我从小就是个整理控，喜欢把东西收拾得井井有条。 记得上幼儿园的时候，睡前习惯性把衣服叠成豆腐块，老妈和姐姐每次看了都忍不住夸。 不过，后来啊这爱收拾的习惯，慢慢转移到「资料整理」上了。 比如这是我5年多前整理的大学课件 👇 
2年前的个人电脑「开始」界面👇 
工作之后的资料整理 👇 
最近一段时间，我就寻思着写篇文章，系统总结自己的资料整理经验。 在我眼里，资料整理早就不是简单的收拾整齐，它的背后其实是知识管理。 怎么理解这句话？看完文章就知道啦。
为什么你的资料总是乱糟糟？
不知道你在做资料整理的时候，有没有遇到过这样的问题：整理体系一日三变，今天觉得这样整理好，明天觉得哪里不对劲。时常反复，日渐心累，花费大量时间之后，最终只能放弃。 所以，我觉得先把资料整理常见的问题挑明，再给解决方法，比较妥当。 当然，「懒癌」晚期患者，俺就没办法了。
❶ 分类杂
下图这样的场面，大家都不陌生吧？干货是个好东西，不过常常是收藏一时爽，用时火葬场。 
❷ 命名乱
很多人在文件命名上做得不到位，经常无头无尾，即使有everything这样的搜索神器，也无法拯救。 
❸ 工具多
来，现在做个数数游戏，打开你的电脑或手机，看看自己手上正在使用的资料整理工具，是不是一只手都数不过来了？ 
找资料的时候，是不是经常一脸懵逼：咦，这个文档我放哪来着？ 所以在我的眼里，抛开懒惰这一因素，很多人在整理资料时会遇到三大问题：分类杂、命名乱、工具多。接下来，我就针对每个痛点，把自己的经验分享给大家，希望给各位带去启发。
我是怎么解决这些问题的？
找对症状，问题就解决了一半。 先来说第一个，也是最重要的一个。
分类杂
核心关键：建立一套知识体系。
比如你要负责一个公众号的整体运营，过程中肯定会涉及到各种文件，如何搜集整理，才能做到多而不乱呢？ 这就涉及到个人知识管理的问题了。 我现在愈发觉得：资料整理的内在逻辑其实是知识架构的梳理。 
如何搭建「知识框架」？提供四种思路：书、课、人、文
❶ 高分图书
通过豆瓣多找几本高分书籍，仔细阅读其目录和内容，提炼出知识框架。 比如你想好好学习工作型PPT的制作，那么这本《说服力 工作型PPT该这样做》的目录就很有借鉴意义！ 
结构非常清晰！如果你刚好要系统学习PPT，那这个就是很好的典范呐！ 
❷ 优质课程
好的课程在目录上都进行了精心的设计，但很多人在学习的时候都陷入了具体知识点的学习，忽视了这笔宝贵的财富。 比如现在有很多新媒体和自媒体从业者，那写作是必备技能，秋叶PPT团队的《和秋叶一起学新媒体写作》的课程框架就非常好 👇 
根据目录稍微调整一下，是不是就拥有了新媒体写作框架 V1.0版本 ？ 
❸ 行业专家
向行家提问其实是最快最高效的方法。 比如我个人沟通能力不行，所以当时看到我们公司的商务百合姐，在工作群分享线上对接注意事项时，觉得非常好，就立马收藏了起来。 毕竟，这种知识是图书和课程里很难学到的啊！ 
那如果身边没有合适的人可以学习怎么办？ 其实可以去公众号、知乎等平台找，或者直接上「在行」去付费咨询。只要你诚心去找，在互联网时代，相信一定可以做到。
❹ 优秀文章
现在的文章虽然鱼龙混杂，但优质的内容也不少，可以通过阅读量、点赞、留言区评论，找到合适的文章进行提炼。 比如这四种获得优质框架的思路，我就是参考了秦老师公众号的一篇文章：讲真，这是我最最最重视的一个秘密武器。 
写到这里，相信大家对于如何做好资料分类，有了进一步认知。我这里也简单地做下小结：
- 指导原则：MECE法则（相互独立，完全穷尽；不重叠，不遗漏）
- 执行思路：时空法（按时间划分、按空间划分）
- 思考工具：思维导图（逻辑树）
- 分类逻辑：三大类（工作、学习、生活）、四大法（书课人文）
