PPT高效操作

一、准备工作

➊ 用思维导图等方法梳理内容
➋ 打开PPT，选择空白版式
➌ 利用 “母版” 插入固定元素
➍ 把内容不加修饰的放到PPT上
➎ 如果有英文，记得检查拼写

二、设计准备

方便排版

勾选智能参考线

智能参考线：针对2013及以上版本

设置顶点

只需四个「定点」，此时随意放大缩小，就不会跳转到下一页（可以将定点设置到母版中）

设置排版辅助（如有必要）

设置【快速工具访问栏】

OR

设置【浮动工具栏】（★）

减少操作

设置默认字体

• 新建 PPT 时默认字体为宋体（等线），提前自定义常用字体，减少频繁更换字体的时间。
• 通过【设计】-【变体】-【字体】，即可自定义主题字体。

设置为默认文本框

但是，这仅仅限于设置字体类型。
每次拖拽文本框生成的文本字体样式都是固定的。
此时，利用设置文本框。轻轻右键点击之后，将它【设置为默认文本框】。

设置为默认形状 / 线条

类似的，也可以【设置为默认形状】和【设置为默认线条】

设置默认颜色

与设置默认字体同理。可直接使用 Ofiice 自带的配色方案或自定义颜色。
通过【设计】-【变体】-【颜色】，即可自定义常用的颜色搭配。

你可以通过设置为 logo 的颜色或者你喜欢的配色作为主体颜色，当你再插入形状或图表的时候，就会默认使用你所使用的颜色，再也不用繁琐地更换颜色啦。

Q：如何使用经常调用的颜色？
A：将颜色固定在幻灯片母版的画布之外

保命操作

设置【最多可取消操作数】150次

设置【自动保存时间】

如果真的遇到软件无响应闪退，突然断电这种情况，到底该到哪里去找回未保存的文档。

情况一：出现【文档恢复】窗格

• 等确保一切恢复正常，重新打开 PPT ，此时 PPT 窗口左侧会出现【文档恢复】的选窗。
• 选窗中的文档会按照时间顺序排列，你仅仅需要找到最近“自动恢复”创建的PPT文件，单击一下，文件就会自动打开。

情况二：未出现【文档恢复】窗格

• 如果打开文件并没有出现【文档恢复】窗格，或者【文档恢复】窗格中没有出现你未保存的 PPT，你也不要着急。
• 点击【文件】进入软件后台，点击【信息】-【管理演示文稿】-【恢复未保存的演示文稿】，然后在弹出的文件夹中寻找你没有保存的 PPT 文档。

利兄的方法：

保存模板

Q：如何保存这些常用操作？

Step 1：幻灯片母版

1. 在【幻灯片母版】里只保留一张空白幻灯片
2. 设置默认字体 —— 【设计】-【变体】-【字体】
3. 设置默认颜色 —— 【设计】-【变体】-【颜色】

Step 2：高频操作添加为默认设置

1. 设置默认字号 —— 【设置为默认文本框】
2. 设置默认形状 —— 去边框

Step 3：设置为默认主题

1. 【设计】-【主题】-【保存当前主题】
2. 【设置为默认主题】
3. 然后，当你再新建一个 PPT 的时候，在【主题】中的【自定义】可直接使用这套模板啦~

Q：如何删除主题？

PS：在系统中右键新建PPT的话，默认页面还是会出现文本框

Q：换电脑后如何保留个性设置？
A ：将幻灯片主题、快速工具访问栏文件统一放到坚果云/百度网盘/U盘

其他设置

调整界面颜色

其实 PPT 的界面并不一定是橙色，通过【文件】-【选项】-【常规】，可以对 Office 进行个性化设置，比如界面背景和颜色。（黑色的只有2016版本及以上的有）

三、PPT放映

字体保存

方法一：将字体嵌入

方法二：无法嵌入怎么办？

• 如果字体较多，用iSlide导出字体，再将字体文件直接插入到PPT最后一页，不想再播放中被看到，可以设置为「隐藏幻灯片」
• 如果字体较少，直接在【Fonts】文件夹找到字体文件，插入到PPT，无须使用iSlide

检查兼容性（★）

为演示文稿加密

打印PPT

调整PPT的打印颜色。
选择“灰度”模式是在黑白打印机上打印彩色幻灯片的最佳模式，此时将以不同灰度显示不同彩色格式；
选择“纯黑白”模式则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色，可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备注和讲义。

