这几年，蚂蚁集团体验技术部一直在协同办公领域探索新的实践。今天会以我们的知识协同工具「语雀」为例，向各位分享相关设计经验。
01 协同办公行业的变化
如果说在最近一年，发生最大的事情是什么？我相信很多人的答案应该都是「疫情」。因为受疫情影响，2020 年可以说是「协同办公行业」的高光时刻。
让我们先来看一组数据——过去五年中国协同办公行业规模。我们发现它一直都在成指数级趋势增长，尤其是2020 年同比增长 95%，接近翻了一倍。各个巨头企业推出的协同办公软件都纷纷涌入这个赛道，使得这一市场逐步呈现出白热化的竞争趋势。
接下来再看一组更贴近大家生活的数据—— 2020 年春节期间「远程办公」关键词的搜索热度。可以发现它在 2 月3 日，也就是延长的春节假期结束后的第一天，搜索热度达到了峰值，与半个月前相比，上涨了 975%。这个数据从侧面印证疫情在短时间内加剧了整个社会对于在线协同办公的需求。我相信在座的大部分同学应该都在去年年初经历了在家办公的日子，也许这是你多年来在家陪伴父母最久的一个春节吧。
那接下来让我们通过一个小故事，回忆下去年年初各位在家办公的日子。
因为都不能碰面，所以工作时很多人需要靠视频会议来进行沟通。有一天呢，我的同事小明说：一会儿我们开个晨会同步下各自今天的工作安排吧。（惊不惊喜？意不意外？有的时候会议就是来的这么突然。）
我和小红等同事都纷纷表示 ok，但是同事小王却说太不巧了，他正在其他会议上。
那怎么办？本来人也不太好凑齐，所以小明决定剩下的同学继续按时开会呗。
1 分钟后，小明进入了视频会议室，问大家都进来了吗？
这个时候，以小红为代表的好几个同事表示，自己那儿的网不太好，声音断断续续，要先检查下网络。（这一幕是不是也似曾相识？那段时间的会议总要遇到这种问题，仿佛没有遭遇网络问题的会议就不是一个完整的会议）
然后 10 分钟过去了，小红的网络终于调整好了，晨会终于可以开始了。（如果是在线下，可能这个会议都结束了）
就在晨会结束后，姗姗来迟的小王同学终于出现了，他弱弱地在群里问了一句：有什么信息要同步么？
这可能就是很多同学会在疫情期间遇到的情景。因为远程办公 带来的更高沟通成本，导致需要更多的会议同步信息，但是由于不稳定的网络条件，总是不经意间就把自己的工作时间变长了。所以面对这样的新情况，有两个问题值得大家思考：
第一，就是线上办公如何能够保持高效？
第二，正如很多同学所感受的，在家办公的那段日子似乎比在公司上班还累，这怎么办呢？
02 案例分享：语雀
这几年，蚂蚁集团体验技术部也一直在协同办公领域探索新的实践。今天会以我们的知识协同工具「语雀」为例，向各位分享相关设计经验。首先先和大家简单介绍下语雀。语雀是新一代的文档与知识协同工具，可以适用于企业协同办公场景，例如疫情期间我们内部的很多文档信息都通过语雀协同完成。
回到我们前面所提到疫情期间出现的问题，会发现协同办公行业中的产品也正在为之变化。比如，传统工具期望员工在办公时间要随时响应，但是现在我们提倡异步协同，所谓的异步协同，就是每个人都可以集中精力先处理重要事宜，不被琐事随意打断。这样可以让用户进入心流状态，专注高效完成工作。处理完后，再开始处理与其他人协作的事宜。我们认为这样的方式在远程办公中更高效。传统的工具可能会更关注老板的诉求，现在我们也要提倡重视一线员工的感受，希望工作能带给每个员工幸福感。
因此，基于上述理念，我们设计团队也确定了两大设计目标， 提高用户的工作效率，提升用户的工作幸福感。
我们又将目标进一步拆解，考虑到在协同办公场景下，单人和多人不同的工作场景，拆解出图中这四个小目标：
- 降低负荷
- 缓解疲劳
- 增强连接
- 减少摩擦
· 提高单人工作效率：降低负荷
首先，让我们一起聚焦单人工作下，如何降低工作负荷，以此提高工作效率。这里，我们将以语雀工作台改版为例进行分析。
大家可以看下这张场图，不同岗位同学在语雀上异步协同办公的一天。产品经理的一天可能从撰写产品需求文档开始，运营小哥的一天从 统计客户信息表格开始，设计师从阅读用户访谈记录开始。而要开始一天的工作，大多数用户都要从工作台进入。
让我们看看他们进入工作后之后的行为。现在大家看到的就是改版前的工作台，中间大面积区域展示与最近工作相关的信息流。但是数据统计发现，只有 30% 的用户会从这里开始工作。
这个数据远低于我们的预期。经过分析，我们发现主要是因为中间这块信息流夹杂了太多不同类型的内容，本以为提供了方便，却反而给用户增加了认知负担。最终导致 80% 的用户都集中去往左侧导航栏上方的三个选项，进一步前往其他页面找东西。
所以 结合用户反馈我们基本上可以总结出来工作台的几个问题：
- 一是内容乱，中间的最近信息流夹杂了太多不需要的内容。
- 二是找不到，内容一乱，用户想要的东西就没淹没了。
- 三是步骤繁琐，因为找不到，用户只能去自己最熟悉的导航入口一层层翻找下去，导致检索效率下降。
针对这些问题，我们确定了工作台优化的目标，帮助在这个页面更聚焦于工作内容，提高查找的效率。进一步可以拆解出更细的设计策略：
- 弱化不必要的干扰元素
- 强化用户在当前界面最应该关心的目标
- 缩短去目标的路径
接下去可以通过动画演示看看我们基于以上策略做的具体优化。
首先是弱化干扰，我们去掉了工作台上与工作不相关的模块。
然后隐藏重复显示的不常用功能。
去除冗余的线条装饰元素，用间距区分不同模块。
隐藏不常用功能，合并重复功能。
为工作台做完减法后，再进行加法——突出用户在这个界面中最应该关心的内容。比如将快捷入口位置上移。「新建」由一个按钮升级成一个区块，平铺可以新建的类型选项。
然后优化不同文档类型的图标，采用大面积色块元素，提升不同类型文档的区分度。
最后就是缩短用户查找模板内容的路径。这里主要对左侧导航栏进行优化，将用户经常访问的二级菜单项直接提到一级导航上，并支持自定义选项。
在完成这一系列的设计优化后，我们对新版本工作台进行了内测，也收到了很多用户反馈，其中提到的一些关键词也反应了设计目标达成。
以上，就是我们在单人场景下，通过一系列策略降低用户工作负荷 ，以此提高工作效率的设计探索。下周，我们将为大家带来《让工作更高效愉悦：知识协同工具设计探索（下）》，讲述在语雀中，我们如何提升单人工作幸福感、如何提升多人协同效率、如何提升多人协同幸福感。
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