收件箱（INBOX）

这里的收件箱并不等于邮箱，照片，想看的网页，想看的书电影电视剧，邮件，临时的想法，想到要做的事情等等都可以放到这里来，这是GTD的第一步，收集（CAPTURE）

甄别(CLARIFYING)

这步是要做出判断，收件箱里的东西是否是一个action

  1. 如果是，则进一步判断是单个动作还是多个动作，如果是单个动作，则要判断能否在两分钟内完成，如果能就马上去完成它。

  2. 如果不是ACTION，那么这个东西有几个去处，

    • 一是垃圾桶，顾名思义，

    • 二是当前没啥事能做，但在某个指定时间需要提醒自己，

    • 三是参考材料

整理（ORGANISING）

在上一步我们说到要判断是否是多个动作。现在我们来说说怎么分类处理多个动作。

首先需要多个动作才能完成的短期成果我们称之为项目。项目是可以衡量的短期成果，学好GTD不叫项目，学会如何给任务设置上下文（更好的翻译是情境）这是项目。

出于分类的方便，多个动作可以进一步分为：

  1. 日程表动作，即那些必须在特定时间或日期完成的动作，它们需要标注在日程表上提醒自己；

  2. 等待动作，这是指只有当你的同伴或队友完成了某个或多个动作并发给/告知你成果，你才能开始的动作，他们要放在等待列表里；

  3. 尽快开始动作，简称ASAP动作。对于ASAP动作的管理，除了使用项目的观念，还要引入情境，能量，时间和优先级这四个概念。

    • 情境：完成动作必须用到的工具或必须处于的场地，比如你必须到实验室才能做实验，则实验室便是一个情境。

    • 能量，包括生理状态和心理状态，比如阅读文件需要聚精会神，那么就是高能量。

    • 时间，这里指的是要花费的时间多少，比如这个动作要1小时左右完成，则1小时便是时间标签。

    • 优先级：优先级指的是在当前的情境，能量，时间条件下哪个动作能带给你最大的收益，那么就是高优先级。
      事实上，随着GTD的发展，情境之外的三个条件已经被很多人设置为了情境使用。SOMEDAY动作，想做，但可能做也可能不做的事情，比如想读一本书但不确定到底要不要读。

  4. 回顾，回顾这里不妨使用GTD的六层视野模型|

    • 六层：原则，这里是核心的价值观，比如这个项目为什么要存在

    • 五层：愿景，这里是期望的长期成果，比如让公司上市

    • 四层，目标，两年以内的中长期成果，比如完成收购某某集团

    • 三层：关注的领域，这里是要维持你自己是身心健康或公司的日常运作需要不断进行的动作，最简单的例子比如买菜，健身等等

    • 二层，项目，由多个具体可执行动作组成的短期成果

    • 一层，接下来要做的动作，即项目下的可执行动作
      需要注意的是GTD要求每周至少一次回顾自己的项目/任务列表，维护自己的系统

omnifocus 相对于其他GTD软件

  1. 可以设置顺序执行的项目类型, 比如 你有一个项目,是做饭,然后下面有2个动作,买菜,然后炒菜,炒菜要等买菜完成以后才能出现.通过设置一些顺序执行项目的分解,可以把一大部分不可用的任务给过滤掉!

  2. 设置推迟时间 ( 指定任务的出现时间 )没有一个gtd任务有,比如,我每天晚上要冥想,我就设置每天9点以后才出现这个任务.通过这样的设置,又可以过滤掉一堆任务!

  3. 项目文件夹分类,无限层级分类.这个用过的人才知道好

  4. 注释可以添加富文本,可以添加附件.这个相当强大,doit就没这功能,我有的时候,甚至会新建一个任务,然后把聊天截图的截图直接黏贴进去~.

  5. 配合mac的脚本软件,可以发送周报,日报,以及工作计划等到印象笔记

  6. 还有更强的脚本,可以把一本书,输入页,开始和结束时间,自动拆分成每天需要阅读多少页~

  7. 手机上配合workflow可以快速添加任务! ( 从剪切板添加任务,从通知中心添加任务等 )

  8. 为任务设置预估时间,配合脚本还可以统计总时间.配合透视,还可以把小于5分钟的任务筛选出来,然后一起处理

注意

项目与行动

一个项目 5 月 1 号开始，9月 30 号结束。
那么这个项目肯定是由许许多多的小行动组成的。假设这个项目是抄写150条知乎问题；5月1号开始，9月30号结束。那么它也能分解成：每天抄写一条知乎问题。

行动与提醒

OmniFoucs：不需要提醒的，项目一般在项目下都可以看见，每天有空做事的时候从中挑一件合适的事情做就OK了

calendar events：有明确时间要求的，比如15:00开会，这种行动应该记在日历中，不是OF中。