什么是办公自动化

最近经常需要处理外部采购的订单，这些订单重复性很强，基本就是客户信息和需要购买的配件，所有的工作就是粘贴复制，对于我这种搞自动化专业的人来说这是不能忍的，所以想到有没有可能把这套流程自动化实现。
最开始想到的自然是python写代码来实现，但是碍于长时间未进行码农工作，许多业务早已经荒废，加之实现后没有任何操作界面，这个工作根本没办法交待到其他人来进行，无非还是自己，只不过换成了命令行来工作
之后某天刷B站发现了一种叫Power Automate的方法或者叫做工具，是微软出品的Office 365中的一款代码自动化执行的图形化工具，主要就是为了实现办公自动化，这一来可不正好撞枪眼，但是看了B站通篇的视频后，发现入手还是不太容易，主要原因一是视频教程质量参差不齐，二是所举案例和自己完全无关，没法直接套用，三是有些地方逻辑混乱，耐着性子看下来却不知所云，无奈之下还是得通过Youtube，质量之高确实值得国内做视频得朋友们反思，这套学习下来，也发现了一些学习新东西的心得，乘此一并写出。

Power Automate

何为Power Automate，其前身是微软的Microsoft Flow，是一个在线的自动化部署工具，主要就是实现自动化的工作流，打通Office套件中各软件的自动流程化执行，比如发个邮件后，附件自动下载啊，提交个表单后，自动发送PDF的邮件啊等等。
这次我想要干的就是把现在做的这套手工作业实现成自动化，主要流程是

1. 在产品清单中，勾选用户需要采购的产品及数量
2. 给用户发个表单，让他填写自己公司的信息并提交
3. 自动生成一张购买合同存放在onedrive下指定文件夹
4. Done！

流程如下

详细步骤

需要用到的Office套件

首先需要注册一个Office 365的账户，公司的或者个人的都可以，整个流程需要使用几个软件，分别是sharePoint，Word，Onedrive，Form，如果需要直接发邮件还需要Outlook，这几个软件之间的工作流程如上图所示，其中lists是保存在sharePoint站点上，Word是保存在Onedrive中，Form有自己独立的存放位置

Lists

登陆Office 365，打开sharePoint，这里我尽量少截图了，不想搞一个纯傻瓜的教程，不会登陆或者找不到图标，甚至不知道如何注册365的同学自己脑补吧，或者B站看视频吧。
SharePoint需要先新建一个站点，之后在这个站点里新建各种文件，类似于Onedrive中存文件的意思，不知道微软的产品逻辑都是什么意思，各种功能重复性软件层出不穷

新建一个list之后就可在里面增加数据或者导入Excel文件，软件操作Excel的逻辑差不多，具体使用这里也不说了，基本就是看了就会用的软件，配置完的List表格如下:

这里需要注意几个点，一个是否选中的列和购买数量列，是否选中这个列存在的目的是为了实现只把需要的多行条目添加到Word中，因为目前Power Automate只能实现添加选中的一行条目或者所有条目全部添加，所以是否选中列是为了在Power Automate中增加一个判断机制，实现添加多行选中的条目，话有点绕，看不懂也没关系，继续往后吧。
购买数量列很好理解，是为了和单价相乘计算总价的。
到此List的工作结束了

Forms

登陆Office 365，打开Forms，具体怎么用也不说了，就是做个表单，随便按照自己的格式做就行，目的就是共享给对方，让他填了之后提交，这里我做完的样子是这样的

当然手机上也没问题

还能通过扫二维码访问，方便得很。
Forms的工作到此为止

Word

Word的工作最好是在本地的Word软件上操作，在线的缺少些功能，Word怎么用那就更不说了，只说需要的，通过文件，选项，打开开发工具显示在工具栏中，具体怎么开百度吧，然后只是用下图中框中的部分

选中需要填写内容的文字，点击插入纯文本内容空间，之后再点击属性，设置下这个控件的标题和标记，如下图所示

所有需要自动填写内容的地方都这么进行处理，但是对于需要成行填写的表格怎么处理呢，如下图

首先，用户需要购买的产品肯定不止一个，所以表格就需要添加很多行，这里选中需要成行变化的文字后，点击重复分区内容控件就OK了

之后将Word文档保存在OneDrive下的某个文件夹

至此，准备工作全部结束，之后就是在Power Automate中进行连接了

Power Automate

通过Office 365打开Power Automate，之后点击创建，会弹出如下的窗口界面

最常用的是红框的两个，点击Automated Cloud Flow打开编辑界面，首先需要给这个Flow一个名字，因为是需要表单提交后执行自动化流程，所以选择红框的选项，之后点击创建

界面很干净，有一个框和下面写着下一步，基本就是图形化框图一步步进行编辑，这里选择之前创建的Form表单，点击下一步，就如下图所示了

看到这里，大概大家也能看懂Flow的基本逻辑了，就是上一步输入，下一步输出，中间可以添加各种操作，比如判断，循环之类的，最后得到想要的结果，所以这个例子的详细流程就是

1. 用户填写表单提交后，触发Flow执行
2. 取出表单内容
3. 初始化四个变量，分别是一个数组变量存放Lists中的条目，三个浮点数变量价格，数量，总计用来进行计算价格
4. 从lists中取出所有条目
5. 每一个条目做判断，是否加入栏的值是否是True
6. 如果是，先计算总价，之后加入数组，如果不是，啥也不做
7. 填充数据到Word文件中，这里的数据包含Forms和Lists中两部分数据，Forms的数据对应Word中的信息依次添加，Lists中的数据是将之前的数组整体添加
8. 调用Onedrive创建生成的文件并保存在Onedrive中指定的文件夹下面

至此流程全部结束，下面我会打包截图到网盘，可以下载了后自行研究，这里就不放了

测试

通过Office 365打开Forms，之后点击共享，有多种共享方式，可以把链接发给对方，或者通过二维码访问，对方访问后填写必要得信息提交后，自动化流程即开始运行，如果成果了自然没什么问题，如果失败了可以通过Power Automate的测试功能来发现问题。如下图