一、新手指引

简介

AR挂账就是酒店应收账款。通俗讲就是客人先消费后付款，在未结算前，这部分款项就是酒店应收款，目前在原有云PMS系统上的【退房未结】操作细分为【临时挂账】和【协议挂账】

【临时挂账】

一般用于散客、会员等临时性的挂账业务，状态为已退未结。默认门店临时挂账额度为20000元，结算周期为30天

【协议挂账】

一般用于协议单位/OTA/旅行社等公司类型挂账，状态为已退未结的房单数据，不同公司挂账额度和结算周期在CRM系统设置

操作平台及用户

2.1、操作平台：
CRM系统、云PMS系统、云PMS后台管理系统

2.2、用户：
店长、门店销售员、前台、财务专员、总部大客户部员工

2.3、用户及对应功能：

2.4不同协议的挂账科目，挂账总额度以及结算周期初始值如下：

操作流程

临时挂账

操作流程步骤依次如下

3.5挂账：门店前台在云PMS系统【房单】模块下即可操作 临时挂账，挂账后的数据在【账项-临时挂账】模块下呈现
3.6结账：协议挂账后，需到【账项-临时挂账】模块下对房单操作结账操作

协议挂账

操作流程步骤依次如下

3.1协议内容维护：门店在CRM系统操作，新增协议；新增AR挂账，设置挂账科目，挂账额度以及结算周期（必做）
3.2挂账：CRM系统审核通过后，门店前台在云PMS系统【房单】模块下即可操作 协议挂账，挂账后的数据在【账项-协议挂账】模块下呈现
3.3结账：协议挂账后，需到【账项-协议挂账】模块下对房单操作结账操作
3.4核销：财专在云PMS后台管理系统【核销管理】模块进行核销操作

怎么登录【CRM系统】使用AR挂账

权限申请

1. 入口：通过OA-新建工作-业务系统权限申请流程V2.0申请

1. 勾选CRM客户关系管理系统；

1. 需求描述填入：申请AR挂账新增、修改、关闭、启用功能；审核列表（仅限财专、店长、大客户总监等需要审核的人员申请）

2. 申请原因及用途：管理门店协议挂账额度、周期（注：门店可自行填写）

   入口

3. 在浏览器输入业务平台地址：pt.dossen.com

4. 点击CRM系统

1. 选择协议管理、AR挂账功能

CRM

如何新增AR挂账？

入口

操作流程

1. 选择1条状态为“生效中”“待生效”的协议（AR挂账必须在现有协议上新增）

注：如需新增AR挂账的协议已有一条AR挂账记录，请先检查已有的AR挂账状态是否“已失效”，如果是已失效状态，请使用启用功能将AR挂账状态改为生效中，详见失效的AR挂账，如何启用

1. 点击【创建AR挂账】按钮

注意：
a、若点击的是普通单店协议，则直接跳转到第三步
b、若点击的是OTA线下协议，则出现以下弹窗

点击对应挂账门店（若一个店长管理多间门店，则有多个店）中的【创建】按钮，跳转至第三步

1. 填写AR挂账信息（门店可挂账科目默认选中：标准房租、促销、房费折扣，不可取消）

1. 点击提交审核

   注意事项

• 当挂账额度≥10000元时，流程需酒店财务专员、店长/区域经理审批；挂账额度＜10000时，流程只需店长/区域经理审批
• 当新增流程被驳回时，需走“修改AR挂账”操作重新提交流程；“修改AR挂账”无法直接修改AR挂账有效期，所以被驳回后，重新提流程时需修改时间，请在修改流程通过后，走“续签”流程（续签流程无需审核）
• 当流程提交时，如所有审核人均空缺时，流程无法提交。请在对接钉钉群报备

  审核AR挂账流程

  入口

  

