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改版# #B端

01.前言

会议是企业员工制订工作计划、同步工作进展、进行信息协同的主要途径。员工需要快捷的组织会议，企业需要对会议室进行高效的管理。目前公司内部围绕会议室也存在着许多问题：会议室资源浪费：线上预定不到、线下会议室无人使用等等。为了提高员工的会议体验以及行政人员管理效率。设计侧联合产品及业务在Q3对整个会议系统进行体验优化。本文将分享记录本次会议室项目中的的一些设计思考和过程。
红色：是什么what
蓝色：为什么改版why
绿色：改版目标是什么
黄色：怎么办，接下来就要说了

02.设计目标推导

了解业务才有发言权

由于企业内部产品的独特性，设计师需要跨团队且全链路的参与其中。在整个链路里设计师在每个环节都要挖掘和贡献价值。作为设计师不能只做需求的接受者，只有对业务有充分的了解才能提出合理建议，否则脱离了业务，设计工作将无实质意义，即无法解决用户需求，也无法帮助企业带来管理效率的提升。

设计目标推导，就是调研，依旧是why 写文章就像公式，公式往往是很严密的，那就不容易被找到bug，就会无懈可击 它在为什么推导出设计目标里，又套了一个为什么调研

面试的时候就可以拿来说，立你的人设 或者回答面试官的问题：你又调研过吗，为什么是设计师参与调研

在这个项目里我们首先对北京总部两栋楼的线下会议室进行了2周的实际使用率走查。根据走查结果我们发现会议室的有效使用率较低。设计内部也针对会议室进行了一系列的竞品调研并与产品团队及行政同学进行了问题对焦和项目确立。

作者采用的手法是先定量，后定性，核心指标抓得很准：会议室使用率 先看数据，后访谈 这里需要吐槽一句，大厂时间真多

走差使用率用了2周，加上访谈和整理大概3周 你们也可以用这个数据，放在作品集里 他一共是4个设计师，你们2-3个比较合理

通过对目标用户的多维度访谈。挖掘出行政人员和企业员工在开会场景中的不同痛点并进行了梳理归纳。

1、定量调研 2、定性访谈 3、梳理出核心问题 4、得到改版目标

我们的作品集也是如此，想要得到高坂目标，一定得先梳理出问题

明确设计目标

通过前期用户访谈及调研分析确立了产品方向和改版规划。我们把提高会议室使用率、扩展会议室信息、提升与会人员体验作为我们这次改版的核心目标。

这个是什么？ 是的，就是三个O 我们来看看是不是大部分篇幅都在讲这个，也是我们作品集的重点 还有一个注意点，最重要的O往前写，别放最后 实际工作中，最重要的O排期也是靠前的，给的时间也最多 谁来说说，O1讲了几个KR，分别是什么？ 简单总结一下 O1提高会议室利用率 KR1缩短最小预定时长（就是最小颗粒度）从30分钟调整到15分钟 KR2新增了会议室抢占与锁定功能 O2扩展会议室信息 从这里开始，就是O2了 KR1缩短最小预定时长（就是最小颗粒度）从30分株调整到15分钟 先看KR1，预定时间颗粒度更细，就不会出现预约超过实际使用时间到情况，和我们课上讲的美容预约是一个道理 这样就可以避免浪费时间，那会议室使用率就提高了（严丝合缝，特别棒） KR2新增了会议室抢占与锁定功能 KR2不同于KR1的是，KR1是客观导致会议室被闲置（因为颗粒度太大），KR2是主观，比如鸽了会议，取消了会议但忘记操作，提前结束了会议。那就应该允许别人抢占，因为功能要闭环，所以加了个锁定。 这两个KR，大家设身处地感受一下，如果你是一个天天开会的人，是不是也觉得能大幅提高会议室利用率

03.设计方案实施

1.提高会议室使用率

明确了设计目标之后我们把提高会议室利用率作为最优先要解决的问题，对比旧版会议预订系统我们发现一个比较严重的问题。旧版会议预订是以半小时为为最小预订时长的。这样的颗粒度明显会造成会议室资源浪费。

举个例子：假设员工A定了会议室，因为各种原因员工A在会议时间5分钟内没有进行签到或主动释放，虽然该会议室实际没有被使用，但是在系统中其他用户只能预订员工A会议开始时间的下一个半小时。这就造成了该会议室至少25分钟的浪费。这个25分钟看似微不足道，但是以全国庞大的会议室数量为基数那就不一样了。所以这次改版我们缩短最小预订时长从30分钟调整到15分钟。

