1. 一些关键理念

  1. 什么是会议？
  • 会议是多人参与的沟通
  • 各个板块（OKR、项目、研发迭代、预算）中，我们都需要遵循「PDCA」，做计划，做回顾，会议是进行PDCA的重要形式。
  • 会议本质上是一种PDCA的循环。
  1. 为什么要高效开会？
  • 因为会议在我们每天工作中占得时间实在是太多了。虽然很多PDCA可以通过文档、群聊的方式达成，但大部分中小企业中，基于文档的PDCA、异步沟通还很弱。
  • 因此，会议成为了我们PDCA的重要载体，会议质量一定程度上决定了PDCA的质量，决定了业务的走向。开不好会，做不好PDCA,业务（或项目）的失败是必然的。
  1. 会议的优劣势（相对于其他沟通形式） | 沟通媒介 | | 实时性 | 长期价值 | 体系性 | 表现力 | 检索能力 | | —- | —- | —- | —- | —- | —- | —- | | 同步协同 | IM消息 | 中 | 低 | 低 | 低 | 中 | | | 会议 | 高 | 低 | 低 | 高 | 低 | | 异步协同 | 邮件 | 低 | 中 | 中 | 中 | 中 | | | 文档 | 中 | 高 | 高 | 中 | 高 |
  • 会议的优势在于对参会人的时间具有高占用性、强制性、表现力，劣势在不成体系，难留存。
  • 邮件永远是一个中规中矩、平庸的沟通方式，能不用就不用

  • 文档的长期价值、体系化、检索支持度，无出其右，一定要用好文档这个工具

    1. 识别能力：低效会议的样子

  • 没有目标，会而无果

  • 做决定难，达成共识难
  • 插话跑题，总是延时拖堂
  • too many meetings~什么会该开？什么人该来？
  • 领导者是整场主导，员工参与感弱，沉默不言
  • 不同场景主题的会议，没有框架，规则和议程
  • 远程会议难以聚焦专注
  • 会议结论没人跟踪，开完就完了
  • 主持人不知道怎么主持好会，控场能力弱


5. 其他观点

  • 会议是用时间换结论的群体活动 。
  • 对于个人而言，会议的本质目的只有一个：获取资源。
    • 周会，我要获得的资源是：得知进度，把控风险
    • 产品创意讨论会，我要获得的资源是：群体智慧
    • 部门宣讲会，我要获得的资源是：把任务布置下去，获得所有人的时间
    • 1-1，我要获得的资源是：提出问题，提出期待，提供帮助，获得对方未来的进步

2. 会议的分类

  • 基本分类 | 类型 | 目的 | 时长 | 适合团队 | 推荐议程 | | —- | —- | —- | —- | —- | | **

日会-过任务 | 团队一起分享过去 24 小时都完成了什么？
未来 24 小时的行动计划是什么？ | 15分钟

| 密切合作的团队
敏捷协作团队
远程工作的团队 |
- 昨日任务完成追踪
- 今日计划
- 卡点阻碍推动
| | **

周会-过节点
**
| 团队每周同步项目进展，
互通有无，推进协作 | 45~60分钟 | 任何团队的必备会议

|
- 项目进展分享
- 上传下达，主题分享
- 议题讨论(what do youneed)
| | **

月会-过指标 | 团队定期回看目标完成 情況，调整策略，明确下周期优先级和任务 | 45~90分钟

| 管理团队
低密度协作团队

|
- 目标对齐，指标数据分享 (OKR对齐)
- 项目客户进展分享
- 上传下达，主题分享
- 议题讨论(what do youneed)
- 核心话题讨论（一般1~2个话题）
|

  • 业务相关的特有会议
  1. 产品创意/设计讨论会
  2. 产品需求宣讲会
  3. 部门计划宣讲会
  4. 技术方案对齐会
  5. 测试用例评审会
  6. 1-1 沟通会
  7. 客户会议（培训/售前）
  8. 合作方会议
  9. 跨部门沟通会

    3. 关于最佳实践&原则性指南

    会议最佳实践

    1. 一档一群一会
    2. 会议最多一小时
    3. 会议有主持人
    4. 分享用妙享
    5. 先开“记录”再开会
    6. “行动”进“任务”
    7. 会议算成本

一档一群一会

  • 拉群之前先将要讨论的内容写成文档
  • 在群中，也是基础文档来讨论，而不是消息
  • 新群第一个消息是文档链接
  • 文档和群都说不清楚的，再开会。

会议最多一小时

  • 会议15分钟一节，最多订4节，所以会议不应当超过一小时。

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会议有主持人

  • 会议有明确议题
  • 每个会议都要有主持人来控制时间
  • 主持人不断将大家过于发散的讨论 拉回到议题上

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分享用右边的“投文档”

  • 能用“投文档”用“投文档”

  • “投文档”大家可以自由阅读与协作

    先开“记录”再开会

  • 开会之前，先将会议记要的文档生成，并发给所有与会者

  • 会议记录有三个部分： 议题、结论、下一步行动。

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“行动”进“任务”

  • 会议记要中的行动，要推到任务中。

  • 任务要设“关注人”

    会议算成本

  • 主持人计算会议成本

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4. 让开会变得好玩

会前签到仪式

会前签到仪式。用签到仪式，表示你提前看过文档，并充分了解会议议题及内容
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成本核算仪式

成本核算仪式。结束前，主持人花2分钟，计算一下会议成本
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会议质量检查仪式

会议质量检查仪式。结束前，大家对会议质量进行投票
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花钱买时间

  • 专题类会议，会议材料没有准备，没有提前提供材料，浪费了其他人的时间，得花钱
  • 会议超时，得花钱
  • 引入无关议题，消耗了会议主题时间，得花钱买
  • 缺失会议纪要，浪费回溯和跟踪的时间，得花钱

  • …… |

    | 低效行为 | 花钱买时间 | 花钱的人 | | —- | —- | —- | —- | | 会前 | 专题类会议，没有会议材料 |
    - ￥50/次
    | 组会者 | | | 缺乏主持人 |
    - ￥5/次
    | 组会者 | | 会中 | 引入无关议题 |
    - ￥2/分钟，最多5分钟，主持人帮计时
    - 不计入到会议总体耗时
    | 发言人 | | | 会议质量评估＜80分 |
    - ￥5/次/人
    | 组会者/主持人 | | 会后 | 会议超时 |
    - ￥1/分钟，超出部分花钱买
    | 组会者/主持人 | | | 没有签到，没有提前阅读会议材料 |
    - ￥5/次
    | 参会者 | | | 缺失会议计算成本 |
    - ￥5/次
    | 主持人 | | | 缺失会议纪要 |
    - ￥10/次
    | 主持人 |

  • 红包发部门群，充当部门下午茶经费