换个角度玩Excel
excel就两件事
- 第一件，设计一个标准、正确的源数据表
- 第二件，“变”出N个分类汇总表
源数据表
源数据表类似数据库中的表，每一行都是一条记录
- 别名：数据明细表，天下第一表
- 一维数据格式联想数据库中的表，任何数据都可以套入源数据表的格式，不同之处仅在于字段名称和数据
- 原则：一项工作一个源数据表，降低excel文件数量
- 用于保存源数据，好不好看无所谓
分类汇总表
- 别名：统计表，是由源数据表衍变出来
- 数据只有分类汇总了才有意义
- 分类汇总表不是人工手动汇总的，交给Excel去做
标准的源数据表
- 标题只能出现在命名工作簿或命名工作表
- 字段要足够完整
- 字段的排列顺序要考虑数据录入时的顺序
- 不能存在空白列，破坏了数据连续性
- 不要使用合计行
- 统一属性的数据记录在一列，如果一个属性有两个值，那么可以做两条记录（两行）
- 不要用合并单元格，破环了数据结构
- 数据要完整，没有数据也不能留白，可以填入
0或空文本"" - 避免源数据被记录在不同的工作簿，一个工作簿有上万行、百万行供你用，就不要一个月一个工作簿
- 批注能用，但不要贪多，源表重点在数据和其属性
源数据表中的数据
可以/不可以出现在Excel源数据表中的元素
- 可以：日期（2011/1/1)、数值（36）、名词（事假）、公式（=A3)、文字描述（仅限备注列）
- 不可以：符合（☆）、短语、句子、中午数值（三十三）、外星语（%&@￥~…）
- 不推荐：图形、批注
- 其他注意点
- 空文本是有值的状态，数字0同理，虽然肉眼看起来为空，但单元格有值，不为空
- 单元格的值是多少，看编辑栏是不会骗人的
三表概念
Excel可以做系统用？
系统数据有三部分：配置参数、源数据、汇总报表
- 配置参数：后台数据，不需要经常变更
- 源数据：录入的业务记录，明细数据
- 汇总报表：系统自动生成
一个完整的Excel工作表应有三个工作簿：
- 参数表
- 源数据表
- 分类汇总表
企业管理中，描述一个产品最好用代号而不是文字
- 例如“无缝钢管A型优质”在Excel用“WFGG-A-A”代替，其中最后一个A代表优质
- 生产企业中，这样的代号一般被称为物料号
- 电子产品中的代号叫S/N，即序列号
分类汇总表
利用数据透视表制作各种汇总表
在标准的源表中，选中任意单元格，“插入”-“表格“-“数据透视表”，或者利用Alt快捷键
数据透视表分页显示：“数据透视表工具”-“分析”-“数据透视表”-“选项”-“显示报表筛选页”，可以将全年的汇总表（一个表）拆分成12个表（月）显示
分类多的字段，尽可能作为行标签（左），少的则作为列标签（上），利于汇总表“站起来”，符合阅读习惯
不超过两个列字段
行列标签之间没有主次关系，但是行标签之间要注意主次关系，其顺序决定了汇总表想要传递的信息重点
求不同省份、不同会计制度类别、不同行业在不同营业状态下的全年营业收入总和。
行标签
一级行标签：省份
二级行标签：会计制度
三级行标签：行业
列标签
一级列表区：营业状态
值（数据项字段）：全年营业收入
汇总方式：求和
如果按照年、季度、月等方式进行统计，可以利用数据透视表中的“组合”功能，指把几个部分的数据组织成整体。该功能对于日期字段的数据特别适用。
在日期字段数据区域的任意单元格，右键-“组合”
日期数据的正确录入方式：2020/01/01或者2020-01-01
检验日期是否正确录入：将单元格格式设置为常规，如果日期变为一组数字（数字1表示1900-01-01），就是正确的录入方式，否则错误。
快捷键
Ctrl+；，当前日期
Ctrl+Shift+；，当前时间
汇总后想查看数据明细：鼠标左键双击汇总数即可得到一张对应的数据明细表，对明细表的操作并不会改变源表和透视表
透视表中集成了源数据，所以把数据透视表得到的汇总表复制到新的工作簿时，别人通过双击也会看到明细，因此在发送给别人时要采用选择性粘贴为数值，避免数据明细外泄。
数据同步
当源表中数据变化，汇总表中要进行刷新，同步数据
“数据透视表工具”-“分析”-“数据”-“刷新”
当源表中数据新增时，汇总表的源数据范围不会自动扩大，需要手动更新，或者提前设置为更大的范围
数据去重
选中数据，“数据”-“数据工具”-“删除重复值”
同一个字段显示多种汇总方式
前提：汇总表无列字段
在值选项卡中设置求和、最大值等多种汇总方式
