2021年8月19日更新
功能背景:
仓储收入(特指向商家收取的费用)目前的管理方法是WMS系统提供租金、出入库明细,仓库根据合同人工制作、核对账单,确认无误后将相关信息邮件通知总部财务开票、收款及销账。现将该流程调整到系统中完成。
功能使用涉及部门:
仓储收入在线管理的正常使用,涉及到合同报价维护(销售及平台管理员)、出入库单据操作(各仓库经理)、补收/减免等账单核对(分仓财务或相关岗位)、总部收款及核销。
业务流程:
维护系统报价→出入库操作(含录入加工单)→与商家对账→总部财务销账
1.维护系统合同
销售及平台管理员,需要根据实际情况维护每一个仓储客户的报价:
注意:使用哪个版本的合同,就需要在对应的账单处对账和销账。
新版仓储合同使用说明请参考下文:
https://www.yuque.com/docs/share/7259b067-47a1-4ec0-9cb6-0e370ad7b6c7?# 《仓储合同管理(V4版)》
2.出入库操作(录入加工单)
仓库根据实际业务情况,对入库单、出库单按照规范进行正常操作即可。
如果有贴标等增值服务,需要在提供服务前,做好加工单:
通过仓库的系统操作,系统会自动计算每日的仓储费、卸货费等。
3.各分仓与商家对账
3.1仓库自查
V4版合同产生的账单请进入“仓库报表-V4待对账账单”菜单,点击详情:
仓库文员可以根据实际情况添加费用补收或者减免【减免后期将无法直接添加,需要先进行申请和审核,通过后方可生效】,然后下载账单:
3.2与客户核对
仓库自查账单无误后,将账单发给商家进行确认,如果有差异需要调整,需要在系统里调整,不能直接在账单表格中调整:
3.3提交账单
经过前面2步的确认后,账单已确认好,分仓文员在WMS中“确认账单”:
3.3.1勾选费用提交账单
在新版账单中,仓储费用每日形成一条记录,勾选需要提交生成账单的费用:
注意:正常情况下应该是将全部费用记录都选中,除非特殊情况才可选部分日期的费用
3.3.2确认开票信息
请根据实际情况选择“是否需要开票”:
如果需要开票,请维护好开票信息(只需要维护一次,以后如果没有变化可以直接使用):
若第一次使用,需要进行新增:
根据实际情况,完整填写开票内容及发票收件地址信息,填写完整后点击“新增”保存:
3.3.3确认理赔减免
确认补收、减免情况。【减免后期将无法直接添加,需要先进行申请和审核,通过后方可生效】
3.3.4确认账单
费用明细、发票及补收/减免确认好之后,可以点击“生成账单”:
至此,仓库的对账工作就完成了,可以在钉钉里提醒总部应收财务开票寄出,让商家尽快回款。
4.总部财务核对、收款及销账
4.1总部财务搜索已确认账单
4.2对已确认的账单进行开票
是否需要开票及开票信息已经在账单中显示,如果有必要可以与负责对账同事确认:
在税务系统的开票软件中将纸质发票开完后,需要在WMS系统中录入开票信息(主要是发票号码):
保存发票信息:暂存开票信息,并未完成开票,后面可以修改;
确认开票:保存开票结果,后面无法再修改。
根据实际需要选择即可。
4.3邮寄发票并在录入快递信息
将发票寄给客户后,需要在系统中填写快递信息,方便客服及后期跟踪:
将实际快递信息维护进去即可:
可直接点击快递单号查询当前轨迹:
至此,在系统中开票的动作就做完了。
4.4收款后对账单进行销账
确认收到客户账款后,在WMS中对该笔账单进行销账处理,需要勾选需要销账的费用明细后操作:
5.一些注意事项及问题解决办法
5.1实际账单与系统不一致如何处理
在实际工作中,因合同报价维护、系统操作等原因,导致实际账单与系统不一致,在确认账单前,各仓负责对账的同事,需要在“添加费用补收/减免”处进行调整:
该功能现在无需审批,可以直接生效,后面根据业务需要再考虑是否加入审批流程。
5.2仓库确认账单后发现有差异需要调整如何处理?
仓库在确认账单后,是无法再修改账单金额了,如果的确需要修改,可以通知财务,将账单取消确认状态,即可恢复初始状态进行相关调整。
(本说明结束)