1、规划资源管理
在项目章程的指导下,根据项目管理计划中的质量管理计划和范围基准来编制资源管理计划。质量管理计划和范围基准有利于确定为达到既定的质量标准和交付特定的WBS要素,而需要如何开展资源管理过程。
虽然《PMBOK指南》中只列出了质量管理计划和范围基准,但实际上,需求管理计划、范围管理计划、进度管理计划、成本管理计划、进度基准和成本基准(都是项目管理计划的组成部分),也会影响规划资源管理过程。
应该根据项目目标以及拟用的目标实现方法来确定项目资源管理方法。
本过程还需要以下项目文件作为输入:
- 项目进度计划。资源管理方法应该有利于项目进度计划的实现。
- 需求文件。资源管理方法应该有利于实现既定的需求。
- 风险登记册。开展资源管理时,应该利用与资源有关的机会,减轻与资源有关的威胁。
- 相关方登记册。有些相关方对资源管理方法由特别的要求。
本过程还需要编制团队章程。
2、估算活动资源
根据项目管理计划和各种项目文件编制资源需求,以及作为附件的估算依据。然后,再把用于不同工作的同种资源汇总,形成资源分解结构。
项目管理计划中的资源管理计划规定了估算活动资源的方法,范围基准则有利于把活动的资源需求逐层向上汇总到工作包、控制账户和整个项目。
在本过程中,也需要汇总得出整个项目的资源需求。
以下项目文件是本过程的输入:
- 活动清单、活动属性。根据活动的性质,对每个活动估算资源。
- 假设日志。估算资源时需要考虑相关的假设条件和制约因素,如关于劳动生产率的假设。
- 成本估算。准备花多少钱去做某个活动,会直接决定能够找什么级别的资源。
- 风险登记册。有利于挑选合适类别的资源或使用合适数量的资源去应对风险登记册中的风险。
- 资源日历。资源(人员、设备或设施)可用于项目的日期,会直接决定所需资源的数量。例如,某人一周只能为项目工作2天而不是5天,项目就需要更多的人员(假定工期不变)。
3、获取资源
根据项目管理计划和各项项目文件,获取所需的人力资源和实物资源,并进行分配,得出实物分配单和项目团队派工单,同时需要确定资源的实际可用日期,形成资源日历。如果实际获取的资源并不完全符合原定的要求(如技能水平较低),就需要提出变更请求。
项目管理计划中的资源管理计划规定了用于获取资源的方法,如人员招聘程序和渠道;采购管理计划有利于通过采购从组织外部获取资源;成本基准则有利于控制用于获取资源的总成本。
以下四种项目文件,也是本过程的输入:
- 项目进度计划。获取资源的时间、种类和数量,必须符合进度计划的要求。
- 资源需求。按其中的规定,获取所需要的资源。
- 相关方登记册。需要与掌握资源的相关方打交道。
- 资源日历。只有在资源可用的日期,才能获取资源。
资源日历,既是估算活动资源过程和获取资源过程的输入,又是获取资源过程的输出。该怎么理解这一规定呢?首先,根据预定的资源日历(记录需要资源的日期)估算所需资源;然后,根据预定的资源日历去获取资源;再后。获取资源之后,确认资源的实际可用日期,得出更新后的资源日历(记录资源的实际可用日期)。
4、建设团队
根据项目管理计划中的资源管理计划,以及各种项目文件,开展团队建设活动,提高团队绩效。团队绩效的提高情况,需要记录在团队绩效评价中。开展团队建设活动,可能导致需要修改项目管理计划或相关的项目文件,从而需要提出变更请求。
以下项目文件都是本过程的输入:
- 项目进度计划。为实现进度计划二开展团队建设活动。例如,何时该进行何种培训,何时该召集何种会议,都取决于项目进度计划。
- 项目团队派工单。针对不同岗位的成员开展不同的团队建设活动。
- 资源日历。只能选择相关成员在项目上工作的日期开展团队建设活动。
- 团队章程。用于指导团队建设的高层次文件。
- 经验教训登记册。重复开展本过程时,需要参考以往的经验教训。
5、管理团队
本过程旨在了解团队成员和整个团队的工作表现,解决问题和冲突,并提出必要的变更请求。
项目管理计划中的资源管理计划,规定了管理团队的基本方法。
成员个人和整个团队的表现好坏,需要查看团队绩效评价文件。需要根据工作绩效报告中的项目实际绩效及其与计划要求的偏离程度,来反思团队的表现。
以下项目文件也是本过程的输入:
- 团队章程。用于指导团队管理的高层次文件。
- 项目团队派工单。对不同岗位的人员,业绩(工作表现)要求不尽相同。
- 问题日志。根据项目所发生的问题的数量和严重性,来反思团队的表现。
- 经验教训登记册。重复开展本过程时,需要参考以往的经验教训。
需要特别提及的是,获取资源、建设团队和管理团队这三个过程都有事业环境因素更新这个输出。在获取资源过程中,被用于本项目的资源会导致组织中的可用资源数量的减少。在建设团队过程中,需要更新组织人力资源档案中的人员培训记录(添加新接受的培训)。在管理团队过程中,需要把团队成员的表现反应反馈给执行组织的人力资源管理部门,更新人力资源档案。
6、控制资源
根据项目管理计划中的资源管理计划,把体现在工作绩效数据和问题日志中的资源获取、分配和使用的实际情况,与体现在相关项目文件中的计划要求进行比较,并把比较的结果记录在工作绩效信息中。如果结果不理想,就提出变更请求。对于按协议(合同)获取的资源,需要与协议中的规定进行比较。
项目文件包括:
- 问题日志。其中会记录与资源有关的实际问题,如资源短缺或供应延迟。也可以根据其中记录的其他问题去反思资源的使用情况。
- 实物资源分配单、项目进度计划、资源需求、资源分解结构、这些文件都直接记录了对相关资源的计划要求,例如,何时何种资源应该就位。
- 风险登记册。其中记录了与资源有关的风险,有利于分析资源问题产生的原因以及后果。
- 经验教训登记册。重复开展本过程时,需要参考以往的经验教训。