Weaver Software
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泛微协同办公平台E-cology8.0版本后台维护手册(2)— 内容引擎
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版权说明

本手册以及相关的计算机软件程序仅用于为泛微协同管理平台最终用户提供信息，上海泛微网络科技股份有限公司有权。本手册是上海泛微网络科技股份有限公司的专有信息，并受中华人民共和国版权法和国际公约的保护。

未得到上海泛微网络科技股份有限公司明确的书面许可，不得为任何目的、以任何形式或手段辅助或传播本手册的任何部分内容。

本手册内容若有变动，恕不另行通知。本手册中例子中所引用的公司、人名和数据若非特殊说明，均属虚构。

本手册以及本手册所提及的任何产品的使用均受适应的最终用户许可协议限制。本手册由上海泛微网络科技股份有限公司制作。本手册中提及的所有商标、商标名称、服务标志及徽标均归其各自公司所有。
目录
前 言 6
一、 关于本手册 6
二、 手册结构 6
三、 针对用户 6
四、 更多资源 6
第1章 内容引擎 7
一、 概述 7
二、 内容引擎首页 7
第2章 目录设置 8
一、 文档目录 8
2.1.1、概述 8
2.1.2、目录设置总览 8
2.1.3、新建目录设置 11
2.1.4、目录属性设置 12
2.1.5、下级目录 17
2.1.6、权限管理 17
2.1.7、版本管理 22
2.1.8、文档编号 23
2.1.9、文档模板 26
2.1.10、文档属性页 26
2.1.11、文档审批 30
二、 虚拟目录 32
2.2.1、概述 32
2.2.2、虚拟目录设置 33
三、 字段管理 34
2.3.1、概述 34
2.3.2、字段管理 35
四、 目录模板 36
2.4.1、概述 36
2.4.2、目录模板设置 36
第3章 文档模板 37
一、 概述 37
二、 Html显示模板 38
三、 编辑模板 39
四、 模板与目录关联 39
第4章 新闻 41
一、概述 41
二、类型设置 41
三、新闻页设置 42
四、新闻图库 44
第5章 期刊 46
一、概述 46
二、设置期刊 46
三、创建期刊 47
第6章 批量操作 49
一、 批量上传文档 49
一、概述 49
二、上传操作 49
二、 批量调整共享 49
一、概述 49
二、批量共享调整操作 49
第7章 其它 51
一、 应用设置 51
7.1.1、概述 51
二、 文档弹出窗口设置 52
7.2.1、概述 52
7.2.2、弹出窗口文档设置 52

前 言

1 关于本手册

本手册是泛微协同管理平台E-cology8.0基础版本的系统维护手册，主要为了指导用户管理员使用本产品而编写。

2 手册结构

本手册针对管理员管理泛微协同管理平台E-cology进行详尽描述。
以下是关于本手册的基本结构

1. 内容引擎
2. 目录设置
3. 文档模板
4. 新闻
5. 期刊
6. 批量操作
7. 其它

   3 针对用户

   本手册针对泛微协同管理平台E-cology的最终用户的系统管理员及模块功能管理员，模块管理员必需具备基本的计算机操作技能，熟悉Windows操作环境并且已经掌握基本的软件操作方法，掌握Internet Explorer浏览器的基本使用，系统管理员还必须对数据库有基本的了解。

   4 更多资源

   本手册涵盖泛微协同管理平台E-cology系统功能的后台维护和配置操作指导，如果您能够详细的阅读本手册，就可以对泛微协同管理平台E-cology进行日程的维护工作。同时向用户提供多种帮助资源，以便您能够熟练使用本产品，从而感受到它的快捷易用。您可以根据实际情况，选择其中适应的方式。

• 应用培训期刊

泛微定期通过电子邮件发送《泛微应用培训期刊》向用户介绍使用泛微软件过程中可能遇到的问题和泛微软件功能应用技巧，提升客户的泛微软件应用水平，加强与泛微客户的广泛交流。

• 培训

针对大规模企业用户，泛微软件有限公司可为其组织上门培训，培训内容包括：产品功能使用、系统管理员培训、系统应用推广、产品使用技巧等。用户可以自行选择培训时间和内容。
电 话： 021－50942228 转 客户服务部

1. 内容引擎

   5 概述

   文档是E-cology中的重要模块之一，用户所有的文档都与此模块有关，除了我们常见的office文档、txt文档、pdf文档外，其它类型的文件如rar、zip、cad等都做为文档附件存放在系统中。

