行政支持

行政支持

作为行政支持专业人员，您负责确保团队步入正轨。即使在压力下同时处理多项优先任务时，您也需要保持条理清晰和高效。

本节为您提供简单方法，将提示词集成到日常任务中。

开始使用

首先，请在 “高效提示词编写指南” 部分查看一般的提示词编写技巧。

以下的每个提示词均附有一个相应的场景，旨在为您如何与 Gemini for Google Workspace 协作提供启发。提示词迭代示例展示了如何编写后续提示词，以在初始生成的响应基础上进一步完善。

提示词迭代示例

使用场景：

制定议程（包括非现场会议、一般会议等）

您正在规划一个为期三天的非现场会议 (offsite meeting)。为了制定议程，您与 Gemini 应用进行头脑风暴。您键入： Legend

Persona

Task

Context

Format

我是一名团队总监的执行助理。我们新组建的团队现在包括内容营销人员、数字营销人员和产品营销人员。我们将首次在华盛顿特区举行的为期三天的非现场会议相聚。请为每一天规划包含团队建设活动和深入战略工作时间的活动。

为我创建一个示例议程。

Gemini 应用

这是一个对您规划有帮助的开端。您需要为团队建设活动生成具体的想法。您键入：

建议三个不同的破冰活动 (icebreaker activities)，鼓励人们了解队友偏好的工作风格、优势和目标。确保破冰活动具有吸引力，并且能够让 25 人的小组在 30 分钟或更短时间内完成。

Gemini 应用

您对这个议程初稿感到满意。现在您希望将 Gemini 的响应重新组织成表格形式。您键入：

将此议程整理成表格格式。请包括一个您为每一天建议的破冰活动。

Gemini 应用

您选择了 导出到 Docs (Export to Docs)。您打开新创建的 Doc 文档。现在，您希望利用 Google Drive 中您现有的文件引入战略会议的详细摘要，以便为将要讨论的内容提供更多背景信息。您在 Docs 中向 Gemini 输入提示词，并通过键入 @文件名 来标记您的相关文件。

使用 @[2024 下半年团队愿景] 为本次议程的第一天开幕致辞生成摘要。

Docs 中的 Gemini (Gemini in Docs)

示例使用场景

行政管理人员 (Executive administrators) 和执行业务合作伙伴 (executive business partners)

使用场景：

管理多个电子邮件收件箱

休假返回后，您有许多未读、未分类的电子邮件。您在 Gmail 侧面板 (Gmail side panel) 中向 Gemini 输入提示词。您键入：

总结来自 [经理] 的过去一周的邮件。

Gmail 中的 Gemini (Gemini in Gmail)

Gemini 返回每条消息的简短摘要。要直接访问某条消息，您点击 来源 (Sources) 并看到可带您进入特定电子邮件的磁贴。您选择最重要的一个。电子邮件会话打开后，您看到有许多邮件往来。您在 Gmail 中向 Gemini 输入提示词：

总结此电子邮件会话并列出所有行动项和截止日期。

Gmail 中的 Gemini (Gemini in Gmail)

您需要回复一个问题，您认为最好的回答依据是您 Drive 中的一份文档。您在 Gmail 侧面板中向 Gemini 输入提示词。您键入：

针对这封邮件生成回复，并使用 @[文件名] 来描述 [某计划] 如何能与 [同事姓名] 消息中概述的工作流程互补。

Gmail 中的 Gemini (Gemini in Gmail)

Gmail 中的 Gemini (Gemini in Gmail) 返回一封建议的电子邮件，它直接引用了您自己的 Doc 文档内容。仔细阅读后，您选择侧面板中的 复制 图标，并将其直接粘贴到您的消息中。

使用场景：

规划差旅

您的经理即将在异地参加会议。您负责预订差旅行程并创建个性化行程单。您需要研究用餐地点。您与 Gemini 应用进行头脑风暴。您键入：

我是一名行政助理。我需要为 [地点] [日期] 期间的为期两天的商务旅行创建一份行程单。我的经理将入住 [酒店]。请建议距离酒店步行 10 分钟范围内不同的早餐和晚餐选择，并找一个娱乐选项，例如电影院、当地艺术展或热门旅游景点。请将其整理成表格给我。

Gemini 应用

您继续进行对话，直到您对行程单感到满意。在预订之前，您希望将草案分享给您的经理。您选择 分享和导出 (Share & export) 并选择 在 Gmail 中起草 (Draft in Gmail)。一旦草稿电子邮件创建完成，您对消息进行最后的润色并发送。

使用场景：

跟踪差旅和娱乐预算

您希望创建一个电子表格来跟踪所有产生的差旅费用。您打开一个新的 Google Sheet 并在 Sheets 侧面板 (Sheets side panel) 中向 Gemini 输入提示词。您键入：

为商务差旅创建一个预算跟踪器。它应当包含以下列：日期、支出类型（餐费、娱乐、交通）、供应商名称和说明。

Sheets 中的 Gemini (Gemini in Sheets)

Gemini 返回一个跟踪器，您现在可以随时输入数据。