第一章 卓有成效是可以学到的
■第1章 卓有效性是可以学会的
●为什么我们需要有效的管理者
●何谓管理者
●管理者面对的现实
●卓有成效的前景
●对有效性的认识
●卓有效性可以学会吗？
智力、想像力和知识都是重要的资源，但是，只有通过管理者富有成效的工作，才能将这些资源转化为成果。
●为什么需要卓有成效的管理者
这个问题可以说是不言而喻的。但很少有人重视管理者的效率问题，这到底是为什么？
一些管理者往往缺乏工作上的高效率。
知识工作者的生产率实际上就是他们做好应该去做的事情的能力。这也就是他们的工作效益。
知识工作者的工作动力取决于他的工作效益，取决于他在工作中是否能有所成就。
知识工作者生产的是知识、想法和信息。只有当另外一个具有知识水平的人将这些“产品”作为自己的输入，并最后把它们转化为输出时。它们才会具有真正的价值。
●何谓管理者
在现代企业组织里，每个知识工作者依靠地位和知识都可能成为“管理者”，他可能会被推上负责的岗位，并能为改善机构的运作能力和获得成果作出自己的贡献。
鉴别脑力劳动的成果主要应看其结果，而不是看机构的规模有多大或者级别有多高。
在从事脑力劳动的机构里，都有一些虽不管理别人但却是管理者的人。无论职位高低，
他也许是在作出一个企业决策，而这一决策也许会对他公司的未来起到决定性的影响。
就是基层经理也可以做与公司总裁或政府机关管理者同样的工作：即计划，组织，综合，调动积极性，测定工作成效。
但在知识工作者中，真正起管理作用的人数的实际比例往往要比以往任何一个机构所公布的比例高得多。
因此，不管你是第一把手还是初来乍到的新手，都必须要讲究工作效率。
●管理者面对的现实
管理者所面临的实际情况是：既要求他称职有效，又让他觉得很难做到这一点。除非他能刻意地在卓有成效上下功夫，否则他所处的环境将会迫使他做不成任何事情。
机构内部的管理者通常会遇到四种情况，而自己基本上都无法控制。
1、管理者的工作时间往往只属于别人，而不属于自己。每个人都可以跑来占用他的时间。而管理者本身对此却显得毫无办法。公司的重要客户，高级官员或自己的上司。
2、管理者往往被迫按照“老一套办法”开展工作，除非他们敢于采取行动来改变他们周围的一切。管理人员通常都是从职能部门的专业人员中提升而来的，他们在担负起综合管理责任后并不能马上丢弃那些长期养成的习惯。
管理者需要的是一些标准，以帮助他识别哪些工作对他真正重要，哪些工作可以帮他提高效益，哪些工作有利于他多作贡献，尽管在那一连串事务中间你无法找到这些标准。
3、第三种让管理者丧失工作效率的现实环境是因为他身处机构之内。这也就是说只有当别人能使用他的贡献时，他的工作才会有效益。
一般说来。与管理者的工作效率关系最密切的人往往不是管理者所能直接控制的人，除非管理者能主动地去接触这些人，使自己所做的贡献对他们能发挥某种作用，否则管理者就不会有什么工作效益可谈。
4、最后，管理者身处组织之内，受到组织之局限。管理者总是把组织内部的事看作是最实际和最重要的现实。
管理者了解外界情况往往是通过组织内部的报告，这些报告经过主观加工，已将组织内部的一些标准强加给外界的客观情况，往往变得非常抽象。
组织之内不产生结果，结果部存在于组织之外。企业的唯一结果是因客户的需要而产生的收入和利润。
在组织内部发生的只是人工和成本。组织里面其实只有人工中心。为了实现既定的效果，如果组织不得不做的事情越少，那么它的工作效率就越高。
在商业上，人们可能通过促销以及广告等手段来影响顾客的价值观念及对商品的选择。顾客仍然拥有最后的决定权以及最有效的否决权。
可是，对管理者来说，看得最清楚的是机构的内部。内部的事是他首先需要考虑的，除非他能做出特殊的努力，以使自己与外界保持直接的联系，否则他就会在内部事务中越陷越深，考虑问题只从内部事务出发。他在机构内的职位越高，就越容易被内部的一些问题和挑战所吸引，就越不容易看到外界的发展情况。
机构如果越变越大，表面上看越来越成功的话，那么机构内部事务也会变得更多，这些事务就有可能会占据管理者更多的精力、兴趣和才能，最终会使他无法顾及自己真正的任务，
由于电脑和信息技术的出现，上述这一局面正在变得越发不可收拾。但是从总体上说，计算机目前只处理机构内部的信息，那些重要而又有关联的外界情况往往有质的方面，但却难以被量化。
计算机是一架逻辑性很强的机器，这便是它的力量所在，但这也给它带来了局限性。外界的重要情况无法以计算机可以接受的形式输入进去。
而人的逻辑性虽然不是特别强，但他有察觉性，这是人的力量所在。
管理者对那些尚不能被计算机逻辑和语言所接受的信息可能采取不屑一顾的态度。这样一来，大量的计算机信息反而会使他与外界的实际隔离开来。
这四种现实环境是管理者无法改变的。它们是管理者赖以生存的必然条件。然而管理者必须明确：除非他能努力地去学习如何提高效率，要不他的工作将会是徒劳无益的。
●卓有成效的前景
不断提高效率也许是大幅度改善管理者工作绩效、取得更大成绩、使工作达到令人满意程度的唯一可行的办法。
人类的经验可以雄辩地证明：你随时可以找到的人肯定不会是全才。于是，我们就只好用一些在某个方面能力较强者来管理我们的机构。
我们必须学会这么一种筹建机构的方式：若某人在某一重要方面有一技之长、那就让他充分发挥这一长处。然而，如果我们一味拔高管理者的能力标准，那是没法提高管理者的工作绩效的。
只有通过改进他们工作中必须使用的一些工具的办法来充分发挥人的能力，而不应该把希望寄托在人的能力的重大突破上，
经理的培训计划当然不会像培养运筹学者那样地雄心勃勃，但它也要求经理具备会计、人事、营销、价格、经济分析、行为科学（诸如购买心理学）等一大堆知识技能，他还要了解从物理学到生物学到地质学等一系列自然科学方面的知识。我们当然也希望他们还能懂得当代的技术发展动态，了解现代世界经济和政府的复杂性。
有些人把他们毕生的精力都花在某个领域也不见得就能怎么样，但并不是说我们连各个领域里的一些基本知识都不必再去掌握了。
既然不能增加资源的供应量，那就只得设法增加资源的产出量。
●卓有成效可以学会吗？
大机构的文明取决于是否有大批能讲点效益、并有可能成为管理者的人。
假如卓有成效是可以学到的，人们也许会提出这样的问题：
卓有成效应该包括哪些方面？
我们应该学些什么？怎么个学法？
那是不是一种必须通过概念才能学到的知识？
还是必须通过系统学习才能获得的知识？
或是要像学徒那样学习才能学到这一技术？
要不就是得通过反复实践来养成习惯？
世界上根本没有什么“高效率者的共同个性” 就我所知，在他们中间，只有一点是共同的，那就是他们有把该干的事情干好的能力。
卓有成效的管理者与不称职的管理者部有各种不同的类型，如果光从类型、个性和才智上去鉴别，那是很难把两者区分开来的。
卓有成效的管理者有一个共同点，那就是他们在实践中都经历过一段训练。不管他们是干什么的，这些训练的内容却是一样的。
无论一个人的才智有多高，知识有多广，是多么勤奋以及富于想像力，只要他没有做过这些训练，那么他在工作效益上总是有缺陷的。
讲究工作效益是一种习惯，是一套练习，是可以学到的。没有任何道理不让普通人通过练习来获得胜任某项工作的能力。
这主要是指以下五种练习──作为一个卓有成效的管理者，必须在思想上养成如下五种习惯：
1、卓有成效的管理者必须懂得如何有效地利用他们的时间。他们会利用自己所能控制的点点滴滴时间开展有条不紊的工作。
2、卓有成效的管理者重视对外界的贡献。他们不满足于埋头工作，比较注意如何使自己的努力产生必要的成果。他们一接手工作，不是立刻一头钻进工作里去，也不是马上考虑工作的办法和手段，而是首先白问道：“别人希望我做出什么样的成果来？”
3、卓有成效的管理者善于利用长处，不光善于利用他们自己的长处，而且也知道如何利用上司、同事及下属的长处。他们还善于抓住形势提供的机会做他们想做的事。他们不会把工作建立在自己的短处相弱点上面，也决不会去做自己做不了的事情。
4、卓有成效的管理者知道如何将自己的精力集中在一些重要的领域里。这样一来，上佳的表现便能结出丰硕的成果。他们会按照工作的轻重缓急，制订出先后次序，重要的事先做，不重要的事放一放，除此之外也没有别的办法，不这么做必然会一事无成。
5、最后，卓有成效的管理者善于做出有效的决策。他们知道，要这样做首先要解决条理和秩序问题，这就是如何按正确的次序采取正确的步骤。他们也知道，有效的决策总是在不同意见讨论的基础上作出的一种判断，它决不会是“大家意见一致”的产物。他们认为在很短的时间内作出很多的决策，就难免会出现错误。机构真正需要的只是数量不多的决策，但它们却是些根本性的决策。组织真正需要的是正确的战略，而不是大轰大嗡那一套。
第二章 掌握自己的时间
■第2章 掌握自己的时间
●时间对管理者的压力
●如何诊断自己的时间
●消除浪费时间的活动
●统一安排可以自由支配的时间
计划是纸上谈兵，只是美好的向往而已，很少能够真正实现。
卓有成效的管理者并不一开始就着手工作。他们往往会从时间安排上着手，而不是从计划入手。
他们首先要了解自己的时间到底是怎么使用的，然后再试图来重新安排自己的时间，削减那些花时间而又不产生价值的工作。最后，他们将自己可以支配的断断续续的时间汇合成大块的可以持续的时间单元。
以下的三步曲就是管理工作卓有成效的基础：→记录时间→管理时间→统一安排时间。
任何流程的输出量都会受到最紧缺资源的制约，而在我们称之为“出成就”的这条流程里，这一制约因素就是时间。我们的确无法通过租用、雇用、购买或者其他手段来获得更多的时间。所以，时间才是最最短缺的东西。
做任何工作都要耗费时间，时间是必须具备的一个条件。要说卓有成效的管理者与其他人有所不同的话，其最大的区别就在于他们对自己的时间十分爱惜。
卓有成效的管理者懂得：要使用好他的时间，他首先必须要知道自己的时间实际上是怎么花掉的。
●管理者在时间使用方面所受到的压力
管理者常常面临一些压力，迫使他把时间花到不产生任何价值的事情上面去。在组织中的位置越高，他在这方面所感到的压力也就越大。
在每一位管理着的工作中，都有很大的一部分时间是被浪费掉的，这些事情看上去虽然非做不可，但实际上却毫无作用。
为了保证最低的效益，管理者的绝大部分任务部需要有相当多的整块时间。每一次所花的时间若少于这个极限，事情就做不好，有时还得重新来过，那等于是浪费时间
为了提高工作效益，每个知识工作者，特别是管理者需要学会如何才能省出大块时间来。
若要做人的工作，情况更是如此。管理者的中心任务就是做人的工作，人是最耗时间的，其中大部分时间都是浪费掉的。
你真想影响别人（与下属讨论工作计划、发展方向以及工作表现），那你起码得花上一个小时以上的时间。假如你想与别人建立起良好的人际关系，那么肯定需要花更多的时间。
要与知识工作者建立关系特别花时间。对知识工作者。我们只能坐下来与他一块先来回顾该做哪些工作以及为什么非要那样做不可，然后才能看清楚他的工作做得如何。这样做当然是很费时间的。
既然知识工作者的工作计划是由他自己安排的，他就必须了解别人希望他做出什么贡献以及他为什么要做出这样的贡献。对必须使用他的知识成果的那些人的工作情况，他也需要有足够的了解。为此，他就需要有大量的信息，需要与别人进行探讨，也需要别人向他提供指导，所有这一切都需要时间。
如果知识工作者想取得任何绩效，那他必须将精力集中到整个机构的工作成果和绩效目标上来。这也就是说他必须省出时间来做这些事情，必须将目光从自己的工作转向出成效，从自己的专业转向外部世界，因为只有外部世界才有绩效可谈。
在大机构里，凡是知识工作者工作颇有成效的地方，往往是因为高级管理人员肯拿出时间来，定期与他们进行交流。
这些高级管理者会问道：“
作为机构的领导，对你们的工作我们应该了解些什么？
关于本单位你们有些什么建议？
你们是否发现还有哪些机会我们尚未充分利用？
你们是否觉得还有哪些我们尚未意识到的潜伏危机？
另外，关于本单位你们想从我这儿了解些什么？”
如果没有这样的交流，知识工作者就容易丧失工作热情，成为得过且过的人；或者就是只注重自已的专业领域，看不到整个机构的需要和机会。
要进行这样的交流是很费时间的，特别是因为这种交流必须在不慌不忙、轻松自在的气氛下进行。只有这样，大家才会觉得“我们有足够的时间，可以从从容容地交流看法”。这实际上意味着要以较高的速度干许多事情，但这同时也意味着必须腾出足够的整块时间来，而且中间尽可能不要有太多的间断。
要协调人际关系与工作关系是很费时间的，如果做得太仓促，反而容易产生磨擦。这种协调工作在机构里是不可缺少的。机构里的人越多，协调相互关系所需要的时间也就越长，而可用于工作、完成任务以及产生结果的时间就会越少。
一种叫“管理幅度”的理论，它指一个管理者只能有效地管理几个在工作上互相有关联的下属。在一块工作的人越多，花在协调关系上的时间也就越多，花在工作和完成任务上的时间就会越少。大机构只有在大量地消耗掉其管理者的时间之后才会变得强大而有力量。
机构越大，其管理者实际可以支配的时间就越少。在这种情况下，弄清楚自己的时间是怎么花的，如何才能把自己可以支配的零星时间用好，这就成了机构管理者的一项十分重要的工作。
机构内的人越多，要做人事方面的决策的需要也就越多。可是，决策越多，就越可能会出现错误。要做一个正确的人事决策往往需要有大量的时间，因为决策所涉及到的一些问题只有在经历了几个过程之后才能看得更加清楚。
卓有成效的管理者进行过观察，其中有些作决策很快，另一些则较慢。但是当他们要做有关人事方面的决策时，他们都毫无例外地相当慎重。他们往往需要做好几次决定，最后才能真正下定决心。
一些卓有成效的管理者的情况看，他们都已学会了这一条：如果想要在人事问题上作一个正确的决策，那你必须要有好几个小时的时间进行不间断的考虑。
做人事决策是很费时间的，其理由很简单：上帝创造人的时候并没有想到他们将来要管理机构。因此，要完成管理机构的任务，不管是从数量上说还是从质量上说，人才都显得很不够，而我们又不能用机器或模具来制造人才。人才总是这样，最好也只是“大体上符合要求”而已。要开展工作，你总得用人，人是任何其他资源无法替代的，所以在做这方面的决策时，必须要用很多的时间来进行考虑并作出判断。
对知识工作者的时间要求也不会下降。不管什么地方的管理者都在超时工作，而且时间还是显得不够。管理者时间紧迫的问题不但不会缓和，而且还会加剧。
不管是出于机构的需要。还是人事考虑的需要，还是变化与革新的需要，管理者学会如何管理自己的时间已经变得越来越重要了。而要管理好自己的时间，那首先得要了解自己的时间花到什么地方去了。
●对使用时间情况的诊断
一个人要先做好时间使用的记录，接着才能了解自己的时间是怎么使用的，最后才有可能管理好自己的时间。
管理工作。在这一领域里，用好时间与浪费时间的差别主要表现在工作的有效性和有结果上。
要使管理工作卓有成效，第一步就是要将他实际使用时间的情况记录下来。
最关键的是要把时间记录下来，而且必须真实，千万不可事后凭记忆再来追记。