   6 内容引擎首页

   内容中心就设置是与文档相关的配置页面，如图1所示；
   1、统计了目录、模板、期刊和新闻4个部分的内容；
   2、目录热度统计是统计哪些目录中增加的文档最多；
   3、目录调整统计是统计目录的变动情况。
   
   图1

2. 目录设置

   7 文档目录

   2.1.1、概述

   知识目录是用来存放文档的地方，目录类似windows操作系统的文件夹，任意一层文件夹下面可以包含下级目录，也可以直接包含文档。

   2.1.2、目录设置总览

   1、点击文档目录后显示如图1所示，左侧是目录结构树，右侧是目录的列表。
   
   图1

• 点击【新建】按钮之后可以创建目录；
• 点击【Excel】导入可以通过Excel模板导入的方式来创建文档目录；
• 点击【Excel】导出可以将选中的目录相关内容及设置参数导出到Excel表格中；
• 列表菜单功能如下
  • 编辑：点击后可以编辑当前的目录；
  • 删除：点击后可以删除当前目录，如果此目录已经被使用的话是没有此按钮的；
  • 日志：点击后可以查看此目录的修改记录，点击后如图2所示；

图2

• 新建下级目录：点击后可以创建下级目录；
• 权限管理：点击后可以管理此目录维护、创建、共享等权限。

2、点击左侧的目录树后可以展开下级目录，右侧显示了选中目录的属性设置页面，如图3所示

图3

2.1.3、新建目录设置

1、在图1所示的页面中点击【新建】按钮后显示如图4所示，

图4

• 输入目录名称后点击【保存】按钮，目录就创建完成了；
• 如果希望创建在某个目录下面，点击【上级目录】浏览按钮，可以选择已经有的上级目录，如图5所示

图5

• 目录编码是用来在给此目录下文档设置编码规则的时候用的；
• 禁止文档重名开启后，此目录下的文档不允许重名；
• 顺序决定了此目录在目录树中的显示顺序。

• 点击【保存并进入详细设置】后我们就进入了此目录的详细属性的编辑页面了，详细内容见下一节。

  2.1.4、目录属性设置

  1、概述
  编辑目录或在新建目录页面点击【保存并进入详细设置】按钮显示如图6所示的目录属性维护页面，维护了目录的附加属性、权限、版本、编号、模板等功能。
  
  图6
  2、基本信息
  基本信息页面从功能、共享方式、Office文档管控、附件管理、打印管理等几个方面对目录进行设置

• 基本信息的内容如图7所示，与创建页面的内容一致

图7

• 功能设置如下表所示

图8

图8

• 共享设置是控制文档如何设置共享
  • 默认共享和非默认共享选中不选中在设置文档共享的时候不一样，
  • 不开启【文档提交时设置共享】的话，用户在创建文档保存后是不会弹出共享设置框，开启后会先弹出文档设置框，如果没有设置共享就关闭的话，文档处于草稿状态；
  • 根据下表所示，我们最常用的设置为只勾选【非默认共享】，这样做是这样考虑的，确保设置的目录默认共享不能被修改，因为这个是事先规定的哪些人可以看，而非默认共享可以修改是为了保证文档的所有者可以将文档共享给无权限查看的人。。

图9

• Office文档设置是用来控制这个目录下Office文档属性的
  • 锁定查看文档：开启后用户在线查看Office文档的时候就不能进行复制操作了；
  • 禁止文档下载：开启禁止文档下载后用户查看Office文档的时候没有下载按钮，只能在线查看；
  • Office文档最大：控制直接创建的Word或Excel文档的大小，不能超过8M，此值不建议修改。

图10

• 附件设置是用来控制在此目录下文档附件属性的
  • 附件上传最大：用来控制此目录上传附件的大小，如果设置为0的话表示不能上传附件；
  • 禁止附件批量下载：开启后此目录下文档如果关联了多个附件，需要下载只能一篇附件一篇附件进行下载，如果关闭此功能的话，在第一个附件旁边有【批量下载】按钮，点击后可以一次性下载此文档中的所有附件；
  • 单附件直接打开：如果在Html文档中只上传了一个附件，且Html文档中没有内容的话，前台用户查看此文档的时候直接打开附件的内容，而不是先打开Html文档

