2. 过程改进

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当你完成了PPT的思维突破，第二步就是要改进你的PPT设计过程，因为设计过程如果没有章法，就容易造成设计成果没有质量。

要实现过程改进，关键在于实践。如果不能去实践，所谓的思维突破，就是幻想和错觉。希望大家不要这样。PPT的设计过程有其内在规律，通俗点说，有它的章法或套路，按照这些章法去做，可以效率大升，事半功倍。

PPT的设计过程，大致分为五个步骤：分析-构思-制作-检查-发布。

2.1 分析

PPT设计的第一步是分析，这很重要，决定了你PPT的目标、方向和格调。

千万不要一拿到任务，就打开电脑，开始写PPT，应该先从分析开始。

需要分析些什么？首先要分析你的观众。了解并掌握观众的需求，甚至比你的PPT设计本身更重要。

你需要了解观众的背景（是管理者还是技术人员等），了解观众的立场，了解观众喜欢什么、讨厌什么。

观众厌恶的，我们要避免；观众喜欢的，我们要迎合。只有从观众的角度分析，从观众的角度出发，才有可能设计出吸引和说服观众的PPT。

观众厌恶冗长的，喜欢简洁的。微博为什么流行，“140字以内”的限制，使得作者不得不浓缩，不得不精炼。PPT类同，观众要快速地获取信息不耽误时间，就要求PPT的内容必须简洁、精炼。观众厌恶乏味的，喜欢有趣的；观众厌恶糟糕的，喜欢精美的；观众厌恶内容发散的，喜欢内容聚焦的；等等。

明确了观众的需求后，你需要确定你的目标：

我为什么要做这个演讲？

我要在这个演讲中讲什么？

有的PPT都有一个共同的目标，就是推销、推销和推销，重要的事说三遍！

• 要么推销产品或服务，获得客户接受，得到商业利润。
• 要么推销观点或理念，获得主管或同事的支持和认同。

违背了这个共同目标，你必定失败。达成了共同目标，你大概可以得60分。

每个PPT都有特定的目标。达成共同目标是基础，当大家都能做到时，真正区分水平高下的就是能否达成特定目标。

特定的PPT为特定的人服务。不要试图在一个PPT中既讲技术，又讲管理。PPT永远是为特定观众服务，所以在设计的时候，不要以自我为中心，要从观众的角度考虑需求。效果为王，只有观众认可的PPT才是好的PPT。所以，必须从观众的角度出发，设身处地考虑设计。

2.2 构思

第二步，还是不要急着打开电脑，要进行构思。

这时候，你可以静下心来，安静地思考一下。

请思考：我的中心主题是什么？这是最关键的。

确定中心主题是构思的第一步。
什么是中心主题？如果演讲结束，观众只能记住一点，你希望那是什么？OK，这就是中心主题。

不能干巴巴地抛出观点就不管了，所以论据很重要，因为论据是支撑论点是骨架和血肉。我需要哪些论据来支持我的主题？因此，收集论据是构思的第二步。

筛选论据是构思的第三步。这一步，需要剔除掉不相关的论据，力量不够强的论据，仅仅保留能有力支持主题的论据。

最后，考虑用什么逻辑把这些论据串联起来，是总分总结构，还是SCQA结构？用逻辑的线索串联论据，是构思的最后一步。

在构思的过程中，遇到障碍的时候，可以尝试换个角度看问题，也许会有不错的收获。

2.3 制作

“制作”是PPT设计过程的第三步，是最繁琐、工作量最大的一个步骤，需要不断地打磨。

PPT设计的过程如同烹调一道菜：准备阶段，分析客户需求，确定喜好，拟定菜单。制作阶段，选择食材，摘菜、清洗和切菜，下锅烹制，加入调料，控制火候（文武之道）。发布阶段，出锅，装盘，上桌。