许多卓有成效的管理者都保持着做这种记录的习惯，并对这些记录每月定期进行检查。卓有成效的管理者至少每年两次、每次3一4个星期要亲自来做自己的工作记录。卓有成效的管理者至少每年两次、每次3一4个星期要亲自来做自己的工作记录。每次亲自做过记录之后，管理者就有必要重新考虑并修订他们的时间安排。这是一种练习，只有通过反复练习才能学会有效地使用自己的时间，也只有反复不断地作出努力来管好自己的时间，才能避免上述这种偏离现象。
第二步就是要对时间进行有序的管理。为此，需要找出自己的哪些活动是浪费时间、不产生效果的，并尽可能将这些活动从时间表上排除出去。要做到这一点，这里有些诊断性的问题，可以问一问自己。
1、首先必须发现并排除那些根本不需要去做的事情和那些纯粹浪费时间而又不产生效果的事情。为此，需要对记录上的所有活动进行仔细地审察：“如果根本不做这件事，将会怎么样？”假如审察下来的结果是“没有关系”的话，那么结论很明白：以后就不要再做这件事了。而且有些情况下发来邀请，那纯粹是出于礼貌，真的接受了邀请，反而会使他们感到手足无措。
2、下一个问题便是：“记录上的哪些活动可以由别人代为参加而又不影响效果的？”其实只有三分一的活动只需高管出席。因为主办单位只是希望把公司的名字列在客人的名单上。
管理者看到自己的时间记录，他便会恍然大悟：因为他认为重要的事、他所想做的事以及在他自己的责任范围之内的事，他都没有足够的时间去做。解决这一问题的唯一办法是把那些可以由别人来做的事情统统交给别人去做。
管理者的公务旅行便是一个极好的例子，出差当然是必要的，不过这项任务大部分应该由年轻入来承担。对他们来说出差很新奇，在旅馆里过夜体力也恢复得较快。他们还不怕旅途的疲劳，因此可以将工作做得比那些更有经验、受过更好训练、但却容易疲劳的上司更好。
参加会议也是一例，虽然不会发生别人主持不了会议的情况，但是管理者总是要亲自前去参加会议。在文件的初稿出来之前，管理者往往还要花上好几个小时参与讨论。总之，许多现在由管理者来做的工作实际上由别人来做反而显得十分方便，所以这些工作就应该由别人来做为好。
3、通常来说，浪费时间往往发生在管理者可以控制的范围之内，他自己完全能够消除这种浪费现象。他所浪费的时间往往是别人的时间。
简单的办法可以诊断出这个毛病。卓有成效的管理者早已学会用策略的、但却毫不掩饰的语气来询问：“我常做哪些浪费你们时间而又不产生效果的事情？”敢于问这样的问题，不怕了解事情的真相，这便是卓有成效的管理者的一个标志。
即使管理者做一件颇有成效的工作，但这种做法本身仍旧会浪费别人的时间。
一个大机构的高级财务主管心中清楚，他在召集办公室会议时，浪费了很多时间。他总担心如果有些人没有收到会议邀请，他们可能会产生被冷落的感觉。
现在就好了，该管理者升始用一种新的方式来满足下属的这种心理需求。他会先在下属中传阅一份打印通知，上面写道：“我已邀请史密斯、琼斯和鲁滨逊三位先生星期三下午3时前来四楼会议室参加会议，讨论有关明年的预算拨款事项。如哪位觉得在这方面有兴趣，或想参加讨论，那也欢迎你前来参加会议。不过，不管是否参加会议，你不久就会收到一份详细的讨论纪要，向你介绍会议所作出的决定，同时还会向你征求对这些决定有什么意见。”
原来由十多个人花半天时间研究的问题，现在三个人再加上一个做会议记录的秘书。花上不到一个小时的时间，就把事情办完了，而且没有人会觉得自己受到了冷落。
其实管理者若将他们的活动砍得太多了也并不会有什么风险。我们通常总是容易过高地估计（而不是低估）自己的重要性，总认为许多事请只有由自己来干才行。就是非常有成效的管理者也会做许多不必要的、不产生任何效果的事情。
把活动砍得太厉害了就会产生风险的论调纯系胡说八道。一个最有说服力的例子便是有些患严重疾病的人或残疾者往往可以取得极高的工作效率。
这当然算是个极端的例子，但它可以充分说明：如果认真地去努力，我们的确可以管理好自己的时间；如果我们大胆地砍掉那些浪费时间的活动，工作效率绝对不会受损失。
以上三个诊断性的问题旨在说明管理者自己能控制那些耗费时间又不产生效果的活动。每位知识工作者、每位管理者都该用以上几个问题来检查一下自己。
●砍掉浪费时间的活动
也要关心因管理不善或机构有缺陷而产生的时间流失现象。管理不善不但会浪费大家的时间，特别会浪费经理自己的时间。
1、首先必须找出那些因缺乏制度或远见卓识而产生的种浪费时间现象。这些现象有一个共同的症状，那就是会反复出现“危急现象”，比如每年都会发生的危机。
这种反复出现的危机感往往就是人们马虎和懒散的一种症状。
经营得很好的工厂介绍起来是很乏味的，没有任何令人激动的事倩，因为各种危机早巳在他们的预料之中，而且早已都被转化成一套套固定的处理程式了。
同样的道理，一个管理得很好的机构介绍起来也是“很乏味的”。在这样的机构里，所谓“引人注目”的事情大概就是为未来做决策，而不是重塑过去的英雄行为。
2、机构臃肿、人浮于事是产生浪费时间的原因。
在通常情况下，总是人多了一点，因此缺乏工作效率。他们总要花越来越多的时间来协调人员之间的相互关系，而这些时间本来是应该花在工作上的。
有一个鉴别人浮于事的可靠标准。如果高级管理人员（特别是经理）不得不将他工作时间的十分之一花在处理“人际关系”上，花在处理内部的不和与磨擦上，花在处理内部的权限之争以及相互合作等问题上时，那么这支队伍肯定是人浮于事了。人多了反而会互相妨碍工作，反而会成为实现绩效的障碍。在精干的机构里，人们都有充分的活动余地，不大会发生碰撞与冲突，也不需要到处去做解释才能把工作进行下去。
机构臃肿、人浮于事也总有借口。其实，做好平时的工作，只要有关的知识相技能就可以了。偶尔我们也会需要专家，需要就某个问题向他们进行咨询，但他们不应该是单位内部的人。
3、另一个常见的浪费时间的原因是机构功能不健全，其主要症状就是会议过多。
从定义上说，不断开会就是承认机构有缺陷。我们开会是因为有一项特定的任务需要不同岗位打夯的人共同合作才能完成。因为不开会的话，人们就可以把时间花在工作上，人们没法同时干两件事。
每次会议必然会产生一大堆小型的后续会议──包括正式的和非正式的，不管是哪类会议，开起来总要好几个小时。因此，会议必须要有明确的目的。没有目的的会议，开起来令人讨厌，而且害处也很大。
通常说来，开会决不能成为管理者日程上的主要内容。会议太多表明机构的分工欠佳、机构的组成有缺陷，表明本来由一个岗位或一个部门所做的工作现在却由几种岗位或者几个部门分着在做了。出现这种情况意味着职责不清，说明有关的信息并未向需要者传达。
4、最后一个浪费时间的原因是信息功能不健全,更新同步不及时。
常常出现的另一种更为严重的情况是信息不对路。
制造部门常常为一些生产数字而头痛。这些数字往往要经过一番“意译”后才能被操作人员所使用。会计能得到各种信息，但是一般说来不会有人专门想到要去提醒会计制造部门需要什么样的信息。
这些在管理上耗费时间的毛病，诸如人浮于事、功能不灵以及信息不对路等，有时候纠正起来并不难、有时候纠正起来却需要时间和耐心。
●统一安排可以自由支配的时间
尽管管理者非常努力地想消除各种浪费时间的因素，用这种方法省出来的时间总是有限的。
在我所见到过的人中，时间管理得最为有效的人就是一家大银行的总裁。我与他曾在高层管理部门共同工作过两年，在此期间，我每月有一次与他会晤的机会。每次会晤他只给我一个半小时，他总是事先作好充分的准备，这使我也学会了事先作好准备。每次会晤只谈一个议题，谈到将近1小时20分钟时，总裁就会对我说：“德鲁克先生，我看你最好把我们所谈的内容归纳一下，并概要地说一说下次会晤的议题是什么。”等会晤满1小时30分钟时，他就回站在门口与我握手告别。
“道理很简单，我的注意力集中的时限就是一个半小时。如果在某一个议题上超过一个半小时。我的谈话就会没新意了。从另一方面看，如果时间少于一个个小时，那么重要问题就无法淡透，也没法把自己想说的事情说清楚。”已关照过秘书在会晤期间不接任何电话。
会晤结束后再说。接着。我就用半个小时的时间给会晤期间来电话的人──回电话，并让自己熟悉每个有关情况。我还尚末遇到过不能等90分钟的紧急情况呢。”无须多说，这位总裁每月会晤一次所得的收获往往要比其他同样干的管理者开一个月的会议所得的收获更多。
高级管理者如果有四分之一的时间真正是自己可以支配的话，那就蛮不错了，
机构越大，需要花在让机构运转上的时间就会越多，而用于使机构发挥作用并产生效益上的时间就会越少。
因此，卓有成效的管理者明白：必须用好自己可以支配的时间。他知道自己需要的是整块的时间，零答碎碎的时间是派不上用场的。如果能把零星时间合并成大块时间，就是只有四分之个一工作日，也可以完成一件重要的事情，假如这些时间都是零打碎敲的，这里15分钟、那里半小时，就是有四分之三个工作日，也干不成什么事情。
所以，管理好时间的最后一条措施就是如何把记录和分析所显示的、通常是属于管理者自己可以支配的时间集中起来。
还有些人每周专门拨出两天时间（如星期一、星期五）从事日常工作（诸如会议、检查、研究问题等等），而将其余几天的上午都留出来处理重要事务。
另一种采用得较为广泛的办法是每天上午在家里安排出一段时间来。
在卡尔松教授的研究报告中，曾经提到过一位极有工作效率的管理者，他每天去班前总要在自己的书房里工作一个半小时，期间不接任何电话。由于还要按时上班，这一做法意味着每天必须一清早就得起来工作。不过这种处理重要事情的办法显然要比“把工作带回家去，吃过晚饭后再干几小时”的做法更加可取，因为到那么晚时，大多数管理者早已精疲力竭，要想干好上作也很困难。再说，对中年人或者年纪较大者来说，每天早点起床晚上早点休息或许会更好一些。喜欢把工作带回家来开夜车的人这么多，这里恰恰有一个很糟糕的情况：既然可以开夜车，白天何必要工作得那么紧张呢？于是白天的时间往往就管理不好了。
尽管如何集中可以支配的时间的方法是重要的，但更为重要的是时间如何用法。大多数人都采用将不重要的、效果不明显的事挤到一块，用这种办法省出一块时间来。不过这种办法并不能解决什么问题，因为这些不太重要、但却非做不可的事仍然在管理者的思想上和时间安排上占着重要的位置。因此，只要时间一紧张，他们就会以牺牲那些自己可以支配的时间、牺牲应该去做的重要工作来适应新的时间需要。在几天或几个星期之内，新的危机、新的急需处理的事务以及新的琐事就会把管理者本来可以自由支配的时间全部用光。
卓有成效的管理者首先要估计一下他们到底有多少确实可由自己支配的时间，然后再将一段长短合适的时间整块地保留下来。如果后来发现其他事情占用了这部分时间，那么他们就需要重新审查自己的时间记录，并将那些效果不明显、耗时又多的活动砍掉。前面已经说过，不会有砍过头的危险。
一切卓有成效的管理者都懂得：对时间的控制与管理不能一劳水逸。他们要持续不断地做时间记录，定期对这些记录进行分析，还必须根据自己可以支配的时间的多少，给一些重要的活动定下必须完成的期限。
我所了解的一位工作效率极高的人。他身边总带着两张单子──一张是关于紧急事情的单子。另一张上记录必须要做的、但却不是特别重要的事。每件事后都注有必须完成的期限。当他发现期限越来越近时，他就知道自己对以支配的时间越来越少了。
时间是最紧缺的资源，若不将时间管理好，要想管理好其他别的事情那只是空谈。另外，分析自己的时间安排是可取的，它也是系统地分析自己的工作、鉴别出哪些才是最重要的活动的一种方法。
第三章 我能作哪些贡献
■第3章 我能贡献什么？
●管理者的承诺
●如何使专业人员的工作卓有成效
●正确的人际关系
●有效的会议
卓有成效的管理者很重视贡献，并懂得要将自己的工作与长远的目标结合起来。
将重点集中在作出贡献上，这是提高工作效率的关键。这种工作效率可表现在以下三个方面：（1）表现在自已的工作上，其中包括工作内容、水平、标准及影响；
（2）表现在与其他人的关系上，包括上级、同事、下属；
（3）表现在对会议及汇报等管理手段的使用上。
多数管理者都有将自己管辖的那些事看得过重的倾向、他们往往只顾埋头苦干，却不太关心工作的结果。他们很担心本单位或上级会让他们“吃亏”，特别在乎自己“应该亨受”的一些权力，这样一来，往往使工作效益打了折扣。
一个人假如只晓得埋头苦干，只强调自己仅有的一些权力，那么不管他对自己的头衔与职位是多么得意，他也只是个下属而已。相反，如果他重视贡献。能对工作的结果负责，那么不管他的地位多么低下，他所做的工作符合“高管理层”的实际含义、他就应该是个“高层管理人员”，因为他能对整个机构的经营业绩负责。
●管理者的承诺
重视贡献便能使管理者的注意力从自己狭隘的部门、专业及技能转移到整个机构的经营业绩上来。使他更加重视外部世界，只有外部世界才是产生效益的地方。管理者也许不得不重新考虑他的技能、专业、作用、他的部门与整个机构及其目标之间的关系。
如果管理者不能做到扪心自问“我到底可以作哪些贡献？”的话，那么他在工作中就不会有远大的目标，甚至还可能会将目标搞错，而且特别容易对“贡献”一词作狭义的理解。
“贡献”一词在不同的场合有不同的含义。一般机构对成效的要求往往表现在以下三个大方面：1）直接成果；2）树立新的价值观及对这些价值观的重新确认；3）培养与开发明天所需要的人才。如果在成效中缺少这三方面中的任何一个方面，那么机构就会衰败甚至垮台。因此，管理者若想作点贡献，就必须在这三方面下功夫。不过在这三者之中，哪个最重要，哪个其次，那就要看管理者本人的情况，他所处的地位及机构本身的需要了。
直接成果总是最重要的，机构的生存需要这些直接成果，这就好比人体内的营养需要热量一样。机构必须要有自己的主张和想法，要不就会发生混乱相造成瘫涣，机构就会解体。
对价值观的承诺，与其他成果一样，也并不总是十分明确的。
最后，管理者的贡献会受到自然减员的影响，而机构在很大程度上正是克服这一局限性的一种办法。如果一个机构不能长期维持下去，那就意味着失败。因此，机构必须要为未来提供善于管理的人才，必须要充实人员培训基金，不断地更新其人才资源。
机构如果只注意维持今天已经取得的成就，只满足于今天看问题的眼光，那么它就会丧失适应新环境的能力。在人类众多的活动中。唯──条永恒的规律就是变化，因此，只满足于今天的企业，在变幻无常的明天就会感到难以生存下去。
立志要作贡献的管理者还可以帮助那些与其一块工作的人将目光放得更远，这样也就提高了他们的工作水准。
对贡献的承诺就是对卓有成效的承诺。没有这种承诺，管理者就等于没有尽到自己的责任，等于是玩弄了与其一块工作的人们，这样就会使机构的工作受到损失。
管理者工作中最常见的失败就是未能或不愿意去适应新职位的要求。道理很简单：工作成果的表现形式不同了，表示工作成效的二个方面之间的相对关系（重要性）也发生了变化。于是他所作的贡献也应该跟着变化。一个不理解这些变化的管理者就会采取错误的方式来做错误的事情，
这位新上任的管理者道：“政策本身并不是一种成效，我的贡献就是要让这项政策真正落到实处。”
管理者职位越高，外界对他是否能作贡献所起的作用也就越大。通常来说，要改善与外界的关系，除了管理者以外，机构中没有其他人可以起到更好的作用。
●如何使专业人员卓有成效
对知识工作者来说，将重点放到贡献上显得特别重要，因为只有这样他才能真正有所贡献。
知识工作者并不生产“实物”，他们创造的是想法、信息和概念。再说，知识工作者通常都是专业人员。一个专业人员的工作输出只有在与别的专业人员的工作输出相结合时才能真正产生结果。