通过后台数据及访谈我们发现：员工预定会议室一般都会预定120分钟时长，但是实际使用时间不足60分钟的占比40%。这其中有一部分会议室并没有被主动释放。于是就造成了该会议室有60分钟被浪费。为了更好的解决会议室释放不及时的问题，我们新增了会议室抢占功能。用户通过扫描无人使用会议室的签到码即可进行抢占。另外会议室预定人可以对会议室进行锁定，锁定的会议室不会被抢占。

2.扩展会议室信息

旧版会议室预订系统中会议室信息只包含名称、楼层、容纳人数这三项信息。结合前期的用户访谈和意见反馈，我们对会议室进行了信息扩展，增加了会议室照片、位置导视，会议室设备等信息。帮助用户在使用会议室前能更了解该会议室的详细情况，并解决会议室不好找的问题。

3.提升与会人员体验

同时我们将会议预订系统、邮件系统、日程系统、会议签到系统进行整合和数据打通，通过多维度的连接增加了信息同步和信息触达。避免用户在使用时频繁切换多个系统，有效的提高了工作效率。

用户通过会议预定系统可直接向参会人发送会邀邮件，会议室预定成功后参会人的日程系统也会同步创建这个会议的日程。会议开始前15分钟日历系统会通过Push消息对用户进行有效提醒和通知。

本质上扩展信息解决的是： 1、不知道选哪个会议室 2、选了的会议室在哪

很有可能，【O1 提高会议室利用率】里主观取消的原因，就是选错了会议室，又换的，所以忘了取消

这里我们还可以学，一个完整的体验良好的会议室信息，都包含什么： 名称、楼层、容纳人数、会议室照片、位置导视，会议室设备

KR1：和邮件系统打通，创建即触达 KR2：和日程系统打通，会前15分钟即使PUSH

即时 降低了会议邀约人的通知成本，提升了所有人的工作效率 但是他不是就说了一个“降本提效”就完事了，要学会根据业务拓展内容和话术

04.智能化探索

作为日常工作沟通载体的会议室日趋智能化发展。本次项目中我们也对会议室智能化进行了一系列的行业调研及硬件厂商对接，我们明确了会议室真实使用状态是首要解决的问题。当我们真正获取了会议室状态后才可以在会议室系统中进行更多可能性的尝试。行业内的解决方案是通过红外设备或是雷达设备进行检测。最终选择了两家硬件厂商，使用两种类型的设备分别在在公司搭建完成了两间测试会议室。

是这个部分 他用来证明，你真的有做过，同时树立你打破边界勇于探索创新的人设 不是骡子推磨，和尚撞钟，只会把本职工作完成了 你想要“更好” 企业里面绩效打高分的 都是这个原因

好，让我们来看看智能化探索是什么

甭管你是客观时间约长了，还是主观忘记释放了，导致的会议室没人。我如果有个智能设备，能一判定会议室没人，系统就主动释放为空会议室，它不香吗 红外感性，现在已经非常成熟了，事实证明，有很多公司在卖这种设备 作者想了，也去推动了，只不过为了节约成本，拿到实际效果，保守起见，先小步快跑了两个会议室 这才是B端设计师的精髓，服务设计 我们需要通过我们的服务设计，去帮用户解决问题。不一定是画页面

再回顾作者全程做了哪些和设计【本职工作】无关的事： 1、走差会议室利用率数据（行政的活） 2、访谈业务人员（用研的活） 3、增加扩展信息功能（产品的活） 4、打通其他系统（产品的活） 5、增加智能硬件（行政+产品的活）

服务设计是没有边界的，你的目标是通过设计，解决业务问题，提升用户体验，别限制自己要用什么KR，什么action 领导就喜欢这样的员工，也希望招聘这样独立自主、目标导向、不设边界的候选人

相信不久的将来通过智能设备与其他会议设备和系统的连接，一定能够给用户带来更优的参会体验，并为组织提升效率、节约成本。

05.总结

上线后我们对数据也进行了追踪，北京总部从10月14日上线至今，每周会议室日均预定量涨幅26.2%、主动释放率提高11.7% 、释放后被利用230小时。抢占功能利用时长平均每周54小时。参会邀请日历创建数增长27%。

整个项目过程中，从前期产品方向的目标到设计链路的梳理；从用户到业务场景的布局；设计中更多的体现是对整个产品节奏的把控能力。产品改版上线只是开始，下个阶段我们会聚焦在智能化会议室的探索中，继续围绕目标用户为他们提供优质的服务的同时帮助企业带来管理效率的提升。

最后就是【结果怎么样】全程都是数据 结束了。大家要通过这篇文章，学习什么： 1、什么是好的作品集思路（但别全抄这个，有个大概感觉） 2、什么是好的OKR拆解 3、大公司设计师解决问题的思路和手段，啥是“不设边界” 4、学会读文章。第一遍不是读懂字，而是看懂骨架，也就是大纲。第二遍才是看它有啥好词好句子可以用。