更新说明
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1. 采购管理的相关概念和主要过程
采购是从项目团队外部获得产品， 服务或成果的完整的购买过程。
采购管理包括如下几个过程：
1）编制采购计划，决定采购什么，何时采购，还要记录项目对于产品，服务或成果的需求， 并且导致潜在的供应商。
2）实施采购。从潜在的供应商处获取适当的信息，报价，投标书或建议书。选择供方，审核所有的建议书或报价， 在潜在的供应商中选择， 并与选中者谈判最终合同。
采购管理包括如下几个过程：
3）控制采购。管理合同以及买卖双方之间的关系，监控合同的执行情况。审核并记录供应商的绩效以采取必要的纠正措施， 并作为将来选择供应商的参考。管理与合同相关的变更。
4）结束采购。完结单次项目采购的过程。
2. 编制采购管理计划（计划过程组）
编制采购计划的第一步是要确定项目的哪些产品， 服务和成果是项目团队自己提供合算， 还是通过采购来满足更为合算， 还是通过采购来满足更为合算。如果需采购还要确定采购的方法和流程以及找出潜在的卖方， 已确定采购多少， 何时采购， 并把这些结果都写在项目采购计划中。
在编制采购管理计划过程期间， 项目进度计划对采购管理计划有很大的影响。
总之， 编制采购管理计划时， 在其他计划可以得到的情况下， 需要考虑的内容通常有成本估算， 进度， 质量管理计划， 现金流预测， 可识别风险和计划的人员配备等。
| 输入 | 工具与技术 | 输出 |
|---|---|---|
| 1.项目管理计划 | 1.自制/外购分析 | 1.采购管理计划 |
| 2.需求文档 | 2.专家判断 | 2.采购工作说明书 |
| 3.风险登记册 | 3.市场调研 | 3.采购文件 |
| 4.活动资源需求 | 4.会议 | 4.供方选择标准 |
| 5.项目进度 | 5.自制/外购决策 | |
| 6.活动成本估算 | 6.变更请求 | |
| 7.干系人登记册 | 7.项目文件更新 | |
| 8.事业环境因素 | ||
| 9.组织过程资产 |
一般来说， 可把合同分成三种， 即总价合同， 成本补偿合同和工料合同。前两种比较常用， 第三种工料合同实际上市前两种合同的混合。
成本补偿合同： 最常见的 3 种成本补偿合同是： 成本加固定费用合同， 成本加激励费用合同和成本加奖励费用合同。
| 名称 | 说明 | 特点 | 分类 |
|---|---|---|---|
| 总价合同 | 一口价合同，承建单位承担超出合同价格的责任 | 承建单位承担了全部风险，适合工期短，范围内容明确的项目 | 固定总价合同（FFF） 总价加激励费用合同（FPIF） 总价加经济价格调整合同（FP-EPA） 订购单 |
| 成本补偿合同 | 开口合同，建设单位支付全部实际成本，外加一笔费用作为卖方的利润 | 建设单位承担了全部风险，对工程造价不易控制，承建单位不注意节约 | 成本加固定费用合同(CPFF) 成本加激励费用合同(CPIF) 成本加奖励费用合同(CPAF) 成本加成本百分比（ 成本加酬金） 合同 |
| 工料合同 | 开口合同，兼具成本补偿合同和总价合同的特点 | 适合范围不确定，急于开工的项目，合同适用范围广，风险合 体分摊。 |
- 采购管理计划
采购计划描述从形成采购文件到合同收尾的采购过程， 其内容包括如下方面
1）拟采购的合同类型
2）风险管理事项
3）是否采用独立估算作为评估标准， 由谁来准备独立估算， 何时进行独立估算
4）如果项目的执行组织设有采购，合同或者发包部门，项目管理团队本身能采取哪些行动。
5）标准的采购文件（ 如果需要的话）
6）如何管理多个供应商
7）如何协调采购与项目的其他方面， 例如确定进度与绩效报告。
8）可能对计划的采购造成影响的任何约束和假定。
9）如何处理从卖方购买产品所需的提前订货期，并与他们一起协调项 目进度计划过程联系起来。
10）如何进行“ 自制/外购” 决策， 并于活动资源估算过程， 制定进度计划过程联系起来。
11）如何确定每个合同规定的可交付成果的日期安排， 并与进度制定过程， 进度控制过程相协调。
12）如何确定履约保证金或者保险合同， 以减轻项目的风险。
13）如何为买房提供指导， 以帮助其制定与维护工作分解结构。
14）如何确定用于采购或合同工作说明书的形式和格式
15）如何识别通过资格预审的卖方
16）如何管理合同和评标卖方的衡量指标。
- 采购工作说明书
对所购买的产品， 成果或服务来说， 采购工作说明书定义了与合同相关的那部分项目范围， 每个采购工作说明书来自于项目范围基准。