我们的任务不是培养多面手，而是要让专业人员以及他们的专业知识发挥更好的效益。
知识分子有责任让别人了解自己。不要使他的知识成为一种卖弄学问的手段。
如果某人想成为管理者的话，或者说如果某人想对他所作的贡献负责任的话，那么他必须要让他的“产品”（即他的知识）成为别人可以使用的东西。
卓有成效的管理者都懂得这一点，因为他们都有想把工作干得更好的心理动力，总想了解别人需要什么、发现了什么以及能理解些什么。他们会向机构内部人员（包括他们的上级、下属，特别是其他部门的同事）提出这样的问题：“为便于你为机构作出贡献，你需要我作些什么贡献？需要我在什么时候，以哪种形式，用什么方式来提供这些贡献？”
对“通才”（generalists）一字唯一有意义的解释，就是指一个专家能将自己狭小的知识领域与整个知识世界联系起来。
●正确的人际关系
在一个组织中，自认为有“管理天赋”的管理者往往并没有很好的人际关系；而在自己的工作中以及与别人的关系上都比较重视作出贡献的管理者却总能保持着良好的人际关系，因此，他们的工作也就富有成效。这也许就是对良好的人际关系的唯一正确的定义了。好听的言词、温暖的感情并没有什么实际的意义，它们往往还会掩盖不友好的态度，特别是在以工作或任务为主的环境下，当工作未能取得进展时情况尤其如此。而反过来说，只要有关各方都能在工作上取得成绩，工作都有所进展，那么偶尔说些难听的话也并不至于会影响良好的人际关系。
如果要我提出三位在人际关系方面做得特别出色的人选的话，那我就会提出以下三个人：乔治.c.马歇尔将军（Marshal，第一次世界大战期间任美国陆军参谋长；戈尔弗雷德.P.斯隆，20年代初到50年代中期美国通用汽车公司总裁；尼古拉斯.德雷斯塔特，斯隆的高级助手，他在经济大萧条期间造出了美国历史上最为成功凯迪拉克豪华型骄车。若不是因为二战后早早地离开了人世，他在50年代也许早就当上了通用汽车公司的总裁了。
这三个人的性格完全不同。马歇尔是职业军人，严肃、忠诚、不善言辞，但却腼腆得令人可爱；斯隆是行政主管，矜持沉稳、彬彬有礼，但却不太容易接近；德吉斯塔特热情洋溢、兴致勃勃，看上去具有德国“老海德尔堡”典型的工匠艺人的传统。他们的不同特点是：善于激发身边人对他们的好感，也善于激发别人对工作的献身精神。尽管这三人待人接物的方式不同，但他们都将人际关系（包括与上级、同事及下属的关系）建立在对工作作出页献之上。这三人都能与别人紧密合作。还常常能为别人考虑。他们经常需要做出一些关键性的“人事决策”。不过他们从不为“人际关系”而担忧，因为他们觉得这种决策是理所当然的。
重视贡献本身就可以为有效的人际关系提供四项基本要求：
互相沟通；
共同协作；
自我提高；
培养他人。
1、互相沟通。最近二十多年来，互相沟通一直是管理工作中的一项中心任务。仅仅把关系建筑在自上而下的基础之上。是不可能真正做到相互沟通的。
上级越是想对下属灌输些什么，下属就越可能会把上级的意思领会错，因为下属往往只带着期盼的心情听取他们想听的东西，而对上级所说的话往往不会全面地去推敲和琢磨。
下属一旦经过考虑提出他认为可作的贡献之后，上级当然有权并有责任要对他所提出的建议是否可行作出判断。
根据经验，下属给自己定的目标往往与上级想的不一样。这是因为下属和新手看问题的角度与他们的上司不一样。下属越是能干，就越愿意自已承担责任，对客观现实、机会及需要的看法和认识与上级的差距也就越大，他们的结论与上级的期望往往是明显地对立的。
一般来说，出现这种分歧时，谁是谁非显得并不重要，因为在他们之间已建立起一种良好有效的沟通渠道。
2、共同协作。强调贡献有助于横向的沟通，因此，就使横向的协作配合成为可能。
“谁需要使用我的产品，并使它产生效益？”这个问题能帮助我们看到与管理者责任范围无关的一些人的重要性。它强调了这样一个事实：机构的有效运作实际上是由一群不同的知识与科技背景的人共同协作完成的。
现在我们的任务是要建立一种最低限度的、必不可少的沟通和交流，以确保我们之间能互相理解，并了解对力的需要、目标、认识以及工作方法
信息处理自动化程度越高。我们就越需要去创造机会进行有效的沟通。
3、自我提高。个人能否有所提高，这在很大程度上要看你是否重视作贡献。
一个人若想为机构作出些重要贡献，那他必须先向自己提出如下问题：“我需要什么样的自我提高？为了作出想要作的贡献。我必须学习哪些知识与技能？我在工作上有哪些优势可以加以利用？我应为自己的提高制订什么样的标准？”
4、培养他人。比较注意作贡献的管理者也会推动他人重视自我提高，不论这些“他人”是他的下属，同事，还是他的上级。这样的管理者在制订工作标准时，他所考虑的往往不是个人的情况，而是任务的需要。这些标准一般说来要求很高，目标雄心勃勃，任务完成后影响也是很深远的。
我们对如何进行自我提高了解得并不多，不过有一件事已十分清楚：人们都是根据自己设定的目标和要求成长起来的，知识工作者更是如此。他们总是按照自己定下的目标和方向不断前进的。如果他们对自己没什么要求，那他们就只能在原地踏步，不会有任何发展。如果他们对自己的要求很多很高，那么他们就会发展成为能力特强的人，而且所花的时间和力气也并不见得比成就不明显的人更多。
●要开讲究效率的会议
开会、汇报、情况介绍是管理者开展工作的典型环境，也是他每天必须使用的工作手段。可是，即使他很善于分析和控制自己的时间，搞这些活动毕竟还会占去他很多的时间。
卓有成效的管理者对开会、汇报、介绍情况应该达到什么目的，心中可说是一清二楚。他们会问自己道：“我们为什么要开会？是为了决策？是为了要向有关人员介绍情况，提供信息？还是为了要理清下一步该怎么干的思路？”在每次开会、汇报或进行情况介绍前，他们会坚持先把会议的目的考虑清楚，并让与会者也都能知道。他们还会坚持让会议为他们所要作出的贡献服务。
在每次开会前，一个讲究效率的管理者总要先说明会议所要达到的目的以及应该作出的贡献。同时，他还要设法让会议紧紧围绕着主题。
在会议即将结束时，他还会将会议所做出的结论与会前所宣布的会议宗旨联系起来。
当然还有其他一些使会议开得有效的办法，你不能既主持会议，又高谈阔论。当然，最重要的一点还是要从一开始就把会议的注意力集中在贡献上面。
重视贡献可以帮助管理者解决面临的一个重要问题：可以让你在一团乱麻似的事务中理出轻重缓急来。以贡献为主就会给你一条安排事情的原则，使各项工作获得一种相关性。
最后，重视贡献还可以防止只关心机构内部的事务。它能帮助管理者（特别是最高层管理者）将注意力从内部事务、内部工作和内部关系上转移到外部去，转移到可为机构出成效的地方上去
因此，重视贡献也就是重视效率。
第四章 如何充分发挥自身的优势
第4章 如何发挥人的长处
●要用人所长
●如何管理上司
●充分发挥自己的长处
卓有成效的管理者懂得如何充分发挥人的一切优势。他知道如果抓住缺点和短处不放是干不成任何事情的。为了实现目标，管理者必须懂得如何充分地使用一切现有的力量，包括周围同事的力量、上级的力量以及自己的力量。利用好这些力量可以给你带来真正的机会。充分发挥优势就是机构存在的唯一目的。发挥优势自然不能帮助我们克服每个人都存在的缺点和短处，但它可以使这些缺点和短处显得无关紧要。发挥优势的主要目的就是要充分调动每个人的力量，共同来完成任务。
●要用人所长
在这个问题上，管理者首先遇到的一个挑战就是如何配备自己的人员。卓有成效的管理者在聘用和提升有关人选时，考虑的是这个人能干些什么。他在做这种人事决策时，考虑的是如何充分发挥他们的长处，而不是他们的短处。
林肯的用人政策是求其能发挥专长，而不是考虑他必须是个“完人”，不过林肯也是经过一番周折之后才学会这种用人之道的。在任命格兰特之前，他已连续任命过三四位将军，他们最突出的共同点就是没有什么重大的缺点。整整三年的时间里，巨大优势，在战场上却没有取得任何进展。统帅南方联军的李将军却会用人之长。李手下的每位将军，包括“石壁”将军杰克逊，都有明显的大大小小的缺点。但是李将军却认为他们的这些不足之处无关大局，这一看法当然非常正确。而李只是充分地、有效地使用了他们的这些优势。
不管是谁，在任用一个人或配备一个班子时，如果只想避免短处，那么他所领导的组织最终必然是平平庸庸的。想找到只有长处没有缺点、具有种种才能的人的想法是不切实际的（不管称他们为“完人”、“成熟的人”还是“能适应各种环境的人”，或是通才），有了这种想法，其结果假如还不至于造成不称职、不胜任的话，那起码也会导致工作成绩平平。人的能力越强，缺点就越多，这就好比是山峰越高，峡谷就越深。
如果管理者比较在乎下属不能干什么，而不太关心他们能干什么，因此就会刻意地去回避缺点，而不考虑如何发挥他们的长处，像这样的管理者自己就是个软弱无力的人，他甚至会将别人的长处当成对自己的一种威胁。可是从来没有哪一位管理者因为其下属工作称职有效而使自己受到了伤害。关于管理者的称职有效，美国钢铁工业的老祖宗安德鲁.卡内基的墓志铭上的一句话可以说是再好不过的注解了：“这里躺着的人，懂得如何使能力比自己强的人在他的手下充分发挥作用。”
卓有成效的管理者懂得这么一个道理：员工领取工资是因为他们完成了任务，而不是因为他们讨得了上司的欢心。他们还懂得只要女主角能吸引看戏的人，那么她爱怎么发脾气都没关系。
卓有成效的管理者从来不问这样的问题：“他与我的关系怎么样？”他们会问的问题是：“他能作些什么贡献？”“哪些事情他可以做得特别出色？”他决不会问：“他有哪些事情做不来？”在为自己的班子配备人员时，他们寻求的是在某一方面特别出色的人，而不是各个方面都过得去的人。
兴趣广泛的人是存在的，这大概就是人们所说的“全才”、但能在很多方面都作出杰出的成就的人是没有的。即使是达.芬奇，虽然兴趣多种多样，而真正有成就的还是在绘画上。如果歌德的诗作被遗失了，留下的只是他对光学和哲学方面的涉猎作品的话，那么他在百科全书中恐怕连脚注的地位都轮不到。一些伟人尚且如此，更何况我们这些凡夫俗子了。这么说来，除非管理者能刻意发掘下属的长处，并试图在工作中发挥他们的这些长处，否则的话他将会面临一种“这个做不了，那个又不能做，到处是缺点，既完不成任务，又缺乏工作效率”的局面。用人时如果老是坚持客观上不可能达到的标准，或者过多地强调别人的不足之处，那结果必然是劳民伤财。如果说不上滥用的话，那起码也是错用了人才资源，重视一个人的长处。也就是要对他的工作绩效提出要求。管理者在用人之前首先得问一下自己：“这位先生能干些什么？”要不就会低估别人的实际能力，那等于是对别人不称职的表现事先就采取了一种容忍的态度。管理者如果采取这种态度对待别人，那是很不慎重、很不现实的，也是带有破坏性的。真正“要求严格”的上司（一般说来，能造就人的上司总是要求严格的）总是一开始就能看清某人的长处，了解他什么事情应该做得很好，接着就会严格地要求他去把事情做好。
过多考虑人的短处，那就会影响机构实现自己的目标。机构有一种待殊的手段，它既可以使人的长处得到发挥，又可以使人的短处所带来的影响减少到最低限度。能力特别强的人既不需要机构，也不想受机构的束缚。他们觉得自己一个人干最好。而其他大多数人，由于有种种局限。不可能有那么突出的长处，因此需要借助机构才能充分发挥自己的效能。在搞人事工作的人员中有这么一句俗话：“你不能只雇用人的‘手’，雇员要来的话，是全身一块来的。”同样的道理，人不能只有长处，人的短处也总是跟着长处一块来的。
不过这并不要紧，卓有成效的管理者并不是对短处视而不见,我们可以对机构进行这样的设置，以便让个人的短处只成为与工作和成绩无关的私人小缺点。机构设置得有利于充分发挥员工的长处。
这道理说起来很容易，为什么做起来就比较难了呢？为什么善于发挥长处、特别是善于发挥周围人的长处的管理者不太多见？
主要的原因还在于：管理者认为其当务之急是填补职务空缺，而不是安置一个人。因此，通常的情况是：先有职位空缺，然后再找人来填补这些空缺。在这样的情况下，非常容易被错误地引导走上寻找“毛病最少的人”这条路，那就是要找样样都好的人。恰恰就是这一做法，不可避免地会导致工作平庸、表现一般。
据说有一种办法可以“治疗”这一毛病，那就是重新设置职位以安排现有人员。不过这种“治疗”办法实际上却比病症本身更加有害，特别是在一些大机构里更是如此。在大机构中，职位是根据客观需要而设定的，是由任务来决定的，而不是因人设事设置职位的。
这一办法行不通的一条理由是：机构内部工作职位的确定和设置的任何变动立刻会在机构内引发一系列的连锁反应。机构内部的职位是相互联系、相互依存的，不可能为了要安置一个人而将其他每个人的工作和责任都作一番变动。如果想根据人才的情况来设置职位，那到头来职位的要求与人的才能之间将会产生更大的矛盾。其结果是，为了安置一个人，将会使其他十来个人不得不被重新安置工作而忙得团团转。
坚持以客观需要来设置职位。而不是根据人来设置职位，我们这样做还有一个更为微妙的原因。因为只有这样，机构才能获得所需的各种各样人才，才能容忍、甚至鼓励工作人员中的不同脾气和不同性格。为了容忍差异，机构里的人际关系必须建立在以任务为中心的基础上，而决不能以人的性格作为建立关系的基础。衡量工作成绩以及所做出的贡献必须要有客观的标难。但是，只有在不以人为中心来设置工作的前提下，才有可能制订出客观的标准。
因人设置职位必然会出现顺从和偏爱的倾向，机构绝对不可以染上这种毛病。机构的人事决策必须体现公平、合理，不能带有个人因素，否则的话。就会失去能干的人才，或者打击他们的工作积极性。机构需要各种类型的人才，否则就会缺乏应变能力，会失去表达不同意见的能力。而这种表达不同意见的能力恰恰就是决策中不可缺少的因素（第七章将对此进行专门讨论）。
能筹建起第一流管理队伍的管理者通常不会与周围的同事与下属保持过分密切的关系。不能根据个人的好恶来挑选人才，而应当看他们能干些什么，看他们的工作表现，决不能看他们是否顺从自己。为了选好人才，管理者需要与其较为亲密的同事保持一定的距离。
当然，事情总有例外，在某些特殊情况下也的确需要因人设事。它只适用于那些有超群的才能、从事非同一般的工作、并取得杰出成就者。
那么，卓有成效的管理者应该如何来选拔人才而又不致陷入到因人设事的泥潭中去呢？
一般来说，有四条规则可以遵循：
1、首先，在设计职位时，干万不能搞出一些“不可能完成的”职位来。如果某项工作已连续使二三个人觉得无法胜任，而且这些人在过去都曾有过良好的表现，那么我们就有理由认为这项工作是不可能做得好的，这样的职位就必须被重新设计。
人们或许可以获得各方面的知识以及各种高超技能，但要他们改变自己的气质却是谈何容易。因此，一个需要具备好几种不同气质才能做好的职位常常就变成了一项无法胜任的工作，一项致人于死地的工作。
差不多每本关于营销的教科书都这么说：销售与广告和促销是联在一起的，这三项活动都出同一个销售主管负责。但是一些知名的消费品生产厂家的经验说明，由一个管理者全面负责营销的做法是行不通的。这项工作不仅需要在实地销售（调运产品）方面有很高的效率。而且在广告和促销（如何用人）方面也要有很高的效率。这就要求做此项工作的人有各种不同的性格特点，而这些性格特点是很难体现在同一个人的身上的。