图11

• 打印设置是用来控制此目录下文档是否可以打印的，这里的文档单指Office文档
  • 是否控制打印：开启后下面的打印控制才有效，否则是不会控制的；
  • 打印申请流程：设置文档在无法打印的情况下可以通过流程的方式申请打印及打印次数，必需是使用【打印申请单据】制作的流程才能在这个浏览框中选到，此功能只能控制对文档拥有只读权限的用户；
  • 允许只读操作人打印：设置为【不允许】的时候只读操作人就不能打印文档了，如果要打印必需走上面设置的申请流程，设置【允许】就是允许只读权限的用户打印文档，设置【由文档设置】是指创建完文档的时候，文档所有者可以在文档属性页中设置允许或不允许。

图12

• 文档日志查看是用来控制文档日志查看范围的
  • 文档日志查看如果是根据文档权限来的话，那么可以查看文档就可以查看文档日志，如果设置的是【按文档日志权限】查看的话，那么只读操作者是不能查看文档日志的，必需是文档所有者及拥有系统权限【文档日志查看】权限的用户才能看；
  • 文档阅读日志控制：开启后在查看文档的时候后增加一个日志选项【文档阅读日志】，用户通过日志可以查看哪些用户看了此文档。

图13

• 类型是用来控制在创建文档的时候是否允许关联流程、人员、客户、项目等信息

图14

2.1.5、下级目录

下级目录页面是用来查看此目录的下级目录的，如图15所示

图15

• 在这里新建目录的话会将当前所选目录默认为上级目录；

• 其它操作是一样的，不重复介绍了。

  2.1.6、权限管理

  1、在【权限管理】页面中，将鼠标移动到【权限管理】菜单上，显示出二级子页面菜单，如图16，
  
  图16
  2、点击【维护权限】后添加此目录的维护权限，拥有维护权限的用户是不需要系统权限就可以管理指定的这个目录的；
  3、点击【创建权限】后进入文档创建权限的列表页面，点击【添加】后显示如图17，添加文档创建权限，设置哪些人可以创建文档，添加人员页面如图18所示；
  
  图17
  图18

• 部门+安全级别：选择部门并设定安全级别，只有被选中部门中符合设定安全级别范围内的人员才能在此目录中添加文档；

• 分部+安全级别：选择分部并设定安全级别，只有被选中分部中符合设定安全级别范围内的人员才能在此目录新建文档；
• 角色+安全级别+级别：选择角色，并且人员在角色中的级别需高于这里的级别，再看人员的安全级别是否在设定的安全级别范围内，如果在就可以新建文档；
• 安全级别：只要用户安全级别在指定范围内都可以新建文档；
• 用户类型：用户类型中主要分为两种，一个是内部员工，一个是客户，只是客户类型又分了很多种类，如图19所示，员工就是系统内的普通用户，其它的都是客户类型，所以一般我们只要选择员工即可。
• 人力资源：选择某个具体的用户做为此目录的创建者。

图19
4、点击【复制权限】后添加的用户可以将此目录下的文档复制到另一个目录中去，前提是另一个目录也要有复制权限；
5、点击【移动权限】后添加的用户可以将此目录下的文档移动到另一个目录中去，前提是另一个目录也要有移动权限；
6、点击默认共享后可以设置目录下文档的共享范围，如图20所示

• 目录共享机制首先需要明确的是目录本身是不能共享的，共享的是目录下存放的文档；在文档共享的时候可以看到两个名词：默认共享和非默认共享；所谓“默认共享”是指由管理员设置在子目录上的共享对象，当在此目录中新建了文档之后文档会继承此目录中设置的共享对象；而“非默认共享”是指由用户在添加文档之后设置的共享对象；
• 在目录设置—权限管理中，除了可以设置目录中文档的创建权限外，还可以设置文档默认共享范围，如图20，设置分为了3个部分
  • 文档创建人类型：员工-即系统中注册的用户，客户-只文档创建人为客户，与创建人无关-需要设置的默认共享对象与创建人无关的系统内用户；
  • 对象：根据文档创建人类型不同显示不同的对象，图20显示的是文档创建人类型为员工，可以看到对象中可以选择的人员都是与文档创建人有关的对象，包括了创建人本人、上级、同部门、同分部等，图21显示的是客户相关对象，因为是客户创建的文档，创建人本人就是指创建文档的客户，而客户是没有上级的，所以创建人经理是指这个客户的客户经理；图22显示的是与创建人无关，可以看到对象就类似前端共享方式了，可以选择任意的共享对象。

