基础知识


  • 默认对齐方式：文本靠左，数字靠右，逻辑值居中
  • 排序方式：数值<文本<逻辑<错误值
  • 规范的数据录入方式：先设定该单元格或该列单元格格式，再输入内容
  • 数值是一种明确的单元格类型，分为正数、负数和零
  • 数值型格式和文本型格式的核心差异是可计算性

数值型单元格多选的时候状态栏自动显示如下类似内容(自动求和，求平均，计数):
单元格格式 - 图1
文本型单元格多选的时候状态栏显示的内容类似下图(只有计数):

单元格格式 - 图2

单元格格式概述

单元格有五种基本格式，它们分别是

  • 数值
  • 日期时间
  • 文本
  • 逻辑
  • 错误

数值

数值型格式的核心是可计算性，这句话包含两层意思:

  • 数值型内容支持直接计算。求和等四则运算直接上直接有结果，鼠标选中多个数值型单元格后，EXCEL右下方状态栏直接显示求和，计数和平均值。(如果不可计算，状态栏只显示计数)。
  • 数值型内容的计算结果是有意义的。两个手机号转化为纯数字后当然可以四则运算，可是这毫无意义，因此这种内容就应该以文本形式存在，类似的还有身份证号码、银行卡号等。

数值型单元格的存储精度是有上限的，最多15位，超过15位自动转为科学计数，科学计数的意思是超过15位的数字还是能存储的，不过已经没有精度了，都显示为0。

数值本身没有提供更多数字之外的信息，因此可读性不佳。这个是什么意思呢，比如一个单元格的内容是10，格式是数值。这个时候你当然知道这个数字是可以参与运算的，但是从语义理解上，你并不知道这个10代表的是10个人？10吨货？10天以后？还是10元钱，你不知道。还有一种情况，单元格里的数字是10000000，这个当然是可以运算没问题，但是想知道这个数到底是多少其实不容易尤其是你视力没那么好的情况下，如果显示成“1000万”呢？会好很多对不对？为了解决上述问题，EXCEL提供了自定义单元格功能，使得数值型单元格在不丧失可计算性的前提下获得了可读性。换句话说，通过自定义单元格，数字本身没有任何变化，依然是可以参加预算的，额外获得的好处是阅读体验增加，比如10显示成“10元”，10000000显示成“1000万”。

日期时间

Excel 将日期时间作为特殊的数值型单元格，具体计数使用序号来进行。具体而言，将1900年1月1日设置为起点，对应序号为1，此后每过一天序号加1，比如1900年1月20日对应20。时间则相应的在日期之间按照计时规则分配，比如1900年1月1日零点为1，则1月1日中午12:00对应为1.5，我们可以验证一下:

  • 我们在任意单元格输入1.5，然后通过 < ctrl+1 >快捷键调出格式设置对话框，将格式设置为日期时间，此时在公式编辑器区域可以看到值如下图:

单元格格式 - 图3

  • 任选一个空白单元格，使用快捷键 < ctrl+; >输入当前日期，同样通过 < ctrl+1 >快捷键调出格式设置对话框，将格式从默认的日期格式改为数值，则此时显示为42900(以2017年6月14日为例)，这表示从1900年1月1日到6月14日已经过了42900天了。

日期格式问题：

  • EXCEL认可的数据格式是年月日数字中间用 ”/” 或 ”-” 连接的格式，不管操作系统是什么语言，这两个符号都是没有问题的。
  • “ 年 月 日 ”这种写法在中文操作系统下也是没问题的
  • “.” 号不是日期标准符号，不被认可
  • 如何知道一个数字或者貌似日期的内容是不是被EXCEL识别为文本了？很简单，选中这个单元格，查看公式编辑器部分的显示内容，凡是显示为 ”/”连接的字符串(往往单元格内容并不是这个字符连接的)都是没问题的。
  • 日期和时间是可以运算的，常常用相减得到两个日期之间间隔多少天。

日期和时间输入方法：

  • 快捷键。获取当前日期，使用< ctrl+；>组合键，获取当前时间，使用< ctrl+shift+；>组合键，注意，这种方式获取的日期和时间都是静态的，输入后不会再变化了。
  • 函数。获取当前日期，使用TODAY函数；获取当前日期和时间，使用NOW函数；注意，这种方式获得的日期和时间是动态的，每次重新执行函数都是当下的最新数据。

文本

文本没有计算意义，只有拼接抽取查找等操作。文本型单元格输入的时候按照以下方法进行:

  • 先设置格式再录入(推荐)。选中区域或整列，调出单元格设置对话框，将格式设置为文本，然后再进行录入，这个时候录入身份证号、银行卡号都没有问题。预先指定文本格式后如果录入数字会显示绿色三角提示，全部选中后选择忽略即可
  • 文本型数字录入方式也可以以“’”开头(不包括双引号部分)，双引号里面的符号是英文单引号

需要注意的点:

  • 公式中直接引用文本需要加上英文双引号。
  • 含有空格(包括前方、中间、结尾)等不可见字符的文本容易造成查找及后续处理错误，注意清理这部分内容。
  • 文本内容换行推荐使用 EXCEL自带的“自动换行”功能，不推荐使用< alt+ENTER >模式，这会改变单元格内容。

逻辑值

逻辑值只有两个：TRUE和FALSE，一般不单独使用，通常作为公式的参数或者公式的运算结果。

  • 在四则运算中，TRUE=1，FALSE=0，1乘TRUE返回1,2+FALSE返回2
  • 在逻辑判断中，0=FALSE，所有非0值=TRUE
  • 在比较运算中，数值 < 文本 < FALSE < TRUE，因此 “=TRUE>1” 返回TRUE，”=FALSE=0” 返回FALSE，说明逻辑判断中FALSE和0并不等价。

错误值

错误值通常是公式运算返回的结果，在今后函数的部分单独练习

参考文献

[E1-04]单元格格式