太多效率工具在硬盘里吃灰？试试打造自己的效率组合工具 - 少数派

「本文参与少数派 2019 年度征文 + 效率有心得」

推荐效率工具的文章层出不穷，但往往都让你看的时候如获至宝，用的时候怀疑人生。别说提高工作效率了，精力都不知白白浪费了多少。

作为踩坑专家，我没少收集效率提升工具。一个一个下载试用过来，看起来装备齐全，半年后清理 PC 时才发现，90% 的工具都在硬盘里 “吃灰”。这让我发现了问题：一时冲动买了一堆工具，再去为工具打造使用场景，只能让自己“看起来” 效率很高。一旦工作忙起来，根本顾不上打造场景，工具也自然被忘得一干二净了。

总结核心原因，其实是出场顺序错了。

不是先有工具，为了用工具打造场景；而是先找到场景，为了适应场景，选择合适的工具。

所以我转变了思路，专心投入到眼下的工作，然后记录工作中的痛点，再去寻找解决这些问题的软硬件工具，放在真实的场景下去使用、验证和迭代。这样下来，才慢慢积累了一套适合自己的效率组合工具。

我将组合效率工具的方法进行了总结，其实就是简单粗暴的两个步骤：

1. 周期性痛点记录
2. 根据痛点寻找工具

比起刚才提到的 “先主动搜寻效率工具，买回来才发现不适合自己”，正确的做法是先看自己工作时的痛点，再有针对性地寻求解决方案。

方法论第一步：周期性痛点记录

我个人对于记录什么内容，哪些场景是可以记录的，有一个原则：

凡不需要 “动脑子” 的事情，通常都有办法立竿见影的提升效率。

比如，打字这件事，无需动脑；屏幕不够大，来回切换应用，切换的动作无需动脑；手机有消息，总是需要从桌上拿起来，而这个 “拿” 的动作，无需动脑。

所以我会自己定一个周期，在笔记本上记录梳理无需 “动脑” 的小事情、小场景。最开始时会每个月回顾一下，删掉一些“无关内容”，剩下的进行工具查找和优化。当判断能力逐渐提高后，基本每找到一个场景基本就是一定要去优化的。当然，这类场景也会越来越少。生活工作搭配的小工具也趋近稳定。

举个我自己的例子：

因工作需求，我每周都要提交周报，正好也能借机想想工作中有哪些环节值得优化。我一般从以下三个方面来考虑：

一、工作前

无论是小事还是大事，只要事情一多，就容易让人陷入迷茫——“我接下来要做什么来着？” 手机日历、邮箱日程、便利贴等…… 待办事项存在于各个软件中，还需要重新排优先级。初入职场的我，每次都要花十几分钟搞定这件事。

二、工作中

工作中的痛点比较多，随便列几个给大家感受下：

1. 工作任务一多，笔记本就容易卡，让人等得焦心。
2. 工作时打开的窗口一多，来回寻找切换又要消耗时间。
3. 手机弹出消息时拿起查看，很容易再看看其他推送和聊天信息，一不小心时间就溜走了。
4. 笔记本键盘打字不跟手，总觉得打字有些慢。
5. 截图很依赖通讯软件，而且编辑功能很难用。
6. 文件一多，找的时候就着急了。
7. 需要预览文件的时候，才发现 office 速度打开真是慢。
8. 在软件中重复 3~4 个步骤做某一件事非常浪费时间。
9. 当手头的事情被打断，再回过头时，无缝衔接比较困难。

三、工作后

最怕下班后被老板夺命连环 call，当工作电脑不在手边时，“新” 电脑的环境准备通常是比较耗时的。

上边三个部分就是我个人痛点记录的一些例子，供大家参考。

方法论第二步：根据痛点寻找工具

途径

当对痛点明确后，就可以寻找工具了。推荐几种我常用的轻量级的方式。少数派、知乎等常见社区，以及少数派软件商场等正版软件购买平台。

社区相信你已经比较熟悉，这里简单聊下正版软件购买平台。任意一个软件平台本身就已经对各个工具进行了一轮筛选，基本上物美价廉的软件都会被收录进来，并且解决相同问题的软件通常不止一种，可以充分根据销量和价格，再搭配实际的使用场景，很快就可以挑选出合适的。

