阿里巴巴UED

项目背景

在阿里这么一个跨团队合作特别频繁且紧密的环境下，我们每天的工作有很长的时间是在开会中进行。会议室每天的累计使用时长之和是12993小时，按照每个会议平均5人参加，每天花在开会上的工时约等于6.5万小时，若每人每天8小时工作时间，约等于8120人日，而这一成本还在持续增长。针对会议这一场景，我们通过用户的深度访谈及内外、客服等用户反馈渠道，收集了150+的问题。进一步整理分析后发现员工在会议体验中最大的痛点是“会议室预订难”以及“音视频入会难”。
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而针对“会议室预订难”，又可以拆分为三大核心问题：
1.资源不足；
2.资源滥用；
3.系统难用。

资源不足

当一个园区建好之后，会议室这个空间资源会变的相对固定，但随着业务的发展，员工对于这类空间资源的诉求是动态变化的，尤其是在特定的时期（例如招聘季、绩效季等）。同时也会根据业务特性及BU文化对于会议室诉求会有很大的差异。要使相对固定的空间资源满足动态的需求本身对于行政及置业规划是有很大的难度和挑战的。

资源滥用

由于会议室难订，很多员工不管有没有会议都会定期预订会议室，到时间不去也不会主动释放。或者占用跟会议人数不匹配的大会议室。除此之外对于项目室的申请和使用没有做到线上管理，对于是否存在空置靠行政人肉监督。项目室及可以预订会议室的比例也纯粹靠管理员经验掌控，缺乏动态调控机制。但滥用的问题不是单靠制度的制约就可以解决的，这是一个很综合的资源管理问题，除了鼓励员工有良好的会议室使用习惯，还可以通过技术手段更科学地改善浪费问题。

系统难用

目前会议室预订和发meeting在不同的系统，流程比较割裂；很多功能有缺失，筛选到合适的会议室比较困难，尤其是移动端体验较差；系统不智能，没有根据工位、定位、偏好等提供相应推荐，搜索结果为空时也没有近似推荐等等。

作为设计师，可以最先入手改善体验的就是“系统难用”这个问题。为什么我们先要对会议室移动端进行改版设计呢？首先移动端与PC端的用户使用量占比为2:3，而在使用体验上移动端的槽点比PC端要多。（PC端的问题主要在链路不通上，我们已通过插件的设计先在云邮箱作试点，后续会推广到其他场景及系统中）综合考虑后，我们开始了会议室预订移动端的改版设计。

设计过程

首先我们找了8名用户对线上的版本做了可用性测试，通过定性观察的方式，总结归纳现有版本的体验问题。
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除了优化现有可用性问题外，在改版设计中还考虑了之前调研定义的系统难用中“流程断裂”及“不智能”的问题，鼓励用户主动释放更多会议室资源，以及考虑缓解订不到会议室的焦虑感等等。

首页

由原来的纯功能入口，改为5大区块：banner位、主功能入口、智能推荐、我的预订及数据看版。新增功能“借一借”，可直接发送询问卡片给已订会议室的同事寻求“转让”。
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会议室列表页

将时间及地点切换整合到同一页缩短切换路径提升操作效率，记录用户常用地理位置减少操作；增强筛选功能帮助用户快速获取符合预期的结果。
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会议室详情页

优化页面结构，透出更多详情信息，增强预订时的确定感；默认收起不可选择的时间段。预订成功后可快速发起会议邀约，打通会议链路。
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我的预订

区别“可用”及“不可用”卡片设计，帮助用户弱化历史信息，聚焦“可用”会议室。透出“取消”操作，方便用户快捷释放不需要的会议室。
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会议室抢占

旧版的时段选择控件容易误操作，改为点选的方式可以提升效率及确定性。同时还解决之前不能从未来时段开始选择的问题。
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设计验证

改版上线后，到底有没有真正解决用户问题，还是只是UI的优化？通过XUX出品的线上体验工具“体验+”，我们可以来验证一下。当然，体验问题包含了很多维度，我们仅对效率的提升做了定量的分析及验证。新版移动端预订新增3条获取会议室链路及1条释放会议室链路，原有链路的任务完成率都有所提升。image.png

预订会议室

任务完成率提升了3倍（从旧版的平均11%到新版的49%），耗时增加30%（从平均47秒到1分钟左右），操作步数增加50%（从平均8步到现在的12步）。新增筛选功能让操作变的比较复杂且耗时较长，但更有助于任务成功；旧版的耗时低是因为容易误操作经常导致退出到首页。
扫一扫抢占会议室：任务完成率提升了50%（从36%提升到55%），耗时缩短至原来的1/2（从56秒缩短至20秒），操作步数基本不变。新版在首页直接透出了附近可抢占会议室，而旧版需要跳转至“可抢占会议室”列表进行检索，缩短前期找可抢占会议室的时间。但最终的任务完成率比预期要低，可能是部分用户扫码了不可抢占会议室或是扫错二维码等因素造成。之后会考虑在移动端以及会议室空间内更明确的告知用户抢占规则或透出抢占倒计时等。

释放会议室

任务完成率提升了10倍（从6%提升到90%），耗时缩短至旧版的10%（从58秒到5秒），操作数减半（由4步到2步）。新版在首页透出取消功能后，耗时、操作数都减少，任务完成率大幅提升。

总体来说改版后在操作效率及会议室释放的转化率上都有所提升，整体满意度从67.2%提升到80.9%。虽然在功能上已经打通了发会议邀约的链路，但从实际数据上来看日均成功样本只有在100+，只占到预订量的10%左右。智能推荐的任务完成率较低，跟资源紧缺有一定关系。（高峰时期预订率已达到95%，很少有剩余资源可被推荐）。

以上是会议室预订移动端改版项目的一点过程分享。这次改版只是一个开始，我们将会通过设计在会议的各个链路上不断探索并持续提升会议体验。