采购工作说明书描述足够的细节， 以允许预期的卖方确定他们是否有提供买方所需的产品， 成果或服务的能力。这些细节将随采购物的性质， 买方的需要或者与其的合同形式而变化。采购工作说明书描述了有卖方提供的产品， 服务或者成果。
采购工作说明书中的信息有规格说明书， 期望的数量和质量的等级， 性质数据， 履约期限， 工作地以及其他要求。
采购工作说明书应写的清楚， 完整和简单明了， 包括附带的服务描述， 例如与采购物品相关的绩效报告或者售后技术支持。在一些应用领域中， 对于一份采购工作说明书有具体的内容和格式要求。每一个单独的采购想需要一个工作说明书。然而， 多个产品或者服务也可以组成一个采购项， 写在一个工作说明书里。
随着采购过程的进展， 采购工作说明书可根据需要修订和更进一步地明确。
- 采购文件
采购文件用来得到潜在卖方的报价建议书。常见的采购文件有方案邀请书（ RFP）是用来征求潜在供应上建议的文件， 有人称 RFP 为建议书；
报价邀请书（ RFQ） 是一种主要依据价格选择供应商时， 用于征求潜在供应商报价的文件；
供方选择标准（ 评分办法）
3. 实施采购
- 实施采购过程要做的工作如下：
1）从潜在的卖方处获取如何满足项目需求的答复，如投标书和建议书。通常在这个过程中由潜在的卖方完成大部分实际工作， 项目或买方无需支付直接费用。
2）接受多个潜在的卖方的标书或建议书后，运用供方选择标准选择一个或多个合适的卖方，并与选中的卖方签订合同。
| 输入 | 工具与技术 | 输出 |
|---|---|---|
1. 采购管理计划 |
1. 投标人会议 |
1. 选定的卖方 |
2. 采购文件 |
2. 建议书评价技术 |
2. 合同 |
3. 供方选择标准 |
3. 独立估算 |
3. 资源日历 |
4. 卖方建议书 |
4. 专家判断 |
4. 变更请求 |
5. 项目文件 |
5. 刊登广告 |
5. 项目管计划更新 |
6. 自制/外购决策 |
6. 分析技术 |
6. 项目文件更新 |
7. 采购工作说明书 |
7. 采购判断 |
|
8. 组织过程资产 |
- 实施采购的方法和技术
1）投标人会议
（ 也称投标前会议或竞标会议） 是指在准备建议书之前与潜在供应商举行的会议。投标人会议用来确保所有潜在供应商对采购目的（ 如技术要求和合同要求等），有一个清晰的共同的理解， 对供应商问题的答复可能作为修订条款包含到采购文件中。在投标人会议上， 所有潜在供应商都应得到同等对待， 以保证一个好的招标结果。
2）建议书评价技术
对于复杂的采购， 如果要基于卖方对既定加权标准的响应情况来选择卖方， 则应该根据买方的采购政策， 按正式的建议书评审流程对各个潜在卖方的建议书进行评价， 建议书评价委员会将做出他们的选择， 在授予合同之前， 还要报管理层批准。
3）独立估算
对于很多采购的事项而言，采购组织能够对其成本进行独立的估算以检查卖方建议书的报价。如果报价与估算成本有很大差异， 则可能表明合同工作说明书不适当， 或者潜在卖方误解或没能完全理解和答复工作说明书， 或者市场已经发生了变化。
独立估算常被称为“ 合理费用” 估算。
4. 招投标
5. 控制采购
- 控制采购是管理采购关系， 监督合同执行情况， 并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。
- 控制采购过程是买卖双方都需要的。该过程确保卖方的执行过程符合合同需求， 确保买方可以按合同条款去执行。
- 对买方来说， 控制采购过程的主要目标如下：
1）保证合同的有效执行。项目执行组织在采购合同签订后，应该定时监督和控制供应商的产品供货和相关的服务情况。要督促供应商按时提供产品和服务， 保证项目的工期。
2）保证采购产品及服务质量的控制。为了保证这个项目所使用的各项物力，人力资源是符合预计的质量要求和标准的， 项目执行组织应该对来自与供应商的产品和服务， 保证项目的工期。
| 输入 | 工具与技术 | 输出 |
|---|---|---|
| 1.项目管理计划 | 1.合同变更控制系统 | 1.工作绩效信息 |
| 2.采购文件 | 2.检查与审计 | 2.变更请求 |
| 3.合同 | 3.采购绩效审查 | 3.项目管理计划更新 |
| 4.批准的变更请求 | 4.报告绩效 | 4.项目文件更新 |
| 5.工作绩效报告 | 5.支付系统 | 5.组织过程资产更新 |
| 6.工作绩效数据 | 6.索赔管理 | |