判断方法

当途径明确后，就是要知道所选择的软硬件工具是不是真正满足场景需要的。我所总结出的方法很简单，两个字：

试用

哪怕你觉得这个软件描述 “绝了”，演示 “超神”，完美契合，高级会员还打折，都要忍住。一定要冷静，所有的软硬件工具都记得要试用。只有真正把工具放在这个场景里，才知道能不能用。

所以如果我挑选的是硬件工具，那么在购买时也会尽可能挑选 7 天无理由退货的，保证当自己认为不合适的时候，能没有阻碍的退掉。

此外，通常软件时不可退的，所以就更需要试用好，再消费。

购买原则

两个原则：

• 贴着 “痛点” 走，非发烧友不要无故提高预算
• 预算内，顶着预算采购硬件

每种硬件都有对应的高中低三个档位，就像耳机一样，解决 “听个响” 的问题，使用飞机上送的都行，但要去听 “监听器” 出来的声音，就需要配备专业耳机。

所以其他工具也是一样的道理，痛点是什么，就贴着痛点解决问题。而如果痛点对应了，有多个硬件工具，建议顶着预算买。强调一下，第二条原则是针对硬件的，因为硬件的试用成本比较高，所以优先试用一款 “价格” 相对高一些的，感受一下，很好就留着，不行再依次往下降。

和第一步一样，我举一个我自己的例子，就以上方列举的痛点为例，大家可以参考下发的思维导图：

从痛点到工具

对应这个思维导图，我将按工作前、工作时、工作后的逻辑，详细展开这些工具是如何在工作中为我提供服务的，希望对大家有所启发。

工作前 - 待办事项靠外脑

痛点在于事情多了就容易乱，因此需要利用工具节省大脑空间和精力，需求可以具体拆分如下：

• 可以同时在手机和电脑上操作
• 能够与工作、生活邮箱打通
• 能够同时记录工作与生活中的待办事项，并且不乱套

根据这三个需求，我所选择的工具是滴答清单，免费版就已经够用了。关于滴答清单的使用，网上有很多文章，这里介绍两个滴答清单带给我的小惊喜：

惊喜一 - PC 版的日历很棒

滴答清单 - PC 日历

这是一个用过就回不去的日历。在滴答清单自动打通我的手机事项、邮箱事项后，悬浮日历功能集中了我日常所有的事项，还能在此基础上设置周视图和月视图。它的亮点在于全平台，从此，手机自带的日历就淡出了我的视线。

惊喜二 - 优秀的小工具组合

滴答清单安卓版显示

这可能是安卓用户的小福利，上图所展示的页面很好地处理了我的日常打卡以及待办事项。

不复杂的配置，让我无需为每天要做的事情单独开辟一块容量去记忆。粗略估计，至少帮助我每天节省 30~60 分钟时间。

工作时 - 提升 “被动能力”，少花时间查找

所谓提升 “被动能力”，是指无需刻意练习，只需要花费少许金钱，就可以提升一部分效率。

而 “少花时间查找” 是指，工作中所依赖的大量工具时刻处于热备状态等待调用，而不是现用现找。比如要查找文件、预览文章、查单词、截图、打开网页…… 这些事情看似很琐碎，但容易打断思路。

下面介绍帮助我提升 “被动能力” 和让我缩短查找时间的工具组合。

硬件 - 哪怕是 100 块的机械键盘，也要有一个

机械键盘示例

器材党看到这个标题可能都要骂人了，100 块的机械键盘也能用？这里我强调的是要使用机械键盘，不用跟风购买那些昂贵的品牌，正在阅读的你可以根据自己的经济情况选择能够接受的价位。

我所表达的观点很简单，哪怕你预算很有限，但 “有” 比起 “没有”，可能是“质” 的区别。新手换上机械键盘后稍加熟悉，就能提升 20% 以上的打字速度。

硬件 - 哪怕公司只提供一个显示器，也要自己再买一个

双屏示例

双屏能够减少软件切换所带来的时间损耗。我的日常工作事项多，任务杂，屏幕里打开的窗口随随便便就有十几个。如果你和我的状态差不多，那么两个屏幕就可以很方便的对窗口进行排布。