因此，卓有成效的管理者第一项任务就是要将自己管辖下的职位都设置得合情合理。不能用天才来测试自己的机构，管理者必须懂得这个道理。只有让普通人都能做出不平凡的成绩来，这才是考验机构好坏之关键。
2、用人之长的第二条规则是确保每个职位既有很高的要求，又有较宽广的范围。它应该带有挑战性、能使你充分发挥自己的优势和长处。它也必须有足够的回旋余地，使你能将与任务有关的优势转化为重大的成果。
然而绝大多数大机构并没有这样做。他们总喜欢把职位设置得面很窄。管理者的工作不只是将人安置到某个职位上去，任何复杂职位的要求也总是在不断地变化着的，有时这种变化会来得很突然，于是一些本来“完全能适应”的工作人员一下子又都变得不适应了。因此，只有把职位的范围设置得大一些、要求高一些时，才能使工作人员在情况有所变化时能去适应新的需要。
不管是对刚开始工作的知识工作者本人，还是对机构里的其他同事或上级，自己到底能干些什么，这是必须要了解清楚的一件头等大事。
同样重要的是必须尽早地搞清楚这个职位对自己是否合适，或者说所从事的工作对自己是否合适。对体力劳动来说，要测试一下某人是否合适做某件工作是既方便又可靠。我们完全可以事先测试出来某人是否适合当木工还是当机械工。但对知识工作者来说，都找不到类似的测试方法。脑力劳动所需要的并不是这种或那种特殊的技能，而是一种总体素质，这种素质只有在实践的考验中才能被充分地显露出来。
为了确保知识工作者在机构里确能有所贡献，机构的价值观和目标至少与本人的专业知识及技能显得同样的重要。一个人所从事的第一项工作应该既有利于他来测试自己，也有利于他对机构进行测试。
这条原则不仅适用于各种类型的机构，比如政府机关、大学及商业机构，并且也适用于同一类机构之间。我还从未见到过有哪两个大企业其价值观和所强调的贡献会是一样的。
都遵守同样的规章制度，并用同样的尺度来衡量这些部门，然而只要这些部门运转几年之后，就必然会带上各自明显的个性特征。
人在年轻时，要调动工作并不难，这在西方国家中至少是正常现象。然而，当某人在问一个机构内部呆上了10年或更长的时间之后，再要想调动就会变得很困难，特别是对那些工作缺乏成效的人更是如此。因此，年轻的知识工作者应该早早地向自己提出这样的问题：“我现在的位置以及我所做的工作能不能充分发挥我的优势？”要是某人一开始所从事的工作范围太窄、难度太小，只着眼于如何抵消其经验不足。而不重视如何发挥其长处的话，那么他根本就无法提出上述问题，更不要说回答这个问题了。
每次对年轻的知识工作者进行调查，得出的结果都是一样的，那些对工作充满热情、并有所成就的人恰恰就是那些能力正在受到挑战、并感到有用武之地的人。
每次对年轻的知识工作者进行调查，得出的结果都是一样的。那些对工作充满热情、并有所成就的人恰恰就是那些能力正在受到挑战、并感到有用武之地的人。而一些常常遭受挫折的人往往会以不同的方式抱怨道：“我的能力无法得到充分的发挥。”有些年轻知识工作者的工作范围太狭窄，没有机会面临挑战。因此。他们要么扬长而去，要么在工作上毫无成就可言，很快就变得玩世不恭，未老先衰。到处可以听到管理者发这样的牢骚：许多满腔热情的年轻人很快就变得毫无激情了。其实，应当受到责备的是他们自己，因为他们将这些年轻人的工作范围定得太窄，使他们无法发挥自己的优势。从而才变得消沉起来。
3、卓有成效的管理者在用人时，绝不会只看到职位的要求，他会首先考虑被用之人究竟有哪些长处。换句话说，在决定将某人安置到某个职位上去之前，管理者早就对此人的条件进行了充分的考虑，而且在考虑时绝不会只局限于此一职位。
这就是为什么大家都广泛采用今天这种评估程序来鉴别人才、特别是知识工作者的理由。这样做的目的就是要让管理者在做出是否让此人担当重要职务的决定之前、先对其有个正确的评价。
尽管几乎所有的大机构都有自己的一套评估考核人才的程序，可惜这些办法很少真正被采用过。目前被绝大多数机构正在采用的那套评估方法，原先只是为临床心理学家或研究变态的心理学家作诊断用的。临床医生是治病的专家，他所关心的是病人的毛病，而不是病人健康的方面。他知道病人找他是因为他们有毛病。于是他很自然地会将对来者的评估看作是诊断疾病的一个过程。
日本管理界回答道：日本的“终身雇用的就业制度”这种制度迫使他们有意识地去忽视别人的缺点。因为他们不能辞退雇员，于是日本的管理者总是设法寻找能完成某项任务的人选。这就是说，他们看人总是着眼了别人的长处。
西方心理学家也许并不同意这种分析，但那的确就是每个管理者（不管他是日本人，还是美国人或是德国人）看待评估的传统方法。
日本的那种制度，其实那种制度远非完美无缺。想从自己传统的灵活性中取得更大的效益，那么日本人的这种“见人之长，用人之长”的做法还是值得我们借鉴的。
评估及其背后的指导思想也有过分强调“潜力”之嫌疑。有经验的人都知道：不可能提前去评估某人的潜力，也不可能脱离他正在做的事情去评估另一种完全不同的潜力。“潜力”只是“有希望”的一个代名词罢了。即使希望继续存在，它也可能无法实现；而另一些人尽管从未显示出过什么希望（如果仅仅是因为不曾有这种机会），但他们实际上却做出了成绩。
真正可以评估的倒是工作成效，真正应该去评估的也是工作成效。这也是必须将职位设置得面较宽而有挑战性的另一条理由，另外，这也是为什么个人必须认真考虑自己对机构的效益作出什么贡献的理由，因为只有在机构希望工作人员作出具体成绩的背景之下，才能恰当地去衡量某个人的工作成绩。
但总还是需要某种形式的评估办法。否则当一个职务需要某人来承担时，就没法对某人作出正确的评价。因此，卓有成效的管理者往往需要自己来拟订一种完全不同的表格。表格一开始便是此人的一段记录：在当前和过去不同阶段，机构希望他所能做出的贡献以及他在各阶段中的实际工作成绩。接着，表格便提出以下四个问题：
（1）“哪方面的工作他（或她）确实做得比较好？”
（2）“因此，哪方面的工作他有可能完成得较好？”
（3）“若想充分发挥他的长处，他还需要学习或获得哪些知识？”
（4）“如果我有个儿子或女子，我愿不愿他或她在此人手下工作？”
（a）“如果愿意，理由是什么？”
（b）“如果不愿意，原因是什么？”
实际上，这种评估要比以往的评估严格得多，而且评估的重点又是放在人的长处上。它是以某人能干什么开始的，而他的短处只是作为完成任务和充分发挥其长处的某种局限性的面目出现的。
与其长处无关的问题只有一个，那就是（b）。下属（特别是那些聪明、年轻、有进取心的下属）总是会以某个强有力的上级作为塑造自己的榜样，所以，如果机构里的某个管理者很有魄力但也十分腐败的话，那么他将会给机构带来很大的破坏性。这样的人若是自己单干，或许会很有成绩，就是到机构里来干，只要不给他任何支配别人的权力，那他也许还可以混得下去。倘若有权在手，那他就会有破坏性。这就是管理者的缺点会产生重要影响的唯──个方面。
正直的品格本身并不能创造价值，但如果缺乏正直和诚恳那就有可能会搞糟其他一切事情。所以在这种情况下，缺点就不再是发挥长处和做出成绩的一种局限，它完全可以成为某人失去资格的一个原因。
4、用人之长的第四条规则是：卓有成效的管理者必须懂得，若想利用某人的长处，那你也得容忍他的短处。
于是卓有成效的管理者常常会问道：“此人是否在某个重要方面有所特长？此特长与他所要完成的任务有没有关联？如果他能在这一方面取得杰出的成就，那会不会给机构带来重大的变化？”假如答案是肯定的，那么他就会用此人。
有一种错觉，似乎认为两个平庸之辈加在一起就可以达到一个能人的工作效果。而卓有成效的管理者很少会受此错觉的影响。他们知道，按通常情况来说，两个平庸之辈若在一块工作，其效果还可能不及一个平庸之辈来得好，因为有两个人就会产生内耗。他们觉得，要说人的能力，就必须具体到能不能完成任务。他们不喜欢笼统地说某人是个“能人”，而只会说某人在完成某项任务方面是个“能人”。这些管理者总是结合具体任务来寻找别人的长处，以达用人之长的目的。
这也意味着这些管理者在用人时必须重视机会，而不能只抓存在的问题。
卓有成效的管理者对以下这些论调尤其不敢苟同：“我不能放弃此人；没有他，我便会有麻烦。”他们知道，出现“此人不可缺少”的论调大概有三种解释：其一，此人实际上很无能，只有在受到仔细照顾的情况下才能生存下来；其二，他的长处被误用来支撑一个自己很难站得住脚的上司；其三，或者是他的长处被误用来延缓某个重要问题的解决，如果还不是有意要掩盖这一严重问题的存在的话。
不管是哪种情况，这位“不可缺少的人”应该立即调走才好，否则，这种误用别人长处的做法将会毁掉此人可能具有的任何长处。
总的看来，只有通过对工作成绩的检验，才能选拔出最适合做某项工作的人才，应该把这一条作为坚定不移的制度。不仅工作需要最棒的人，工作有成绩者也以自己的行动赢得了机会。因此，用人要着眼于机会，而不要去考虑存在的问题，这样不但会有利于创建一个有效的机构，而且可以激发工作人员的热情和献身精神。
倒过来说，管理者有责任将一贯完不成任务的人（特别是经理）调离其岗位。否则，他们势必会腐蚀其他人，而且对整个机构来说也不太公平，甚至对其下属来讲也不太公平，因为那些下属由于他的无能而失去了许多可以取得成就的机会。最重要的是，如果留在原来岗位上，对他本人来说也是够残忍的，因为不管他承认与否，他自己也知道无法做好这项工作。他会在压力和极度紧张的情绪之中逐渐走向自我毁灭，因此，说不定他自己就在不断地祈盼着能早日离开这一岗位。
只有当某人的缺点或短处妨碍了他充分发挥其优点和长处时，马歇尔才会关心起这些缺点和短处来。他通常是通过给某人以合适的工作或职业机会来帮助他们克服这些缺点和短处。
对于下属的工作，做上级的应有一种责任感，因为他们掌握着下属的前程。确保下属的长处能得以充分地发挥，不仅是为了把工作做得卓有成效，那也是道义上的一种需要，是管理者必须承担的责任。管理者如果只注重下属的缺点和短处，那不仅是愚蠢的，也是一种不负责任的态度。尽量发挥下属的长处，这不但是管理者必须对机构承担的义务，更重要的是，这也是管理者必须向其下属承担的一种义务。机构也应该为发挥个人的长处提供方便，尽管个人总会有这样或那样的短处和局限性。
充分发挥人的长处显得越来越重要了，它几乎已成了机构成败之关键。而现在几乎有好几百种不同的学科。今天人们就有可能找到最适合自己能力的工作领域，而从另一方面来看，年轻人要选择适合自己的工作岗位也显得越来越困难了，因为他不一定能得到有关自己和有关工作机会的各种信息。
在这种情况下，如何对个人加强引导，帮助他们发挥其长处就显得越加重要了。同时，如何使机构里的管理者重视自己及下属人员的长处，努力地去发挥这些长处也显得特别重要。
所以，用人之长是卓有成效的管理者所必须具备的一种素质，它也是一个单位工作是否有效的关键。这种素质对知识界里的个人和社会来说，也同样是不可缺少的。
●如何调动上司的积极性
卓有成效的管理者还必须注意充分发挥其上司的长处，这也是非常重要的。
我所见过的管理者，不管是企业界的、政府部门的，还是其他机构里的，都会这么说：“在管理下属时，我并没有遇到太太的麻烦。但是，我怎样才能处理好与上司的关系？”其实，处理好与上司的关系是极容易的，不过只有卓有成效的管理者才懂得其中的奥秘。其诀窍就在于他们懂待如何去发挥上司的优点和长处。
在具体做法上当然应该谨慎小心才是。实践与传说是不同的，在实践中下属一般不太可能从职位或声望上超过其不称职的上司。假如上司没有得到提升，那么其下属往往也只能被埋没在他的下面。如果这位上司因不称职或干不好工作而被解除职务，那么继承该职务的也不大可能是其年轻、精明的副手。新上司通常总是从外部调进来的，而且还会带来他自己熟悉的年轻有为的副手。相反，如果上司工作很成功，并迅速得到提升的话，那么其下属也就比较容易取得成功。
暂且不谈谨慎小心，如何使上司的长处得到充分发挥，这也是下属工作卓有成效的关键。若能做到这一点，那就仿佛是拿到了一张通行证，它有助于下属将精力集中在自身的贡献上，并可帮助自己完成想去做的工作。取得希望取得的成就。
采取拍上级马屁的做法是无助于发挥上司的长处的。想发挥上司的长处，就得从正确的事情着手，并以上司能够接受的形式向其提出建议。
卓有成效的管理者相信：上司也是通情达理的，而年轻精明的下属往往体会不到这一点。既然上司是普普通通的人，那么他也会有其长处；当然，他同时也会有局限性。若能在他的长处上下功夫，协助他做好想做的工作，帮助他提高工作效率，那么下属实际上也就提高了自己的工作效率。如果把功夫下在上司的短处上，那么其结果就会令你感到沮丧。因此，卓有成效的管理者会提出这样的问题：“我的上司有什么擅长？”“哪些事情他曾经做得特别好？”“为了让他充分发挥自己的长处，他还需要了解哪些情况？”“我可以为上司作出些什么贡献？”至于上司有哪些事情干不了，你根本不需要操心。
下属有时总想“改变”他们的上司。精明资深的公务员总想将自己看成是刚被任命为该机构政治领导人的导师。他总想让上司从其局限性中摆脱出来。他会向自己提出这样的问题：“新上司有什么擅长？”如果答案是“他擅长与国会、白宫和公众搞好关系”的话，那么他就会设法能让他的上司发挥这方面的能力。要知道，如果没有很好的政治技巧来阐述自己的想法，那么再好的管理和决策也等于零。一旦这位政治领导人知道他的手下支持他，他就会在管理和决策上更愿意听取他们的意见。
卓有成效的管理者也懂得，既然他的上司也是人，那么就会有自己有效的方面。他就会设法去发现这些有效的方面。这些方法也许只是些处事的习惯和方式，但它们却是客观存在着的。
我认为，只要注意观察，就不难发现：人大致上可以分为“听者”或“读者”。只有极少数人是例外、他们通过与别人谈话来获取想要的信息，通过自己持有的心理感应来观察谈话对象的反应。富兰克林.罗斯福总统就属于这一类人，丘吉尔也明显地有此特点。有些人既喜欢听取意见，又喜欢阅读材料──时常需要出庭的律师不得不两者兼而有之──这样的人也算是个例外。一般来说，对喜欢当读者的上司，你谈得再多也只是浪费时间。他只有在读过材料之后，才能听取你所提出的问题。同样，如果你向喜欢听取口头汇报的上司提交一份长篇报告的话，那也只能是浪费时间，因为他只有在听取口头汇报时才能抓住要点。
有些上司习惯于让你将事情的主要内容摘要在一页纸上，艾森豪威尔总统就特别习惯于这种方式。有些上司则能在下属提出建议时追随其思路，因此需要下属作出详细的介绍，否则效果就不会理想。也有一些上司愿意阅读厚厚的报告及大串数字。还有的则愿意在一开始便参与进来，这样在最终需要决策时就不会显得太突然。还有的上司不愿听取别人的建议，除非下属能拿出较为“成熟的”想法。
研究上司有哪些长处以及如何发挥这些长处的作用，这需要有一个过程。它所涉及到的，与其说是“提什么建议”的问题。倒不如说是“如何提出这一建议”的问题。这就是说，在向上司提出建议时，要特别注意的不光是内容。更重要的倒是陈述一连串有关事项时所采用的先后次序。假如上司在政治方面有优势，而且此优势恰恰与这项工作有关联，那么在向他陈述建议时首先就应从政治方面入手。这样会有利于他抓住问题的要害，并在制订新政策时能有效地发挥他的优势。
观察别人，我们都很“在行”，可谓是旁观者清。因此，要让上司发挥有效的作用其实并不难。关键是要抓住上司的长处，了解他们可以起什么作用。它要求人们把注意力放到上司的优势和长处上，这样就不会在意上司那些与工作无关的缺点和短处。一个人如果想当一名卓有成效的管理者，那么没有什么其他事情比这件事情显得更为重要了。
