高频开会已成为阿里人日常工作中最重要的沟通方式,然而开会也让阿里人心力交瘁——预定难,会议室在哪,八爪鱼不会用,投屏线接口对不上,会后还要整理会议纪要……如何通过设计去提升阿里人开会的效率和体验,成为了当下阿里巴巴企业数智化转型的重要任务。
传统的会议空间
随着阿里员工数量的不断增加,会议室一票难求的现象愈发严重。我们通过调研和后台数据发现,会议室的使用效率是导致资源不足的首要问题。通过会议室预定系统,为员工智能匹配和推荐就近楼层的空闲会议室。临时需要开会时,在办公区入口、电梯厅投放了空间导视大屏,同学可以很清晰的看到每一层当前空闲的会议室。
灵动的会议空间
除了传统的会议室,我们还为员工提供了更灵动的会议空间——视频会议吧。视频会议吧分布在楼层休闲区、电梯过道。主要针对小型半私密会议场景,如视频会议、在线招聘面试等,满足1-4人小型会议需求。员工可以通过顶部的条形电子屏,在远处看到会议吧是否占用或当前已被使用的时长。会议吧能够监测内部有无人,自动控制灯光和换气,从而创造一个安静舒适的小型会议空间。
优雅的会议空间
阿里巴巴西溪园区,顾名思义是建在杭州的西溪湿地之上,自然环境不输西溪国家湿地公园。建在园区湖边的白色“驿轩”,同样是员工可以使用的会议空间。“驿轩”配备阿里的音视频会议系统,除了日常的工作会议,还可以在这里和团队伙伴一起开Party。
虚拟的会议空间
传统的线上会议界面把每个人分隔在了不同的格子里,会议室的感觉荡然无存。但阿里郎音视频推出的欢聚模式一定能让你会心一笑,所有参会人员都聚集到到同一个场景中,并根据参会人数自动匹配虚拟会议室,有5人、16人的会议室模式,让参会人开会身临其境,有趣又好玩。
更智能的硬件
一键开会
除了会议空间的优化,我们还对会议硬件进行了重新定义。传统的硬件设备类型多样,交互复杂,学习成本高,连接起来费时费力。为此,我们研发了全新的软硬件一体机——黑鲨。它整合了电话机、麦克风、扬声器、触摸屏,统一了集团的会议室硬件,带来了全新的参会体验。一键发起、一键入会,扫脸即可识别员工身份。视频画面、麦克风、扬声器都可以通过触摸屏轻松控制。
自由投屏
以前,不同设备连接会议室的电视和投影仪,需要配备满足不同电脑接口的转接头、连接线。会议桌面因此凌乱不堪,线材也损耗严重,从而影响投屏效果。
现在,我们彻底抛弃了传统的有线投屏。在集团网络环境下,直接通过阿里郎客户端,输入电视机上显示的投屏码,即可快速投屏。对于集团访客,仅需将云投屏硬件插入电脑,即可像内部员工一样享受无线投屏的便捷。云投屏硬件,即插即用、无需安装任何驱动程序,从连接到投屏仅需10秒。画面和音频投屏超低延迟,还能一键息屏、保护隐私。
更智能的软件
AR铭牌
线上会议互相不认识、人太多记不住的尴尬在集团内部困扰着很多同学。我们用AI完美解决了这个问题!摄像头内植人脸识别,系统可以自动识别参会人员,为每个参会人配置一个AR铭牌,帮助参会的同学互相认识,叫不出名字的尴尬不复存在。
会议纪要
阿里郎客户端集成了语音转录,可以实时的把语音转化成文字,自动记录会议内容,自动同步在每个参会人的云笔记中,让会议纪要整理不再成为困扰。
未来的会议
随着视频会议硬件和技术的不断升级、5G网络的逐步普及,开会方式已经不再受办公设备的制约,只要有网,就可以随时随地开启会议。预计到2025年,人均办公使用的智能终端将超过4个,40%的工作人员会采用远程办公的方式。随着3D影像技术、VR技术、MR技术逐步成熟应用,未来的开会将不局限于会议室。可以随时随地,与全球各地的人开会,就像是在面对面交流一样,未来的会议形态将会模糊虚拟和现实的边界,虚实融合。
作为企业智能事业部,让企业变得智能是我们的使命。我们在不断探索,把最前沿技术和体验融入到阿里人日常的点滴中去,让每一位阿里人都能够认真生活,快乐工作。