图20

图21

图22

• 权限：是指默认共享对象对文档的操作权限，分为了查看、编辑和完全控制，其中查看权限还可以控制共享对象是否可以下载文档的附件。
• 共享列表：在选择了共享对象及权限之后，必需点击按钮，将选择的共享范围添加到共享列表中，才能生效，如果要删除的话点击，需要说明的是这里添加的共享只对新增的文档有效，对于已经保存到此目录下的文档，添加或删除默认共享都不会受到影响。

  2.1.7、Excel导入导出

  1、在图1所示的目录列表上和目录基本信息设置页面上都有Excel导入按钮，点击后显示如图23所示，在这里可以下载模板并上传模板，模板内容注意以下一些规则。
  
  图23

• 【文档目录】字段为必填，其他字段不填写时，导入取默认值。
• 【文档目录】按目录层级填写，中间用“/”分隔，格式为“1级目录/2级目录/3级目录…”。
• 【默认虚拟目录】按目录层级填写，中间用“/”分隔，格式为“root/1级目录/2级目录/3级目录…”，如root下有虚拟目录“Ecology”则填写为“root/Ecology”即可。
• 其他字段按列头的选项提示进行填写。
• 【新建工作流指定流程】、【打印申请流程】两个字段不在导入模板中，如有需要请导入完成后手动填写。
• 【对系统已有目录进行更新】默认不开启，当导入模板存在系统已有目录时将不进行导入，如果开启该开关，则导入时对系统已有目录进行更新。

2、在导入的时候如果导入失败会看到一些提示，这些提示所对应的原因可以参考下表
选项有“是/否”或集体信息，未匹配到均提示“所填选项未找到”

2.1.8、版本管理

1、概述
版本管理功能是指存放在该目录下的文档，每编辑一次就会保存一个版本，根据设置及权限的不同，用户可以查看历史版本的文件。
2、版本管理设置
首先需要在【版本管理】页面开启版本管理功能，开启后如图1所示，否则是看不到下面3个设置项的；

图1

• 显示前缀：添加后用户在保存文档版本的时候在版本数字前面会先添加这个前缀；通常是字母例如：V；
• 只读权限操作人可查看历史版本：默认是关闭的，开启后只读权限操作者就可以查看历史版本了，如果用户拥有编辑以上权限，即使这里不开启也是可以查看历史版本的；

• 删除文档时是否删除历史版本文档的附件：默认也是关闭的，我们每次编辑文档，都会生成一个新的文档，这样我们在删除文档的时候历史版本会跟随删除，但是历史版本所关联的附件还是存放在服务器上的，开启后在删除当前版本文档的同时，会将历史版本关联的附件一起删除。

  2.1.9、文档编号

  1、概述
  文档编号功能就是设置一个编号规则，给所有放到此目录下的文档赋予一个编号。
  2、文档编号
  1、点击【文档编号】菜单后显示如图1所示，
  
  图1
  2、首先必须将【启用目录编码规则】开启，否则是无法进行编号的。
  3、在启用中还有一个开关是【子文档单独编码】功能，开启后该目录下的子文档使用另外一套编码规则，如图2所示，在最下方会多出一个子文档编号规则的设置项。
  
  图2
  3、编号设置
  1、在【设置】项分组中我们对文档编号的规则进行设置

• 顶级目录编码、上级目录编码和本目录编码是指目录设置中基本信息页面的【编码字段】中的内容放到文档编码中；

• 主文档编码必须开启【子文档单独编码】后才会显示，如果开启的话，那么子文档编码规则中会包含主文档编码；
• 【所有上级目录编码】如果开启了，【顶级目录编码】和【上级目录编码】就不能设置了，因为已经包含在其中了；
• 年月日开启后会在文档目录编码规则中添加文档创建时的年月日等信息；
• 本目录单独流水是指开启后当前目录的流水号是独立的，和其他目录无关，建议开启，如果不开启的话，会出现这个目录文档编号流水是001，另一个目录下的文档流水号是002的情况；
• 日期单独流水开启后，如果选择年，那么每年1月1号之后新创建的文档流水重新从1开始，如果选择日，那么流水号每天都会从1开始；
• 拖动设置项前面的按钮，可以对编号进行排序。

2、在规则下方有编号规则预览，设置中的规则在这里可以预览，这里有一点需要注意，如果开启了【启用目录编码规则】会出现两个规则预览，一个是主文档的一个是子文档规则，所以在预览规则右边有设置和取消按钮，在规则列表中设置的编号规则，必须点击设置按钮才能被应用，例如我们先设置主文档规则后，必须点击主文档右侧的【设置】,如果点击是子文档右侧的【设置】，那么上面的规则是被应用到了子文档编号规则上。