操作流程

-单条流程审核

1. 在“待审核列表”中，点击某条AR挂账流程中【审核】按钮

1. 进入AR挂账任务审核页面
2. 点击页面下方【审核】按钮

-批量审核

1. 选择多条AR挂账流程

1. 点击【批量审核】按钮

2. 点击【确定】

-查看已审核流程

在审核列表-已审核任务，查看自己已经审核过的流程

注意事项

• 当挂账额度≥10000元时，流程需酒店财务专员、店长/区域经理审批；挂账额度＜10000时，流程只需店长/区域经理审批

如何修改AR挂账的额度、结算周期及挂账科目？

入口

操作流程

1. 选择1条非“已过期”“审核中”状态的AR挂账

2. 点击【修改】按钮

3. 修改AR挂账信息（可修改挂账额度、挂账周期及可挂账科目；门店可挂账科目默认选中：标准房租、促销、房费折扣，不可取消）

1. 提交审核

注意事项

• 当挂账额度≥10000元时，流程需酒店财务专员、店长/区域经理审批；挂账额度＜10000时，流程只需店长/区域经理审批
• 当流程被驳回时，需重新提交流程
• 修改流程无法修改AR挂账有效时间，如需修改时间，请使用续签AR挂账

AR挂账到期了，如何续签？

入口

操作流程

1. 选择1条状态为“已生效”或“已过期”的AR挂账

1. 点击【续签】按钮

1. 填写续签所需信息（续签时，有效期需在协议有效期内，如协议已过期，请先续签协议有效期）

1. 点击【保存】

注意事项

• 生效中的AR挂账，距离过期时间剩余60天时，可续签
• 已过期的AR挂账，当协议在有效期范围内，可续签
• 续签无需审核

失效的AR挂账，如何启用？

入口

操作流程

1. 选择1条或多条状态为“失效”的AR挂账
2. 点击【启用】
3. 点击【确定】提交审核流程

注意事项

• 当挂账额度≥10000元时，流程需酒店财务专员、店长/区域经理审批；挂账额度＜10000时，流程只需店长/区域经理审批
• 当流程被驳回时，需重新提交流程

[

](#KRn1S)

如何关闭AR挂账？

入口

操作流程

1. 选择1条或多条状态为“生效中”、“待生效”的AR挂账

2. 点击【关闭】

3. 点击【确定】提交审核流程

注意事项

• 当挂账额度≥10000元时，流程需酒店财务专员、店长/区域经理审批；挂账额度＜10000时，流程只需店长/区域经理审批
• 当流程被驳回时，需重新提交流程

  审核AR挂账流程（店长）

  入口

  

操作流程

单条流程审核

1. 在“待审核列表”中，点击某条AR挂账流程中【审核】按钮

1. 进入AR挂账任务审核页面

2. 点击页面下方【审核】按钮

批量审核

1. 选择多条AR挂账流程

1. 点击【批量审核】按钮

2. 点击【确定】

查看已审核流程

在审核列表-已审核任务，查看自己已经审核过的流程

注意事项

• 门店协议的新增/修改/启用/关闭AR挂账均需要店长审核
• 当挂账额度≥10000元时，流程需酒店财务专员、店长/区域经理审批；挂账额度＜10000时，流程只需店长/区域经理审批

  新增/修改/续签/启用/关闭AR挂账

  一、操作流程

  各项功能的操作流程同酒店员工，见下方链接。点击链接可跳转查看

1、新增
详见：
如何新增AR挂账
2、修改
详见：
如何修改AR挂账的额度、结算周期及挂账科目
3、续签
详见：
AR挂账到期了，如何续签
4、启用
详见：
失效的AR挂账，如何启用
5、关闭
详见：
如何关闭AR挂账