厨师要做好菜，首先要选择好合适的食材，制作PPT也是类同的。

• 要选择有力支持观点的材料；
• 要选择有冲击力的材料；
• 要选择自己有切身感受的材料；
• 要选择有真实感的材料；

……

然后，筛选素材，如同摘菜、清洗和切菜。

接着，下锅烹制，就是把第一阶段的构思成果，转化为可视化表达的过程。

如同炒菜的核心技能在控制火候，烹制PPT的核心技能也有一些原则，例如：对齐、对比等。

对齐是每个设计者都应该做到的最基础的一条。对齐能够体现秩序之美。大脑偏爱整齐有序。

对比呈现差异，把观众的注意力吸引到要演示的重点上。关键的信息要与众不同，这样才能一目了然。

强调的观点要有对比反差，好人要靠坏蛋来衬托。

还要养成减法思维：学会删除，做减法。删除一切不相关的内容，删除冗余，减少干扰。

页面上的字要少一些，要大一些，再大一些，为最后一排观众而设计。

选择配文的图片，要有相关性，要高清，最好还要有激情（容易打动观众）。

要善用图标，尤其是矢量图标。小图标有大用，用好图标，可以给PPT增光添彩。

2.4 检查

检查是PPT设计过程的第四个步骤。在PPT发布前，要反复做好检查工作。越是重大的场合，检查越要重视。

首先要检查PPT。PowerPoint有7个视图，可以用于检查的视图有4个。

在普通视图下，可以对页面和备注的内容进行检查，关注的是内容细节。

在浏览视图下，可以概览检查和调整幻灯片顺序、风格等，关注整体效果和逻辑线索。

在备注视图下，可以备课，检查备注里的演讲词。

在放映视图下，可以检查实际演示效果（文字、排版、动画等）。放映视图包含观众和演讲者两个视角，可以自行选择。选择演讲者视角时，包含一个子视图“演示者视图”，可以在放映的同时查看演讲词和计时等。在演示者视图下进行彩排，可以检查备注提示下的演讲效果。

设置演示者视图的方法有两种：
方法1：点击“幻灯片放映”选项卡，勾选”监视器“组里的”使用演示者视图“。
方法2：点击“幻灯片放映”选项卡，点击“设置”组 - “设置幻灯片放映”菜单。在弹窗里选择”演讲者放映“，并勾选”使用演示者视图“。

其次，要检查环境。

提前检查场地，了解环境对演讲有什么限制：是大礼堂，还是小会议室？光线如何？幕布是多少长宽比？等等之类的。提前检查所有装备：笔记本、投影仪、连接线、麦克风、遥控器等。

2.5 发布

演讲发布时，最好提早到达会场，这样可以消除演讲的紧张感，还可以查疑补漏。

演讲的过程要留心观众的反应。如果大多数观众睡着了，说明内容不吸引人（沉闷的永远不是观众，而是讲师的演讲）。要么赶紧改变，讲点有趣的故事；要么早点结束。

演讲时忘词很正常，怕忘词？很简单，用演示者视图就可以了，它有提词功能。演示者视图是PowerPoint存在的最大价值之一。

演讲时要保证声音洪亮，挺直身体，从肺部发出你更为清晰的声音。要让最后一排观众也能听清，再不行就上设备。

演讲时可以走动，而且建议这样做，但不要遮挡屏幕。

不要回翻幻灯片，可以使用PowerPoint提供的切换页面功能。

不要一字一句地读幻灯片上的文字，那不是演讲。那会打断你的思路。还会打击观众对你的信心，表明你根本不理解你要表达的内容。为了戒掉这个坏习惯，可以页面上少写一些文字，把更多的文字转移到备注里。

演讲最好要有张有弛。适当的时候，试着放慢你的语速，通过增加一些停顿来达到强调的效果。

不要随便道歉，“对不起我有些紧张”，这样的话不要说，因为大部分观众不会注意你的紧张。道歉是在做错事的时候才说的。不要在观众面前用道歉来为你的能力不足做托辞或者假谦虚。

演讲中，不时地要和观众目光交流，让观众感觉到你有在与他们沟通。

演讲中一定要自信，不自信就说不清楚，不自信就没有说服力。

演讲是一门实践性技能，没有多少捷径，多练自然就好了。经常锻炼你在人前讲话的技巧，熟能生巧，这种锻炼会让你在演讲时显得自信和游刃有余。

把激情注入到演讲中，有激情的演讲是可以感染观众的。对演讲来说，有激情的和没激情的差别会很大。有激情的加持，可以弥补演讲技巧方面的些许不足。