复制透视表
可以将第一个透视表的数据复制到该工作簿的其他位置，得到不同角度的汇总结果
在优化表格之前，一定要了解当前自己处于什么位置，有怎样的能耐，公司会给予怎样的支持，再决定应该做什么样的事情。这张表格是否可以修改?修改过后的流程能否执行？需不需要新建表格?是改变别人的操作习惯，还是改变自己？这些问题，都需要在设计前的详细分析和调查中得到答案。
源表数据量的判断
2003版的Excel最大65536行，2007版最大1048576行
源数据表要么“高高瘦瘦”要么“矮矮胖胖”
不要把公司所有业务数据都扔到一张源表，而是每一项工作，有且只有一份能体现完整业务流程的源表。
源表的设计流程
- 设计表格时要明确自己的需求，像抢银行的匪徒，举起枪就两句话表达了需求
- 根据需求提取字段
- 对字段进行必要的拓展，保证字段完整性（可以添加录入人员名字，方便后续出现问题后进行纠正；对一些中文字段可以自定义代码，避免中文识别的缺陷，如供应商代码、商品代码）
- 字段排序，根据工作顺序初次排序，根据录入方式二次排序
- 工作顺序：时间、地点、人物、事件（比如记录考勤的顺序是:几月几日→谁一怎么了→有多严重→如何处罚→谁记录，翻译成Excel字段就是:日期(2011/2/6) →姓名(伍昊)→事件(迟到)一数量(5 分钟)→处罚(扣3分)一考勤员姓名(Uncle王)
- 录入方式：手工录入、复制粘贴、公式链接，按这个顺序连续排列，方便录入
- 表格装修：清晰、安全、智能、美观
- 补充单位
- 利用数据有效性保证数据录入规范
利用数据有效性，保证数据录入的规范
可以结合序列或者名称管理器使用
根据录入方式对字段排序后，后面的字段基本都设置了公式，使用时不希望被人更改可以进行保护工作表
- 选中允许录入的单元格区域，设置单元格格式，取消勾选“保护”标签中的“锁定”
- 利用“保护工作表”功能，取消勾选“选定锁定单元格”，点击确定，完成！
- 确定后，除了取消“锁定”的单元格，其他的单元格都被保护起来（也不能被选中）
或者在“审阅”-“保护”中设置“允许编辑区域”，再开启“保护工作表”
输入公式时，只输入函数名称再Ctrl+A，就可以打开函数面板。
例如“=vlookup”，再按Ctrl+A
vlookup函数，根据数据A去查找指定范围内A是否存在，若存在，返回该范围中同行指定列的数据，否则返回#N/A
column函数，返回单元格的列号，如=column（B1）返回2，是因为B2在第2列
表格美化
文本对齐：垂直居中，水平方向同列同方式
文本大小：对于数据明细，10号字比默认的12号更精致
字体：中文用宋体，英文用Arial或者TimesNewRoman
网格线：去除网格线更清爽，视图中设置
单元格边框：同类数据区域相同边框，禁止大面积的粗边框和虚线边框
色彩：不宜超过三种，多用不同层次的相同颜色或相同层次的不同颜色，
突出标题行：设置标题行的填充颜色，修改字体、字形、颜色、大小，和数据区域区分开
简化数据区域：待录入的数据区域不要填充色，慎用下划线、倾斜
数据区域：手工录入、复制粘贴、公式链接的数据区域要用不同的填充色区分
字体大小：需要录入和经常查看的单元格字体稍大，公式链接的数据调小，突出关注和操作重点
边框：虚线框弱化明细数据，粗线框分隔录入方式不同的区域
工作簿：可以利用颜色管理
最后保护工作表！
图表
重点在能够准确直观地诠释数据
让你的观点具有影响力
将excel的图表粘贴到PPT中，
- 粘贴为图表对象，会附带源数据，存在数据外泄风险
- 粘贴为链接，如果不在本机，对方就无法访问数据
其他
规避风险，珍惜他人和自己的劳动成果
- 定期备份Excel文件
- 不要在源数据表上操作，另存一份随你玩
多做假设
假设你当前的操作要重复多次，那么有没有更高效的方法技巧呢？也许当前这个表格只要合并十次单元格，所以你用笨方法操作了10次，下一次要合并100次、1000次呢，所以要不断思考和挖掘高效的方法。
换位思考
在设计流程、制定规则时，个人的无关紧要的操作，可能会带给别人上百次的重复工作
羡慕甜不如学习苦
职场上看到别人小有成就，应多多思考和借鉴他成功的原因，看他如何一步一步走过来的。学习别人的苦胜过羡慕别人的甜，不要一直处于攀比中，不利于改善自己的现状。
参考
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