这些内容，都是层层递进的哦。我的思维逻辑就是在这样的整理过程中逐步锻炼出来的。 但我们不可能时刻都这么好运，自己想了解的东西都有人系统研究过。所以，我再给大家分享两个个人经常使用的方法：
第一种：时空分类法
1）按空间（结构）划分
比如在管理新媒体多平台时，就完全可以按照空间来分。不同的平台，以及每个平台下有哪些账号。
2）按时间划分
比如在运营微博时，经常需要同步公众号的文章。我就按照时间顺序拆分了「傻瓜式」的操作步骤，同样是符合MECE法则。 
当然，大家不要孤立地去看待时间和空间这两个维度，实际应用时，应结合在一起思考。
第二种：结构显现法
先不分类，把同一类型的资料都往一个地方丢等积累的内容足够多，结构会慢慢显现。之后再尝试通过「归类」的方法，建立框架。一下子想不清楚的事情，那就就让结构慢慢生长吧！
关于如何搭建框架，相信大家都有点底了。接下来，举几个自己的实战案例，从工作 → 学习 → 生活，全方位跟大家分享我的理解。
1）工作案例
我是毕业后才正式接触新媒体运营这个岗位，对内容运营、活动运营、用户运营、数据运营真的毫无概念。 在日常工作和学习时，拿到一份资料，经常会遇到两种情况：
- 存资料：不知道往哪里放。
- 找资料：不知道去哪里找。
但是工作一年多以后，随着对业务的了解，我终于开窍了，整理资料更加从容！ 每次看到一篇好文章、大咖的优质分享，我都能做到有序归类，及时消化。要用的时候，也能在短时间内快速找到。
核心原因：我逐步理解了业务背后的知识框架，建立了相应的知识体系。
这一点在知乎运营上尤为明显。 记得刚开始做知乎运营时，我连怎么在知乎找到一个好问题都不知道。运营一个月后，连一个100赞的回答也没有。 因为不得章法，虽然在印象笔记收藏了很多文章，但运营思路并没有打开。 
但我没放弃过拿下知乎的决心。 通过看各种运营文章、新媒体图书和课程，我对知乎运营进行了全面拆解，直接把成果做成了400多页的PPT教程 👇 
执行思路就是按空间对知识点进行划分。从平台规则、产品功能、写作技巧、运营方法、变现模式等维度去拆解，再用前面提到的「逻辑树」辅助思考，整个知识框架就这样搭建起来了。 
知乎运营的思路打开后，在运营整个新媒体矩阵时，我就再也不惧怕任何信息的冲击了，因为我已经可以借助一套知识框架做到有效把控。 这是我在石墨文档整合的部分新媒体资料 👇 
背后依然有一套自己的知识体系在里面 👇 
除了自己的本职工作，我在其他方面也逐渐开窍。 比如在学习团队管理、职场沟通方面的资料时，我会努力搭建知识框架。
比如这是我之前写的《实习生培训文档》，按照时间顺序，对实习生培养这块进行细致拆解。 在命名时，也有小心思在里面，每一个点我习惯以问题的方式提出，因为这样更能启发我去主动思考。 
2）学习案例
我知道自己的沟通能力一直不太行，所以日常无论是看书还是看同事们聊天，我都会注意搜集案例，好坏都有。 不知不觉，文档里也积累了不少有价值的内容 👇
- 好案例：为什么人家这么说，会让我感到十分舒服；
- 坏案例：到底哪个点让我心里产生了疙瘩？
3）生活案例
俺皮肤偏黑，之前特意去学习了怎么防晒，把课程科研论文看到的内容结合成了一个防晒知识库，乖乖地躺在我的印象笔记里，有需要的时候就拿出来复习一遍 👇 
又比如我经常记不住自己的衣服尺码，网购吃了几次亏之后，我把它们直接记在了印象笔记里。至此之后，很少买到大小不合适的衣服了。 
相信看到这里，对于「资料整理的背后是知识管理」，你已经有更加感性的认知了吧？
其实，建立知识的结构框架，不仅能让资料整理做得更好，还能让我们更好地抵抗碎片化信息的浪潮。当你大脑有框架的时候，你就知道什么对你而言是重要的，需要花心思关注；什么是你欠缺的，需要慢慢补上，在大脑里挖很多坑。
什么意思呢？