●充分发挥自己的长处
如果管理者想把工作做得卓有成效，就必须从自己的优势和长处出发，注意充分发挥这些优势和长处。
我所认识的绝大部分管理者，不管是政府部门的，还是医院里的，或是企业界的，他们对自己干不了的事情都十分清楚。对那些上司不让干、公司政策不允许干以及政府禁止干的事情，他们有时过分敏感。因此，常常满腹牢骚，把自己的时间和才能都浪费在抱怨声中了。
卓有成效的管理者当然也会关心自己所面临的局限性，不过他们总能发现，能做的事、值得去做的事还是比想像中的要多得多。就在别人不断抱怨这不能干、那不能做的同时，他们却敢于去进行大胆的实践。结果是，那些把其他“兄弟们”压得喘不过气来的所谓限制，在他们面前竟然迎刃而解了。
一家美国铁路运输公司正面临着政府对公司的种种限制，公司管理层似乎觉得什么事都干不了。后来公司里新来了一位主管财务的副总裁，他对这些“告诫”一无所知。因此，他竟跑到华盛顿，造访了“州际商业委员会”，要求他们批准他采取几项颇为激进的改革措施。“你措施中的绝大部分内容，”委员会的先生们对他这样说：“并没有违反我们的有关规定。至于还有一些内容，我们得要先试行一下，如果效果可以的话，那我们也会乐意支持你这样做的。” “某人不让我干任何事情。”这种说法的确值得怀疑，因为它常常被用来掩盖自己的情性。就算是在有种种限制的地方（其实人们都是在相当严格的限制下工作和生活的），总还是有不少重要的、有意义的、相关的事情可做。而卓有成效的管理者就会主动去寻找这种事情来做。假如他一开始就向自己提出“我能做些什么？”这样的问题，那么他几乎可以肯定地发现：实际上会有很多事情可做，就怕时间和资源有限。
如何使自己的长处发挥效应，这对培养人的工作能力和习惯也是极为重要的。
想了解如何工作才能取得效果并不难。人活到成年，对到底是上午工作效果好还是夜里工作效果好，心中当然是一清二楚的。如果要撰写一篇文稿，是先快速拟出一份稿后再修改好呢，还是逐字逐句反复推敲直到成稿为好，他的心中也是十分明白的。若要向公众发表演说，是事先准备个演讲稿好，还是准备一个提纲为好，还是即兴演讲为好，他心中当然也是有数的。他也知道，自己到底是参加委员会工作好呢，还是自己单枪匹马干更好。
有些人只要手头有份详细的提纲。这也就是说事先经过周密的思考，他干起活来就特别有效；另一些人却只需要几条粗略的提示就可以了。有的人在压力下工作就特别来劲；另一些人则只能在时间较为宽余的情况下才能有效地工作，说不定还能提前完成任务。有些偏爱“阅读材料”，另一些则喜欢“听”口头汇报。自己有些什么特点，自己最清楚，这就好比是要了解自己是左撇子还是惯用右手一样容易。
有人会说，这些都是表面现象，不过这种说法不一定正确。不少特点和习惯可以反映出一个人个性的基本持点，比如他对世界、对自己的看法。尽管这些东西是表面性的，但这些工作习惯也是提高工作效率的一种因素。大多数工作习惯都可以与各种工作相适应的。卓有成效的管理者懂得这一点，因此就会按照需要采取行动。
总之，卓有成效的管理者会努力地去保持自己的个性特点，不会轻易地改变自己的形象，他会细心地观察自己的表现及工作效果，并试图从中发现一些带有规律性的东西。“哪些事情别人做起来要花九牛二虎之力，而我做起来却得心应手？”他会这样问自己。草拟一份报告对有些人来说只是举手之劳，而对另一些人来讲却会是难上加难。有些人觉得起草报告容易，但分析报告的内容，并在最后作出决定却十分困难。换句话说，他比较擅长当一名参谋，因为参谋只要把材料综合起来，把问题罗列出来。他不擅长当一名决策者，因为决策要负指挥的责任。
有人知道自己善于独立工作，从项目开始直至结束喜欢一个人自己干，而且还干得很好。也有人知道自己善于谈判，特别是进行情绪激烈的谈判，比如工会与雇主之间的谈判。当然，在每次谈判前他会对工会将会提出的要求进行预测，而对这些预测的准与不准，他的心中也是有数的。
当人们在讨论一个人的长处和短处时，他们很少会考虑到上述这些情况。他们想到的只是某门学科知识或某种艺术天赋。不过人的脾气也是影响事业成功的一个重要因素。成年人通常都十分了解自己的脾气。若想做到卓有成效，那么他就必须要将精力花在自己能做成的事上，并以自己最有效的方式来做好这些事情。
如何对待用人之长不仅有个态度问题，而且也有个敢不敢去实践的问题。只要我们敢于去实践，用人之长就能越做越好。假如我们面对自己的同事、下属及上司能学会多问几个“此人有什么擅长？”少问几个“他有哪些事情于不了？”的话，那么我们很快就可以树立起正确的态度，就能发现别人的长处，就能很好地运用别人的长处。只要坚持下去，总有一天我们也能向自己提出同样的问题。
若想让机构工作有效，我们就应该采取“创立机会，扼制问题”的态度。而这种态度首先必须表现在人事问题上。卓有成效的管理者总是将人（包括他自己）看成是可以开发的。他懂得只有抓住长处，才能产生效果。而抓住短处不放，那只会带来令人头痛的问题。因为如果没有短处，其他一切也都不存在了。
再说，他也知道人们总是把领导人的行事标准作为自己的样板来对待的。因此，他就会将自己的表率作用建立在充分发挥长处上面。
我们都知道，体育比赛中一旦创立了一个新纪录，全世界的运动员就有了一个新的奋斗目标。有好长一段时间，一英里跑的速度一直未能突破4分钟。可是，突然间罗杰.斑尼斯特打破了4分钟这个者纪录。不久，世界上每个田径俱乐部里的一般短跑运动员的成绩都接近了4分钟那个纪录，而新的领头羊们便纷纷开始突破4分钟的界限。
在人类的活动中，领导人与一般人之间总存在着一个差距。如果领导人的表现十分突出，那么一般人的表现也会越来越好。卓有成效的管理者都懂得这样一个道理：提高一位领导人的绩效要比提高全体员工的绩效容易得多。所以，他必须设法将有条件作出贡献和能起带头作用的人安置到领导岗位上去，安置到制订标准并能创造成绩的位置上去。这就要求管理者能将注意力集中到人的长处上去，而对其弱点则采取不予理会的态度，除非这些弱点影响了其现有长处的充分发挥。
管理者的任务不是去改变人。正如《圣经》中的“塔兰特寓言”所说的那样，管理者的任务就是要让各人的聪明才智、健康体魄以及业务灵感能得到充分的发挥，从而使机构的总体效益能得到成倍的增长。
第五章 重要的事情先做
■第5章 要事优先
●摆脱昨天
●先后次序的考虑
如果卓有成效还有什么“秘密”的话，那就是善于集中精力。卓有成效的管理者总是把重要的事情放在前面先做，一次做好一桩事情。
做事集中精力，这不但是出于管理者工作性质的需要，也是由人的特点所决定的。其理由是：要做的重要贡献非常多，而可做贡献的时间却十分有限。
管理者越是想作重大的贡献，那么他就越需要有一整段的时间。他越是想从忙忙碌碌转变为讲究效益，那么就需要更加重视持续不断的努力，而这种努力如果没有大块的时间作保证是很难产生结果的。然而，即使想要争取到半天或两周时间来从事会产生效益的工作，那也需要有很大的自我控制能力，有向别人说“不”字的坚强决心。
出于同样的道理，管理者越是努力地去发挥人的长处，他就越会觉得需要抓住重要机会，把主要精力集中在人员的长处和优势上面。因为这是取得效益的唯一办法。
不过，集中精力也是出于这样一种需要：绝大多数人在一段时间里要做好一件事已经相当困难，如果要同时做好两件事自然就更不容易了。人类当然可以做超越想像的多种多样事情，可以说是一种“多功能工具”。不过，若想有效地使用人的才能，最理想的办法就是将个人的才能都集中在某一项任务上。只有这样，人的才能才会为人类带来成功。
人与人之间自然还是有区别的。有的人同时做两件事效果最佳，因为这两者之间可以起到互相调剂的作用。要同时做好两件事得有个先决条件：必须给每件事以足够的精力和时间，否则事情就难以做得好。不过，我觉得要同时做好三件事的人大概不会太多。
集中精力做好一件工作之所以必要，是因为管理者总有许多工作要做。一次做好一件工作，恰恰就是加快工作速度的最佳办法。管理者越是善于集中时间、精力和各种其他资源，那么他就越能完成好各种各样的任务。
这就是有些人能完成那么多看上去很困难事情的“秘诀”所在。他们每次只干一件事，可其结果是他们干每件事所需要的时间总比其他人少很多。
做不成什么事情的人看上去往往比谁都更忙。首先，他们低估了做每件事情所需要的时间。他们总希望万事顺利。但管理者都有这样的经验：根本不可能万事顺利，总会有意想不到的事情要发生，而且发生的总是一些令人不太愉快的事情。因此，卓有成效的管理者在安排时间上总要留有余地。其次，一些成不了事的管理者总喜欢赶进度，结果发现欲速则不达。而卓有成效的管理者做起事来从不匆匆忙忙，他们喜欢稳扎稳打，一步一个脚印。最后，前面提到的那种管理者总想一下子做几桩事情。在他们的计划中。根本没有做每件事情至少需要多少时间这一条，一旦计划中有一项出了毛病，那么整个计划就只能以失败而告终。
卓有成效的管理者懂得，他们必须要完成许多工作，而且每件工作都要达到一定的效果。因此，他们就会集中机构的一切资源以及他们自己的时间和精力，坚持把重要的事情放在前面先做，每次做完一件事情。
●摆脱昨天
学会集中精力的第一条办法就是善于摆脱已经不再有价值的过去。定期地对自己及同事们的计划进行回顾和核查，“假如我们尚未做这件事情的话，现在我们该不该再来做这件事情？”除非答案是绝对“肯定的”， 放弃，或搁置，至少不会再将资源投入。抽调回资源投入寻找未来计划的战争中。
管理者免不了要为过去的事情收拾残局。今天正在发生的事是昨天的行动和决策的一个结果。不管某人的头衔和级别有多高，他总是没法预见将来。一些行动和决策，尽管当时看上去十分明智和勇敢，但有可能成为今天的问题和危机，也有可能被证明是愚蠢的行动。
管理者的一项具体任务就是要把今天的资源投入到创造未来中去，每位管理者都必须不停地花费时间、精力、智慧来为已经过去的一些行动和决策做好修补工作，不管这些决策和行动是自己或前任采取的。实际上，管理者的大部分工作时间往往都在处理诸如此类的事情。
摆脱彻底失败的局面，也不是很困难的事，因为可以接受教训。然而，以往的成功，即使是在情况发生变化后，总是挥之不去，还要在那里产生影响。变成“经营管理上的自我主义的一笔资产” ，这些过去的做法和活动，若不经过彻底的修改，无疑将会耗尽机构的所有心血。
所有的计划、所有的条例都只能被认为是有期限的，经过一定的期限之后──也许是十年──它们必须被新的计划和条例所取代。仔细考察后认定仍然有效的、仍可以作出贡献的那些计划和条例是例外。
想要使自己和机构都成为卓有成效必须对一切计划、活动和任务进行督促检查。 “这项工作是否值得去做？”如果答案是否定的话，毫不犹豫地删除。将主要精力集中在几件主要工作上，只要做好这几件工作，就可以使自己以及机构的工作效率得到很大的提高。
最重要的是，卓有成效的管理者在开始做一项新工作前，总会将一些老的活动先行删除掉。这对控制机构的“膨胀”是必要的。没有这种控制，机构将会出毛病，会变得涣散和难以管理。社会机构就像生物的机体，需要保持少而精的形态。
要做新事情，难免会遇到困难。除非他在遇到困难时早巳有了一套摆脱困境的办法，否则的话就等于是一开始便宣告失败。使新工作摆脱困境的最有效办法就是手头要有一些已被实践证明是最能干的人才。这样的人才肯定早已忙得喘不过气来了，如果管理者想让这样的人来从事新工作，那他首先得要帮助他们解除目前的工作负担。
一种解决困境的办法，那就是“雇用”新人来从事新的工作，不过这种办法风险太太。一般来说，只有当需要扩大已经上了路并且运转良好的业务时，才会去雇用新人。开创一项新任务就等于是下一次赌注。尽管某些人在过去已经多次完成过这项任务。管理者已从实践中得到了这样的教训：有不少人在其他地方工作时简直像是天才，但是一到这里工作，不到六个月就遭到了彻底的失败。
机构经常需要吸纳新人，给其带来新的观点。如果机构只从内部提升人员的话，这就好比是近亲交配，最终会使机构发育不全。当然，只要有可能，在一些风险极高的领域里，比如最高管理层职位或者负责新的重要任务的职位，一般是不启用新人的。调进新人往往只任高层领导的副职。或负责那些早已划定界线和目标明确的工作任务。
只有有计划、不间断地删除老的工作任务，才有时间和精力去开创新的局面。就我所知，很多机构并不缺少新的想法，“创造性”根本不成问题。可是，几乎没有任何机构愿意在这些好想法上下功夫，因为每个人都在为“昨天”的任务忙得昏头转向。定期地对计划和各种活动进行审查，把那些不再有效益的部分加以删除，那么即使最顽固不化的官僚机构，也会在激发创造性上作出巨大的成绩来。
●要有先后次序
在管理者的面前，摆着许多值得去做的工作，但是管理者的时间却非常有限。未来的机会也很多，但是能抓得住机会的能人却太少。而且，管理者还难免会遇到不少问题和危机。
在这种情况下，对哪些事情需要优先处理，哪些问题可以缓一缓，管理者必须作出明确决断。那么，到底是根据什么来做这一决断呢？是由管理者根据自己的判断来决断呢，还是根据环境压力来作出决断？总之，不管怎么样，必须对摆在面前的工作进行调整，使其能在有限的时间内被完成，并让那些能干的人有可能去抓住这些机会。
如果不是由管理者做决断，而是根据环境压力来决定工作的先后顺序的话，我们可以这么预言：重要的工作肯定会被牺牲掉。一般地说，将决策转化为行动是整个工作中最为耗时的环节，因此往往没有足够的时间来实现这一转化过程。除非某项任务已成为机构行为的一部分，否则任务根本无法完成。这也就是说，只有当机构里的人都能将此项任务当成自己的任务，并已学会用新办法来处理老事情，人人觉得有必要求担新任务，并已将管理者所制订的项目当成了自己的日常工作时，任务才有可能被顺利完成。
如果让环境压力来支配上作的先后次序的话，那么另一个可以预见的结果便是最高管理层将无法开展自己的工作。最高管理层的工作总是比较机动的，因为它不试图去解决昨天的危机，而只想开创明天的新局面。外界的压力总是迫使管理者将注意力集中到以往的事情上去。特别是在最高层，一旦被外界的压力所左右，就必然会忽略那些别人无法可以取代的工作。他们对机构外的情况越来越没兴趣，与外部世界失去了联系，而这个外部世界恰恰就是机构效益的关键所在。这些压力总是偏爱机构内部的事务，偏爱已经发生的事情而忽视未来，总是喜欢危机而忽视机遇，总是倾向于急功近利而对真正的现实世界却视而不见，总是看重紧急事务而对关系重大的事情却反应木然。
我们要做的并不只是弄清楚哪些事情必须优先去做，那是很容易做到的，每个人都可以做得到。很多管理者不能做到集中精力于某项工作，其主要困难就在于他们确定不了哪些事情可以缓一缓，这就是说要能确定哪些事情暂时不去做，并且能把这一决定坚持到底。
一件被搁置起来的事，实际上就等于是被放弃了。没有比重新捡起被搁置的项目更令人头痛的了。再重新被提出来，也许时机也不对头。时机是作任何努力能否取得成功的关键因素。
由于被搁置实际上等于被取消，因此，管理者都不敢轻易地延缓任何工作。
要决定延缓一项工作，这不是一件令人畅快的事情。因为所要挪后的那件工作，很可能就是某人需要最优先考虑的事情。拟订一份需要优先去做的工作单子，采取“各项工作都做一些”的办法，这样做自然很容易，也会使各方都比较满意，但是只有一个缺点，那就是一事无成。