2.1.10、文档模板

1、概述
模板设置是将我们在【文档模板】中设置的显示模板、编辑模板与目录进行关联。
2、模板绑定
点击【模板设置】菜单后显示如图1所示，以列表的方式显示目录所关联的模板，点击添加按钮可以添加模板

图1

• 模板类型：选择关联模板的类型，可以是显示模板，也可以是编辑模板；
• 模板选择：这里可以选择我们在【文档模板】页面中所设置的显示、编辑模板；
• 默认：勾选后，这个目录下的文档只要类型相同就会使用这个模板，通常用在html的显示模板上；

• 模板绑定：根据文档类型、文档状态进行绑定，绑定后用户在前端是不能切换到其他模板中的，可以选择的选项有正常文档绑定、临时文档绑定和不绑定。

  2.1.11、文档属性页

  1、概述
  文档加入到系统中都会一个属性页面，记录文档的创建人、创建时间、所属目录等等附加信息，文档属性页就是用来设置这个目录下的文档属性显示哪些字段。
  2、文档属性页
  点击文档属性页显示如图1所示，系统已经将文档属性页的字段列出了
  
  图1

• 排序：拖动可以设置字段在文档属性显示页面的顺序；

• 字段：文档属性页字段的显示名；
• 是否显示：该字段是否在文档属性页中显示，选中表示显示；
• 自定义名称：自定义该字段在此目录下的显示名；
• 列宽：有半行和整行可以选择，半行表示字段所在行会有2个字段，整行表示字段所在行只有它一个字段，这里半行整行都是只实际文档的属性页面；
• 必填：勾选后用户在此目录下存放文档必须到属性页中填写此字段的内容后才能保存文档。

3、自定义字段
在图1所示的页面中点击鼠标右键有两个新建按钮，如图2所示

图2

• 新建字段：自定义字段是公用的，我们可以到【内容引擎】—【目录设置】—【字段管理】中添加，添加后在所有目录中都可以引用，也可以在这里新建，点击后如图3所示，创建字段的名称和字段类型，字段类型可以选择单行文本框、多行文本框、选择框、浏览按钮和check框五种类型；

图3

• 添加删除字段：这里是用来添加我们创建的自定义字段，点击后显示如图4所示，这里可以选择添加/删除自定义字段。

图4

• 删除：在右键菜单中还有删除按钮，这里的删除只能删除自定义添加的字段，系统默认的文档属性页字段是不能删除的，只能选择不显示。

  2.1.12、文档审批

  1、概述
  文档审批页面是用来设置存放到此目录下文档的审批流程。
  2、启用批准工作流
  如图1所示，在状态栏中选择了【启用批准工作】后，下方会出现批准工作流的浏览按钮，我们只要选择好已创建的批准工作流就可以了，选择的工作流有以下几个特点
  
  图1

• 首先必须是用系统表单【审批工作流】创建的流程才能被选中；

• 流程可以自动触发，即用户在目录下新建保存文档后就触发这条审批流程；
• 流程触发后，文档状态为【审批】，在流转过程中，文档创建人、审批人都不能修改文档，必须退回到创建节点，文档状态变为【草稿】后才能修改；
• 当流程归档后文档自动变为正常状态。

3、审批工作流
如图2所示，是审批工作流的设置页面，我们可以看到审批工作流可以设置两个流程，一个是生效流程一个是失效流程，它具有以下特点

图2

• 可以关联自定义表单创建的流程，但是表单上必须有浏览按钮-文档类型的字段；
• 流程出口上必须设置文档状态的动作，如图3所示，创建节点出口要将文档设置为审批状态，归档节点前出口要将文档设置为审批状态，如果是失效文档的话必须在归档前将文档状态设置为失效状态；

图3

• 在流程后面有【详细设置】按钮，点击后显示如图4所示，这里我们可以将流程表单字段与文档属性页字段关联，这样我们存放文档时候文档属性页字段的内容可以自动填写到流程表单中去，方便审批人在审批流程的时候了解文档的一些关键属性信息。

图4

8 虚拟目录

2.2.1、概述

系统中知识目录只有3层结构，在使用过程中很多客户觉得无法满足使用需要，希望能够建立更多的层级，所以在系统中增加了【虚拟目录】功能，能够建立最多10层的目录结构，当然既然是虚拟目录，那么仅仅是将文档关联到这些目录中，至于文档的共享、创建权限以及打印、锁定等等其它有关的功能都还是在原文档目录中控制。
虚拟目录起到的作用就是提供了另外一种维度来查询文档。