「挖坑」，是指「知识坑」，当你先给自己挖好很多所需的知识坑，进而在接收大量碎片信息时，就能够随时汲取营养。人的注意力在哪里，就会发现身边到处都是这样的题材，而且经常是跳出原有思维局限的灵感。一个学习者一旦到了一个层面，脑海里的「知识坑」就会升级到「知识黑洞」，在不经意间，很多相关的信息就好像会「不由自主」地会飞进脑子里。
所以，应对分类乱的难题，尝试建立一份自己的知识体系吧！如果你想好好了解某个领域的话。
命名乱
关于分类，我前面讲了很多，现在来说说命名的问题。 我之前学过很多文件、文档的命名方法，但发现真要用的时候，哈哈，一个也想不起来！ 所以，我现在分类就很简单，遵循两个原则。
原则一：遵守电脑的排序逻辑
针对数字、字母、汉字，电脑是有一套自己的排序逻辑的。
优先级是：数字 ＞字母 ＞ 汉字
弄清楚排序问题，之后就是具体的文档命名。这个我不固定，根据需求灵活应变。 比较常用的方法：所属领域 + 文档用途。比如下面这个文件夹，数字（01、02）就是起到排序作用，引号里的是为了标注所属领域，后面的文字表明文档用途。 
但，如果你用的是语雀，就不需要为了排序，专门在文档前面写数字，或者标明文档的所属范围，因为其知识库的文档支持自由拖动，改变层级和顺序。
原则二：尽量用问句的方式
相比于干瘪的陈述句，问句更能引发一个人思考。所以我的很多资料命名，都是以问句的形式呈现。 
通过这种命名方式，我的文件管理可以做到非常清晰，查找也很方便。
- 排序上，按照知识框架的形式进行梳理，结构清晰；
- 描述上，做到清晰表达的同时，多用问句引发思考。
工具多
最后，说一下工具使用。 早期，我用于资料整理的工具绝对超过10个，问题也很明显：资料囤放凌乱，使用的时候不知道去哪里找。所以，后来我开始学会克制：能用一个工具解决，绝不增加新工具。
当然，一开始肯定有一个尝试过程，实践之后才知道哪个更适合自己。 比如学习笔记的管理，我先后试过石墨文档、腾讯文档、印象笔记、有道云笔记、OneNote、语雀等，最后只留下下面几个。按照不同用途，我把它们分成三大类：任务管理、笔记管理、文件管理。
- 我的知识管理工具包 -
任务管理
工具：滴答清单 用途：记录要做的事情、要学的东西
任务被我分成两部分：
【1】本周计划：涵盖工作、学习、生活；
【2】学习资源：包括要看的文章，要看的书，要学的课等，完成一项勾掉一项。
笔记管理
我习惯围绕「领域」搭建个人知识管理体系，自上而下分成四步。
Step 1：明确领域
精力有限，不会什么都做。近两年我会专注于：内容运营、私域运营、知识管理。
Step 2：提出问题
每个领域，我都会提出发散性问题，激发自己思考。比如针对「知识管理」，我可能会问：如何建立个人信息获取渠道 ？如何有效阅读 ？
Step 3：积累素材
带着问题去学习，会更有针对性，学习资料不局限于图书，课程、文章、视频都可以，边看边做好笔记。
Step 4：写作输出
笔记积累到一定程度，我会通过写作的方式，帮助自己缕清思路，部分内容会对外分享。
落实到工具上，主要涉及三款笔记软件。
碎片笔记：flomo
用途：想法灵感、写作素材、生活记录等
碎片想法短则一句话，长也不过几百字，不用标签管理，会显得太过零碎，搜索也拯救不了。
flomo 的多级标签（#标签/子标签）刚好满足我的需求。不算删掉的，一年来已写下1,000多条笔记，并从中孵化出几十篇文章。
标签数量（ Tag ）虽然破了500，但管理起来依然轻松，因为核心标签只有四类，其余标签多作为补充说明存在。
第一类，素材标签
我已经很少做整本书或整篇文章的思维导图，更习惯直接提取有用的元素，可能是一个方法、一个故事，一个金句，一个观点，一组数据……这些笔记统一放在 #Note 标签下。
第二类：领域标签
跟研究领域直接相关的笔记，比如 #运营 、#职场 、#KM（知识管理），往往还会细化出几个子标签：
第三类：来源标签
为方便检索而打的标签。我可能忘了某句话的具体内容，但会记得它出自哪本书、哪部电影。这时就可以借助来源标签，快速定位。