要对“优先”问题作一番分析的话，那说起来话就长了。不过，在哪些应该优先、哪些可以延缓这个问题上，最最重要的并不是明晰的分析，而是必须拿出应有的勇气来。
下面有几条可帮助确定优先次序的重要原则，每条都与勇气密切相关：
*要看将来，不能只看过去；
*要重视机会，不能只看到存在的问题，
*要选择自己的方向，不能只赶浪头，人云亦云；
*目标要高，要有新意，不能只求“安全”和方便。
人曾对从事研究工作的科学家作过多次调查，其结果都证明：与其说是从事研究的能力决定了研究的成果，倒不如说是寻求机会的勇气决定了研究会出成果。
在企业界，情况也是如此。真正成功的公司并不是那些为其现有的生产线开发新产品的公司，而是那些旨在创造新技术、革新整个企业的公司。一般来说，搞小的创新与搞大的创新都会面临同样的风险，任务会同样地艰巨，两者都会让人觉得心中无数。若能将机会转化为成果，那么它所创造出来的价值要远远超过只注重于解决问题，因为解决问题只能恢复“昨天”的平衡。【求职方向】
优先与延缓的问题不是一成不变的，应根据实际情况的变化，经常需要对这种先后次序进行重新考虑和修正。
卓有成效的管理者会把主要精力集中在当前正在进行的工作上，而不会再去兼办其他事情。办完一件事情之后，他又会根据新的情况，选定下一项需要他全力以赴的工作。
要想集中精力、全神贯注于一项工作，那就首先要有足够的勇气，要敢于根据自己的分析和认识来安排工作的先后次序。只有这样，管理者才能有希望成为时间和任务的主宰，而不是只当它们的奴隶。
第六章 决策的要素
■第6章 决策的要素
●有关决策的案例研究
●决策的五个要素
管理者有很多工作，决策只是其中的一项。管理者在决策时通常并不需要花很多时间，但决策却是管理者的一项特定的任务。
只有当上了管理者才需要决策。由于他所处的地位或他所拥有的知识，人们自然会期望管理者能做出对整个机构、对机构的绩效及成果带来深远影响的决策。这就是管理者工作的意义所在。
因此，假如他是个卓有成效的管理者，他必然就能做出有效的决策。
卓有成效的管理者会将决策当成一个有条理的处理过程，一个有清晰的原则、有明确的顺序的处理过程。不过我们所说的这一过程与今天许多书本上谈到的决策过程毫无相似之处。
卓有成效的管理者并不需要作很多的决策，他们只在重要问题上作决策。与其说他们是要“解决问题”，倒不如说他们试图通过思考来分清哪些是带有战略性的问题，哪些是一般性的问题。他们就是要对最高层次的理性认识问题进行少量的、但却是极为重要的决策。他们想要找出在各种情况下都不会发生变化的东西，所以他们的决策往往需要有宽松的时间，不能过于急迫。他们将同时摆弄许多不断变化着的事情的技巧看成是思想缺乏条理化的表现。他们想知道自己的决策对各方面将会产生什么影响，这一决策必须符合哪些潜在的实际情况。他们看重决策的结果，而不在乎决策的技巧；他们希望决策合乎情理，而不追求决策的巧妙性。
卓有成效的管理者懂得，什么时候应按照原则来进行决策，什么时候要根据实际情况来进行决策。他们已学会了区分正确与错误，并知道最为微妙的决策就是要在正确与错误之间作出某种折中性的选择。他们也明白，最耗费时间的环节并不是决策本身，而是如何把决策付诸实施。如果决策不能变为行动，那它就称不上是个决策，它最多也只是个良好的愿望而己。这也就是说，如果有效的决策是以高层次的理性认识为依据的话，那么贯彻落实这一决策的行动就必须尽可能地接近实际、便于操作。
●两件典型的决策事例
仅仅摆出一副消极防御的姿态，到头来也难免失败，
公司必须提供服务，管理层的任务就是要使这种服务成为可能，还要从中获得利润。
维尔，订出用以衡量管理人员及经营水平的统一尺度。他用这一尺度来检查他们服务上作的好坏，但却从来不强调利润完成的情况。经理只消对服务情况的好坏负责。而对公司的管理及资金的筹集，那是最高管理层的任务，如何把公司的最佳服务转化为最佳的经济收益，那是最高管理层的事情。
贝尔实验室成立于第一次世界大战期间，在当时可算是工业界的一大创举。为了获得更好的效益，实验室的科学研究不但要创造出不同的未来，还得要充当“旧世界的破坏者”和“今天”的否定者。即便时至今日，在企业界里真正能理解这一点的人也并不是太多。在当时，绝大多数的工业实验室都把维持“今天”作为己任，他们从事的是一种“防御性的研究”，可是贝尔实验室从一开始就旗帜鲜明：坚决不搞防御性的研究课题。【乔布斯】
维尔的决策都是有针对性的，都是为了解决公司和他当时所面临的问题的。然而，在这些决策的背后，维尔有着一些基本想法，恰恰就是这些想法充分体现了什么才是真正的、有效的决策。
公司当时就像是由很多独立王国组成的一个松散的联邦。当斯隆接管通用汽车公司后，那些强硬而义固执的独立王国的头头们拒绝与总公司合作，这位通用汽车公司走到了毁灭的边缘。
大企业需要有一致的方向和统一的领导，因此，企业的最高管理层必须要有权威。与此同时，企业的运转也需要有活力，各位负责的业务经理都应该有选择自己经营方式的自由。他们不但应负有责任，也必须要有相应的权力。应该给他们以用武之地，如果有了成就也应该得到相应的鼓励。
斯隆的前任们都把这个问题看成是人事问题，认为只有通过权力斗争才能解决这个问题。而斯隆却认为问题出在制度上，只有通过建立一个全新的结构，问题才能得以解决。而斯隆所提出来的分权经营既可以保证分公司的经营自主权，又可以体现总公司的方向及政策指导。
维尔和斯隆的决策虽然针对着不同的问题，解决问题的方式也不一样，但在它们之间却有着重要的共同之处。比如，他们都试图从最高的理念水平上来处理问题。他们首先试图从理论上弄清楚决策到底要解决什么问题，接着才制订出处理这个问题的原则。换句话说，他们的决策都是战略性的考虑，而不是为了要适应当时的临时需要。
●决策的要素
维尔和斯隆的决策中真正重要的特征既不是新奇，也不是因为它们容易引起争论，而是如下五条最为重要的待征：
1、思想明确。如果问题是一般性的，那就只能通过一项确立规则或原则的决策来加以解决；
2、划定界限。划定在解决问题时必须要满足的界限。这就是所谓的“界限条件”；
3、反复推敲。必须反复推敲什么是“对的”，解决问题的方案必须满足哪些条件。只有将这些问题考虑清楚之后，才可以考虑采取适当的妥协、让步以及适度变动等一系列其他措施。采取那些措施的目的，就是为了使决策能被大家所接受；
4、落实措施。让决策变成可以被贯彻的行动；
5、重视“反馈”。以验证决策的正确性和有效性。
以上便是进行有效决策的五大要素，现在分别叙述如下：
1、作为一个卓有成效的决策者，他首先要间自己道：“这件事情是属于常例呢，还是特例？”“这件事是否会引起一系列的其他事件？或者这件事只是一桩与众不同的特殊事件，需要采取特殊的措施来加以处理？”如果是常例的话，那就要用一般的规则或一般的原则来加以解决；如果是特例，那就只能用特殊的方法来加以解决。
严格地说来，所发生的事情往往会有四类，而不只是常例与特例这么两类。
第一类虽属于常例，但其中所发生的有些事情仅仅只是一种征兆而已。
管理者在日常工作中所遇到的问题绝大部分都属于这一类。
其中绝大多数都只是一些表面现象，只有将几个月来工程小组所遇到的问题综合起来进行分析，他才能看清哪个才是带有共性的问题。但是，在作这种分析之前，他就没法看清真正的问题所在，于是只好花费大量的时间来修理接口，结果却往往劳而无功。
第二类问题，对个别单位来说也许是个特殊性问题，但实际上却是个带有共性的问题。
如果一个公司已经接受与别的大企业合并，那么它就不会再接受其他企业的合并建议了。但是，就合并这件事本身而言。那只是一种在企业界反复发生的、带有共性的问题。
第三类问题是真正的例外情况，确实是特殊事件。
但是，真正的意外事件是不常发生的。这样的事情一旦发生，那他就得问问自己：“这到底是个意外事件呢，还是另外一类新问题的初次表现？”
而这种新的一般性问题的初次表现恰恰就是决策程序必须要处理的第四类或者说最后一类问题，。
除了确实是特殊事件外，所有其他的事件都需要有一个通用的解决方案，比如一条规则、一项措施或者一种原则。只要将原则运用到各种具体的事件上去就行了。但是，对真正的特殊事件，就必须进行特殊的处理。对特殊事件，光运用原则是不管用的。
卓有成效的决策者往往会花费不少时间来断定自己要处理的问题是属于上述四种类型中的哪一种。他知道，如果将问题的类别判断错了，那么他的决策也肯定对不了。
第一类（也是最常见的）判断错误，便是将一般性的事件当作一系列的特殊性问题来处理。这也就是说，当他对问题还缺乏一般性的理解、思想上还没有一条处理问题的原则时，他必然就会采取一种实用主义的态度，而这种做法不可避免地会导致挫折和失败。
之谓“实用主义”的观点在作怪。这种观点使他们放弃研究规则与原则，而仅仅只根据事件的是非曲直来处理每件事情
第二类经常发生的判断错误便是把一件新事情当作老问题来处理，企图用老规则来解决新问题。
第三种常见的错误就是对某些根本性的问题作似是而非的解释。
最后一种错误便是对问题所下的定义不够全面。，断章取义的解释往往要比完全错误的解释有更大的危险性。由于客观上存在着容易将“貌似有理的错误”与“道德观念”相混淆的倾向，使得一些断章取义的说法变得非常危险，也很难纠正。
所以，讲究效率的决策者一开始总是先将事情当作一般性的问题来加以考虑。
他总觉得，一开始吸引他注意的住往只是事情的表面现象，而他所要寻找的恰恰是现象背后的实质问题。他并不只满足于解决表面现象这类的问题。
如果事件确实与众不同，那么有经验的决策者就会怀疑这件事是否将预示着某个新的潜在的问题，这件看上去与众不同的事件实际上是否只是某个新的一般性问题的首次外在表现。
这也解释了为什么卓有成效的决策者总是试图在最高理念水平上去寻求解决办法。如果他觉得需要资金市场，他就会设法去培植出一种新的投资人来，他就会设计出一种适合大众资本市场的证券来，而这种市场恰惜是目前所不存在的。如果他想要使一群能干但却不听使唤的部门管理者就范，他决不会采取将那些最不服管束的管理者弄走、然后再买通其余管理者的办法。他会提出一种大组织机构的概念。假如他觉得他的企业必须被办成垄断集团，那么他决不会采取严厉谴责社会主义的办法来一吐为快。他虽然被夹在私营企业不负责任的竞争与已失去控制的政府垄断企业之间腹背受敌，但他还是准备要从中杀出一条公众管理的路来。
一些临时性的决策往往比较长命，这已成了社会和政治生活中的一个明显现象。讲究效益的决策者懂得这个道理。尽管他们也会做出一些临时性的决策，但是每次在做这样的决策时，他们总要问一下自己：“如果这一决定会被长期执行下去，我是否会很乐意？”假如回答是“不”，那么他就会继续努力地去寻找一个更加带有普遍性的、更加理性化的、更加包罗万象的解决方案。只有这样的方案才包含了解决问题的正确原则。
这么说来，卓有成效的管理者一般不会有很多的决策要做。这倒不是因为这样的决策太费时间，其实做这种决策通常并不见得比按照表面现象或临时需要来决策更费时间。说管理者不需要做很多的决策，是因为他已经有了解决一般性问题的规则和政策，因为他可以运用有关的规则来解决绝大多数的问题。同样的道理，如果一个管理者一天到晚忙着做决策，那恰恰说明他是个懒惰而又低能的管理者。
决策者也总在留意，是否有异常规象发生。他总会提出这样的问题：“我的解释能否说明已被观察到的事件？能否解释一切其他事件？”他会将解决方案应该起到的作用写出来（比如，消除汽车行车事故），接着就定期留心观察实际效果到底如何。如果发现异常情况，如果发现有些现象他的解释说明不了问题，如果事件的发展偏离了他原先的没想，那么他就会重新考虑这个问题。
2、决策的第二个要素是必须对决策所要达到的目的有十分明确的说明。
决策要达到什么目的？
目标的最低限度是什么？
实现目标必须具备哪些条件？
这些因素在科学上被称之为“界限条件”。一项有效的决策必须要能满足这些界限条件，能够实现其预定的目标。
界限条件越是清楚和明确，决策有效的可能性就越大，实现其预定目标的机会就越多。相反，如果未能对界限条件作充分的阐述，那么不管决策看上去有多聪明，到头来肯定是效果不佳。
“解决这个问题，至少应该有哪些条件？”这通常就是探索界限条件的一种办法。
要找出相应的界限条件并不总是一件容易的事。即使是聪明人对此也不一定会有一致的看法。
卓有成效的管理者心中明白，任何不考虑界限条件的决策，不但是无效的，而且也是不合时宜的。它甚至要比符合错误的界限条件的决策更为有害。当然，这两者都是错误的，但对后者人们往往还可以进行修正，而对前者这种不考虑具体情况的决定，它只能带来麻烦，除此之外它不会给人们带来任何好处。
对界限条件保持清醒的认识，这在实际上是极为必要的，因为它能提醒人们什么时候必须要放弃某个决定。
要从许多决策中识别哪些决策的风险最大，管理者就必须对界限条件保持清醒的认识。否则，就难以识别那些比如只有在万事顺利的条件下才能达到目的的决策。那些决策看上去也总有一定的道理，但当管理者仔细考虑过那些决策必须要满足的要求之后，他就会发现有些要求从本质上说是互不相容的。要让这样的决策获得成功，不是说毫无可能，只是可能性不大而已。毕竟奇迹不是经常能够发生的，把希望寄托在发生奇迹上是行不通的。
一个必须要满足两种从本质上说互不协调的界限条件的决策，实际上算不上是什么决策，它最多只是一种希望出现奇迹的祈盼罢了。
不过，对重要的决策而言，要确定界限条件和提出要求，光靠“事实”是不行的，那要看他怎么来领会问题，那是一种充满风险的判断。
每个人都可能会做出错误的决策，实际上谁都免不了会在某个时候做出错误的决策。但是，谁都不应该去做根本无法满足其界限条件的那种决策。
3、由于考虑到最终难免需要作些妥协。管理者在决策时必须先从是非标准出发，千万不能一开始就搞凑合，更不能以人来论是非。假如管理者搞不清楚什么是正确的界限条件及要求，那么他自然也弄不清楚什么是正确的妥协、什么是错误的妥协，到头来很可能会作出错误的妥协。
我的唯一指示是：把你认为正确的东西写下来，不要担心我们会有什么反应，也不必顾忌你的看法是否合我们的胃口。你只管提建议，不必为我们必须采取的妥协措施而操心。本公司的管理者人人部懂得要采取妥协措施。不过，他们都不知道如何采取‘正确的’妥协措施，除非你先告诉他们什么才是‘正确的’。”每位正在考虑决策的管理者都应该把斯隆先生的这段话当作座右铭。
妥协有两种不同的性质。第一种妥协就好比古谚语所说的那样：“半块面包总比没有面包来得好。”另一种妥协就像所罗门王判案故事中所说的那样，孩子的母亲清醒地意识到：“与其要回半个死孩子，还不如将孩子送给对方为好。”在前一种妥协里，界限条件得到了满足，另一种则不同了。
如果在决策时，一味担心人家是否能接受，害伯有些内容是否会引起别人的反对，那样做只会浪费时间，是毫无意义的。换一种说法，如果决策者一开始便向自己提出这样的问题：“哪些东西人家才能接受？”那么他做出来的决策肯定不会有好结果。原因很简单，决策者在回答这一问题的过程中，由于害怕别人反对，将会删去最最重要的内容，从而使自己的决策失去了效益，失去了正确性。
4、必须将决策转化为行动，是决策的第四个要素。如果说考虑界限条件是决策过程中最困难的环节的话，那么要将决策转比为有效的行动通常则是最费时间的环节。除非从一开始便将承诺和义务都包括在决策中，要不这个决策便毫无意义。