我喜欢使用一横屏一竖屏，竖屏用于通讯软件 + 文档阅读，横屏用于其他窗口。减少切换带来的时间损耗，还降低了关错窗口的风险。

工作中使用的显示器依然是根据自己的预算进行配置，200 到上万的都有。但重点在于，在多窗口场景下工作，那么多屏的效率就会自然提升。

硬件 - 如果手机能够无线充电，请配一个立式充电座

立式无线充电器示例

我用的是小米 9，在配备使用了立式无线充电座后，再也不用回到工位再花时间把充电线插在手机上，离开工位时再把线与手机分离了。别小看这个小场景，它让我在很多需要立刻离开工位的瞬间都从容了不少。

与此同时，有了立式支架，我可以直接查看一些简短的消息和来电，从手机上摘录内容到 PC 也方便了很多。不过在试用同事的华为 mete30 + 立式充电座后，我感受到了差距。用了华为后，我 1 小时内可以少拿起手机 5 次。原因是用小米 9 时，如果一条消息没有在息屏前看完，就需要手动激活屏幕。而华为手机只要我盯着手机看，就不会息屏。这就避免了每次拿起手机后又不知不觉刷了好久的问题。

硬件 - 想在工作时感受不到电脑的性能瓶颈，还需要一台 PC

多台 PC 组合示例

32G 内存、I5 桌面版 CPU，足以让你在 1~2 年的正常工作中感受不到任何卡顿。我工作时打开的应用程序很多，所以在笔记本上打开一个 Word 都会等好几十秒，有时还需要重启电脑。后来我索性在原有笔记本的基础上配备了主机，从此工作再也没有因为性能不足而耽误时间。

我当下使用的是 Surface Pro 5+PC，而 Surface+PC 的组合也是目前我认为在工作场景下最高效的组合方式。

• Surface 开会友好，OneNote 就是为 Surface 而生的。
• Surface 出差轻便，续航刚好，轻办公轻松 cover。
• OneDrive 和 Office 在笔记本与 PC 上切换自如。

软件 - 一切效率软件默默在后台服务

聊完了 “硬件加速器”，再来聊聊如何让查找变轻松。

上面提到了我的 PC 有 32G 内存，对于办公电脑来说属于非常奢侈的容量。我有时需要跑一些虚拟机，所以用到了大内存。对于没有此类特殊需求的人来说，16G 就已经够用了。而 16G 内存最大的用处，就是让一些工具软件时刻在后台运行。除了一开始提到的滴答清单和常用通讯软件外，还有以下工具。

Mouse without borders——打通屏幕的隔阂

无界示例

Mouse Without Borders 教程-来源知乎

当采用了笔记本 + PC 的组合后，会产生一个问题：有时候在 PC 办公的同时，需要使用到笔记本里的内容。这种情况只要出现一次，就会完全不想同时使用两台设备，因为使用体验太糟糕。

曾经采用过罗技的跨屏幕方案，延时和体验都不太舒服。最后找到了一款官方软件，虽然是英文界面，但网上的教程非常全面，简单配置后，笔记本就顺利与 PC 无线连通在一起了。同一套键鼠，可以无缝控制两台电脑，非常愉悦。不仅解决了 “屏幕” 的隔阂，还增加了笔记本电脑的屏幕，轻松拥有三屏，丰富了使用空间，跨设备查找内容自然高效了不少。

词典软件及插件——至少两款翻译器才够用

准备两款翻译工具

工作中遇到英文文档的机会很多，我使用的是一款桌面端词典软件（比如 Bing 词典 / 有道词典）和 Chrome 浏览器的词典插件（沙拉查词）。

为什么要用两种呢？只使用一款软件时，如果觉得翻译不准确，会复制内容，打开浏览器找一个新词典进行二次翻译。那么提高效率的思路就很明显了，就像上图一样，让多种翻译工具随时为准备服务。

检索软件——这是我的 “装机必备”

双机 Ctrl 唤起 listary

使用 Windows 的小伙伴一定有共鸣，用 Windows 的检索框查找文件简直就是无尽的噩梦。直到我用到了 Listary，才知道双击 Ctrl 的美妙。

少数派对 Listary 的介绍非常多，如果你还没有用过，用它，用它，用它！

截图软件——好的截图软件能够提升 50% 的效率

图钉演示

我使用的是 Snipaste，这款软件我使用时有两个场景，场景一是截图 + 处理，然后发送给需要这张图的人。场景二是需要一个页面内的部分内容做参考，但又不想来回切换窗口。