PPT演示

在 PPT 演讲中，我们经常担心自己断片，忘词。这时候就能用上 PPT 自带的提词器了。在 【幻灯片放映】菜单中，勾选【使用演示者视图】（Alt + F5）。

设置【预览视图】

PPT文件一多，经常就不知道文件所对应的内容。如果可以在打开PPT文件之前就看到这个PPT的预览视图，那该多好，这样我们就知道打开的文件是否正确了。

四、批量操作

SmartArt

文本批量排版：文本转SmartArt

文字级别与图表级别可以对应转换

第一步：光标定位到文字部分 第二步：「提高列表级别」 第三步：选中文字 → 鼠标右键 → 「转换为SmartArt」

补充：文本转换成SmartArt的注意事项

原文本的格式会带到SmartArt中。 所以要先设置好格式，再转换成SmartArt 要选中文字，而不是整个SmartArt对象

图片批量排版：图片转SmartArt

案例来自@老秦

比如要将小黑的一套Q版头像的设计图展示出来，直接将全部图片拖入PPT，把图片全部框选，然后单击【图片工具-格式】，找到【图片样式】中的【图片版式】，选择一个合适的版式：

文字

批量更改字体

法一：用【替换字体】，一种字体变为另一种字体，一步到位！

法二：用美化大师
法三：用iSlide插件（【一键优化】-【统一字体】）

批量修改字号

使用插件【美化大师】，点击「替换字体」。

批量导出备注

利用OK插件的【备注合并】功能，可以批量将选中页面的备注合并到一起

形状

批量更改形状

• 全选中你的目标元素；
• 然后点击上方「形状格式」选项卡；
• 点击编辑形状中的更改形状，选择一个目标形状；

批量修改形状颜色（样式）

• PA插件：替换组合。
• 先绘制一个替换元素出来。然后按住Shift键，先选中目标元素，再选中替换元素。

然后打开PA插件选项卡中的替换组合功能。点击一下。瞬间替换完成

图片

批量插入图片

• 点击【插入-相册】，在弹出的对话框中点击【文件/磁盘】选择好相册的图片来源
• 点击【插入】后如果有需要再指定一下相册的版式和主题（确定底色、一页几图等），最后点击【创建】
• 全选所有幻灯片，将切换效果设置为【随机】，并勾选自动换片设置换片时间，一套简易的 PPT 相册就制作完成了

批量插入LOGO

• 点击「视图」，「幻灯片母版」，在「母版」页面上修改即可（Tip：按Shift键，再点击右下角的普通视图图标）
• 而如果只是不想让其出现在某一特定版式上，那么，这时候，我们可以选中那个特定版式，勾选「隐藏背景图形」即可。

批量修改图片

法一：【格式】-【大小】-【调整数值】
全选图片之后，点击格式选项卡中的数值调整区域，然后批量修改成目标形状的宽度和高度。但是会有个问题，你会发现原本很好看的图片，被强制拉伸破坏比例。

法二：iSlide插件：裁剪图片
批量修改图片或者形状的长度与宽度，并且不希望破坏比例。全选中图片之后，点击islide插件中裁剪图片功能（【设计排版】-【裁剪图片】）

批量提取图片

将后缀名改为.rar，再解压（只有pptx文件可以，ppt的不可以）

动画

批量去除动画

【幻灯片放映】——【设置幻灯片放映】—— 勾选【放映时不加动画】

页码

批量添加页码

• 对于一些页面比较多的 PPT，有时会有添加页码的需求
• 点击【插入-幻灯片编号】，在弹出的对话框中勾选【幻灯片编号】，点击【全部应用】

如果觉得样式不好看，可以进入【母版视图】，在最顶端的母版页调整页码占位符（右下角的<#>）的字体字号颜色等属性，页面上的页码也会随之改变：

使用这样的方式来添加页码，还有一个非常大的优势，如果制作完毕需要调整页面之间的顺序，例如要把第二节（10-20页）放到最开始去讲，只需要把这部分 PPT 页面拖到最前面即可，页码会自动重新分配，无需手动修改，可以节约大量的时间和精力。

批量删除手动设置的页码

• 对于修改一个已经手动设置过页码的 PPT 来讲，就必须先手动把旧的页码文本框删除掉
• 使用OK插件的【一键去除-去同位】功能，所有页面的页码都会在瞬间被删除掉

五、常见问题

项目符号和文本的距离太大

把一个文本框分成两个文本框

直！接！拖！出！来！