事实上，只有当贯彻落实决策的具体措施变成了某个人的具体工作和责任时，做决策才显得有真正的意义。如果情况不是这样，那么根本就谈不上是什么决策。至多只是个良好的愿望罢了。
过多的政策说明令人厌烦，尤其是在业务单位里更是如此。这种政策说明都不包含行动上的承诺，因此对如何落实的问题没有专人负责。难怪机构里的工作人员会将这种政策说明当作笑科，如果还不至于将它们当作高层管理根本不准备去执行的官样文章的话。
若要将决策转化为行动，必须先明确无误地回答下列问题；
决策必须要让谁知道？
必须采取什么行动来贯彻落实？
应由谁来采取这一行动？
这一行动应该包含哪些内容，以便让执行决策的人可有所遵循？
在这些问题中，第一个问题和最后一个问题往往容易被人们所忽略，从而造成灾难性的结果。
决策行动也必须与执行决策者的能力相适应。
公司决定用这两笔资金在当地办企业。这两家企业的产品及生产流程基本上是相同的，可是在前一家企业里，没人提出过诸如此类的问题：“能执行决策的现有当地人才到底具备哪些条件？他们到底可以胜任哪些工作？”结果，决策就没法被顺利地贯彻。
如果一项决策要成为有效的行动，那么有关人员就必须要改变自己的行为、习惯和态度。在这种情况下，如何使决策行动适合决策执行人的实际能力就显得特别地重要。管理者应该设法落实如下两条：行动的责任要落到人头；负责落实的人必须要有足够的能力。管理者对其下属的考核方式、考核标准及奖励办法都应该作出相应的调整。要不的话，有关人员将会陷入到内部感情冲突的游涡之中而不能自拔。
并不是每个人都能像维尔那样有本事将决策的执行与决策本身融为一体。但是，
某项具体决策需要哪些行动承诺？
承诺之后还有哪些工作要做？
由谁来执行该项决策比较妥当？
这些是人人都可以考虑的问题。
5、最后一条是必须将反馈信息充分考虑进决策中去，以便能根据实际情况不断地验证决策的预期目标是否合适。
决策是由人来做的，人难免会犯错误。再了不起的决策也不可能是永远正确的。就是最英明的决策也很可能会有毛病，最有效的决策总有一天也是会被淘汰的。
命令下达之后，必须亲自下去检查命令是否已被执行。这倒不是不信任自己的下属、因为经验告诉他不可轻信这种形式的汇报或沟通。
这就是为什么当营长的总是要亲自到食堂里去，亲口尝一下饭菜的滋味的道理。
随着电脑时代的到来，了解实际情况会变得更加重要，因为决策者与决策执行者之间的距离可能会进一步增大。除非他真能接受这样的观点；最好要亲自去现场看一看，否则的话，他无疑会越来越脱离实际。电脑处理的都是一些抽象的概念，而这些概念只有经过具体实践的检验之后才是可靠的，要不的话，这种抽象概念肯定会把我们引入歧途。
若想了解赖以做出决策的前提是否仍然有效，或者已经过时，那么亲自下去看一看，如果这不能算是唯一的方法的话，那起码也该是最佳办法了。这种前提迟早是要过时的，因为现实决不会一成不变。
不愿下去了解实际情况，这往往就是坚持己不再合理、不再合适的行动的一种理由。
信息反馈应该是经过加工的，应该有数字和报告。如果管理者未能将信息反馈建立在现实的基础之上，如果他不强迫自己走下去亲自看一看，那么他肯定会犯教条主义的毛病，什么决策也就不会有好的效果。
第七章 有效的决策
■第7章 有效的决策
●个人见解和决策的关系
●反面意见的运用
●决策与电脑
决策就是判断。就是在一些不同的可行方案中作出一种选择。我们所说的选择，在一般情况下，并不是指“是”与“非”之间的选择，这充其量也只是“大概是对的”与“也许是错的”之间的选择。而通常经常遇到的却往往只是两种不同行为方案之间的选择。在这两者之间，很难说哪个比哪个更正确。
绝大多数关于决策的书都这么说：“首先要弄清真相。”不过。卓有成效的决策者都知道，决策的过程往往不是从真相开始的，而是从想法开始的。这些想法由于没有经过实际的检验，常常只是一些假设，因此，还谈不上有什么价值。要想判断什么是真相，那就首先要确定相关的标准，特别是要确定合适的衡量标准。这可以说是有效决策的纲，也是通常最容易引起争论的地方。
最后，有效的决策并不像许多教科书里所说的那样来自于对真相的一致的看法。恰恰相反，正确决策的意识正是在不同意见的冲突与矛盾之中产生的，是认真考虑对立各方行动方案的一个结果。
先要弄清真相是很难做到的。因为没有相关的标准，就不可能找到什么真相。事件本身并非就是真相。
“烹调和绘画都从各自的需要出发考虑有关的事情，因此就会将不同的事物认作真相”。卓有成效的管理者还懂得，人们干事情并不是从寻找事物真相开始的，而是先从想法开始的，这样做并没有什么不对。
所以，人们已是先有想法，然后再采取行动的。硬要他们先寻找真相，然后再采取行动是不可取的。那会使他们像其他人一样，寻找所谓的真相来凑合自己已有的结论。
唯一缜密的方法，唯一有利于我们用实践来检验想法的办法，就是“先有想法，后有行动” 通过测试，可以发现哪些假设可以成立，因此值得我们认真地加以考虑；哪些假设站不住脚，必须被弃置。
卓有成效的管理者鼓励人们拿出不同的想法。不过，他也会坚持要求人们在提出想法的同时，必须认真考虑如何用实践来鉴别这些想法。所以，卓有成效的管理者会提出这样的问题，“为了测试假设能合成立，我们必须了解哪些情况？”“有了哪些事实，才能使想法站住脚？”他会设法让自己和周围的人都养成这么一种习惯：琢磨并悟出哪些事情需要被观察、被研究和被测试。他还坚待认为，提出想法的人也有责任说清楚：他们可以并且应该期待和寻找什么样的事实真相。
也许，最关键的问题是：“相关的标准是什么？”回答这个问题，我们还是要回到与所讨论的问题或将要做出的决策相关的测试办法上来。只要认真分析一下正确有效的决策产生的过程，人们不难发现大量的工作和思维都花在寻找相应的测试办法上去了。
寻找相应的测试办法的最佳途径还是我们前面提到的走出去，亲自看一看有些什么“反馈”
因此。寻找相应的测试办法，并不像做数学题那样容易是一种充满风险的判断过程。
在管理者需要作出判断时，他必须要有可供选择的各种方案。如果只让他说“是”或“不是”，那就称不上是什么判断。只有在有充分选择的前提下，他才能真正了解实际风险所在。
所以，卓有成效的管理者会坚持要求有各种不同的测试办法供他选择，以便他能从中桃出相应的一种方案。
就拿一项资本投资的方案来说，一般总有好几种不同的测试办法。一种是着眼于投资回收的期限，另一种关心的是投资的回报率，第二种则强调投资能给当前所带来的利润。卓有成效的管理者次不会满足于任何一种传统的测试方法。尽管财务部门会强烈地向他推荐某一种标准最“科学”。他从自己的经验中得知，每种不同的分析途径会使他看到这一投资决策的一个不同侧面。只有当他把投资决策的各个方面部考虑到之后，他才会知道哪几种分析和测试方法对作出科学决策最为重要。尽管这样做会使会计师们十分不快，但卓有成效的管理者还是会用上述三种不同的办法来测试自己的投资决策。等做完测试之后，他才会有把握地说道：“这种测试标准才是投资决策的相应标准。”管理者如果不占考虑各种可供选择的测试标准，那么他的思路一定会非常闭塞。
更有意思的是，卓有成效的决策者往往不求意见的一致，却十分喜欢听取不同的想法，这正好与一般的教科书中关于决策的原则背道而驰。
这样的决策决非是在一片欢呼声中能做得出来的。只有通过对立观点酌交锋，不同看法的对话，以及从各种不同的判断中作出一个选择之后，管理者才能作出这样的决策来。因此，决策的第一条规则就是：必须听取不同的意见，否则管理者根本无法决策。
必须坚持听取不同意见，主要有以下三条原因：
第一，这是唯一可以保护决策者不被机构的看法所左右的一条措施。每个人都想以自己的观点来影响决策者，每个人部是一位专门的说客，都希望决策符合自己的想法（尽管常常出于真心实意）。不管决策人是美国总统还是一位正在修改某项设计的初出茅庐的工程师，他所遇到的情况都会是这样。
唯一能使决策人摆脱这种特殊呼声以及先入之见的办法，就是在决策之前要先对各种不同意见进行辩论，让不同的看法提出各自的论据，只有这样管理者才能充分考虑种种不同意见。
第二，不同意见可以为决策提供各种不同的选择余地。如果没有充分的选择余地，那么不管他把问题考虑得多么深细，决策就成了孤注一掷式的冒险。决策有时会被证实是错了，这种可能性随时都会有，或许是因为决策一开始就出了毛病，也可能是因为外界情况发生了变化。假如管理者在决策的过程中已经考虑过各种可供选择的方案。那么在情况发生变化时，管理者因为有一些经过思考的、做过研究的、自己深刻理解的方案可供选择，他就能有备无患。如果没有这样的后退余地，一旦发现决策难以执行，他就会感到束手无策了。
最后，不同意见有助于激发人的想像力。若要寻找解决问题的办法，想像力当然帮不上什么大忙；假如是解数学题，想像力可有价值了。然而，管理者所要处理的是一些确实难以预料的事情，不管是政治方面的，还是经济、社会或军事方面的，都需要有“创造性的”解决方案，否则就难以开创新局面。从这个角度讲，管理者需要有想像力，因为缺乏想像力的管理者不可能从另一个不同的、全新的角度去观察和理解问题。
广泛的考虑和选择的余地。万一决策在执行的过程中出现了问题或发现了错误，那么他也不会变得手足无措。不同意见还可以激发决策者及其同事们的想像力，可以将那些听上去似乎有理的意见转化为正确的意见，然后再将正确的意见转化为好的决策。
卓有成效的决策者不能一开始就有先入为主的想法，似乎只有一种建议是对的，而其他所有的建议都一定是错误的。他也不能一开始就抱着这样的想法：“我是对的，他是错的。”决策者必须从一开始就下决心要搞清楚为什么人们还有不同意见。
卓有成效的管理者当然也知道，蠢人和搬弄是非者总是存在的。不过，他们决不会认为持不同意见者不是蠢人便是狡诈之徒。他们还懂得，除非有确凿证据证明某人别有用心，否则就应该把持异议者都看作是头脑正常的和没有偏见的。假如他得出了一个明显错误的结论，那也是因为他所关心的和看到的是问题的另一个侧面。卓有成效的管理者会自问道：“我们应该向他作哪些说明，才能使他的观点站得住脚？”卓有成效的管理者所关心的，首先是理解，然后才去考虑谁是谁非的问题。
个律师毕竟应该考虑到对方律师也不是无能之辈。这对年轻律师来说是一种很好的训练，可以使他避免从一开始就只认为自己一方的案子是对的。
绝大多数人都是从自己一方出发考虑问题的。他们的逻辑是：既然自己这么看待问题，那么别人也必然会以同样的方式来看待问题。
不管自己的感情有多强烈，也不管他是多么肯定对方站不住脚，一个想做出正确决策的管理者必须要强迫自己了解不同意见，因为不同意见就是他推敲各种可供选择的办法的必要工具。有了这一工具，决策者才能确保某个问题的各个主要方面部能被仔细地考虑到。
卓有成效的决策者要问的最后一个问题也许就是“决策真的有必要吗？”因为有一种选择就是什么决策也不做。
决策就好比是动外科手术，它是对原有体系的一种介入和干预，所以总要冒休克的风险。如果没有必要，根本就不需要作任何决策。这就好比一个好外科医生决不会去动不必要的手术。不同的决策者会有不同的工作风格。有些比较激进，有些偏向保守、但从总体上说他们都遵守一定的工作规则。
如果不采取进一步措施情况将会恶化时，那就必须作出新的决策。如果机会来临，那也应该不失时机地作出决策。假如机会重要，而且可能稍纵即逝的话，那就必须立刻行动，甚至包括采取巨大的变革行动。
在某些条件下，也的确可以不作决策。比如，不加干预事情也不会出毛病。有一个问题可以帮助我们来进行鉴别：“如果不采取行动，情况将会怎么样？”假如答案是“不会出什么毛病”的话，那就根本不需要去进行任何干预。另外，假如情况的确有点今人头痛，但事情本身不是十分重要，也不会造成什么实质性的后果的话，那么也不必去加以干预。罗马人的一条法律就已经说过：“行政长官不宜去考虑鸡毛蒜皮之类的事情。”关丁这一点，看起来当今的许多管理者都还需要补上一课。
而绝大多数的情况都属于必须作决策与可以不作决策这两者之间的。有些问题虽然不能自行解决，但也不会发展到不可救药的地步。对这种问题，通常只需要作些改进，而不必去作什么实质性的改变或创新。在这两个极端之间，绝大多数都属于这种情况。换句话说，即使不采取什么行动，事情仍然可以维持下去。当然，如果采取行动的话。情况也许会变得更好。
在这种情况下，卓有成效的决策考应该作一番比较，是采取行动的风险大呢，还是不采取行动的风险大？在这个问题上，并没有公式可以帮他作出正确的决策，然而还是有两条原则可作为指导，因此对具体问题进行决策应该是不难的。这两条原则是：第一，如果采取行动的好处大大超过所要付出的代价和所冒的风险的话，那么就采取行动；第二。要么采取行动，要么不采取行动，切忌模棱两可，也决不能搞折衷。
在对决策的要求作了一番透彻的思考，对不同的选择进行了一番探讨、对决策的得失作过一番权衡之后，决策就成为顺理成章的事了。到了这一步，一切情况心中部已有数，该采取什么样的决策自然是明摆着的了。
然而，就在这个时候，大多数的决策却流产了。这是因为突然之间真相大白，原来所做的决策会使人感到不快，不像原先想的那么受欢迎，执行起来也不太容易。很明显，在这种时候不但需要有良好的判断，更需要有巨大的勇气。我们没有足够的理由说药都应该是苦的，但是良药通常的确是苦的。出于同样的道理，我们不敢说所有的决策都会使人觉得讨厌，但是最有效的决策执行起来往往会让人产生不愉快的感觉。
在这种时刻，有一件事卓有成效的管理者绝不可以去干。他不能向外来的压力让步，更不能说：“让我们再研究研究。”如果这样说了，那是懦夫的行为。懦夫可以死一千次，而勇敢者只能死一次。面对“再研究研究”的呼声，卓有成效的管理者会问道：“是不是再作一次研究就能讨论出新内容来？即使研究出新的内容，它会不会与我们要做的决策有关联？”如果答案是否定的，那么管理音就不应该再去做任何研究。决不能因为自己的优柔寡断而再来浪费别人的时间。
当然，也不应该匆匆忙忙地做出决策，除非自己对情况心中已十分有数。一般已有一定经验的成人，都已学会了倾听一种被古希腊哲学家苏格拉底称之为“守护神”的声音。这是一种发自内心的声音，它会在决策者的耳边轻轻地低语：“干万要小心。”如果决策是对的，仅仅因为执行起来会有困难，或者会引起人们的不满，或者可能后果吓人，那么决策者就没有理由不去坚持这一决策。但是，如果觉得心中有一种莫名其妙的不安、烦恼以及被困扰的感觉，那么最好不要立刻采取行动，就是缓一会儿也是好的。我所熟悉的一位擅长决策的朋友这样对我说：“当我觉得思绪纷乱时，我就会暂停任何决策。”这种不安的心情十次中有九次都是集中在一些无足轻重的细节上。可是到第十次，他突然意识到自己忽略了一件最为重要的事实，犯了一个根本性的错误，因此使自己的判断发生了偏差。这就好像福尔摩斯在一篇很多人部熟知的侦探故事中所做的那样，突然想起了“一件最为重要的事，那就是当凶手出现的时候，巴斯克维尔猎犬居然没有发出吠声”。不过，讲究效率的决策者不会等得太久，一般是几天，最多也不过是几个星期。如果到了那个时候，他的“守护神”并没有向他发出任何声音，那么不管他个人喜欢与否，他就应该立即行动起来，将决策付诸实施。
有人雇用管理者并不是要让管理者去做他自己喜欢做的事。管理者的责任是要把该做的事做好，具体地说，就是要进行有效的决策。