比如上图就是我在写本篇内容时所需要参考的大纲，使用 “图钉” 功能，随时都能在屏幕上看到。

预览神器——有时只是想看一眼这个文件

空格打开 “一切”

无论是 quicklook 还是 seer，都可以达到 1 秒预览文件。它的使用场景是只想预览文件时，点击空格直接预览，减少了打开预览软件的时间。

当然，我个人更青睐 quicklook，软件体量以及稳定性都比 seer 好不少。而 seer 的优势在于可以预览的文件类型更多，可以根据具体的工作场景来选择。

Quicker——提升打开一切的效率

Quicker 让你在用电脑时，干什么都可以更快一点。比如更快打开常用的文件夹，更快发送内容到通讯软件中，更快使用 office，甚至合并几步为一步，减少重复性动作。简单演示一些我日常使用的操作。

快速用 IE 打开网址：

快速用 IE 打开网址

快速发送内容到微信：

快速发文件到微信

快速对图片进行 OCR：

快速 OCR

快速在 Typora 中打开源码模式：

特殊应用模式切换

总之，常用的操作你几乎可以用鼠标一键完成，其他拓展内容就交给各位自行探索了。

善用便签——训练快速恢复工作状态的能力

便签示例

下载软件有一个我非常羡慕的功能，是 “断点续传”。在工作中，我非常渴望拥有这样的能力。因为不被打扰专心做事是挺难的，只能自己刻意训练这种断点续传的能力。

我所使用的是 Windows 自带的便签应用，能够快速打开快速记录，多台 PC 快速同步。通常我会在被打断前简单用几个字记录当前的工作，方便过一会儿再处理时能够及时恢复状态，而不是挠头苦想 “我是谁？我在哪儿？我刚才在做什么？”

工作后 - 尽快检索到历史文档

这是一个很容易被忽略，但做好了又非常节省时间的环节。在工作完成后的一段时间内，比如几个月、半年后，还能很快找到当时的产物。这样不但能够帮助自己快速利用之前的劳动成果，还能不知不觉进行自我复盘和整理。下面我介绍两个我在工作后会经常使用的两个工具：

同步盘——有网的地方就是办公室

同步盘示例

同步盘本身有很多种，根据公司的要求选择即可。我使用的是 OneDrive，能够保存每个文件的历史版本，与同事协同处理一些文件。所以我把所有工作相关的内容都同步在 OneDrive 的文件夹中，这样即使本机误删除或电脑硬盘崩掉，也能从云端捞回来，非常提升安全感。

OneDrive 配合 Listary，只要是我做过的工作，几乎就没有检索不到的内容。

笔记工具——挑选适合你的笔记软件才能助力历史工作管理

笔记软件示例

挑选笔记软件一定要贴合工作实际，比如偏重项目管理的，建议 OneNote；偏重运营撰稿的，建议有道云或印象笔记等。总之，没有一款万能好用的笔记软件，一定不要因为怕麻烦而随便使用一款。因为当你使用时间久了，发现忍不了想换时，数据的导入导出就会成为灾难。

根据工作性质，我使用的是 OneNote。让我评价的话，OneNote 可能是职场中最好用的笔记软件，配合 Surface 的手写笔，无论是快速记录会议纪要，还是日常自己脑暴、写写画画，都是极佳选择。

不得不提的一个小功能是 OneNote 在开会时的录音功能。你可以边录音边进行关键词记录，等会后可以根据关键词记录的时间进行点放。拥有同样功能的讯飞商务手写纸则售价 4999。

总结

以上就是我个人在工作前、工作中、工作后所使用的一系列效率工具，解决了我所面临的一系列痛点。其实整体思路很简单，就是仔细体会在工作中的问题，然后去找对应可以节省时间的办法或工具，逐步形成自己的工作工具套装，并根据工作内容的不断更新而迭代。

但效率工具终究只是工具，最重要的并不是提升效率本身，而是提升效率后节省下来的时间拿来做了什么，这可能才是普通人与高效能人士之间的本质区别。
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