二、注意事项

• 总部协议的修改/启用/关闭AR挂账均需要总部大客户部总监、营销管理部总监审核审核
• 新增、续签挂账，无需审核

云PMS系统

如何操作临时挂账？

【临时挂账】操作是在之前云PMS系统的【退房未结】操作的基础上增加临时挂账额度和结算周期的限制。

入口

云PMS系统下，进入【房单】模块

双击特定房单并进入【账项明细】中，如图：

操作临时挂账

2.1点击【临时挂账】按钮，如图：

2.2确定【临时挂账】操作，如图

2.3确认挂账信息，如图

其中，临时挂账总额度默认为20000元，暂不支持调整；
结算周期默认为30天，暂不支持调整；

剩余额度 = 临时挂账总额度 - 已挂账额度
临时挂账账龄为最先挂账的房单算起（假设7月1号进行挂账，那么今天7月10号过夜审的时候，账龄就是为9天）

临时挂账金额为当前房单的平账余额

2.4 点击确定，临时挂账成功，房单状态为【已退未结】，此时可在【账项-临时挂账】模块下找到该房单数据，如图
账项-临时挂账模块

注意

3.1操作临时挂账，要保证当前房单的挂账金额 <= 剩余挂账额度，临时挂账账龄 <= 结算周期，否则无法进行临时挂账操作，需要对历史挂账数据（路径：账项-临时挂账模块）进行结账操作
3.2临时挂账后，操作冲减、退款、入账、转账等操作，会判断临时挂账账龄和额度是否满足挂账条件

如何操作协议挂账？

【协议挂账】一般用于协议单位/OTA/旅行社等公司类型挂账，状态为已退未结的房单数据，不同公司挂账额度和结算周期在CRM系统设置

入口

云PMS系统下，进入【房单】模块

双击特定房单并进入【账项明细】中，如图：

操作协议挂账

2.1点击【协议挂账】按钮，如图：

2.2确定【协议挂账】操作，如图

2.3确认挂账信息，如图

其中，协议挂账总额度默认在CRM系统设置（由店长，门店销售员设置）；
结算周期默认在CRM系统设置；
当前可挂账科目默认在CRM系统设置，默认设置为【标准房租、房费调整、促销以及房费折扣】

剩余额度 = 协议挂账总额度 - 已挂账额度
协议挂账账龄为最先挂账的房单算起（假设7月1号进行挂账，那么今天7月10号过夜审的时候，账龄就是为9天）
当前挂账金额为当前房单的平账余额

2.4 点击确定，协议挂账成功，房单状态为【已退未结】，此时可在【账项-协议挂账】模块下找到该协议公司的所有挂账数据，如图

账项-协议挂账模块

双击之后可查看详细房单数据

注意

3.1操作协议挂账，要保证当前房单的挂账金额 <= 剩余挂账额度，临时挂账账龄 <= 结算周期，否则无法进行协议挂账操作，需要对历史挂账数据（路径：账项-协议挂账模块）进行结账操作，详见酒店应收账（AR帐）如何结账？
3.2协议挂账后，操作冲减、退款、入账、转账等操作，也会判断协议挂账账龄和额度是否满足挂账条件
3.3不同协议的挂账科目，挂账总额度以及结算周期初始值如下：

协议单由于额度或账龄已满操作不了协议挂账怎么办？

建议按照以下步骤进行操作

1. 先操作临时挂账
2. 等待相关协议释放额度或账龄（把对应协议的历史房单数据进行结账操作）
3. 再操作协议挂账（此时会释放临时挂账的挂账额度和账龄，同时占用相应的协议挂账额度和账龄）

如何查看挂账报表数据？

入口

报表-财务报表-当前迟付账报表 | 已结迟付账报表

查看报表

当前迟付账报表
对门店未结协议挂账或临时挂账房单数据的统一查询，新增挂账公司名称、挂账类型（临时挂账或协议挂账）的查询
已结迟付账报表
对门店已结协议挂账或临时挂账房单数据的统一查询，新增挂账公司名称、挂账类型（临时挂账或协议挂账）的查询

酒店应收账（AR帐）如何核销？

入口

云PMS后台管理系统下，进入【核销管理】模块，如图

核销操作

2.1核销管理模块下，以协议公司的维度展示需要核销的协议信息，如图

2.2双击某条协议信息，展示核销状态为未销的每笔结账记录（云PMS系统每结账，数据流转到此，结账类型为支票或银行转账）

2.2.1 双击【核销详情页】的某条记录，展示云PMS系统每次结账的具体房单信息，如图

2.3选择某条结账信息，点击核销按钮，如图

2.4选择回款日期，并确定核销，该记录状态更新为 已销

注意

3.1核销操作失误了，要撤回怎么办？
切换核销状态为 全部，找到误操作的那条记录，操作取消核销即可

3.2 系统暂支持结算类型为 支票或银行转账的核销操作