●决策与电脑
管理者今天正在作的往往只是一些就地适应性的变动，而电脑的出现将会迫使他们将今天正在采取的这些适应性变动提高到真正决策的高度。
电脑是管理者的有效工具。电脑可以使人的能力成百上千倍地增长。可是电脑也像其他所有的工具一样，能做的事情总是有限的，具有它自己的局限性。电脑的这种局限性将使我们的管理者不得不自己承担起做真正决策的责任，并可将目前这种适应性变动的做法提高到真正决策的水平上来。
决策不再是最高层中少数人的事。在现代机构户，几乎每个知识工作者或多或少都已成为决策者，要不至少也得在决策的过程个发挥着积极的、主动的和令人大开眼界的作用。在过去，决策是一件高度专业化的工作，它是由极少数人和专业部门来做的。而对其他部门来说，只是按照某种习惯的模式贯彻执行这些决策罢了。可是在当前那些规模较大的知识机构中，决策正在变成一种常规工作。尽管目前尚未达到日常工作的程度。进行有效决策的能力。现在已越来越成为知识工作者工作能力强弱的一种表现，至少对那些想提高工作效率、负有一定责任的知识工作者更是如此。
有了电脑后，管理者就会有更多的机会走到外界去看一看，因为只有外界才是企业效益的真正根源。
业务经理们若能早点学会通过对风险和不可知因素的研究和判断的方法来进行决策的话，那么我们就有望克服目前大企业里存在的一种通病──对上层管理人员的决策能力缺乏培训和测试。
业务经理们若能早点学会通过对风险和不可知因素的研究和判断的方法来进行决策的话，那么我们就有望克服目前大企业里存在的一种通病──对上层管理人员的决策能力缺乏培训和测试。如果在日常工作中，我们总是可以通过临时凑合的办法，而不必进行仔细思考来处理事务的话，如果我们总是可以跟着自己的“感觉“定，而不必借助知识与分析来处理事务的话，那么不管是政府部门、军队内部还是企业界里的操作人员将永远不可能得到应有的培训。不可能受到磨练，他们的决策能力也不可能得到测试。而这些人当他们被提升到高级管理职务时，将会面临非要作出战略抉择的考验。
当然，电脑也不可能把普通职员都变成决策者，这就好像计算尺不可能把一个高中生变成数学家一样。但是电脑将迫使我们早早作出选择；是当一名普通职员呢，还是当一名潜在的决策者？电脑将为潜在的决策者提供目标明确、讲究效果的决策学习机会。不过他必须敢于去操作。并把它操作好，否则的话电脑是不会自行运转的。
的确有充分的理由可以说明，电脑的出现已激起了人们对决策的新兴趣。但这并不是说电脑将会“取代“人来进行决策。电脑真正的好处是它可以代替人进行复杂的运算，从而使机构内的各层管理人员有更多的时间可以学习如何当好管理者，如何做出卓有成效的决策。
第八章 结 论：管理者必须卓有成效
■第8章 结 论：管理者必须卓有成效
本书讨论的内容是以以下两点作为前提的1、管理者的工作应该是卓有成效的；2、卓有成效是可以学到的。
人们聘用管理者，就是希望他的工作卓有成效。管理者应在机构内开展有效的工作，否则就对不住聘用他的机构了。为了不辱没这一称号，管理者应该学点什么，做些什么呢？在回答这个问题时，本书把机构和管理者的工作绩效作为两大目标。
上面提到的第二项前提是：卓有成效是可以学到的。因此，本书从各个方面展现了管理者工作绩效，其编排的次序将有利于读者自己学会如何成为一名卓有成效的管理者。当然，本书不是教科书，因为卓有成效虽然可以学到，但是如果光靠教是教不会的。它毕竞不是一门“学科”，它只是一种自我约束性的实践过程。不论是从书的结构上看，还是从全书的内容上看，有一个问题始终贯穿全书：是什么东西促成了机构和管理者的卓有成效？不过本书很少提到这样的问题：为什么要追求卓有成效2因为卓有成效对管理者而言是理所当然地应该做到的。
回顾本书各章所提出的论点和论证结果，读者会发现管理者的卓有成效还有另一个完全不问的侧面。它对个人的提高，对机构的发展，对现代社会的生存和运作都是必不可少的。
1、要做到卓有成效首先必须履行一个程序：记录好时间使用情况。这是一件机械性的工作，管理者甚至不必自己去做，他可以请秘书或助手代劳。假如管理者确能这么去做，那么他的收获必然会很大。虽然不敢说立竿见影，但是效果还是来得很快。如果能够持之以恒，那么这种做法还将会推动他更好地接受我们的第二条增效措施。
对管理者的时间安排作一番分析，消除不必要的浪费现象，这需要合行动。需要有基本决策、也需要管理者在行为、人际关系和工作重心上作出一些变更。这种分析可对时间的用法，对各类活动及其目标提出反省性的问题。这种反省会对许多工作质量和水平的提高起到积极的作用。当然也可以通过隔几个月检查一下使用时间的记录的方式来达到同样的目的。问题的关键是提高时间的利用率，时间是当前最为紧缺的资源。
2、这第二条要求就是管理者必须把他的目光集中到贡献上。这也就是说，管理者的工作要从程序性的操作提高到理论的高度上，要从机械性的操作提高到分析性的方法，要从只讲究工作效率提高到重视工作的结果。在这样做的同时，管理者还应严于律己，要懂得为什么人家愿意花钱雇用自己，要明白为什么自己必须作出贡献。要做到这一点并不太复杂。管理者只要对自己提出一些直截了当的、或多或少是提纲式的问题就行了。可是对这些问题的回答却会引导管理者对自己提出更高的要求，促使他去考虑自己及机构的目标，更加关心工作所能产生的价值。更重要的是，这些问题还会要求管理者承担起责任，而不再满足于单纯地执行命令，只求“上司满意”便行。如果对作贡献有了足够的重视，那么管理者就一定会认真考虑其目标与结果，而不再只是考虑手段问题。
3、卓有成效的第三条要求是充分发挥人的长处，这也是管理者在行为上必须具备的一个根本态度。提出这样的要求。是对人的尊重，对管理者本人及对别人的尊重。这涉及到行为方面的价值体系问题。不过，充分发挥人的长处也需要“边做边学”。需要通过实践才能有所提高。在充分发挥入的长处方面，管理者会将个人的动机与机构的需要，个人的能力与机构的效益，个人的成就与机构的机遇很好地结合起来。
4、第五章“重要的事情先做”与第二章“掌握自己的时间”是相辅相成的。我们也可以这么说，这两章是支撑管理者工作卓有成效的两根支柱。在那两章里，我们所关心的不再是如何处理时间资源，而是如何处理终极产品──机构和管理者的绩效问题。被纪录和被分析的巳不再是我们周围所发生的事件。而是我们努力地想去促成的事情。在那两章里正在被开发的不是信息。而是管理者的性格持征：洞察力、自立自强及勇敢精神。换句话说，正在被开发的肯定不是杰出的、天才的领导才能，而是一般的管理者都能做到的一些领导素质，它能帮助管理者经受住考验，使其有远大的目标、坚定的决心，有献身精神。
5、本书的最后几章讨论了有效决策的问题，而这个问题义与合理的行为是密切相关的。不会有一条通向卓有成效的康庄大道，但是对如何才能达到卓有成效的问题，本书还是提供了一些明确的测试标准，这些标准可以起到方向和指导性的作用。比如，对管理者应该如何从识别一般性的问题，进而确定决策必须满足的界限条件，本书并没有作详细的讲解，因为这是要根据当时的具体情况来决定的。可是，对需要做些什么以及按什么样的先后次序友做，却己说得非常清楚。根据这些标准，管理者就能训练和培养自己，对事情作出负责任的判断。有效的决策既要有一定的步骤，也要有分析，但是最关键的是要有某种职业道德的准则。
管理者的自我提高往往要比卓有成效的训练显得更为重要。他首先得要有知识和技能。在他当管理者的过程中，他还必须养成许多新的习惯，偶尔还不得不改掉一些老的习惯。不过话又得说回来，如果他不先养成讲究效率的习惯的话，那么不管有多少知识，有多好的技能和习惯，统统都帮不上什么大忙。
当一名卓有成效的管理者并没有什么了不起的地方，他只是像别人那样尽职尽力而已。没有人会将这本卓有成效管理者自我训练的书与克尔郭尔的伟大杰作《基督教徒的培养》去作比较。比当一名卓有成效的管理者更高的人生目标有的是，然而就是因为这一目标不是高不可攀，所以我们才能够做到卓有成效，才有可能造就大量现代社会和机构所需要的、卓有成效的管理者。倘若我们只需要圣人、诗人或第一流的学者来充实知识机构里的管理职位的话、那么大机构恐怕也就存在不了啦。其实大机构所需要的是能够完成“非同寻常的任务”的“寻常人才”。这就是卓有成效的管理者必须要努力做到的事。虽然这一目标不算太高，只要努力谁都做得到，但是能够学会自我提高，这才是真正含义上的对人的培养与训练。这种自我提高应该包括从技术性细节到工作态度、价值观、个性等各个方面，包括从履行普通的程序到承担各项义务等各个领域。
卓有成效管理者的自我提高，这是机构发展的中心环节不管该机构是企业、政府机关、研究所、医院还是军事部门。这是提高机构绩效的唯一途径。随着管理者工作效率的日益提高，整个机构的绩效水平也就会不断地上升。管理者自身条件的改善，可以帮助他们自己及周围的人将眼界放得更远。
结果是，不但机构的工作越干越好，而且还能不断地承担新任务，追求新目标。要把管理者训练和培养得卓有成效，那就必须对机构的现行方向、目标提出挑战。有了这种挑战精神，就可以使人的眼界从一些先入为主的事情上升到寻求新的机会上来，从只关心人的缺点上升到充分利用人的长处上来。机构若能达到这一境界，它就会对优秀人才产生很大的吸引力，就能激发人们献身事业的精神，使他们在绩效上作出更大的贡献。机构里有了能人，并不一定就能提高机构的效益。机构出现能人，是因为机构有很高的标准，能要求人们养成新的习惯和创造新的环境，并鼓励人们在实践中进行自我提高的缘故。而这些标准、习惯和环境的形成又与有序的、重点突出的、目的明确的、旨在提高卓有成效的自我训练密不可分的。
现代社会的运转（如果不说生存的话），依赖于许多大机构的效益，依赖于他们的绩效与成果，依赖于他们的价值、标准以及对自身的要求。
机构的绩效已显得越来越有决定性的意义，这不仅表现在经济领域，而且在诸如教育、医疗保健、知识进步等社会领域情况也是一样。渐渐地，一些举足轻重的大机构都已成了知识机构。这些机构雇用了知识工作者，并让他们承担起管理者的工作。他们在开展工作时须对整个机构的效益承担一份责任，或者由于工作及知识的特点，他们所做出的决策将会影响到整个机构的绩效和成果。
真正有效的机构并不是太多。它们甚至比卓有成效的管理者更为难得。可以说明这一点的例子比比皆是。不过从整体上来说，机构的绩效还处在原始阶段。大量的资源被投入到现代化的大企业、大政府机关、大医院或者大学里去，可是在大多数情况下，结果却显得不怎么样，力量部被分散了，大部分精力被投入到关于“昨天的事务”中去了。其目的也十分清楚：为了避免决策和不采取任何行动。机构也罢，管理者也罢，都需要系统地来提高自己的有效性，都需要养成卓有成效的工作习惯。他们必须学会如何去解决问题，如何来创造机会。他们需要集中精力，制订出工作的先后次序，而不能蜻蜓点水，什么事情都搞那么一点点。
管理者工作卓有成效，这肯定是卓有成效的机构所必须具备的基本要求之，这也是机构能得以发展的十分重要的一个原因。
提高管理者的工作效率，这是促进现代社会经济增长的希望所在，也是现代社会得以生存和发展的一大保障。
本书曾反复提到这一论断：知识工作者正在迅速地成为发达国家的一项主要资源。知识工作者已成了这些国家的一项重要投资、因为教育一向是各项投资中最为昂贵的一项投资。知识作者正在成为重要的成本中心。如何使他们发挥其长处。这巳成了高度发达的工业社会的一种经济需要。在这种社会里，体力劳动者的成本无法与发展中国家里的体力劳动者相竞争。只有知识工作者的劳动生产率，才能帮助他们抵御来自发展个国家的低工资竞争，使他们保持生活水平方面的优势。
这今为止，只有特别乐观的人才会对工业国家里的知识工作者的生产率不抱有任何的忧虑和担心。自从二次大战结束以来，对劳动大军的吸引力巳从体力劳动转向了脑力劳动，然而这一转变并没有显示出巨大的经济效益。总的来说，在效率和利润上都没有出现明显的提高，而这恰恰就是衡量企业经济效益的两把尺子。尽管工业高度发达国家在战后都搞得不错，他们的记录也给人以深刻的印象，但是在充分发挥知识工作者长处这件事上，仍然有着一段漫长的道路要走。而其中最关键的问题肯定就是如何让管理者都能做到卓有成效，因为管理者本身就是带有决定性的知识工作者。他们的水平，他们的标准，他们对自己的要求，在很大程度上决定了他们周围的知识工作者的工作方向、工作动力和献身精神。
而社会对管理者的卓有成效的需要就更为突出了。社会优势的发挥、社会的凝聚力已越来越依赖于知识工作者是否能将其心理和社会需求同机构和工业社会的目标结合在一起。
通常来说，知识工作者不会成为社会的经济问题，他们一般总是比较富有的，他们的工作也比较保险。由于有知识，他们经常可以更换工作。但是如何通过做好自己在机构里的那份工作来满足他们的心理需求，来实现他们的人生价值，这仍然还是一个问题。尽管大家都认为他们是专业人员，但他们同时又是雇员，因此得按照别人的意图行事。他们对某些知识领域负有义务，但同时他们又必须使知识的权威性服从于机构目标的需要。在知识领域里，没有上下属之分，有的只是年轻人与长者的区别。可是机构却离不开等级制度。这并不完全是新问题，军队和政府里的工作人员对这种等级制度很熟悉，他们知道如何来处理类似的问题。当然，这些问题是真实的。知识工作者并不担心贫困，他们所面临的危险是产生孤独感，这也就是说他们容易在内心产生厌烦和失望的情绪。
在19世纪，发展中国家所面临的一个社会问题是体力劳动者的需求与正在发展的经济之间的矛盾。而到了20世纪，如何让知识工作者得到适当的职位。如何使他们充分发得作用，如何令他们觉得自己己尽了责，这已成为发达国家的一个社会问题。
这个问题不会因为我们否认它的存在而消失。声称只有经济和社会效益的“客观现实“才是客观的存在，也解决不了问题。就是那些社会心理学家（如耶鲁大学的克里斯。阿吉里斯教授）的新浪漫主义也不能解决这一问题。这些社会心理学家正确地指出，机构的目标并不一定会与个人的愿望相一致，因此，他们得出结论：最好把这些目标搁到一边去。我们既要满足社会对机构效益的客观需求，又要满足个人对成就和尽责的需求。
管理者在卓有成效方面的自我提高便是解决这一问题的唯一可行办法。它可以使机构的目标与个人的需求很好地结合起来。有意想充分发挥自己及其他人的长处的管理者，一定要使机构的绩效能与个人的成就协调起来。他要设法让自己的知识成为可以帮助机构抓住机遇并获得成功的促进因素。通过强调贡献，他可以使其自身的价值转化为机构的效益。
19世纪的人认为，体力劳动者只有经济目标。只要有了经济报酬，他就满足了。其实，就像“人类关系学派”所说的那样，上述说法并不全对。一旦工资报酬提高到贫困线以上时，上述说法就站不住脚了。知识工作者对经济报酬也有要求。经济报酬也是对知识工作者的一种制约因素；但是，光有经济报酬并不等于有了一切。他还需要有机遇，需要有成就，希望自己能尽到了职责，实现自己的人生价值。只有使自己成为一名卓有成效的管理者，才能使他获得上述种种的满足。只有提高管理者的卓有成效件，才能帮助社会协调好如下这两种需求；机构需要让个人为其作出所需的贡献；个人需要把机构当成实现自己的人生目标的手段。因此，管理者必须学会做到卓有成效。
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