2.2.2、虚拟目录设置

虚拟目录设置需要有【虚拟目录维护权限】，在【内容引擎】—【目录设置】—【虚拟目录】下可以新建虚拟目录，如图1所示，左侧为虚拟目录树形结构。

图1
根节点“虚拟目录”是不能删除的，但是可以修改名字，如图1，点击下级目录后可以新建虚拟目录，显示如图2，输入目录名称【保存并进入详细设置】后显示如图3，需要设置该虚拟目录的管理员，否则没有人可以向这个虚拟目录中存放文档。

图2

图3
虚拟目录与知识目录的最大区别在于知识目录的文档必须放在最后一层【子目录】中，但是虚拟目录不同，除了根节点外其它任意一层都可以放文档，都点类似windows的文件夹功能。
向虚拟目录中放文档有两种方式，在子目录的基本设置中有一项为【默认虚拟目录】，如图4所示，这里选中后，那么放到此子目录中的文档会被自动存放到选中的虚拟目录中。
另外一种方式就是手动存放到虚拟目录中，查看文档列表的时候在列表上方有【导入选中文档到虚拟目录】和【导入所有文档到虚拟目录】两个选择，可以将文档导入到虚拟目录中，点击后展示的虚拟目录树，这个时候设置虚拟目录时【管理员】字段就有用了，这里只显示管理员为当前操作者的目录，其它虚拟目录不会显示，换句话说如果你不是虚拟目录中设置的管理员，你是不能导入文档到虚拟目录中的，另外你有管理员权限，但是看不到的文档同样无法导入到虚拟目录中的。

图4

9 字段管理

2.3.1、概述

在子目录管理中，管理员可以添加自定义字段做为该目录下文档的文档属性字段，在添加这些字段的时候不是直接创建，而是选择在字段管理中已经设置好的字段。

图1

2.3.2、字段管理

1、点击【字段管理】菜单后显示如图2所示

图2

• 点击【新建】按钮可以创建字段；
• 选中已有的字段点击【删除】按钮可以删除选中的字段,被引用的自定义字段不能被删除；
• 点击列表菜单【编辑】可以编辑这个字段的内容

2、点击【新建】按钮显示如图3所示，管理员可以选择5种类型的字段，输入数据库字段名和显示名后保存即可。可建的5种字段类型有单行文本框、多行文本框、选择框、浏览框和check框。

图3

10 目录模板

2.4.1、概述

平时维护目录的过程中，经常会遇到功能相似，存放目的不同的目录，除了目录名称不一样，其它设置都一样的，这个时候我们就希望能够有个东西可以减少我们重复设置目录属性的东西，目录模板就可以完成这样的工作，可以将一个目录存为模板，新建目录的时候去调用这个模板，相关的设置就被引用过来了，我们只要修改一下目录名称就可以使用了。

2.4.2、目录模板设置

子目录设置完成之后，我们如果还要设置类似的目录，我们可以通过调用模板的方式来创建新的子目录，那么这些被调用的模板就在【内容引擎】—【目录设置】—【目录模板】中统一管理，如图1所示
目录模板需要注意以下几点

• 目录模板只能通过子目录保存为模板的方式进行创建，在【目录模板】菜单这里是不能新建的；
• 在【目录模板】中显示的模板列表是不能进行详细内容编辑的且被引用的目录模板不能删除；
• 在引用目录模板的时候，必需先创建子目录并保存，然后在图2所示的模板选择中选择已有的目录模板。

图1

图2

1. 文档模板

   11 概述

   文档模板是知识管理中重要的一个部分，文档模板可以分为显示模板和编辑模板，显示模板意思是不管用户编辑的文档是如何排版的，在前台显示的时候都根据显示模板的排版样式进行显示，而编辑模板是用户在创建、编辑文档时候调用的，调用后用户只要在模板上继续编辑文档即可。
   显示模板在E8中可以设置Html显示模板，Word显示模板,wps显示模板.