常见的来源有：#Course、#Podcast、#Book、#Movie、#TV、#Person、#Community 等。
第四类：生活标签
专门记录生活经验、美好瞬间，涉及衣食住行，统一放在 #Life 标签下。
思路大纲：幕布 / 纸笔
用途：梳理创作思路
在一张张卡片笔记变成文章前，我会借助幕布列出大纲，生成思维导图后再慢慢调整逻辑。
不过，有时我也喜欢在纸上写写画画。我的书桌旁时常备着一本草稿本和一支笔，方便把大脑想到的都记录下来，逻辑不重要，字迹不重要，重要的是快。
P.S. 其实平常写字，还算端正。上下一对比，真不像一个人写的……
内容沉淀：语雀
用途：搭建个人知识体系
每个领域，我都在语雀建立了知识库。一旦用幕布或纸笔梳理好逻辑后，就会新建一个文档，多以问题的方式命名。
语雀独特的书籍目录结构，常让我有种在写书的错觉，而且它支持文档的自由挪动，无须利用数字（001、002）进行排序。
内容发布：语雀 & 其他
写好的文档，部分我会公布到语雀的个人主页。
同时发布到公众号做原创保护。若有精力，再分发到什么值得买、知乎、小红书等平台。
从碎片化笔记 - 结构化文档 - 体系化知识库，我的笔记管理系统就这样被搭建起来。
一句话总结：思考要自上而下，行动要自下而上。
文件管理
第一，规范命名
不要出现《无标题》、《未命名》、《演示文稿1》这样的命名，查找起来很痛苦。
第二，做好整理
我习惯将电脑桌面作为 Inbox（收集箱），啥资料都先往这里堆。一旦处理完毕，要么直接删除，要么根据文件类型、文件大小，保存到其他工具。
常用文件：坚果云
专门存储体积较小、高频使用的文件。
坚果云支持同步文件夹（文件）、支持全平台，对于经常多设备操作的我来说，必不可少，已续费使用 3年。
图片文件：Eagle
专门存储图片。
Eagle 支持按文件夹分类、支持打标签、按颜色搜索等。我认识的设计师朋友几乎人手一个。
作为一名运营，我主要用来收集视频封面、小红书封面、创意设计、运营案例等，内容会通过坚果云同步。
大型文件：百度网盘
专门存放大型、低频使用的文件，如影视资源、学习资料等。
第三，善用搜索
使用的时候，既可以借助工具的搜索功能，也可以试试电脑自带的。比如苹果的 Spot Light（聚焦搜索），不仅能搜出文件名，还能搜出文件中的内容！
小结一下今天的内容：我的知识管理工具清单
- 任务管理：围绕领域拆任务，确保精力不失焦
- 笔记管理：碎片化-结构化-体系化，层层递进
- 文件管理：文件命名要规范，不同文件分开管
关于工具，还要多说两句：
➊ 专业的事，交给专业的工具
与其奢求 All in One，不如找到每个场景下最能满足需求的工具，然后尝试搭建一套工作流程，让它们顺利运转起来。
➋ 只要工具够用，那就持续使用
不要花太多时间折腾新工具，有这功夫，不如好好挖掘在用工具的潜能，就像《卡片笔记写作法》书中所说：“ 如果我们不了解一个工具的使用方法就去使用它，那么最好的工具也不会对我们有太大的帮助。”
最后我想说
关于资料整理，大框架就就是如此。从背后逻辑、整理方法、使用工具，全部介绍了一遍。
我自己蛮喜欢整理归纳的过程，因为每一次梳理，都是对个人知识体系的进一步完善，对内容的进一步理解，能帮我把工作做得更好，学习得更扎实。
最后提醒一句：不要陷入任何形式主义！不要陷入任何形式主义！不要陷入任何形式主义！
整理，是为了让知识之间产生更好的连接，也是为了方便日后提取。没有连接的知识，就像一盘散沙；不能被提取的知识，再好对你也是没用的。希望我们都能通过整理，让自己的生活和工作变得越来越好。如果还没有，赶紧反思，自己哪里做得不对，尽快调整！
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