谈人
• 技术、质量和管理要求

输出

选定的卖方

• 根据建议书或投标书评价结果，那些被认为有竞争力，并且已与买方商定了合同草案（在授予后，该草案成为正式合同）的卖方，就是选定的卖方
• 对较复杂、高价值和高风险的采购，在授予合同前需要得到组织高级管理层的批准

协议（谅解 合同 分包合同 订购单）

• 合同是对双方都有约束力的协议
• 协议文件可包括
  • 变更请求处理
  • 合同终止和替代争议解决方法（ADR）
• ADR方法可事先确定，作为采购合同授予的一部分

控制采购

• 概念：管理采购关系，监督合同绩效，实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程
• 作用：确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求
• 发生时间：根据需要在整个项目期间开展
• 控制措施的质量，包括采购审计的独立性和可信度，是采购系统可靠性的关键决定因素（职业道德）
• 在控制采购过程中，需要开展财务管理工作，包括监督向卖方付款
• 确保向卖方的付款与卖方实际已经完成的工作量之间有密切的关系
• 在合同收尾前，若双方达成共识，可以根据协议中的变更控制条款，对协议进行修改（书面激励）

主要输入：

• 项目管理计划+工作绩效数据（->数据分析->工作绩效信息）
• 项目文件
• 采购文档

工具与技术：

• 索赔管理
• 审计

主要输出：

• 结束的采购
• 工作绩效信息

工具

索赔管理

• 有争议的变更也称为索赔
• 如果不能妥善解决，他们会成为争议并最终引发申诉
• 应该按照合同规定对索赔进行激励、处理、监督和管理
• 谈判是解决所有索赔和争议的首选方案
• 如无法自行解决，则需要按照合同中规定的替代争议解决（ADR）程序进行处理

检查

• 对承包商正在执行的工作进行结构化审查
• 可能涉及对可交付成果的简单审查，或对工作本身的实地审查
• 以便买方能够量化评价卖方在履行工作时所表现出来的能力或无能
• 确保双方对正在进行的工作有共同的认识

审计

• 采购审计是指对从规划采购过程到控制采购过程的所有采购过程进行结构化审查
• 应该在采购合同中明确规定与审计有关的权力和义务
• 买卖双方的项目经理都应该关注审计结果，以便对项目进行必要的调整

输出

结束的采购

• 买方（通常由授权的采购管理员）向卖方发出关于合同已经完成的正式书面通知
• 对正式采购收尾的要求，通常已在合同条款和条件中定义，并包括在采购管理计划中