   12 Html显示模板

   Html显示模板常用在一般文档上面，如新闻、公告、通知等。
   在【内容引擎】—【文档模板】—【显示模板】中进行设置，如图1所示
   
   图1
   新建显示模板和编辑显示模板窗口类似,如编辑显示模板窗口显示,如图2所示
   
   图2
   设置HTML显示模板设置中最重要的是参数，如图2所示，所有可以使用的参数都在模板框的左侧，当需要用到哪个参数字段的时候，现在左侧的文本框中选好位置，然后双击右侧对应的参数字段就可以了，前面是文字，后面跟随对应的参数，设置的时候可以设置参数的字体，位置等，最终前台显示的时候，相应的内容会根据你所设置的位置和字体、颜色进行显示。

   13 编辑模板

   编辑模板就不用分开介绍了，Html编辑模板和Word编辑模板是一样的，用户在新建文档后，根据新建文档的类型，可以选择对应的编辑模板，选择后模板中的内容显示在正在编辑的文档页面中，如果文档页面中已经有内容了也会被冲掉的。编辑模板的菜单在【内容引擎】—【文档模板】—【编辑模板】中。

   14 模板与目录关联

   在模板管理中设置好了模板之后，必需与目录关联才有效。
   在【子目录】设置中有【模板设置】这个页面，如图3所示
   
   图3

• 在模板类型中可以添加所有类型的模板，可以是显示模板也可以是编辑模板，如图4所示；
• 模板选择只能根据前面的模板类型进行选择模板对象；
• 默认选项如果选中的话，如果是显示模板的话，以选中的模板进行显示，如果是编辑模板的话，直接以选中的模板做为编辑页面；
• 模板绑定选项如图5，【可选择】表示创建文档的用户可以自行选择是否使用模板，【正常文档绑定】表示正常状态的文档会使用此模板；【临时文档绑定】表示失效状态或有失效日期的文档会使用这个模板。

图4

图5

1. 新闻

   一、概述

   新闻是系统内文档的一种表现形式，现在更多的是被应用在登录前门户中，因为系统内的文档都是根据共享范围决定了是否允许查看，在新闻中如果选择了外部新闻页的话，可以不受文档权限控制就可以查看文档。

   二、类型设置

   类型设置是用来对新闻页进行分类的，如图1所示，点击【内容引擎】—【新闻】—【类型设置】后看到的就是新闻类型的列表，点击【新建】按钮后显示如图2，设置方法非常简单，只要输入类型的名称后保存即可。
   
   图1
   
   图2

   三、新闻页设置

   1、基本信息
   点击【内容引擎】—【新闻】—【新闻页设置】后进入图3所示的页面，看到的是已有的新闻页列表，点击右上角的【新建】按钮后显示如图4所示，展示的是新闻页设置的基本信息。
   
   图3
   
   图4

2、内容设置
新建新闻页的时候只能编辑基本信息，点击图4所示的【保存并进入详细设置】和编辑已有的新闻页，可以对新闻页的显示内容进行维护，如图5所示，是内容设置页面

图5

3、显示设置
图6所示的就是新闻页的显示设置页面，主要设置新闻页中一些显示参数。

图6

四、新闻图库

新闻图库是用来管理新闻页中需要用到图片的地方，如图7所示，分别维护主页新闻图片、背景图片和图片大小。维护方式都非常简单，点击新建按钮后输入名称即可。

• 新闻页图片：设置的是主页新闻的默认图片，当主页新闻中不包含图片的时候就显示此默认图片；
• 新闻页背景：设置的是新闻页的背景图片，这里需要说明的是不能用颜色很深的图片做为背景图片，因为无法与新闻页的字体颜色做出区分会造成无法看到新闻页的内容；
• 图片设置：用来设置主页新闻图片的显示大小，如图8所示，调整大小是用来设置当图片大于或小于主页新闻图片显示框的时候如何处理，如图9所示，指定宽度是设置主页新闻显示的图片宽度。

图7

图8

图9

1. 期刊

   一、概述

   大多数企业都会定期出版自己的企业期刊来记录企业发展的点点滴滴，e-cology提供的电子期刊则是企业纸质杂志的升级版本，它不仅环保，而且还不受时间、空间、地域的限制，并以更新颖、更直观的形式展现在读者面前。企业可以通过它向企业员工宣传企业文化、发布企业动态及产品信息等。如图1，是用户在前台看到的一份制作好的期刊样本。
   图1

   二、设置期刊

   由于期刊的基本样式已经在系统中固定，所以我们要做的只是按照顺序将内容填入到期刊中就好了，如图2所示。
   图2

• 左侧为期刊的列表，第一层为刊名，第二层为该期刊的每一期的名称；
• 在没有点击左侧期刊名称的时候，右侧显示的是所有的期刊列表，点击左侧的期刊名称之后显示的就是该期刊的详细设置了，如图3所示，可以编辑期刊。