| 7.记录管理系统 |
- 控制采购过程使用的工具与技术：
1）合同变更控制系统
2）检查与审计：在项目执行过程中，应该根据合同规定，有买方开展相关的监察与审计，卖方理应对此提供支持。通过检查与审计， 验证卖方的工作过程或可交付成果对合同的遵守程度。如果合同条款允许， 某些检查与审计团队中可以包括买方的采购人员。
3）采购绩效审查：绩效审查的目标在于发现履约情况的好坏，相对于采购工作说明书的进展情况， 以及遵循合同的情况， 以便买方能够量化评价买方在履行工作时所表现出来的能力。
4）报告绩效：根据合同要求，评估卖方提供的工作绩效数据和工作绩效报告，形成工作绩效信息， 并向买方管理层报告， 报告绩效为管理层提供了卖方的执行信息。
5）支付系统：依据经检查核实后的卖方绩效，通常先由负责的项目团队成员证明卖方的工作合格， 在通过买方的应付账款向卖方付款； 依据合同卖方完成多少就付多少， 支付过程要留下文字记录。
6）索赔管理
7）记录管理系统： 项目经理采用记录管理系统来管理合同， 采购文档和相关记录。
6. 结束采购（收尾过程组）
结束采购， 是完结本次项目采购的过程。完成每一次项目采购， 都需要结束采购的过程。
| 输入 | 工具与技术 | 输出 | | —- | —- | —- | | 1.项目管理计划 | 1.采购审计 | 1.结束的采购 | | 2.采购文件 | 2.采购谈判 | 2.组织过程资产更新 | |
| 3.记录管理系统 |
|采购审计
从编制采购计划过程一直到结束采购过程的整个采购过程中， 采购审计都对采购的完整过程进行系统的审查， 采购审计的目标是找出本次采购的成功和失败之处以供买方组织内的其他项目借鉴。
7.【随堂练习】
- “ 自创/外购” 分析过程中，（ ） 时， 项目不应从外部进行采购。
A、自创成本高于外购
B、与其他项目有资源冲突
C、项目需要保密
D、技术人员能力不足
C
- 关于采购谈判的描述， 不正确的是（ ）
A、采购谈判过程中以买卖双方签署文件为结束标志
B、项目经理应是合同的主谈人
C、项目团队可以列席谈判
D、合同文本的最终版本应反映所达成的协议
B 项目经理可以不是合同的主谈人
- （ ） 不属于控制采购过程的工具与技术。
A.工作绩效信息
B.合同变更控制系统
C.采购绩效审计
D.检查与审计
A 它属于控制采购的输入
- 关于“ 自制/外购” 分析的描述， 不正确的是（ ）。
A. 有能力自行研制某种产品的情况下， 也有可能需要外部采购
B. 决定外购后， 需要进一步分析是购买还是租借
C. 总价合同对进行“ 自制/外购” 分析过程没有影响
D. 任何预算限制都有可能影响“ 自制/外购” 分析
C
- 控制采购的输入不包括（ ）。
A、合同管理计划
B、采购档案
C、合同
D、采购文件
A
- 项目经理赵某负责公司的大数据分析平台项目，搭建该平台需要大规模的计算能力。经过市场调研， 国内 A
公司可提供大规模计算服务。赵某在编制项目的采购计划时， 正确的做法是（ ） 。
A、直接把 A 公司的大规模计算服务列入采购计划
B、将国际上最先进的高性能计算服务器列入采购计划
C、考虑项目管理计划、项目需求文档、活动成本估算等输入
D、以A 公司的采购政策和工作程序作为采购指导
C
- 关于控制采购的描述， 不正确的是:（）。
A、控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并依据需要实施变更和采取纠正措施的过程
B、采购是买方行为， 卖方不需要控制采购过程
C、控制采购过程中， 还需要财务管理工作
D、控制采购可以保证采购产品质量的控制
B
- 采购人员按照（ ） 的安排实施采购活动。
A、采购工作说明书
B、需求文档
C、活动资源需求
D、采购计划
D
- 以下关于说明书（ SOW） 的叙述中， 不正确的是（ ）。
A、SOW 的内容主要包括服务范围、方法、假定、工作量、变更管理等
B、内部的 SOW 有时可称为任务书
C、SOW 的变更应由项目变更控制过程进行管理
D、SOW 通过明确项目应该完成的工作来确定项目范围
D D属于项目范围说明部分
- 对于提供长期（ 一般为 3 年） 涉外人力资源外包服务的软件企业， 面对国际金融汇率波动较大和区域人力资源成本攀升速度较快的情况， 应与客户签订（ ） 类合同。
A、固定总价合同
B、成本补偿合同
C、工料合同
D、总价加经济价格调整合同
D
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