图3

三、创建期刊

1、第一步我们需要给期刊起个名字，因为一个企业可能不止一种类型的期刊，所以需要在【内容引擎】—【期刊】—【期刊设置】中新建一份期刊，如图4所示，给期刊起个名字，保存后在左侧列表中就会出现你所创建的期刊名称；

图4
2、点击期刊名称后显示如图5所示，切换到刊号信息页面，然后点击【增加刊号】，输入刊号，选择刊首文章

• 首先输入刊号，刊号不能重复；刊号代表了期刊类型不同时间发布的内容，就像杂志分为月刊、半月刊等
• 刊首文章，在前台显示的时候在元素中直接显示的文章，打开期刊后此文章也会显示在最前面；

图5
3、如果要继续编辑请点击【保存并进入详细设置】，就开始设置期刊的内容，如图6所示，在当前刊号页面中选择期刊内容页面，点击添加进行详细内容的编辑

• 分组也可以理解为杂志中的栏目，比如团队建设、生活点滴、经验分享等等；
• 图中【是否显示组名】是指前台用户在查看期刊内容的时候是否将组名显示出来，勾中表示显示；
• 每个栏目后面跟随相应的文档，文档必须事先放到系统中去，添加的文档期刊编辑人必须能够查看才能选中，而且要共享给其他用户，否则他们在期刊中点击了文档会提示无权限查看。

图6
4、以上设置好之后保存，期刊就算设置完成了，到登录后门户中添加【期刊元素】，在期刊元素中选择当前设置的期刊名称，该期刊所有的刊号都会显示在此元素中，用户就可以查阅了。

1. 批量操作

   15 批量上传文档

   一、概述

   当我们有大量文档需要上传到系统中的时候，如果还采用普通的方式一篇一篇去新建显然是耗时耗力的，因此系统提供了批量上传功能，可以一次性上传大量的文档。

   二、上传操作

   1、如图1所示，选择需要存放的目录和文件后点击【保存】按钮就可以了，上传的文档根据目录的默认共享范围进行共享，所有者为当前的操作用户。
   
   图1
   2、必需拥有系统权限【774-批量上传权限】的用户才能进行文档批量上传操作。

   16 批量调整共享

   一、概述

   当系统用了一段时间后，可能由于一开始的规划问题、组织结构发生了调整、人员的变动等等原因引起原有的文档共享范围已经不能满足实际使用需要了，这个时候就需要对这些文档的共享范围进行调整，这个时候就需要批量调整功能来调整这些工作。

   二、批量共享调整操作

   批量调整共享功能是E8中新开发的功能，用来批量调整一批文档的共享范围。

• 首先需要通过搜索条件将要批量修改共享范围的文档找出来，如图1所示

图1

• 在查找出的文档列表页面点击鼠标右键，如图2所示，有两个菜单【全部调整】和【调整所选项】，点击后进入共享设置页面。这两个菜单的区别在于，【全部调整】是修改所有搜索出来的文档，【调整所选项】修改的只是被选中的文档。

图2

• 在共享页面，如图3所示，只要按照共享文档方式添加共享对象就可以了，区别在于对原有共享范围的调整选择，在共享信息中有两个选项可以选择删除文档原有的共享，还可以修改文档历史版本的共享范围。

图3

1. 其它

   17 应用设置

   7.1.1、概述

   应用设置实际是对批量文档共享功能的一个补充，因为在做文档批量操作的时候，会大量占用数据库的资源，所以在上班高峰的时候操作，会影响其它用户的正常使用，在这里我们可以设定允许做批量共享操作的时间，只有在这个时间内可以做此操作，设置页面如图1所示。只要选择好操作的时间后点击【添加】就可以了，一天可以设置多个操作时间段。
   
   图1

   18 文档弹出窗口设置

   7.2.1、概述

   文档弹出窗口功能是将系统中比较紧急的通知在用户登录系统的时候以弹出窗口的方式直接展示在用户面前，通常是通知公告之类的文档。

   7.2.2、弹出窗口文档设置

   点击【内容引擎】—【其他】—【文档弹出窗口设置】后显示如图1。
   
   图1
   1、页面分为左右两列，左侧为知识目录，红色数字代表此目录下未读文档数量，黑色数字表示所有可阅文档数量，右侧为目录下文档数量列表；
   2、在文档列表菜单中有【设置】按钮，如果哪篇文档需要弹出就点击此按钮，点击后显示如图2。
   
   图2